16 kluczowych zasad zarządzania projektami — wyjaśnionych
Najpierw zdefiniuj cele: Zacznij od określenia celów projektu i stworzenia jasnej struktury. Wybierz metodykę zarządzania projektem i zdefiniuj kluczowe kamienie milowe przed rozpoczęciem prac.
Utwórz wszystkie plany: W ramach planu projektu zdecydowanie rozważ utworzenie również planu zarządzania ryzykiem, planu zarządzania jakością, planu zarządzania zmianami oraz planu komunikacji.
Narzędzia programowe mają kluczowe znaczenie: Odpowiednie narzędzie programowe do zarządzania projektami może pomóc w planowaniu projektu, przydzielaniu zasobów i śledzeniu postępów. To cenne narzędzie, które może pomóc w osiągnięciu sukcesu projektu.
Oto szesnaście zasad zarządzania projektami, które dają największą szansę na pomyślne zakończenie projektu. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać projektami, czy masz już kilka projektów na koncie, zasady te stanowią podstawę dobrego zarządzania projektami i pomagają upewnić się, że niczego nie przeoczyłeś w planie projektu ani podczas jego realizacji.
1. Zdefiniuj strukturę projektu
Jako kierownik projektu określisz cele projektu i nadasz mu strukturę na długo przed rozpoczęciem realizacji. Obejmuje to wybór metodyki zarządzania projektem i zdefiniowanie kluczowych kamieni milowych.
Dzięki temu członkowie zespołu projektowego i inni interesariusze, na których projekt ma wpływ, rozumieją, czego powinni się spodziewać i kiedy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
2. Potwierdź sponsora projektu
Za projekt musi odpowiadać jedna osoba, dlatego ta zasada obejmuje potwierdzenie sponsora lub znalezienie odpowiedniej osoby. Chociaż jako kierownik projektu możesz nadzorować projekt na co dzień, sponsor jest osobą odpowiedzialną za projekt.
Sponsor dysponuje budżetem i kontroluje personel lub inne zasoby, których będziesz potrzebować do osiągnięcia celów projektu. Jeśli od początku nie jest jasne, kto jest sponsorem projektu, współpracuj ze swoim przełożonym lub zespołem projektowym, aby znaleźć lub wybrać sponsora. Nawet jeśli wydaje Ci się, że nie będzie on potrzebny, możesz znaleźć się w sytuacji, w której na dalszym etapie projektu potrzebne będzie dodatkowe wsparcie.
3. Ustal jasne cele i założenia projektu
Jako kierownik projektu musisz jasno określić cele i założenia, które projekt ma osiągnąć. To, co jest mierzone, jest zarządzane, dlatego w odniesieniu do tej zasady działaj strategicznie. Jeśli mierzone rezultaty nie są zgodne z oczekiwaniami interesariuszy lub pożądanymi wynikami projektu, nie odniesiesz sukcesu.
Przy wyznaczaniu celów i dostosowywaniu założeń projektu kieruj się zasadą SMART — oznacza to, że powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Chociaż w niektórych przypadkach cel stanowiący wyzwanie (czyli cel nieco wykraczający poza to, co możesz rozsądnie osiągnąć) jest w porządku, lepiej obiecać mniej i dostarczyć więcej.
4. Udokumentuj wszystkich interesariuszy
Udokumentowanie interesariuszy i ich ról w projekcie jest ważne, szczególnie w przypadku agencji lub innych organizacji realizujących projekty z klientami bądź partnerami zewnętrznymi.
Nie znam ani jednego kierownika projektu w agencji, któremu pod koniec projektu nie pojawiłby się nagle jakiś interesariusz i całkowicie go nie wykoleił. Widziałem już wszystko: od próśb o wprowadzenie zmian do zatwierdzonych rezultatów po całkowitą zmianę zakresu lub harmonogramu projektu.
Od samego początku współpracuj z klientem lub sponsorem projektu, aby określić wszystkich interesariuszy, na których projekt ma wpływ. Nawet jeśli zarzekają się, że dana osoba będzie tylko obserwatorem, nie chcesz, aby jej pojawienie się Cię zaskoczyło.
5. Ustal harmonogram i datę zakończenia projektu
Tworzenie harmonogramu projektu jest bardziej sztuką niż ścisłą nauką i może być szczególnie trudne dla początkujących.
Musisz uwzględnić czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, a także inne czynniki, takie jak inne prace projektowe lub konkurujące priorytety, urlopy, dni chorobowe, zadania trwające dłużej, niż zakładano, oraz opóźnienia w uzyskiwaniu zatwierdzeń, zasobów lub innych potrzebnych elementów.
