21 pomysłów na retrospektywę sprintu, które zachęcą ciche zespoły projektowe do rozmowy
Istnieje wiele składników, które sprawiają, że dobra retrospektywa staje się świetna. Jednak niemal wszystkie z nich — niezależnie od tego, czy chodzi o szczerość, bezpieczeństwo psychologiczne, otwartość czy po prostu chęć doskonalenia — opierają się na tym, że zespoły zwinne wyrażają swoje zdanie.
Retrospektywy nie mogą posuwać się naprzód, jeśli członkowie zespołu nie są zaangażowani w rozmawianie o problemach i branie odpowiedzialności za ciągłe doskonalenie.
Retrospektywy działają tylko wtedy, gdy członkowie zespołu w nich uczestniczą.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W ramach działań Parabol pomagających zespołom prowadzić lepsze, bardziej demokratyczne i bardziej inkluzywne retrospektywy, często słyszę od Mistrzów Scruma i Właścicieli Produktu o jednym powszechnym problemie: „mój zespół jest naprawdę małomówny podczas retrospektyw — jak mogę zachęcić jego członków do rozmowy?”
Retrospektywy są nie tylko trudne, gdy nikt się nie odzywa, ale przestają również spełniać swój cel, jakim jest ciągłe doskonalenie zespołu.
Dlaczego Twój zespół milczy podczas retrospektyw?
Retrospektywy sprintu to nietypowe spotkania, ponieważ w przeciwieństwie do większości innych spotkań proszą uczestników o dzielenie się słabościami, niedociągnięciami, problemami lub wyzwaniami.
To właśnie podatność na zranienie i otwartość sprawiają, że wnioski z retrospektyw są tak cenne. Jednocześnie utrudniają one uczestnictwo w tych spotkaniach.
Istnieje kilka powodów, dla których bardziej małomówny zespół może nie zabierać głosu podczas retrospektyw:
Istnieje wiele powodów, dla których członkowie zespołu mogą milczeć podczas retrospektyw.
- Strach przed konsekwencjami: Czasami ludzie nie czują się bezpiecznie, okazując swoją podatność na zranienie — niezależnie od tego, czy chodzi o przyznanie się do błędu, czy po prostu uznanie, że coś poszło nie tak. Zwłaszcza w nowych zespołach członkowie mogą mieć trudności, obawiając się, że ich porażki zostaną wykorzystane przeciwko nim.
- Strach przed oceną: Każdy chce cieszyć się szacunkiem swoich współpracowników. Dlatego niektórzy członkowie zespołu — szczególnie ci nowi — mogą czuć, że to, co mają do zaoferowania, nie jest warte omówienia albo sprawi, że wypadną głupio.
- Nie wiedzą, co powiedzieć: Zwinne retrospektywy mają służyć przede wszystkim zespołowi, a nie menedżerom. Członkowie zespołu mogą czuć, że nie mają nic nowego do wniesienia do spotkania, więc milczą. Często widzę to w sytuacjach, gdy członkowie zespołu uważają, że wnieśli swój wkład, zapisując refleksje z retrospektywy, ale nie czują się wystarczająco pewnie, by ustnie je rozwinąć lub omówić daną kwestię podczas retrospektywy.
Niektórzy członkowie Twojego zespołu mogą również znajdować się bliżej introwertycznego krańca spektrum. Jeśli tak jest, oto kilka wskazówek dotyczących projektowania bardziej przyjaznych introwertykom spotkań zwinnych.
Dlaczego ciche retrospektywy są złym znakiem
Retrospektywy w podejściu zwinnym przypominają terapię zespołową. Co 2 tygodnie siadacie razem i rozmawiacie o minionych dwóch tygodniach. Podobnie jak w terapii, celem nie jest uzyskanie wszystkich odpowiedzi po jednej sesji, lecz stałe robienie postępów. Jeśli nie jesteście w stanie stopniowo się otwierać, niemożliwe jest pójście naprzód i prowadzenie produktywnych spotkań.
