Nauka (& Sztuka) Estymacji Projektu + 6 Najlepszych Technik
Gdy podejmujesz decyzję o dużym zakupie, co robisz w pierwszej kolejności? Prawdopodobnie przeprowadzasz niewielkie rozeznanie, aby dowiedzieć się, jakie są stawki rynkowe i ile możesz się spodziewać wydać. To nieco uproszczone ujęcie szacowania projektu — ale właśnie to robisz.
Przed rozpoczęciem nowego projektu Twoje zespoły i klienci prawdopodobnie robią to samo — próbują zrozumieć, ile będzie kosztować wykonanie prac.
Jednak koszt nie jest jedynym elementem, który należy uwzględnić w procesie szacowania projektu; wszyscy będą również musieli wiedzieć, ile osób będzie potrzebnych i ile czasu zajmie wykonanie prac.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W świecie cyfrowym ceny, obsada zespołu i harmonogramy mogą się znacznie różnić w przypadku podobnych projektów. Wynika to z dużej liczby zmiennych, w tym:
- Zakres prac, które należy wykonać
- Członkowie zespołu dostępni do wykonania prac
- Kompetencje członków zespołu zaangażowanych w projekt
- Ilość czasu, jaką zespół ma na wykonanie prac
Jak więc kierownik projektu i jego zespół projektowy określają, ile coś będzie kosztować, zanim rozpoczną pracę?
Szacowanie kosztów może być prawdziwym wyzwaniem — stworzenie budżetu projektu, który sprawdzi się w przypadku Twojego zespołu i klientów, jeśli pracujesz w agencji, jest połączeniem sztuki i nauki opartej na danych.
Ten przewodnik dostarczy Ci narzędzi i technik potrzebnych do tworzenia dokładniejszych szacunków.
Czym jest szacowanie projektu i kiedy go potrzebujesz?
Szacunek to po prostu przybliżone obliczenie nakładu pracy i kosztów, jakie mogą być potrzebne do ukończenia projektu.
Nie jest to gwarancja ostatecznego kosztu — zamiast tego dostarcza klientowi wycenę lub wskazówkę (często w postaci przybliżonego przedziału szacunkowego) dotyczącą tego, ile może kosztować wykonanie lub dostarczenie czegoś, aby klient mógł zabezpieczyć budżet na rozpoczęcie projektu. Szacunki budżetowe tworzy się przed oficjalnym rozpoczęciem projektu.
Dopiero zaczynasz szacowanie lub chcesz poćwiczyć? Poniżej możesz pobrać szablon budżetu projektu dotyczący przeprojektowania witryny internetowej. Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedzieć, jakiego rodzaju szacunku użyć — i kiedy — a także poznasz kroki i narzędzia programowe do budżetowania projektów, które pomogą Ci zarządzać szacunkiem projektu, a ostatecznie także budżetem projektu.
Jaka jest różnica między szacunkiem a budżetem?
Szacunek jest wartością przybliżoną, natomiast budżet to całkowita kwota środków, jaką dysponujesz na ukończenie projektu. Zazwyczaj szacunek projektu staje się budżetem projektu po zatwierdzeniu go przez sponsora projektu lub klienta.
Zanim przejdziemy do szczegółów, warto wyjaśnić jedno: przed dokonaniem szacunku należy wiedzieć, jakie są wewnętrzne koszty realizacji poszczególnych elementów. Kwota ta może być niższa od tej, którą faktycznie obciążasz klienta (aby uwzględnić koszty ogólne i zysk).
Przed przedstawieniem klientowi szacunku należy znać rzeczywiste koszty prowadzenia działalności (pamiętaj, że nie dotyczy to wewnętrznych zespołów cyfrowych).
Ten artykuł nie koncentruje się na określaniu kosztów, ponieważ możemy omówić to w innym artykule.
Dlaczego szacunki projektu są ważne?
Szacowanie może wydawać się uciążliwym procesem, ale jest niezwykle istotne. Choć kuszące może być skopiowanie i wklejenie szacunku kosztów oraz wysłanie go dalej, kierownicy projektów powinni rozumieć, że każdy szacunek kosztów jest wyjątkowy.
Szacowanie jest podstawowym elementem zarządzania projektami — proces obliczania, ile projekt może kosztować, ma znaczenie przy określaniu jego parametrów.