Tworząc wstępny harmonogram, uwzględnij pewien zapas czasu i zachowaj odrobinę pesymizmu. Rozważ wyznaczenie daty zakończenia projektu bliżej późniejszego końca szacowanego przedziału. Nie bądź jednak zbyt pesymistyczny, bo ryzykujesz, że Twój zespół pozostanie bezczynny z powodu braku zaplanowanej pracy.
6. Stwórz plan projektu
Gdy masz już ustalone kamienie milowe i harmonogram projektu, przygotuj szczegółowy plan. Ten etap będzie wyglądał nieco inaczej, jeśli realizujesz projekt zwinny. W takim przypadku przygotuj wraz z zespołem plan sprintu, który określa, co chcesz osiągnąć w następnym sprincie.
W przypadku projektów realizowanych metodą kaskadową lub hybrydową ten etap jest znacznie bardziej szczegółowy. Zaplanuj dokładnie, co i kiedy zostanie zrobione, aby doprowadzić projekt do końca. Możesz przypisać zadania konkretnym osobom (jeśli znasz już swój zespół projektowy) lub rolom. Może to obejmować określenie zadań dla programisty, stratega ds. treści i projektanta.
7. Określ zespół projektowy i zdefiniuj role
Czasami harmonogram projektu pomaga określić skład zespołu projektowego (na podstawie dostępności), a innym razem plan projektu może być tworzony z uwzględnieniem dostępności konkretnych członków zespołu.
Określając skład zespołu projektowego, weź pod uwagę wymagania projektu oraz umiejętności, których Twój zespół będzie potrzebował do ich spełnienia. Jeśli wiesz, że występują jakiekolwiek luki między umiejętnościami członków zespołu, których masz do dyspozycji, a tymi potrzebnymi do wykonania pracy, na razie nie panikuj — masz kilka możliwości.
Możesz poprosić innych członków zespołu, aby pełnili rolę mentorów, albo zwrócić się do innych osób w organizacji z prośbą o poświęcenie czasu i wykorzystanie ich wiedzy na rzecz Twojego projektu. Jeśli żadna z tych możliwości nie jest dostępna, rozważ zatrudnienie wykonawcy lub innego tymczasowego członka zespołu, aby uzupełnić braki kompetencyjne.
Niezależnie od sytuacji ważne jest, aby każdy członek zespołu rozumiał swoją rolę. Wszelkie niejasności lub nieporozumienia mogą powodować problemy z realizacją projektu albo poważnie obciążać relacje w zespole. Najlepszym sposobem na to jest skorzystanie z macierzy RACI.
Powinieneś również stworzyć plan rozliczania członków zespołu z odpowiedzialności. Jako kierownik projektu musisz dopilnować, aby ludzie robili to, co zadeklarowali, i wtedy, kiedy zadeklarowali, że to zrobią!
8. Określ budżet projektu
Przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac jasno określ budżet projektu i dopasuj go do harmonogramu, aby nie wyczerpać go zbyt szybko. Jeśli realizujesz projekty rozliczane na podstawie czasu pracy, bardzo uważnie monitoruj koszty pracy i odpowiednio wcześnie reaguj, jeśli któryś z członków zespołu zbyt szybko zużywa godziny (i budżet).
Zapewnienie wystarczającego budżetu na ukończenie projektu to umiejętność, której nauka może zająć dużo czasu. Szacunki projektu to po prostu najlepsze przypuszczenia dotyczące tego, ile czasu i pieniędzy pochłonie projekt.
Ustal cel polegający na utrzymaniu wszelkich odchyleń w granicach dziesięciu procent — to dobry sposób na zmierzenie, jak dobrze ustalasz budżet. Jeśli masz możliwość uzyskania budżetu rezerwowego, poproś o niego. Jest to dodatkowa kwota, którą możesz dodać do budżetu, jeśli zajdzie taka potrzeba.
W zależności od karty projektu lub umowy przed wykorzystaniem budżetu rezerwowego mogą obowiązywać dodatkowe wymagania, które musisz spełnić. Może to obejmować uzyskanie akceptacji klienta lub innego interesariusza i/lub wcześniejsze wykorzystanie całego standardowego budżetu.
9. Określ zakres projektu
Jako kierownik projektu jedną z Twoich najważniejszych odpowiedzialności jest zrozumienie zakresu projektu i zapobieganie rozszerzaniu zakresu. Jeśli zakres projektu musi się zmienić w jego trakcie, nie ma w tym nic złego. Przygotuj zlecenie zmiany, aby upewnić się, że nowy zakres został udokumentowany, uzgodniony i wdrożony.