Podobnie jak tłumienie negatywnych uczuć, ciche retrospektywy są niebezpieczne dla zdrowia zespołu. Gdy problemy lub kwestie nie zostają ujawnione, omówione i rozwiązane, mogą narastać w toksyczny sposób.
Silne i doświadczone zespoły mogą czuć się pewniej podczas omawiania problemów, ale nowe lub mniej doświadczone zespoły częściej skrywają problemy z powodu różnych obaw lub niepewności. W zespołach, które tłumią swoje odczucia i pozostają ciche, może narastać poczucie urazy lub przekonanie, że nikt ich nie słucha, co może zaszkodzić bezpieczeństwu psychologicznemu.
Otwarta komunikacja podczas retrospektyw jest ważna, ponieważ:
- Szczera dyskusja jest niezbędna, aby zespoły mogły się doskonalić. Bez niej będziecie wciąż napotykać te same problemy. Tworzy to błędne koło, w którym członkowie zespołu zaczynają uważać, że retrospektywy są nudne, ponieważ wciąż powracają te same kwestie.
- Komunikacja zwiększa przejrzystość i otwartość zespołu. Kiedy członkowie zespołu mogą otwarcie rozmawiać ze sobą o swojej pracy, są bardziej skłonni do większej otwartości podczas wspólnej pracy. Zapobiega to powstawaniu silosów i ukrywaniu informacji.
- Uczenie się staje się czymś, co należy celebrować, a nie czymś, czego należy się obawiać. Dobra retrospektywa może być dla zespołów doświadczeniem transformacyjnym, ujawniającym ukryte spostrzeżenia i pomagającym wytyczyć odważną drogę naprzód. Im szybciej zespół może uczyć się wspólnie, tym szybciej się rozwija i tym lepszy się staje.
Jak skłonić zespoły do rozmowy podczas retrospektyw
Kiedy prowadzisz spotkanie retrospektywne, łatwo poczuć się odpowiedzialnym za skłonienie zespołu do rozmowy. W końcu jesteś tam, aby kierować rozmową — czyż nie? Rolą facylitatorów jest pomaganie w płynnym przebiegu rozmowy, a nie jej tworzenie.
Oto kilka praktycznych rzeczy, które możesz zrobić podczas najbliższej retrospektywy, aby zachęcić do otwartej komunikacji.
Przed spotkaniem
Zespoły mogą zrobić wiele rzeczy przed spotkaniem lub poza nim, aby zachęcać do otwartości. Wiele z tych rzeczy wiąże się z szerszą kulturą zespołu, a być może nawet całej organizacji. Oto moje najważniejsze wskazówki dotyczące czasu przed rozpoczęciem spotkania.
1. Stwórz kulturę odpowiedzialności
Nie możesz stworzyć kultury z dnia na dzień, ale możesz określić oczekiwania, które pomogą ją utrwalać. Retrospektywy powinny przede wszystkim służyć zespołowi i pomagać mu stawać się lepszym. Warto więc przypominać, że retrospektywy służą zespołowi, oraz spróbować przezwyciężyć obawę przed konsekwencjami, jasno komunikując, że to, co dzieje się podczas retrospektywy, pozostaje w jej ramach.
2. Określ oczekiwania wobec zespołu
Nowe zespoły mogą nie znać „zasad gry” i martwić się tym, czego się od nich oczekuje. Czasami nowi członkowie zespołu nie wiedzą dokładnie, nad czym powinni się zastanawiać ani jak powinna brzmieć refleksja podczas retrospektywy, dlatego wcześniej określ oczekiwania i podziel się przydatnymi wskazówkami dla uczestników retrospektywy, aby każdy wiedział, jak się zaangażować.
