9 kluczowych strategii komunikacji w projekcie & jak je stosować
Komunikacja jest kluczową umiejętnością w zarządzaniu projektami, a wielu kierowników projektów może ją uważać za coś oczywistego.
Jeśli zauważasz, że Twoje zespoły i interesariusze projektu nie mają jasności co do takich kwestii jak kolejne kroki, harmonogramy, zakres czy cele, warto przyjrzeć się tym strategiom komunikacji w zarządzaniu projektami i udoskonalić swoje praktyki.
Czym jest zarządzanie komunikacją w projekcie?
Zarządzanie komunikacją w projekcie obejmuje wszystkie drobne działania, które podejmują kierownicy projektów, aby mieć pewność, że komunikacja związana z projektem jest skuteczna i jasno rozumiana przez jej odbiorców.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Od formatowania wiadomości po decydowanie o tym, kto otrzyma kopię komunikatów projektowych, kierownicy projektów powinni regularnie przeglądać swoje strategie komunikacji w zarządzaniu projektami, aby upewnić się, że członkowie zespołu otrzymują właściwe informacje we właściwym czasie i we właściwym formacie.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, czas wdrożyć w swoich projektach narzędzia komunikacyjne i narzędzia do współpracy, aby Ty i Twój zespół mogli lepiej dzielić się informacjami, prowadzić dyskusje i współpracować ze sobą.
9 strategii komunikacji w zarządzaniu projektami
W ciągu ostatnich 12 lat pracy jako kreatywny kierownik projektu nauczyłem się, co decyduje o powodzeniu lub niepowodzeniu komunikacji w projekcie, dlatego przygotowałem dla Ciebie dziewięć skutecznych strategii komunikacji.
- Mów mniej i koncentruj się na działaniu
- Korzystaj z odnośników, aby zachęcać do samodzielnego zdobywania wiedzy
- Formatowanie jest Twoim sprzymierzeńcem
- Zastanów się, co działa najlepiej dla Twojego zespołu (a nie dla Ciebie)
- Zdefiniuj, co oznacza „pilne”
- Wybierz właściwy moment i uwzględnij odpowiednie osoby
- Jeśli są kolejne kroki, zapisz je
- W stosownych przypadkach ustandaryzuj komunikację i korzystaj z szablonów
- Zachowuj spójność
1. Mów mniej i koncentruj się na działaniu
Jeśli czegoś nauczyłem się w trakcie swojej kariery, to tego, że nikt nie chce w nieskończoność czytać ani słuchać uwag dotyczących projektu. Kluczowe jest, aby powiedzieć to, co trzeba, używając jak najmniejszej liczby słów, i skupić się na zadaniach do wykonania.
Skuteczna komunikacja informuje zespół lub interesariuszy o postępach i wypełnia lukę między obecnym stanem projektu a jego kolejnym etapem, prosząc o wykonanie określonych działań przez zespół wewnętrzny lub interesariuszy zewnętrznych.
Zanim wyślesz komunikat członkom swojego zespołu, zadaj sobie pytanie:
- Czy z tego komunikatu można usunąć jakieś słowa, aby pomóc mi zwięźle i jasno przekazać to, co chcę powiedzieć?
- Czy mój język jest bezpośredni i skoncentrowany na działaniu, a jednocześnie ton komunikacji pozostaje uprzejmy i profesjonalny?
- Czy moje słowa realizują zamierzony cel tego komunikatu?