Możesz mieć pokusę, aby dostarczyć więcej, niż uzgodniono, i zrobić wrażenie na kliencie, sponsorze projektu lub innych interesariuszach, ale nie jest to dobry pomysł. Twoją rolą jest zarządzanie oczekiwaniami i dopilnowanie, aby klient lub interesariusz otrzymał to, za co zapłacił.
Wyobraź sobie, że sprzedajesz interesariuszowi samochód. Jeśli jego budżet jest skromny, powinien oglądać Toyotę lub Hondę, a nie Ferrari. Twoim zadaniem jest znaleźć mu najlepszą Toyotę lub Hondę, a nie dawać Ferrari w ramach jego budżetu. Tak samo jest z projektami cyfrowymi.
Chcesz mieć pewność, że klient otrzyma najlepsze rozwiązanie możliwe w ramach zakresu i budżetu. Element zaskoczenia i zachwytu zachowaj na sposób dostarczenia poszczególnych elementów albo na niewielką wartość dodaną na końcu.
10. Stwórz plan zarządzania ryzykiem
Masz już harmonogram, zakres, budżet, interesariuszy i zespół projektowy. Wszystko zostało szczegółowo zaplanowane w Twoim oprogramowaniu do zarządzania projektami, a teraz pozostaje Ci tylko realizacja. Co mogłoby pójść nie tak? (Nie odpowiadaj na to pytanie...)
Właśnie tutaj przydaje się Twój plan zarządzania ryzykiem. Wymień wszystkie kwestie, które potencjalnie mogą wykoleić Twój projekt. Mogą to być między innymi:
- Zbyt szybkie wyczerpanie budżetu
- Próby przemycenia przez interesariuszy dodatkowego zakresu
- Zmieniające się priorytety organizacji
- Pojawienie się nowej technologii, która sprawi, że Twój projekt stanie się nieaktualny
- Konieczność skorzystania przez kluczowego członka zespołu z dużej liczby dni wolnych lub urlopu w trakcie projektu
- Zbyt wiele niewiadomych, które z czasem zmieniają najlepszy sposób działania w projekcie
Gdy masz już listę zagrożeń, wspólnie z zespołem i interesariuszami zaplanuj, jak możesz je ograniczyć. Jeśli na przykład obawiasz się o budżet, rozważ zmniejszenie początkowych wydatków lub poszukaj sposobów na wydajniejszą pracę. Jeśli martwi Cię nowa technologia, sprawdź, czego możesz się o niej dowiedzieć, i oceń, czy realizować projekt teraz, czy poczekać na rozwój sytuacji.
Każde podejście może mieć swoje zalety i wady, dlatego zastanów się, które z nich w największym stopniu ogranicza ryzyko. Praca nad projektem niemal nigdy nie jest wolna od ryzyka i nie jest to Twój cel. Chcesz wyeliminować lub ograniczyć ryzyko w możliwie największym stopniu, aby zwiększyć szanse na pomyślną realizację projektu.
11. Utwórz plan zarządzania zmianą
Twój plan zarządzania zmianą jest skierowany przede wszystkim do osób, na które wpływ będzie miał Twój projekt. Zacznij od przeanalizowania wszystkiego, co zmieni się w wyniku ukończenia projektu.
Posłużmy się przykładem nowej witryny internetowej. W przypadku nowej witryny osoby odpowiedzialne za jej aktualizowanie będą musiały nauczyć się wprowadzać zmiany w zapleczu strony. Jeśli zmieniasz na przykład formularze kontaktowe lub miejsce, do którego są one przesyłane, zespół marketingowy również może potrzebować wiedzy na temat korzystania z nowych formularzy oraz tego, dokąd trafiają dane po wypełnieniu formularza.
A co z osobami odwiedzającymi witrynę? Czy polityka prywatności lub warunki użytkowania będą inne? Zadbaj o to, aby uwzględnić te kwestie w planie i regularnie o nich informować. Wielu użytkowników ucieszy się z nowej witryny, ale niektórzy mogą podchodzić do niej z oporem. Przygotuj plan reagowania na opór i zapewnij dodatkowe wsparcie tam, gdzie będzie ono potrzebne.
12. Utwórz plan komunikacji
Uważam, że nie ma ważniejszej umiejętności w zarządzaniu projektami niż komunikacja, a Twój plan komunikacji ma znaczący wpływ na wyniki projektu.
Oprócz konkretnych komunikatów przed projektem, w jego trakcie i po jego zakończeniu, które wspierają plan zarządzania zmianą, warto mieć również plan komunikowania zespołowi i wszystkim interesariuszom, na których wpływ ma projekt, informacji o stanie prac, opinii zwrotnych i innych szczegółach projektu.