3. Omawiaj problemy podczas spotkań 1:1
Ludzie lubią komunikować się i współdziałać na różne sposoby. Jeśli obawiasz się o dynamikę zespołu podczas retrospektyw, rozważ indywidualne zapytanie członków zespołu o to, jak się z nią czują i co możesz zrobić, aby ją poprawić. Możesz być zaskoczony, gdy okaże się, że powtarzają się podobne tematy, co zapewni ci jasny kierunek pomocy w rozwiązaniu problemu.
4. Zachęcaj do asynchronicznej refleksji
Nie każdy dobrze pracuje, gdy zostaje postawiony w centrum uwagi i poproszony o refleksję nad minionymi dwoma tygodniami. Introwertycy mogą odnieść korzyść z dodatkowego czasu na przemyślenia.
Spróbuj otworzyć internetową tablicę retrospektywy na początku sprintu, aby zachęcić ludzi do wnoszenia wkładu, gdy poczują się gotowi. To świetny sposób na zwiększenie inkluzywności spotkań dla introwertyków i może pomóc zachować więcej wspólnego czasu na dyskusję.
5. Pracuj nad bezpieczeństwem psychologicznym
Bezpieczeństwo psychologiczne pomaga członkom zespołu czuć się na tyle swobodnie, aby usiąść razem i otworzyć się przed sobą. To długotrwały proces, który opiera się na tworzeniu kultury wolnej od osądzania i obwiniania.
Możesz pomóc w promowaniu bezpieczeństwa psychologicznego, planując wspólny czas towarzyski, grając w grę przed spotkaniem lub zadając pytanie przełamujące lody. Coś tak prostego jak gra z pytaniami quizowymi może znacząco wpłynąć na samopoczucie zespołu przed rozpoczęciem pracy i spotkań.
Budowanie bezpieczeństwa psychologicznego jest ważne dla każdego zespołu, ale szczególnie niezbędne w przypadku zespołów zdalnych, w których uczestnicy nie zawsze mają tak wiele okazji do budowania zaufania i silnych relacji interpersonalnych.
6. Uczyń retrospektywy spotkaniami wyłącznie na zaproszenie
Wścibskie spojrzenia mogą zaszkodzić otwartości podczas retrospektyw, dlatego dopilnuj, aby zaproszeni byli tylko członkowie zespołu i facylitator spotkania. Jeśli ktoś z kadry zarządzającej lub innej części organizacji chce dołączyć, wyjaśnij, że jego udział może zaszkodzić bezpieczeństwu psychologicznemu zespołu. Jeśli martwisz się, jak poprowadzić taką rozmowę, oto kilka wskazówek.
7. Przeczytaj nadrzędną zasadę przed rozpoczęciem
„Nadrzędna zasada retrospektywy” Norma Kertha (Nadrzędna zasada retrospektywy) to użyteczna mantra, która określa oczekiwania wobec retrospektyw. Zwykle facylitatorzy retrospektywy odczytują ją na początku spotkania, aby nadać mu odpowiedni ton. Nadrzędna zasada może pomóc mniej rozmownym zespołom poczuć się pewniej podczas zabierania głosu, przypominając, że retrospektywy są bezpieczną przestrzenią wolną od osądzania.
Podczas spotkania
Nadszedł wreszcie ten dzień. Twój zespół ciężko pracował podczas trwającego 2 tygodnie lub dłużej sprintu. Czas przeprowadzić retrospektywę sprintu, aby sprawdzić, co poszło dobrze i gdzie przydałoby się wprowadzić niewielkie usprawnienia. Oto moje najważniejsze wskazówki dotyczące zachęcania zespołów do rozmowy podczas retrospektywy.
8. Zacznij od przełamania lodów
Pytania przełamujące lody dają każdemu możliwość zabrania głosu na początku spotkania. Czasami najtrudniejsze jest wypowiedzenie pierwszego słowa. Dlatego wyeliminuj ryzyko, zadając zabawne pytanie, które pomoże zespołowi otworzyć się i nawiązać więź.
W przypadku zespołów zdalnych może to być szczególnie wartościowy sposób na budowanie więzi, gdy nie macie tylu okazji do kontaktu.