Poniżej znajduje się przykład słabej komunikacji oraz sposób, w jaki można ją poprawić:
| ŹLE | LEPIEJ | DLACZEGO |
|---|---|---|
| W poniedziałek o 13:00 czasu EST nasz zespół odbył wewnętrzne spotkanie i zgodziliśmy się, że potrzebujemy od Ciebie więcej informacji, zanim będziemy mogli rozpocząć projekt. Brakuje nam wymiarów niektórych zdjęć, które chcesz umieścić na stronie internetowej, a nasz główny programista ma do Ciebie kilka pytań. Chcielibyśmy umówić się z Tobą na spotkanie, aby uzgodnić wymagania projektu, zanim przejdziemy do kolejnego etapu. Czy to Ci odpowiada? | Musimy zaplanować kolejne spotkanie osobiste, aby uzgodnić wymagania projektu przed rozpoczęciem prac programistycznych. Czy Twój zespół jest dostępny w ten czwartek o 10:00 czasu EST? | Pominięto informacje wewnętrzne, które nie były istotne dla bezpośredniej prośby. Pewny siebie, skoncentrowany na działaniu język zastąpił mniej zdecydowany sposób proszenia o spotkanie, a całość ma niemal o połowę mniej słów! |
2. Korzystaj z odnośników, aby zachęcać do samodzielnego zdobywania wiedzy
Czy często wysyłasz współpracownikom odnośniki, gdy proszą Cię o rzeczy, które z łatwością mogliby znaleźć samodzielnie, gdyby tylko wiedzieli, gdzie szukać? Korzystanie z odnośników w celu zachęcania zespołu do samodzielnego zdobywania wiedzy to doskonałe podejście, które w dłuższej perspektywie pozwoli zaoszczędzić czas Tobie i Twojemu zespołowi.
Załóżmy, że przed przejściem do produkcji przeprowadziłeś swój zespół kreatywny przez brief, a następnie nagrałeś i dokonałeś transkrypcji spotkania. Twoje notatki ze spotkania dla zespołu nie muszą być relacją minuta po minucie.
W razie potrzeby mogą przejrzeć nagranie lub transkrypcję, ale Twoje notatki ze spotkania mogą być równie proste jak: „Nasz zespół spotkał się, aby omówić X. Nasze zadania do wykonania to Y i Z. Pełna transkrypcja i nagranie wideokonferencji są dostępne tutaj”.
Innym sposobem jest korzystanie z sekcji przeglądu projektu w ramach oprogramowania do zarządzania projektami. Uwzględnij informacje dotyczące harmonogramu projektu, dane kontaktowe interesariuszy, członków zespołu wewnętrznego, lokalizację plików projektu w systemie zarządzania plikami oraz często używane linki do dokumentów, do których Ty i Twój zespół regularnie odwołujecie się przy każdym projekcie.
Należy zachować tutaj równowagę: nie musisz ponownie dodawać linków do każdego pliku, który znajduje się już w nadrzędnym folderze projektu na Dysku Google lub w Dropboxie. Zastanów się, które pliki Twój zespół często otwiera i do których odwołuje się na poziomie projektu. Zwykle uwzględniam prezentacje z planem zarządzania projektem, briefy kreatywne i foldery z finalnymi materiałami.
3. Formatowanie jest Twoim sprzymierzeńcem
Formatowanie może zdecydować o skuteczności komunikacji pisemnej. Twoje komunikaty pisemne powinny być łatwe do przejrzenia i uporządkowane w sposób ułatwiający odbiorcom znalezienie potrzebnych informacji.
Jedną z głównych funkcji Twojej pracy jako kierownika projektu jest przekazywanie szczegółów projektu wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom, ale nie musisz za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa, gdy wysyłasz komunikat dotyczący projektu.
Stworzenie skutecznego planu komunikacji w zarządzaniu projektem to pomocny pierwszy krok w ustaleniu, jak będą przebiegać komunikaty dotyczące projektu i z jaką częstotliwością będą wysyłane, ale dodajmy do tego kolejną warstwę i omówmy formatowanie komunikatów podczas ich wysyłania w czasie rzeczywistym.
Oto lista wskazówek dotyczących formatowania, które usprawnią komunikację dotyczącą projektu:
- Rozważnie używaj pogrubienia, podkreślenia i kursywy (ale nie przesadzaj!).
- Stosuj emoji lub oznaczenia kolorami, aby w przemyślany sposób dodać wizualnego urozmaicenia i wyróżnić konkretne części komunikatów.
- Niech tekst akapitów będzie krótki, a między akapitami stosuj przerwy wierszowe.
- Zachowuj spójne formatowanie.
- W miarę potrzeby prowadź rozmowy w wątkach na Slacku i w innych aplikacjach.
4. Zastanów się, co najlepiej sprawdza się w Twoim zespole (a nie w Twoim przypadku)
Najlepsi kierownicy projektów potrafią pracować zespołowo i wiedzą, jak wykorzystywać dostępne zasoby, aby osiągnąć najbardziej pożądany i pomyślny rezultat projektu, jednocześnie dbając o zadowolenie i odpowiednie poinformowanie swoich zespołów oraz interesariuszy. Czasami oznacza to konieczność pójścia na kompromis w kwestii sposobu realizacji pracy, dla dobra zespołu projektowego.