Oto dlaczego przed rozpoczęciem prac należy przygotować szacunek projektu:
- Szacunki zapewniają wytyczne dotyczące cen: musisz wiedzieć, ile zamierzasz naliczyć klientom (i kiedy), aby klient mógł zdecydować, czy ma na to budżet i czy warto zainwestować w realizację projektu
- Szacunki zapewniają jasność: gdy wiesz, jakim budżetem dysponuje klient, proces przygotowywania wyceny pomaga określić sposób realizacji projektu. Możesz wykorzystać swoją wiedzę o całkowitym budżecie do ustalenia ról, odpowiedzialności i rezultatów projektu. Jeśli na przykład budżet klienta jest o 20% niższy od Twojego szacunku, możesz rozważyć zmniejszenie liczby rezultatów projektu lub spróbować przenieść zasoby, aby uniknąć przekroczenia budżetu.
- Szacunki mogą pomóc w określeniu planu zasobów: po przygotowaniu szacunku możesz również określić kroki lub podejście, które zastosujesz, aby wykonać pracę. Można je wykorzystać podczas tworzenia planu alokacji zasobów lub budowania zespołu projektowego.
Co obejmuje szacunek projektu?
Szacunek projektu musi obejmować wszystkie koszty związane z projektem.
Może to być koszt czasu pracy zespołu projektowego (rozliczanego godzinowo lub według stałej stawki za projekt), koszt sprzętu lub licencji na oprogramowanie potrzebnych do realizacji projektu, licencji lub subskrypcji dowolnego oprogramowania firm trzecich, które będzie trzeba zintegrować w ramach projektu, a także wszelkie inne koszty, które z dowolnego powodu zostaną przeniesione na klienta.
Niektóre szacunki projektów obejmują również budżet rezerwowy. Może to być bardzo pomocne, jeśli istnieją jakiekolwiek niewiadome dotyczące projektu. Przeznaczenie 10-20% budżetu na rezerwę może zapewnić kierownikom projektów i ich zespołom trochę „marginesu” podczas przygotowywania szacunku.
Jeśli Ty i Twój zespół uwzględniacie w szacunku budżet rezerwowy, pamiętajcie, aby uzgodnić z klientem sposób komunikowania potrzeb związanych z wykorzystaniem tych środków.
Sposób udostępniania szacunków projektów klientom lub sponsorom może różnić się w zależności od agencji lub zespołu. Niektóre są bardziej transparentne niż inne. Warto pamiętać, że im bardziej transparentni będziecie, tym łatwiej będzie upewnić się, że nic nie zostało pominięte i że wszyscy zgadzają się co do kosztów.
3 rodzaje szacunków projektów
Jakie są rodzaje szacunków? Jest ich wiele, ale oto kilka najczęściej stosowanych przez agencje cyfrowe:
Szacunki przybliżonego rzędu wielkości (ROM)
Szacunek przybliżonego rzędu wielkości, czasami nazywany szacunkiem orientacyjnym, pomaga klientowi zrozumieć koszt oraz szacowany nakład pracy związany z projektem. Ten rodzaj szacunku jest zwykle wykorzystywany na bardzo wczesnym etapie podejmowania decyzji, czy rozpocząć nowy projekt, i zazwyczaj ma postać przybliżonego przedziału.
Na przykład, jeśli klient chce, aby Twoja agencja stworzyła nową stronę internetową, a Ty wiesz, że specjalizacją Twojej agencji są projekty stron internetowych w przedziale od $95,000 do $150,000, ale jego budżet wynosi tylko $50,000, klient może uznać, że projekt nie pasuje do Twojej agencji, i poszukać agencji, której oferta będzie lepiej odpowiadać jego budżetowi i potrzebom.
Szacunek budżetowy
Szacunek budżetowy będzie znacznie bardziej szczegółowy. Należy go zastosować, gdy klient ma dość dużą pewność, że dysponuje odpowiednim budżetem, ale potrzebuje nieco więcej szczegółów dotyczących jego podziału, zanim zdecyduje się rozpocząć projekt.
Załóżmy, że klient jest zadowolony z przedstawionego przez Ciebie szacunku przybliżonego rzędu wielkości. Następnym krokiem będzie przygotowanie proponowanego planu projektu wraz z kosztem każdej fazy lub rezultatu. Możesz nawet uwzględnić sugerowany harmonogram, który poinformuje klienta, kiedy możesz rozpocząć projekt i ile potrwa jego realizacja.