Może to obejmować:
- Przeglądy wewnętrzne, spotkania kontrolne zespołu i spotkania indywidualne z członkami zespołu projektowego
- Aktualizacje statusu (cotygodniowe, odbywające się co dwa tygodnie lub comiesięczne)
- Przeglądy i zatwierdzenia klienta lub interesariuszy
- Sesje zbierania opinii lub spotkania robocze
- Komunikaty związane z uruchomieniem projektu
- Plany szkoleń
- Retrospektywy projektu lub analizy po jego zakończeniu
Zadbaj o to, aby wszyscy członkowie zespołu byli ze sobą połączeni, dobrze poinformowani i mieli zapewnione wsparcie. Jeśli ludzie czują się pominięci lub nie mają pełnej wiedzy o sytuacji, może to mieć negatywny wpływ. Nie poświęcaj jednak tak dużo czasu na spotkania ani nadmierną komunikację, aby zabrakło go na pracę nad projektem.
13. Utwórz plan zarządzania jakością
Jako kierownik projektu odpowiadasz za zapewnienie jakości w swoich projektach. Dlatego, podobnie jak w przypadku zarządzania ryzykiem i zarządzania zmianą, przygotujesz plan zarządzania jakością, aby mieć pewność, że zespół dostarcza pracę wysokiej jakości.
Jak wyglądają fazy testowania i zapewniania jakości w projekcie? Jaki jest poziom bazowy akceptacji i w jakich obszarach możesz dążyć do przekroczenia tego celu?
14. Skup się na dostarczaniu wartości
Gdyby zapytać 10 (lub 100) różnych interesariuszy, w jaki sposób kierownik projektu dostarcza wartość, otrzymalibyśmy 10 (lub 100) różnych odpowiedzi. Nie chodzi tylko o rezultaty projektu i plany. Chodzi o utrzymanie postępu projektu, sprawnej współpracy zespołu ORAZ dostarczanie wyników.
Niezależnie od tego, ile czasu poświęcisz na analizowanie strategii zarządzania projektami w podręcznikach takich jak PMBOK, nie powiedzą ci one dokładnie, jak to zrobić, ponieważ będzie to wyglądać inaczej w przypadku każdego projektu i każdego zespołu projektowego, z którym pracujesz.
15. Monitoruj postęp & wydajność
Plany projektów niemal nigdy nie są czymś, co można ustawić i pozostawić bez dalszej uwagi. Rundy uwag się wydłużają. Rezultaty wymagają korekt. Zespół zaczyna odczuwać zmęczenie z powodu zbyt częstego przełączania się między kontekstami.
Jest to część twojej roli jako kierownika projektu — musisz uważnie obserwować postęp projektu i wydajność zespołu. Jednym z wyjątkowych aspektów tej roli jest to, że w wielu organizacjach członkowie zespołu projektowego nie podlegają kierownikowi projektu. Dlatego gdy pojawią się obawy dotyczące wydajności, będziesz musieć współpracować z innymi liderami w organizacji, aby pomóc je rozwiązać.
16. Zamknij projekt & udokumentuj wyciągnięte wnioski
Wszystko, co dobre, musi się kiedyś skończyć — podobnie jak twoje projekty. Gdy wszystkie rezultaty zostaną przekazane i zatwierdzone, czas rozpocząć pracę z listą kontrolną zamknięcia projektu oraz udokumentować wyciągnięte wnioski w szablonie.
Lista kontrolna zamknięcia projektu powinna obejmować między innymi upewnienie się, że wysłano końcowe faktury, odebranie dostępu do wszelkich współdzielonych dysków lub programów oraz zarchiwizowanie projektów w narzędziach do zarządzania projektami. Możesz również chcieć wysłać ankietę satysfakcji klienta.
Aby udokumentować wyciągnięte wnioski, przeprowadź retrospektywę projektu lub analizę po jego zakończeniu. Jeśli nie możesz zebrać całego zespołu, wyślij ankietę, aby każdy mógł wyrazić swoje zdanie. Informacje zebrane w ten sposób mogą pomóc w sprawniejszej realizacji kolejnych projektów i umożliwić uzupełnienie luk w procesach.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu projektami
Chcesz rozwijać swoją karierę w zarządzaniu projektami? Dołącz do naszej aktywnej społeczności członkowskiej, aby uzyskać więcej informacji od innych kierowników projektów. Oferujemy również angażujące webinaria, narzędzia i szablony, które wesprą cię na tej drodze.