Jednym z często poruszanych tematów, z którymi spotykałem się w każdej agencji kreatywnej, w której pracowałem, są oczekiwania dotyczące korzystania przez resztę zespołu z narzędzi i aplikacji do zarządzania projektami oraz sposób ustalania, jakie informacje i gdzie powinny być publikowane. Często pytano mnie: „Jak zespół powinien korzystać z Asany? Skąd będzie wiedzieć, co udostępniać w Asanie, na Slacku, a co w wiadomości e-mail?”
Krótka odpowiedź brzmi: nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi i musisz ocenić obecny sposób korzystania z narzędzi oraz zapytać zespół, co najlepiej się u niego sprawdza.
Prawdopodobnie trzeba będzie stworzyć program szkoleniowy, aby rozwiązać ten problem, a czasami po prostu brakuje czasu lub zasobów, by uzasadnić jego przygotowanie. Być może będziesz musiał przełknąć dumę i wybrać rozwiązanie, które powoduje najmniej tarć i rotacji w zespole, a niekoniecznie otrzymasz to, czego chcesz (i to jest w porządku).
Jeśli Twój zespół ma trudności z procesem, jest to sygnał, aby ponownie go ocenić i w miarę możliwości uprościć, tak aby członkowie zespołu mogli wykonać swoją pracę. Podczas uzgadniania procesów pracy kreatywnej i korzystania z narzędzia do współpracy zespołowej warto pamiętać, że nie wszyscy są tak zorientowani na procesy i szczegóły jak większość kierowników projektów, dlatego należy mieć to na uwadze przy podejmowaniu decyzji dotyczących procesów w zespole.
5. Zdefiniuj, co oznacza „pilne”
Pracowałem w firmach, w których wszystko wydawało się pilnym pożarem w śmietniku. „Pilne” oznaczało „rzuć to, co robisz, bo potrzebowałem tego już wczoraj”. Panował chaos, a wszyscy byli nieustannie wyczerpani i gorączkowo starali się doprowadzić projekt do końca. W innych firmach „pilne” może oznaczać „potrzebuję tego do końca tygodnia”.
Z mojego doświadczenia wynika, że to kultura firmy definiuje pilność. Kiedy wszystko wydaje się pilne, trudno jest wiedzieć, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Ustalanie priorytetów jest jedną z najważniejszych umiejętności zarządzania projektami, a istnieje wiele podejść, które można zastosować, aby określić, co rzeczywiście jest pilne.
Gdy stajesz w obliczu pilnej sytuacji i masz wiele zadań projektowych do wykonania, możesz skorzystać z poniższych metod, aby uzyskać wskazówki i wyznaczyć kierunek działania:
- Skorzystaj z macierzy Eisenhowera, aby określić, co jest pilne i ważne. Wszystkie zadania umieszcza się na siatce w celu ustalenia priorytetu w następujących kategoriach:
- Pilne + ważne (najwyższy priorytet)
- Pilne + nieważne
- Niepilne + ważne
- Niepilne + nieważne (najniższy priorytet)
- Jeśli poczucie pilności wynika z wewnętrznych ustaleń, poproś liderów firmy o zdefiniowanie (lub ponowne zdefiniowanie), co oznacza „pilne”. Czy zadanie musi zostać wykonane w ciągu minut, godzin, dni czy miesięcy?
- Poproś kluczowego interesariusza o wyjaśnienie jego listy priorytetów i przeprowadź rozmowę w celu uzgodnienia wspólnego poziomu oczekiwań dotyczących tego, co jest wykonalne i realistyczne w oparciu o wcześniej uzgodniony zakres oraz dostępne zasoby.
6. Wybierz odpowiedni moment i zaangażuj właściwe osoby
Miejmy nadzieję, że masz już przygotowany szablon planu komunikacji projektu, który będzie dla Ciebie drogowskazem w zakresie jasnej komunikacji. Projekty będą przebiegać sprawniej, jeśli będziesz komunikować się wyłącznie z osobami, które muszą być zaangażowane.