Jeśli Twój przybliżony szacunek obejmował szerszy przedział, możesz nawet rozważyć przygotowanie dwóch szacunków budżetowych: jednego dla górnej granicy i jednego dla dolnej granicy. Chociaż prawdopodobnie Ty i klient będziecie dążyć do wartości pośrodku przedziału, zapewni to bardziej szczegółowe informacje o tym, co klient otrzyma (i kiedy) przy każdej z jego granic.
Ostateczny szacunek SoW
Użyj ostatecznego szacunku SoW, gdy zakończysz wszystkie działania sprawdzające i potrzebujesz zatwierdzenia budżetu projektu.
Załóżmy, że klient był bardzo zadowolony z Twojego szacunku budżetowego i jest gotowy rozpocząć pracę. Ostatnim krokiem w dopracowywaniu szacunku jest przygotowanie opisu zakresu prac (SoW), który będzie zawierał szacunek oraz całkowity budżet projektu.
Pamiętaj, że SoW stanowi podstawę umowy zawieranej z klientem — powinien określać pełny zakres projektu oraz związane z nim koszty. Jeśli więc po podpisaniu SoW nastąpią jakiekolwiek zmiany w budżecie projektu (lub jego zakresie), najprawdopodobniej konieczne będzie przeprowadzenie procedury zmiany zakresu.
Jak obliczać estymacje projektu: 6 technik estymacji
Jakie są więc metody estymacji projektu w zarządzaniu projektami? Istnieje kilka różnych sposobów estymowania projektu. Warto je znać, aby wiedzieć, jakiej techniki estymacji projektu użyć w swoim projekcie i kiedy to zrobić.
W tej sekcji omówimy sześć technik estymacji. Warto wspomnieć, że wraz z tymi technikami można wykorzystywać AI do estymacji kosztów projektu.
1. Estymacja odgórna
W estymacji odgórnej określasz (lub klient podaje ci) końcowy budżet dla pełnego zakresu prac, a następnie dzielisz tę sumę na zadania lub etapy.
Gdy budżet zostanie rozpisany według zadań lub etapów, możesz przyjrzeć się tym mniejszym zakresom prac, aby określić, czy przydzielony budżet wydaje się wystarczający.
W tym miejscu pojawia się część artystyczna i naukowa. Możesz dysponować danymi dotyczącymi tego, ile czasu mogą zająć określone zadania, co pomoże ci ocenić, czy te estymacje są właściwe. Warto również wykorzystać swoje doświadczenie i intuicję, aby zrozumieć, które elementy projektu mogą wymagać więcej czasu lub zasobów niż zwykle.
Może tak być ze względu na potrzeby kreatywne lub dlatego, że pracujesz nad aplikacją o bardziej złożonych funkcjach, z jakimi zespół nigdy wcześniej nie pracował.
Estymacja odgórna jest przydatną techniką na wczesnych etapach projektu, gdy próbujesz zweryfikować, czy budżet klienta wystarczy na realizację projektu.
Zaletą estymacji odgórnej jest to, że może być bardzo szybkim sposobem na przygotowanie estymacji. Może się to przydać, jeśli próbujesz pomóc klientowi ustalić, czy jego budżet jest wystarczający. Jest również pomocna, gdy klient chce zrozumieć, jaki zakres prac może obejmować jego budżet.
Wadą estymacji odgórnej jest to, że nie zawsze jest dokładna. Jeśli używasz estymacji odgórnej jako punktu wyjścia, przed przeniesieniem jej do opisu zakresu prac warto zweryfikować z zespołem, czy budżet został prawidłowo przydzielony, aby zespół mógł wykonać wszystkie wymagane prace projektowe.
2. Estymacja przez analogię
Proces estymacji przez analogię wykorzystuje dane z podobnych projektów do określenia całkowitego kosztu projektu.
Przykładem estymacji przez analogię może być sytuacja, w której klient zwraca się do ciebie z prośbą o przeprojektowanie witryny internetowej i chce wiedzieć, ile może to kosztować. Następnie analizujesz podobne projekty i opierasz wstępną estymację na kwotach zafakturowanych za wcześniejsze projekty.
Pamiętaj, że jeśli analizujesz projekty sprzed ponad roku, warto skorygować estymację o wszelkie podwyżki stawek lub kosztów, aby budżet był możliwie dokładny.
