6 slajdów prezentacji otwierającej projekt zapewniających spójność zespołu
Załóżmy, że wszystko jest już gotowe na spotkanie inauguracyjne projektu. Przygotowałeś agendę, wysłałeś zaproszenie na spotkanie, przygotowałeś zespół podczas wewnętrznego spotkania inauguracyjnego i wcześniej spotkałeś się z klientem.
Teraz stoisz przed sponsorem projektu i swoim zespołem projektowym, gotowy do prezentacji, ale nie masz żadnych materiałów wizualnych, które pomogłyby klientowi śledzić jej przebieg. Przygotowanie dopracowanej i profesjonalnej prezentacji na spotkanie inauguracyjne projektu pomoże Ci uniknąć takiej sytuacji.
Co powinna zawierać prezentacja na spotkanie inauguracyjne projektu
Przede wszystkim zadbaj o to, aby prezentacja PowerPoint (lub Google Slides) na spotkanie inauguracyjne projektu była zgodna z agendą. Nie chcesz dezorientować uczestników podczas spotkania inauguracyjnego slajdami, które nie odpowiadają punktom agendy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oto przykładowy konspekt, na którym może opierać się prezentacja na spotkanie inauguracyjne projektu i który jest zgodny z naszą agendą. Zadbaj o to, aby slajdy zawierały wypunktowane wersje omawianych przez Ciebie tematów. Nikt nie chce czytać pełnych akapitów, które dokładnie odpowiadają temu, co jest wypowiadane na głos.
Przedstawienie uczestników
To coś więcej niż tylko przedstawienie imion i ról członków zespołu. Nie zapomnij o:
- Uśmiechniętych twarzach i schemacie organizacyjnym
- Kilku informacjach o Twojej agencji: czym się zajmujecie i jak pracujecie (upewnij się, że wszystko jest bardzo istotne; nikt nie chce lekcji historii agencji)
Tło projektu
W tej części zdecydowanie potrzebujesz informacji od klienta. Pamiętaj, aby poprosić klienta o materiały, które będziesz mógł dodać do prezentacji przed spotkaniem. Przełączanie się między prezentacjami lub laptopami w trakcie spotkania zabiera czas i zakłóca jego przebieg.
Omówienie projektu
Również tutaj będziesz potrzebować informacji od klienta. Gdy klient szczegółowo omówi tę część, dodaj wszelkie inne notatki lub informacje zebrane podczas procesu rozpoznawania nowego projektu, które będą istotne dla członków Twojego zespołu projektowego i kluczowych interesariuszy. Upewnij się, że omówione zostaną następujące kwestie:
- Cel projektu
- Zrozumienie projektu
- Cele projektu
- Problem biznesowy, który projekt ma rozwiązać
- Zakres projektu
Sukces
Najlepiej byłoby krótko omówić to z klientem podczas spotkania poprzedzającego spotkanie inauguracyjne, aby uzyskać wstępne, wspólne rozumienie tego, jak wygląda pomyślnie zrealizowany projekt. Umieść te informacje w prezentacji.
Jeśli nie było takiej okazji, możesz uwzględnić niektóre KPI, miary sukcesu lub inne wskaźniki powodzenia projektu, które zwykle stosujesz w przypadku danego rodzaju projektu lub w konkretnej branży. Pozostaw tę kwestię otwartą do dyskusji z klientem, aby jego zdanie również zostało uwzględnione.
Zarządzanie projektem
W tej części omów standardowe elementy zarządzania projektem wymienione w agendzie:
- Plan projektu
- Harmonogramy i kamienie milowe projektu (wykresy Gantta świetnie sprawdzą się tu jako materiały wizualne!)
- Metodyka
- Określone zadania i produkty końcowe (zwykle dobrym pomysłem jest krótkie omówienie macierzy RACI)
- Ryzyka i zależności
- Plan komunikacji, kanały komunikacji i plan współpracy zespołowej
- Plan zarządzania zmianą
- Raporty o stanie projektu i monitorowanie postępów projektu
Możesz użyć osobnego slajdu dla każdego tematu, a same slajdy powinny być krótkie i treściwe.
Inne sprawy
Ta część jest nieco bardziej otwarta — pozwól klientowi zdecydować, co jeszcze należy omówić. Jeśli czas na to pozwoli, możesz również oddać głos zespołowi projektowemu (choć warto wcześniej przejrzeć jego pytania!)
Kolejne kroki
Omów, co należy zrobić w następnej kolejności po stronie zespołu projektowego i klienta. Wyraźnie wymień zadania do wykonania, terminy oraz to, kiedy jako kierownik projektu podejmiesz działania następcze. Jasne określenie zadań i stanowcze trzymanie się terminów pomoże Ci uzyskać akceptację zespołu projektowego i klienta.
Szablon agendy spotkania inauguracyjnego projektu
Pobierz nasz szablon agendy spotkania inauguracyjnego projektu i dobrze rozpocznij swoje kolejne spotkanie inauguracyjne projektu. Dołączyliśmy również przykładowy dokument, aby pokazać Ci dokładnie, jak go wypełnić. Jest to bardzo przydatne zarówno podczas tworzenia własnej agendy, jak i prezentacji na własne spotkanie inauguracyjne projektu.
Ten szablon jest dostępny w ramach członkostwa DPM, wraz z wieloma innymi szablonami spotkań inauguracyjnych projektu.
Co dalej?
Możesz już przeprowadzić spotkanie inauguracyjne projektu! Pamiętaj, że jest to kluczowa część procesu inicjowania projektu — celem spotkania inauguracyjnego jest upewnienie się, że Ty i Twój zespół doskonale rozumiecie oczekiwania klienta, oraz ustalenie ich z klientem.
Dobrym pomysłem jest również przeprowadzenie końcowego, 10-minutowego spotkania kontrolnego z zespołem projektowym tuż przed spotkaniem inauguracyjnym z klientem (niezależnie od wewnętrznego spotkania inauguracyjnego projektu), aby upewnić się, że wszyscy mają takie same informacje.
Więcej informacji o spotkaniach inauguracyjnych projektów i innych działaniach związanych z inicjowaniem projektów znajdziesz, zapisując się do newslettera The Digital Project Manager.