9. Zachowaj anonimowość, aby zachęcić do otwartości
Nowy zespół może potrzebować czasu, aby poczuć się swobodnie podczas otwierania się przed sobą nawzajem. Spróbuj więc zapewnić anonimowość wszystkich refleksji z retrospektywy, aby przezwyciężyć strach przed odwetem lub osądem w zespole. Anonimowość to świetny sposób na prowadzenie szczerej i otwartej rozmowy bez narażania kogokolwiek na poczucie nadmiernego ujawnienia. Wiele narzędzi internetowych domyślnie zapewnia anonimowość refleksji, aby Ci w tym pomóc.
10. Ułatw interakcję za pomocą ankiety
Głosowanie w ankiecie jest łatwe i stanowi świetny sposób na wywołanie rozmowy. Jako facylitator spotkania możesz zobaczyć, kto co uważa, i zadawać ukierunkowane pytania uzupełniające zamiast pytań otwartych, które zwykle zadaje się, aby rozpocząć rozmowę.
Jeśli na przykład istnieją dwie możliwości usprawnienia problemu dotyczącego procesu, przedstaw je w krótkiej ankiecie. Zobacz, kto wybiera którą opcję, i od tego rozpocznij rozmowę. Podobnie jak w pokerze planistycznym lub podczas szacowania zwinnego, możecie poświęcić czas na znalezienie trzeciego rozwiązania albo uzgodnienie jednej z istniejących opcji.
11. Rotuj rolę facylitatora, aby budować odpowiedzialność zespołu
Spróbuj rotacyjnie powierzać rolę facylitatora członkom zespołu. Pomaga to całemu zespołowi lepiej zrozumieć, jak trudne może być prowadzenie cichej retrospektywy.
Jeśli obawiasz się, że coś pójdzie nie tak, spróbuj użyć narzędzia internetowego, które odciąży początkujących facylitatorów z części pracy. Możesz budować odpowiedzialność za retrospektywę zespołu, zachęcając facylitatora do wyboru szablonu retrospektywy.
12. Ustal cele dla refleksji albo użyj minutnika
Jeśli trudno Ci zaangażować uczestników w spisywanie refleksji z retrospektywy, spróbuj wyznaczyć zespołowi cele. Na przykład: „Chciałbym zobaczyć co najmniej 5 refleksji od każdego członka zespołu podczas tej retrospektywy”. Możesz również poeksperymentować z użyciem minutnika podczas dodawania refleksji, aby uczestnicy wiedzieli mniej więcej, ile czasu powinni poświęcić na pisanie.
13. Przygotuj grunt, aby wywołać refleksje lepszej jakości
Trudno jest analizować miniony sprint, jeśli nie pamiętasz nawet, co się wydarzyło. Dlatego nie lekceważ wartości odpowiedniego przygotowania retrospektywy.
Spróbuj otworzyć Jira, Confluence, GitHub lub inne miejsce, w którym organizujecie pracę, i szybko przejrzeć, co zostało ukończone, a co nadal pozostaje do zrobienia w ramach sprintu. Pomoże to zachować zawartość sprintu w pamięci, a także zapobiec zniekształcaniu retrospektyw przez efekt świeżości.
Tutaj znajdziesz dodatkowe porady i wskazówki dotyczące Jira, a także oprogramowanie do zarządzania projektami z integracją z Jira.
14. Podziel zespół na mniejsze grupy, aby zachęcić do rozmowy
Jeśli trudno Ci prowadzić wartościowe dyskusje na określone tematy, rozważ podzielenie uczestników retrospektywy na mniejsze grupy, które omówią konkretne problemy, zaproponują rozwiązania i przedstawią je pozostałym.
Minusem jest utrata części przejrzystości rozmowy. Zaletą będzie jednak prawdopodobnie większe zaangażowanie, gdy 2 osoby pracujące razem wiedzą, że muszą przedstawić konkretne wnioski. Może to być dobry sposób na rozpoczęcie głębszej dyskusji.