Proste, prawda? Cóż, tak — jeśli rzeczywiście masz odpowiednie dane historyczne, które dokładnie odpowiadają bieżącemu projektowi, który próbujesz oszacować. Zakłada to posiadanie danych z wcześniejszych projektów wystarczająco podobnych, aby zapewnić użyteczne porównanie.
Estymacje przez analogię można również opracować na podstawie przykładów spoza doświadczenia projektowego twojego lub twojego zespołu (na przykład tutaj znajduje się ankieta zawierająca przybliżone dane dotyczące kosztów tworzenia aplikacji mobilnych).
Zachowaj ostrożność — przykłady zewnętrzne mogą być dobrym punktem wyjścia, jeśli nigdy wcześniej nie realizowałeś tego typu projektu, ale nadal musisz przeprowadzić odpowiednio dokładną analizę, rozpisując koszty dla konkretnego przypadku.
Zaletą estymacji przez analogię jest to, że jest bardzo szybka i łatwa oraz może być stosowana przy ograniczonej ilości informacji o projekcie — podobnie jak estymacja odgórna jest świetną techniką, gdy potrzebujesz jedynie przybliżonej estymacji.
Wadą estymacji przez analogię jest to, że często może być niedokładna. Choć projekty mogą wykazywać podobieństwa, każdy projekt jest unikalny — często przypomina to próbę porównania jabłek i pomarańczy.
Ponadto, aby analogiczne szacunki były wykonalne i użyteczne, w dużym stopniu zależą od dokładnych danych historycznych (oto bezwstydna zachęta, aby przeprowadzić analizę danych na zakończenie projektu!).
3. Estymowanie parametryczne
Jeśli masz dane i nieco więcej czasu, potencjalnie dokładniejszą techniką szacowania wartości orientacyjnych jest estymowanie parametryczne. Estymowanie parametryczne wykorzystuje zmienne z podobnych projektów i stosuje je do bieżącego projektu.
Załóżmy na przykład, że masz projekt polegający na stworzeniu 2-minutowej animacji. Powiedzmy, że koszt poprzedniego projektu, obejmującego stworzenie 30-sekundowej animacji, wyniósł $10,000. Możesz wtedy wywnioskować, że koszt bieżącego projektu wyniesie w przybliżeniu 4 razy więcej, czyli około $40,000.
Zaletą tego procesu jest większa dokładność w porównaniu z estymowaniem analogicznym, ponieważ wykorzystuje on więcej niż jeden zestaw danych oraz statystyczną zależność między danymi historycznymi a zmiennymi. Jest również powszechnie stosowany w projektach budowlanych (możesz także użyć AI do szacowania w budownictwie, aby sobie w tym pomóc).
Wadą jest to, że w przypadku projektów cyfrowych często trudno znaleźć przydatne punkty danych, ponieważ projekty znacznie się od siebie różnią. Jedną z sytuacji, w których może to nie być prawdą, jest powtarzalna współpraca z tym samym klientem.
Załóżmy, że klient zamawiający animacje jest zachwycony swoją 30-sekundową animacją i wraca do Ciebie 6 tygodni później, aby zlecić stworzenie 2 animacji po 40 sekund. Dane zebrane podczas pierwszego projektu (zakładając, że kolejny będzie podobny) mogą łatwo pomóc w realizacji nowego projektu.
4. Estymowanie trzypunktowe
Zakładając, że masz już za sobą szacowanie wartości orientacyjnych, a klient poprosił o właściwy kosztorys, musisz zacząć korzystać z dokładniejszych technik estymowania. Pojedynczy szacunek liczby godzin dla każdego zadania jest najłatwiejszy, ale czasami warto myśleć w kategoriach przedziałów i obliczyć średnią ważoną.
Estymowanie trzypunktowe to sposób obliczania realistycznego szacunku kosztów z wykorzystaniem trzech punktów danych:
- Szacunek w wariancie optymistycznym
- Szacunek w wariancie pesymistycznym
- Szacunek w wariancie najbardziej prawdopodobnym
Jak to działa? Załóżmy, że po omówieniu z zespołem szacujesz czas potrzebny na zaprojektowanie strony internetowej w następujący sposób:
- Wariant optymistyczny: 3 godziny
- Wariant pesymistyczny: 9 godzin
- Wariant najbardziej prawdopodobny: 5 godzin
Jeśli znasz wariant optymistyczny i pesymistyczny, możesz również obliczyć ich średnią, aby określić wartość najbardziej prawdopodobną (znajdującą się gdzieś pomiędzy wariantem optymistycznym a pesymistycznym).