W sytuacjach, w których istnieje długa lista zewnętrznych interesariuszy, wyznacz po stronie klienta jedną osobę kontaktową odpowiedzialną za przekazywanie komunikatów i próśb dotyczących projektu właściwym osobom.
Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami dotyczącymi wysyłania komunikatów projektowych we właściwym czasie i do właściwych osób:
- Zamiast publikować aktualizacje dla zespołu za każdym razem, gdy w ciągu dnia coś się wydarzy, czasami korzystniej jest opublikować krótkie podsumowanie pod koniec dnia i uniknąć zalewania skrzynek odbiorczych wszystkich osób powiadomieniami przez cały dzień.
- Zamiast zmuszać zespół do słuchania całego nagrania rozmowy dotyczącej opinii klienta, w której nie uczestniczył, <strong wskaż momenty w nagraniu lub transkrypcji spotkania, które są istotne, i odpowiednio oznacz swoich współpracowników. Twój zespół programistyczny może nie potrzebować słuchać tych samych fragmentów co zespół zajmujący się projektowaniem kreatywnym. Poświęcając kilka dodatkowych minut na zaznaczenie obszarów, które muszą przejrzeć konkretni członkowie zespołu, ułatwiasz dzień pracy wszystkim pozostałym i ograniczasz czas poświęcany na przeglądanie spotkań jako całości.
- Nie wysyłaj e-maili (ani wiadomości za pośrednictwem innych aplikacji do czatu lub innych kanałów komunikacji) pod koniec dnia w piątek, oczekując odpowiedzi jeszcze tego samego dnia. Pomyśl o swoim zespole i interesariuszach oraz starannie wybieraj czas komunikacji, aby zwiększyć szanse na to, że wiadomości zostaną zauważone i dobrze odebrane przez odbiorców.
7. Jeśli są kolejne kroki, zapisz je
Dokumentowanie kolejnych kroków i zadań do wykonania oraz udostępnianie tych informacji w centralnej lokalizacji ma kluczowe znaczenie dla kondycji projektu i jego ogólnego harmonogramu. Nie pozwól, aby informacje te znajdowały się wyłącznie w Twojej głowie lub prywatnych notatkach. Jako kierownik projektu masz między innymi obowiązek rejestrowania zadań do wykonania za pomocą sporządzania notatek i terminowego informowania zespołu o ich pojawieniu się.
Upewnij się, że zadania do wykonania nie pozostawiają miejsca na dowolną interpretację. Powinny być bezpośrednio i jasno przypisane właściwej osobie w zespole, bez możliwości zgadywania, na czym polega zadanie lub kiedy należy je wykonać. Zadania te należy dodać jako zadanie w używanym oprogramowaniu do zarządzania projektami i przypisać właściwemu członkowi zespołu odpowiedzialnemu za ich wykonanie.
| ŹLE | LEPIEJ | DLACZEGO |
|---|---|---|
| Zrewiduj stronę główną. | Zrewiduj stronę główną, wprowadzając następujące zmiany do godziny 12:00 czasu EST w najbliższy czwartek: -Zaktualizuj obraz nagłówka, korzystając z nowego obrazu dostarczonego przez klienta (w załączniku)-Zaktualizuj treść sekcji „O nas” na stronie, używając nowego tekstu dostarczonego przez klienta (w załączniku) | Osoba odpowiedzialna za zadanie może nie mieć pełnego kontekstu dotyczącego tego, co oznacza „zrewiduj stronę główną”, dlatego lepiej uwzględnić szczegóły. W pierwotnym przykładzie nie podano również terminu ani godziny wykonania. Nawet jeśli klient nie wyznaczy terminu, należy ustalić jasny termin dla zespołu, aby nic nie zostało opóźnione. |
Gdy zadania do wykonania nie są jasno odnotowywane i przekazywane odpowiednim członkom zespołu, harmonogram projektu może ulec zakłóceniu, co może również negatywnie wpłynąć na budżet.
Pilnuj realizacji zadań przez zespół, przydzielając zadania wynikające z regularnych spotkań, kontroli postępów, rozmów telefonicznych i innych form komunikacji tak szybko, jak to możliwe, zawsze podając termin wykonania i ograniczając wszelkie domysły, które mogą pojawić się w zespole.