15. Zapytaj „Dlaczego?”, aby zachęcić do głębszego namysłu
To niedoceniane i rzadko używane pytanie podczas retrospektyw. Pytanie, dlaczego ktoś czuje się w określony sposób lub dlaczego coś poszło nie tak, może pomóc wywołać głębszą refleksję. Jeśli chcesz dotrzeć do głównej przyczyny problemu, możesz nawet wypróbować podejście pięciu „dlaczego”.
16. Uczyń to przyjemnym, grając w grę
Gry zwykle zmniejszają ryzyko związane z rozmowami, pomagają ludziom się otworzyć i sprawiają, że retrospektywy wydają się mniej poważne. Pomagają również uczestnikom wnosić swój wkład w sposób niewerbalny. Jeśli więc problemem jest skłonienie ludzi do rozmowy, stworzenie przestrzeni, w której mogą zaangażować się w inny sposób, jest naprawdę przydatną metodą na uzyskanie ich opinii.
Polecam grę w planety na orbitach, którą można wykorzystać podczas gier integracyjnych lub jako format retrospektywy. Wiele gier retrospektywnych odbywa się online, dzięki czemu idealnie nadają się dla zespołów zdalnych lub spotkań z wirtualnymi uczestnikami.
17. Ciesz się ciszą
Gdy prowadzisz spotkanie, łatwo poczuć, że odpowiadasz za wypełnianie ciszy. Jednak cisza nie jest czymś złym. Czasami te kilka dodatkowych sekund spokoju jest właśnie tym, czego członkowie zespołu potrzebują, aby zachęcić ich do zabrania głosu.
Pamiętaj, że retrospektywy wymagają od członków zespołu wielu działań interpretacyjnych, gdy zastanawiają się, jak poprawić sytuację lub rozwiązać problemy związane z procesami, dlatego cisza nie zawsze oznacza brak zaangażowania. Ludzie mogą po prostu myśleć lub przygotowywać się do wypowiedzi. Danie im tych kilku dodatkowych sekund ciszy może być właśnie tym, czego potrzebuje zespół.
Po retrospektywie
Można by wybaczyć ci przekonanie, że retrospektywa kończy się w momencie jej zakończenia. Jednak pozostaje jeszcze praca związana z uporządkowaniem wniosków, zebraniem opinii i upewnieniem się, że kolejna retrospektywa będzie jeszcze lepsza. Oto kilka rzeczy, które warto wypróbować pod koniec retrospektywy.
18. Przeprowadź retrospektywę swojej retrospektywy
Przeprowadzenie retrospektywy dotyczącej samej retrospektywy może pomóc zdiagnozować sposoby usprawnienia spotkania. Zapytaj zespoły, co sądzą o swoich retrospektywach, co chciałyby poprawić, i poproś je o zaproponowanie eksperymentów, które mogą pomóc w ulepszeniu retrospektyw.
19. Wzmacniaj pozytywne zachowania
Po zakończeniu retrospektywy udziel pozytywnej informacji zwrotnej, doceniając członków zespołu, którzy zabrali głos, oraz sytuacje, w których retrospektywy przebiegły pomyślnie. Skup się na przydatnych spostrzeżeniach, które się pojawiły, i pochwal członków zespołu, którzy aktywnie uczestniczyli w spotkaniu. Jeśli członkowie zespołu nie czują się komfortowo, otrzymując pochwały publicznie, po prostu podziękuj wszystkim za ich wkład.
20. Konsekwentnie realizuj ustalone działania
Zespoły bardziej angażują się w retrospektywy, gdy widzą wartość, jaką one przynoszą. Jeśli co 2 tygodnie uczestniczysz w spotkaniu i rozmawiasz o pracy, ale nic z tego nie wynika, spotkanie nie ma dla ciebie wartości. Jeśli jednak członkowie zespołu realizują ustalone działania, mogą odczuć, że trudności w ich pracy znikają, a procesy się usprawniają, łatwiej jest dostrzec tę wartość.