Zaletą estymowania trzypunktowego jest ograniczenie ryzyka poprzez uwzględnienie wyników optymistycznych, pesymistycznych i najbardziej prawdopodobnych.
Jedynymi rzeczywistymi wadami estymowania trzypunktowego są to, że zajmuje ono nieco więcej czasu, a jeśli szacujesz zadania, których nigdy wcześniej nie wykonywałeś, możesz nie wiedzieć, ile czasu zajmą.
5. Estymowanie oddolne
Gdy jesteś na etapie tworzenia opisu zakresu prac, pomocne może być przeprowadzenie szacowania oddolnego.
Szacowanie oddolne wykorzystuje strukturę podziału pracy (WBS), którą można pobrać z planu projektu, a następnie podzielić projekt na poszczególne zadania, oszacować je osobno i zsumować, aby obliczyć całkowity koszt projektu.
Zaletą techniki szacowania oddolnego jest to, że jest ona najbardziej dokładna, a dzięki szczegółowemu podejściu umożliwia skuteczne śledzenie postępów projektu w odniesieniu do szacunków. Bardzo szybko dowiesz się, czy projekt przekracza budżet, jeśli realizacja zadań zacznie trwać dłużej, niż oszacowano.
Wadą szacowania oddolnego jest to, że jego przygotowanie zajmuje dużo czasu i można je właściwie stosować tylko wtedy, gdy znasz wszystkie szczegóły dotyczące każdego zadania w projekcie.
Ponadto bardzo szczegółowe podejście (i szacowanie na poziomie zadań) może czasami zawyżać koszt szacunkowy. Z tego powodu jest to świetna technika do stosowania wraz z szacowaniem analogicznym, gdy próbujesz zweryfikować adekwatność swoich szacunków.
6. Metoda ścieżki krytycznej
Metoda ścieżki krytycznej (CPM) ma więcej wspólnego z harmonogramem projektu niż z budżetem. To powiedziawszy, chociaż niektóre z omawianych w tym artykule metod szacowania koncentrują się na szacowaniu kosztów, mówiliśmy również o tym, jak ważne jest, aby szacunki projektu uwzględniały harmonogram prac.
Ścieżka krytyczna to najkrótszy czas trwania między rozpoczęciem a zakończeniem projektu. W projekcie niektóre zadania można wykonywać równolegle, a inne mają zależności.
Na przykład jeśli projekt polegałby na wdrożeniu oprogramowania dla nowego kiosku cyfrowego, nie można wdrożyć opracowanego oprogramowania w kiosku, dopóki kiosk nie zostanie skonfigurowany.
Dlatego zadania związane z zamówieniem i montażem kiosku znajdują się na ścieżce krytycznej projektu, a projektu nie można ukończyć (tj. nie można zainstalować oprogramowania), dopóki kiosk nie zostanie zmontowany i nie będzie gotowy na załadowanie do niego oprogramowania.
Jak czas trwania może być powiązany z budżetem? Jeśli klient chce, aby projekt został zrealizowany szybciej, niż jest to możliwe przy obecnym zespole i harmonogramie planu, może być konieczne dostosowanie budżetu, aby uwzględnić zarządzanie zasobami i umożliwić dodanie osób do projektu w celu dotrzymania oczekiwanego terminu. Oprogramowanie do zarządzania zasobami może być przydatne w tego typu analizie, ponieważ pozwala wizualnie uporządkować koszty projektu i nakład pracy w całym zespole oraz zaplanować działania awaryjne związane z zasobami.
Które techniki szacowania należy stosować?
Nie ma właściwej ani niewłaściwej metody szacowania, a czasami możesz zastosować więcej niż jedną w ramach projektu! Aby określić, której techniki szacowania użyć, weź pod uwagę rodzaj potrzebnych szacunków, opierając się na tym, co wiesz o pracy oraz na etapie procesu podejmowania decyzji, na którym znajduje się Twój zespół lub klient.
