Kierowniczka projektu opowiada, jak przechodzi od zarządzania projektami do architektury systemów
Melissa Magee opowiada, jak narzędzia AI, takie jak Copilot, SharePoint i Asana, zmieniły jej podejście do zarządzania projektami i przekształciły je w architekturę systemów. Dowiedz się, jak automatyzuje zatwierdzenia, skraca czas realizacji cykli i pozwala jej organizacji oszczędzać 40–60 tys. dolarów rocznie.
Melissa Magee
Kierowniczka projektów i portfela projektów w firmie Chaucer
Transformacja dzięki AI: Melissa Magee omawia, jak AI zmienia jej zadania i rolę w zarządzaniu projektami.
Korzyści z automatyzacji: Systemy oparte na AI oszczędzają czas i pieniądze, zwiększając widoczność projektów i efektywność pracy.
Skuteczne przygotowanie: Poinformowanie AI o potrzebach z wyprzedzeniem zwiększa jakość i efektywność generowanych wyników.
Integracja narzędzi: Magee korzysta z narzędzi AI, takich jak Copilot, SharePoint i Asana, aby usprawnić zarządzanie projektami.
Ograniczenia AI: Choć AI zwiększa produktywność, czynnik ludzki pozostaje niezbędny do zarządzania emocjami i niuansami projektów.
Melissa Magee jest kierowniczką projektów i portfela projektów w firmie Chaucer, a wcześniej pracowała jako międzynarodowa kierowniczka projektów w firmie zajmującej się technologiami HR i doradztwem. Po godzinach tworzy materiały pomagające ludziom rozpocząć pracę w zarządzaniu projektami.
Spotkaliśmy się z nią, aby dowiedzieć się, jak AI zmienia jej pracę. Powiedziała nam, że coraz bardziej staje się architektką systemów.
Jak AI zmienia realizację projektów i zadania związane z zarządzaniem
Nazywam się Melissa Magee. Obecnie jestem kierowniczką projektów i portfela projektów w firmie produkującej liofilizowane owoce. Zarządzam portfelem B2B obejmującym ponad 100 projektów. Współpracuję bezpośrednio z zespołem sprzedaży i klientami, aby opracowywać nowe produkty i dostarczać składniki. Zajmuję się również operacjami, w ramach których stworzyłam kilka nowych procesów zwiększających efektywność.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Trzy lata temu przeszłam z nauczania hiszpańskiego w szkole średniej do zarządzania projektami. Przed objęciem obecnego stanowiska pracowałam jako międzynarodowa kierowniczka projektów w firmie zajmującej się technologiami HR i doradztwem. Po godzinach tworzę również materiały pomagające ludziom rozpocząć pracę w zarządzaniu projektami lub odejść z zawodu nauczyciela.
Codziennie korzystam z AI. Tworzę z jej pomocą plany projektów, dopracowuję procesy i gromadzę notatki. Używam AI także do zwięźlejszego pisania i dostosowywania tonu mojej komunikacji. Przeglądam portfel projektów i wyszukuję nierozwiązane zadania za pomocą AI. Wykorzystywałam ją do programowania i tworzenia nowych stron, rozpoczynania pracy nad dokumentami i konspektami oraz zarządzania złożonymi projektami.
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eCodziennie korzystam z AI. Tworzę z jej pomocą plany projektów, dopracowuję procesy i gromadzę notatki.\u003c/span\u003e
Jak systemy oparte na AI pozwalają oszczędzać 40-60 tys. USD rocznie
Niedawno przeniosłam cały proces zatwierdzania i przechowywania danych dotyczących nakładów inwestycyjnych CapEx z dysku Z do SharePointa. Stworzyłam wszystkie przepływy pracy i powiadomienia, co pozwoliło zaoszczędzić zespołowi kierowniczemu wiele godzin poświęcanych na zatwierdzenia, wiadomości e-mail i procesy ręczne. Zwiększyło to również widoczność projektów, dzięki czemu każdy zna status zatwierdzenia projektu. Koniec ze zgadywaniem.
Aby to zrobić, utworzyłam bibliotekę dokumentów i użyłam funkcji „listy” w SharePoint. Wstępnie załadowałam około 45 wstępnie zatwierdzonych projektów CapEx na 2026 rok, wraz z linkami do folderów zawierających ich dokumenty oraz przepływem pracy związanym z zatwierdzaniem. Gdy każda osoba opieczętuje dokument i zmieni jego status, system automatycznie powiadamia kolejną osobę. Dodałam również inne zadania i powiadomienia. Do utworzenia części przepływów pracy użyłam narzędzia Copilot. Skróciłam czas trwania niektórych projektów nawet o 90% i zapobiegłam podwyżkom cen wynikającym z opóźnionych zatwierdzeń oraz wygasłych ofert, oszczędzając około $40-60k rocznie w ramach projektów o wartości $11M.