8. Standaryzuj komunikację i twórz dla niej szablony tam, gdzie ma to zastosowanie
Jeśli regularnie wysyłasz te same rodzaje komunikatów, utwórz szablony dla różnych typów wiadomości i komunikatów, które wysyłasz, i upewnij się, że są zgodne z zasadami profesjonalnej etykiety e-mailowej. Dzięki temu będą gotowe do użycia i uzupełnienia podczas wysyłania wiadomości i e-maili do członków zespołu.
Oto przykłady wydarzeń związanych z projektem, które mogą powodować konieczność tworzenia szablonów komunikatów często wysyłanych w ramach projektu:
- Szczegóły zaproszenia na spotkanie: Zapisz plik tekstowy, który można łatwo skopiować i wkleić, zawierający typowe sekcje zwykle umieszczane w zaproszeniach na spotkania. Zdecydowanie zalecam uwzględnienie sekcji dotyczących celu spotkania, jego rezultatu oraz zasobów.
- Wewnętrzne i zewnętrzne aktualizacje statusu projektu: Formatuj komunikaty dla zespołu i aktualizacje statusu, uwzględniając informacje najważniejsze dla zespołu.
- Podsumowania spotkań: Mogą one zawierać sekcje dotyczące daty i godziny spotkania, uczestników, linku do nagrania i transkrypcji spotkania, podsumowania oraz kolejnych kroków.
- Prośby dotyczące zadań do wykonania: Twórz szablony próśb dotyczących zadań do wykonania, które wysyłasz klientom e-mailem. Mogą one zawierać osobę odpowiedzialną, zadanie i termin wykonania w formacie, który można łatwo kopiować i wklejać, dzięki czemu nie trzeba poprawiać formatowania po wklejeniu treści do wiadomości e-mail.
- Wdrożenie klienta lub członka zespołu: Jest bardzo prawdopodobne, że za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt lub dołączasz nowego członka zespołu, wdrażasz i witasz klientów oraz członków zespołu w podobny sposób.
- Szablony projektów: Nie wymyślaj wszystkiego od nowa za każdym razem, gdy musisz skonfigurować nowy projekt w systemie zarządzania projektami. Zrób przysługę sobie i zespołowi i utwórz szablon projektu.
- Informacje o zadaniu: Warto rozważyć sekcje dotyczące specyfikacji rezultatów, procesu, informacji wprowadzających i powiązanych zasobów.
9. Zachowuj spójność
Może to zabrzmieć jak banał, ale spójność naprawdę ma kluczowe znaczenie. Jeśli komunikujesz się w sposób nieprzewidywalny i niespójny, zespół oraz klienci to zauważą i nie zostanie to dobrze odebrane.
Ważne jest, aby komunikaty dotyczące projektu były wysyłane z podobną częstotliwością oraz miały spójne formatowanie i formę. Członkowie zespołu i klienci to zauważą i zaczną wiedzieć, gdzie mogą znaleźć informacje od Ciebie oraz czego oczekiwać podczas współpracy z Tobą.
Prawdopodobnie wiele razy spotkasz się z klientami i członkami zespołu w trakcie cyklu życia projektu. Pomyśl o punktach kontaktu, które masz z każdą z tych osób, i zastanów się, czy możesz w jakiś sposób usprawnić komunikację oraz zwiększyć jej spójność we wszystkich obszarach.
Czy zadania do wykonania są zawsze umieszczane na końcu wiadomości e-mail do klienta pogrubioną czcionką i z użyciem kodowania kolorami? Czy zawsze publikujesz notatki ze spotkań dla zespołu wewnętrznego w tym samym miejscu i z takim samym formatowaniem?
Odpowiedzi na te pytania będą różnić się w zależności od preferencji zespołu i klientów, a czasami konieczna może być zmiana metod komunikacji. Jeśli wprowadzisz duże zmiany w sposobie wysyłania i udostępniania komunikatów dotyczących projektu zespołom, pamiętaj, aby ich o tym poinformować, żeby wiedzieli, czego się spodziewać.
Co dalej?
Czy znasz inne dobre strategie komunikacyjne lub wskazówki dotyczące rozwijania umiejętności komunikacyjnych, którymi chciałbyś się podzielić? Zostań członkiem i dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych. Otrzymasz również dostęp do ponad 100 szablonów, wzorów i przykładów kluczowych dokumentów projektowych.