Dlatego choć szacowanie oddolne może wydawać się najlepszym podejściem, nie zawsze jest zalecane, gdy brakuje Ci czasu i zasobów lub nadal istnieje wiele niewiadomych, nawet jeśli może być najbardziej dokładne.
Szacowanie projektu w praktyce
Jeśli nigdy wcześniej nie przygotowywałeś szacunków projektu, teraz jest dobra (i bezpieczna) okazja, aby spróbować.
Na potrzeby tego ćwiczenia zróbmy ciasto. Bardzo drogie ciasto.
Poniżej znajdziesz szacunki budżetowe dotyczące przygotowania ciasta. Możesz przedstawić klientowi taki dokument i sprawdzić, czy może zabezpieczyć $1,000 na rozpoczęcie projektu przygotowania ciasta. Następnie, po dopracowaniu szacunków kosztów, utworzysz opis zakresu prac i uzyskasz zgodę za pomocą zamówienia zakupu.
Następnie upieczesz swoje niesamowite ciasto. Trzeba przyznać, że to absurdalnie drogie ciasto, ale hej, zasługujesz na nie.
Ten przykład wyceny zawiera kluczowe informacje o projekcie, w tym nazwę projektu, kierownika projektu i datę. Wycena dzieli zadania na fazy oraz pokazuje, kto będzie wykonywać poszczególne zadania w każdej fazie projektu i jaki poziom nakładu pracy zastosuje.
Co ważne, ten przykład wyceny pokazuje również koszty stron trzecich (których, bardzo hojnie, nie powiększyliśmy o marżę) oraz podsumowanie wyceny, które klient mógłby wykorzystać jako swój budżet.
W tym przykładzie budżetu projektu nie uwzględniliśmy budżetu ryzyka, budżetu zmian, rezerwy ani założeń, ponieważ ostatecznie chodzi tylko o ciasto, a my staramy się zachować prostotę.
Szablon wyceny projektu
Jeśli szukasz szablonu wyceny projektu, masz szczęście. Stworzyliśmy ten szablon budżetu projektu dla projektu projektowania strony internetowej, którego cena wynosi 100 tys. USD. Pasuje on do planu projektu, który stworzyliśmy, dzięki czemu możesz korzystać z obu dokumentów jednocześnie.
Pobierz szablon i korzystaj z niego, śledząc dalszą część tego przewodnika.
Pliki zawierają szablony szacowania kosztów projektu i wyceny projektu, które możesz dostosować do własnych projektów. Jeśli szukasz szablonu budżetu projektu dla programu Excel, uwzględniliśmy go w tym pakiecie, a także prostą listę kontrolną wyceny projektu.
5 rzeczy, które należy wiedzieć przed utworzeniem wyceny projektu
Aby utworzyć własną wycenę, musisz znać kilka rzeczy. Niezależnie od tego, czy pracujesz wewnątrz firmy i rozważasz nowy projekt dla swojego zespołu lub obszaru funkcjonalnego, czy pracujesz w agencji i potencjalnie pozyskujesz zlecenie od klienta, oto jakie informacje należy zebrać, aby utworzyć możliwie najlepszą wycenę.
1. Zdefiniuj projekt
Zanim zaczniesz cokolwiek szacować, pierwszą rzeczą, którą musisz zrozumieć, jest to, dlaczego w ogóle realizujesz ten projekt. Musisz zrozumieć opis klienta, to, co chce osiągnąć, i dlaczego.
Musisz zrozumieć oczekiwane rezultaty projektu i to, jak wygląda dla klienta sukces. Bez podstawowego zrozumienia celów strategicznych trudno jest wiedzieć, na co położyć nacisk podczas realizacji projektu.
Jeśli projekt ma charakter techniczny, poproś o wszelkie dostępne specyfikacje techniczne. Na przykład w przypadku projektu strony internetowej zapytaj, na jakiej platformie klient chce ją zbudować, gdzie będzie hostowana oraz jakie funkcje i integracje będą wymagały opracowania.
Jeśli klient jeszcze tego nie wie, masz dwie możliwości: możesz przyjąć i udokumentować pewne założenia/rekomendacje na podstawie jego obecnej strony albo przedstawić szacunkowy przedział i wrócić do tego tematu później!
2. Zapytaj o budżet projektu
Dobrze jest mieć pewne rozeznanie w budżecie klienta, zanim zaczniesz cokolwiek robić. Klient często twierdzi, że nie zna budżetu projektu, co oznacza, że trzeba omówić kilka możliwości. Możesz spróbować podać kilka kwot i ocenić reakcję klienta.