Pomyśl o tym jak o ćwiczeniach lub odchudzaniu. Jeśli intensywnie trenujesz, ale nie widzisz rezultatów, istnieje większe prawdopodobieństwo, że się poddasz. Jeśli jednak widzisz wczesne i znaczące postępy, z większym prawdopodobieństwem dostrzeżesz w tym wartość i będziesz to kontynuować.
21. Zaplanuj kolejną retrospektywę w kalendarzu zespołu
Ciągłe doskonalenie przestaje działać, gdy nie jest już ciągłe. Dlatego ważna jest dyscyplina i regularne ich przeprowadzanie. Gdy zespoły mają więcej okazji, by otworzyć się na siebie nawzajem, staje się to coraz łatwiejsze. Jeśli przez jakiś czas tego nie robiliście, trudniej może być zdobyć się na otwartość i okazanie swojej wrażliwości.
Jeśli masz trudności z wyrobieniem nawyku regularnych retrospektyw, możesz wypróbować kilka wskazówek i trików, w tym wysyłanie cyklicznych przypomnień, traktowanie retrospektyw jako nienaruszalnych oraz łączenie nawyku przeprowadzania retrospektywy z innym istniejącym nawykiem, takim jak przegląd sprintu. Pamiętaj, że na każde 2 tygodnie pracy w sprincie powinieneś rezerwować około godziny na retrospektywę.
Retrospektywy, które skłaniają zespół do rozmowy
Prowadzenie retrospektyw nie zawsze jest łatwym zadaniem — szczególnie w przypadku nowych zespołów. Nawet gdy uczestnicy spotkania chcą zabrać głos, trudne może być uporządkowanie informacji i wypracowanie jasnych kolejnych kroków, które zyskają poparcie zespołu. Jeśli jednak twój zespół nie czuje się pewnie, zabierając głos, są to najmniejsze z twoich zmartwień.
Uczestnicy retrospektywy mogą być nieśmiali i niechętnie zabierać głos albo obawiać się odwetu lub oceny. Mogą nie wiedzieć, co powiedzieć, lub mieć poczucie, że nie mają nic do wniesienia. A w przypadku każdej osoby w twoim zespole może to wyglądać inaczej.
Ostatecznie jednak skłonienie zespołu do częstszych rozmów podczas retrospektyw sprowadza się do trzech kluczowych kwestii:
- Upewnienia się, że spotkania przynoszą wartość, aby wszyscy rozumieli, dlaczego retrospektywy są ważne i co dzięki nim zyskują.
- Łączenie retrospektyw z pozytywnymi odczuciami, ponieważ członkowie zespołu chcą w nich uczestniczyć, gdy retrospektywy są przyjemne i prowadzą do usprawnień w zespole.
- Pomaganie ludziom w bezpiecznym wyrażaniu siebie, ponieważ nie każdy otwiera się tak szybko jak inni ani nie preferuje komunikowania się w ten sam sposób. Niektórzy wolą mieć więcej czasu na asynchroniczną refleksję albo korzystać z komunikacji pisemnej lub emoji zamiast mowy.
Pomysły i strategie przedstawione na tym blogu mają pomóc Ci właśnie w tym, niezależnie od tego, czy prowadzisz retrospektywy zdalne, czy stacjonarne.
Dlatego przed kolejną retrospektywą wypróbuj niektóre z tych strategii. Zacznij od jednej lub dwóch i sprawdź, dokąd Cię to doprowadzi. Jeśli coś nie działa, zbierz opinie, wprowadź zmiany i poznaj zdanie zespołu na temat tego, jak jeszcze bardziej to ulepszyć.
A jeśli nadal masz trudności, zawsze możesz wypróbować cichą retrospektywę!
Więcej podobnych artykułów znajdziesz, gdy zapiszesz się do newslettera The Digital Project Manager.