Ten nowy proces pozwala kadrze kierowniczej wyższego szczebla zaoszczędzić 10-15 minut na projekt, co w skali roku daje znaczącą oszczędność czasu. Zapewnia również zespołowi finansowemu bardziej bezpośrednie informacje, dzięki czemu może on szybciej o 20-30 minut przygotowywać miesięczne raporty. W pierwszym kwartale tego roku ponad dwukrotnie zwiększyliśmy odsetek zatwierdzonych projektów CapEx dzięki większej efektywności i widoczności. Otrzymuję od dyrektorów i kierowników działów informacje zwrotne, że są bardzo zadowoleni z tego nowego procesu; oszczędza im czas i nie muszą już łączyć się z VPN-em w domu, co było ogromnym utrudnieniem dla wszystkich.
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSkróciłam czas trwania niektórych projektów nawet o 90% i zapobiegłam podwyżkom cen wynikającym z opóźnionych zatwierdzeń oraz wygasłych ofert, oszczędzając około $40–60k rocznie w ramach projektów o wartości $11M.\u003c/span\u003e
Lepsze zrozumienie potrzeb przez AI zwiększa skuteczność
Zadając kilka pytań przed poproszeniem o przygotowanie materiału, otrzymuję bardziej dopracowany i lepszy produkt. Kilka minut dobrego przygotowania, które pomaga AI zrozumieć moje potrzeby, pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Pytam nawet AI, jakie pytania powinienem zadać.
Mówię AI, czego potrzebuję, i pytam: „Zanim to stworzysz, czego ode mnie potrzebujesz, aby przygotować lepszy materiał?”. Uważam ten sposób pracy za szczególnie skuteczny.
Jak AI automatyzuje zarządzanie projektami i kontrolę dokumentów
Tak wiele internetowych procesów zatwierdzania można zautomatyzować, a możliwości automatyzacji jest jeszcze więcej. Różne procesy wymagają zatwierdzeń, w tym kontrola dokumentów, eskalacje problemów i zatwierdzanie faktur. Obecnie obsługujemy je ręcznie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub nieporęcznych arkuszy kalkulacyjnych Excel. Automatyzacja tych procesów pozwoliłaby nam przeglądać i zatwierdzać je jednym kliknięciem.
Obecnie tworzę proces eskalacji dotyczący problemów z dostawcami. Formularz SharePoint automatycznie uruchomi listę, zbierze informacje i zautomatyzuje kolejne kroki związane z przeglądem. Korzystam również z Asany i jej funkcji AI, aby pomagała mi kodować złożone elementy. Podczas pracy nad planem projektu służącego do monitorowania 300 wózków poprosiłem AI o utworzenie kodu, który następnie skopiowałem i wkleiłem do Asany. W ciągu kilku minut miałem sposób na śledzenie postępów 300 napraw — zadanie, którego ręczne wykonanie zajęłoby mi wiele godzin.
W ciągu kilku minut miałem sposób na śledzenie postępów 300 napraw — zadanie, którego ręczne wykonanie zajęłoby mi wiele godzin.
Automatyzuję również kontrolę dokumentów. Ponownie formularz byłby wypełniany, a następnie uruchamiałby właściwą ścieżkę w zależności od właściciela. Zapewniłoby to niezbędne zabezpieczenia podczas aktualizowania dokumentów, gwarantując zgodność z naszymi zespołami technicznymi i regulacyjnymi oraz przestrzeganie wymogów podczas audytów. Obecnie obsługujemy ten proces wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej i ręcznie.
Zautomatyzowałem następujące procesy:
- Kontrola zmian (proces kontroli dokumentów)
- Zmiany kodu lub przepływy pracy związane z aktualizacją elementów
- Automatyzacja przekształcania spotkań w zadania
- Zatwierdzanie nakładów inwestycyjnych, widoczność i automatyzacja cyklu życia
- Automatyzacja cykliczności zarządzania portfelem i raportowania
Inne automatyzacje: zmiany statusu automatycznie uzupełniają daty i uruchamiają powiadomienia dla działów finansów i operacyjnego oraz dyrektorów. Status „Potrzeba więcej informacji” kieruje pracę z powrotem do właściciela w celu podjęcia dalszych działań. Wymusza to spójność procesu i eliminuje konieczność ręcznych monitów ze strony kierownika projektu.
Korzystam z Copilota do diagnozowania problemów z formułami, polami i obliczeniami na listach oraz do generowania podsumowań.
Elementy zarządzania projektami, które nadal wymagają udziału człowieka, obejmują modyfikowanie harmonogramów, uwzględnianie sytuacji awaryjnych oraz rozumienie czynnika ludzkiego. Inteligencja emocjonalna również pozostaje kluczowym elementem zarządzania projektami. Obejmuje to wiedzę, kiedy, dlaczego i z kim rozmawiać, a także wrażliwość na osobowości oraz ton głosu.