Powiedz coś w rodzaju: „Co sądzisz o wydaniu 75 000 USD na tę pracę?”. Jeśli klient stwierdzi, że to zdecydowanie za dużo, będziesz wiedzieć, że trzeba przyjąć niższą kwotę. Jeśli natomiast na podstawie zrozumienia projektu wiesz, że nie da się zrealizować go z sukcesem za tę kwotę, możesz zakończyć rozmowę już na tym etapie.
Nawet jeśli dla Ciebie i potencjalnego klienta jest to nowy obszar, osoba podpisująca czeki powinna mieć pewne wyobrażenie o przewidywanych wydatkach lub o tym, ile może wydać.
Uzyskanie tych informacji na początku pozwoli Ci zaoszczędzić wiele czasu i uniknąć niekończącej się wymiany wiadomości, a także rozczarowania związanego ze spędzeniem wielu godzin na tworzeniu wyceny/propozycji, która nie odpowiada potrzebom klienta.
3. Przygotuj plan projektu
Szacowanie projektu jest znacznie łatwiejsze, jeśli masz przynajmniej prosty plan projektu. W rzeczywistości trzeba będzie edytować plan projektu (i harmonogram projektu), aby dopasować go do wyceny, a także dopracować wycenę tak, aby odpowiadała planowi projektu.
Relacja między szacowaniem kosztów a planem projektu ma charakter symbiotyczny — wzajemnie na siebie wpływają. Jeśli od razu przejdziesz do wyceny bez żadnego planu, szybko odkryjesz, że potrzebujesz towarzyszącego jej planu projektu, aby miała jakiekolwiek znaczenie.
To powiedziawszy, szybka wycena odgórna może być również pomocna przy planowaniu projektu. Potraktuj ją jak szkic planu projektu. Jej celem jest określenie punktu wyjścia i ustalenie, ile wysiłku możesz przeznaczyć na poszczególne fazy projektu, aby sprawdzić, czy może on być wykonalny.
Innym kluczowym elementem planu, szczególnie istotnym przy wycenach w środowisku agencji, jest uwzględnienie tego, kto będzie pracować nad projektem i ile czasu na niego przeznaczy.
Załóżmy na przykład, że masz trzech programistów zajmujących się stronami internetowymi, którzy mają różne poziomy doświadczenia. Będą oni stosować różne stawki godzinowe (zakładając, że szacujesz pracę według stawki godzinowej). Załóżmy, że najbardziej doświadczony programista rozlicza się po 250 USD za godzinę, programista na średnio-wysokim poziomie po 175 USD za godzinę, a młodszy programista po 115 USD za godzinę.
Musisz oprzeć wycenę na tym, kto najprawdopodobniej będzie pracować nad projektem oraz ile czasu, Twoim zdaniem, będzie potrzebować w każdej fazie lub na osiągnięcie poszczególnych kamieni milowych projektu.
Nie zapomnij uwzględnić w wycenie płatnego czasu przeznaczonego na konsultacje z kadrą kierowniczą lub przegląd wykonanej pracy. Może to być na przykład sprawdzenie kodu przez głównego programistę albo pomoc dyrektora kreatywnego w zapewnieniu prawidłowego stosowania standardów marki.
4. Wiedz, dlaczego tworzysz wycenę
Czy tworzysz wycenę, aby uzyskać dokładny budżet projektu? A może po to, aby zmieścić się w konkretnej kwocie? Czy próbujesz zdobyć nowego klienta albo sprzedać projekt jako produkt przyciągający klienta, by później pozyskać więcej zleceń? Czy chcesz dużo zainwestować w początkową fazę analizy, którą będzie można wykorzystać przy grupie przyszłych projektów, czy jest to ryzykowny projekt techniczny, w którym więcej wysiłku należy przeznaczyć na opracowanie?
Szacowanie kosztów zawsze odbywa się w określonym kontekście. Znajomość pełnego obrazu pozwala uniknąć marnowania czasu na przygotowanie czegoś, co może być poprawne pod względem technicznym, ale zupełnie nieodpowiednie dla projektu.
5. Wiedz, jakiej wyceny potrzebujesz
Zanim budżet projektu zostanie zatwierdzony przez klienta, należy go najpierw zdefiniować. Jak więc upewnić się, że nie tracisz czasu na tworzenie szczegółowego kosztorysu, który znacznie przekracza budżet klienta? Na różnych etapach projektu możemy korzystać z różnych rodzajów szacunków.
Najczęstsze pytania dotyczące szacowania projektu
Kiedy należy tworzyć szacunki projektu?
Szacunki projektu należy tworzyć, aby ułatwiać podejmowanie decyzji dotyczących projektów. Mogą one pomóc zespołowi lub klientowi zdecydować, czy rozpocząć projekt, albo określić jego ostateczny budżet przed rozpoczęciem prac.
Na wczesnych etapach planowania projektu może być konieczne przygotowanie bardziej ogólnego, przybliżonego szacunku, a następnie bardziej szczegółowego i dokładnego oszacowania projektu, aby uzyskać podpisane i formalnie zawarte oświadczenie o zakresie prac lub umowę.
Czy szacowanie ma znaczenie w projektach zwinnych?
Tak, ale nie wykonuje się go w taki sam sposób jak w tradycyjnym projekcie kaskadowym. W metodyce zwinnej praca jest kategoryzowana w rejestrze produktu i realizowana w sprintach. Podczas spotkania planistycznego sprintu szacuje się, które funkcje można ukończyć w ramach sprintu. W trakcie prac do rejestru dodawane są nowe elementy, a niektóre mogą zostać usunięte, jeśli staną się nieaktualne.
Jak więc można zastosować to w projekcie realizowanym przez agencję lub na podstawie umowy, w którym trzeba podać klientowi łączną cenę prac i ustalić termin ich ukończenia? To może być wyzwanie!
Czy lepiej przeszacowywać czy niedoszacowywać projekty?
Jednym z obowiązków kierownika projektu jest realizowanie projektów w sposób rentowny i zgodnie z budżetem. Dlatego łatwym i bezpiecznym rozwiązaniem może wydawać się zawyżenie szacunku i dodanie dużego zapasu, abyś Ty i Twój zespół mogli wyglądać jak superbohaterowie, gdy zmieścicie się w budżecie lub go nie przekroczycie.
Jednak jednym z zagrożeń związanych ze sztucznym zawyżaniem budżetu jest ryzyko, że agencja straci cały projekt. Jeśli oszacujesz koszty zbyt wysoko, projekt może zostać uznany za zbyt drogi i nigdy się nie rozpocznie.
Jeśli z kolei zaniżysz budżet potencjalnego projektu, aby dostosować się do klienta, narażasz agencję lub zespół na konieczność realizacji projektu ze stratą albo ograniczenia zakresu prac i obniżenia jakości, aby ukończyć projekt.
Prawdziwa odpowiedź brzmi: utrzymuj równowagę przy szacowaniu. Właściwe wyważenie między zbyt wysokim a zbyt niskim szacunkiem pozwala zarządzać napięciem między tymi dwoma elementami — bezpieczeństwem i ryzykiem — tworząc kosztorys, na który klient może się zdecydować, ale który jest wystarczająco wysoki, aby umożliwić realizację projektu zgodnie z budżetem.
Zarządzanie ostatecznym budżetem projektu
Po ustaleniu budżetu i zatwierdzeniu go przez klienta trzeba będzie zarządzać jego wykorzystaniem i śledzić je przez cały projekt. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby przydzielać budżet i zarządzać nim, a także śledzić zadania wszystkich osób.
Można to zrobić na kilka sposobów, których nie mamy czasu szczegółowo omówić w tym artykule. Nie zostawimy Cię jednak bez materiałów dotyczących zarządzania budżetem, dlatego koniecznie zapoznaj się z naszymi artykułami na temat cyklu życia projektu i niekontrolowanego rozszerzania zakresu, aby poznać porady ekspertów.
Zobacz ten przykład zarządzania budżetem z życia wzięty, w którym kierownik projektu dysponował niemal zerowymi środkami.
Co dalej?
Potrzebujesz dodatkowej pomocy w budżetowaniu projektu lub porad dotyczących zarządzania budżetem projektu? Zapoznaj się z artykułem Galena na temat sposobów na usprawnienie procesu szacowania projektu i dowiedz się więcej o tym, jak dokładne śledzenie czasu może pomóc w ulepszaniu budżetów projektów.