Inteligencja emocjonalna pozostaje kluczowym elementem zarządzania projektami.
Które narzędzia AI rewolucjonizują realizację projektów i raportowanie
W skład mojego zestawu narzędzi AI wchodzą:
- ChatGPT
- Microsoft Facilitator: sporządza notatki ze spotkań i łączy się z Plannerem w celu obsługi zadań i aplikacji Loops. Dzięki podsumowaniom spotkań generowanym przez AI przydzielam zadania w Loop.
- Asana: używam Asany do zarządzania rozwojem nowych produktów i komunikowania się z wieloma interesariuszami w całej firmie. Wykorzystuję ją do automatyzacji przepływów pracy, które automatycznie powiadamiają ludzi, gdy zadania zostaną ukończone i są gotowe do ich realizacji. Oszczędza to czas, zwiększa efektywność procesów i zapobiega zagubieniu zadań w wiadomościach e-mail. Utworzyłam plan projektu w Asanie, aby śledzić 100 sztuk wyposażenia. AI pomogła mi wygenerować polecenia umożliwiające powielenie konfiguracji śledzenia w ciągu kilku minut. Wdrożyłam również Asanę do konkretnych procesów, takich jak nasz proces NPD. Mam wstępnie uzupełnione szablony, więc przypisuję ludzi do ról, a system automatycznie przypisuje zadania i terminy na podstawie daty rozpoczęcia projektu.
- Microsoft Copilot: używam go do podsumowywania spotkań i wyszukiwania wszystkich moich wiadomości e-mail dotyczących konkretnego tematu. Wykorzystuję go również do tworzenia prezentacji PowerPoint i dokumentów programu Word, planowania kolejnych kroków w złożonych projektach lub kwestiach, a także do pisania kodu lub skracania czasu pracy technicznej o całe godziny.
- Scribe: automatyzuje tworzenie standardowych procedur operacyjnych, oszczędzając wiele godzin ręcznej pracy.
Szczególnie podoba mi się to, że narzędzia Microsoft AI mają dostęp do wszystkich moich wiadomości e-mail, dokumentów firmowych i notatek ze spotkań w usłudze Teams, a następnie wszystko kompilują. Funkcja historii jest nieoceniona. Byłam pierwszą osobą w mojej firmie, która opowiedziała się za tymi narzędziami, dlatego często szkolę innych w zakresie ich obsługi.
Kiedy mieliśmy problemy z dostawcą truskawek, zebrałam wszystkie wiadomości e-mail, notatki ze spotkań (dzięki funkcji Facylitator) i dokumenty, aby przygotować ogólne podsumowanie problemu. W ciągu kilku minut utworzyłam prezentacje PowerPoint i arkusze kalkulacyjne Excel z walidacją danych. Użyłam Copilota wraz z Microsoft Forms do tworzenia formularzy zgłoszeniowych dla propozycji CapEx, a następnie wykorzystałam AI do eksportowania danych na potrzeby prezentacji. Ponieważ z wyprzedzeniem dodaję agendy do wszystkich moich spotkań, AI pomaga nam trzymać się planu. Zadaję mu pytania takie jak: „Czy podczas tego spotkania zadano jakieś pytanie, na które nie udzielono jeszcze odpowiedzi?”, aby upewnić się, że nic nie zostało pominięte. Pomaga mi egzekwować odpowiedzialność i uzupełnia moje notatki. Używam Loop do sporządzania notatek ze spotkań wraz z podsumowaniami generowanymi przez AI. Power Automate w SharePoint wykorzystuję w wielu utworzonych przeze mnie procesach.
Jak Copilot i SharePoint usprawniają zarządzanie projektami
Używam Copilota w całej pracy projektowej do generowania planów projektów, zależności i harmonogramów — proces ten wcześniej zajmował wiele godzin. Copilot generuje uporządkowane dane wyjściowe (Word, PPT, Excel) z nieprzetworzonych danych wejściowych w ciągu kilku minut. Narzędzia AI zastąpią tworzenie wersji roboczych planów i harmonogramów, przekształcanie spotkań w dokumentację oraz ręczne obliczanie statusu. Traktuję Copilota jak młodszego analityka lub asystenta PMO.
Traktuję Copilota jak młodszego analityka lub asystenta PMO.
Dzięki SharePoint i Listom przestałam śledzić aktualizacje; mam rzeczywistą kontrolę wersji, a wszyscy mają wgląd w status projektu. Tworzy to jedno źródło prawdy. Mogę używać widoków do filtrowania według właściciela, fazy i zadań. Mogę wyświetlać aktualne pulpity nawigacyjne, które aktualizują się automatycznie. Utworzyłam Listę na potrzeby naszego codziennego spotkania KPI/odprawy o godzinie 10:00. Podczas tego 15-minutowego codziennego spotkania omawiamy działalność zakładu, przeglądamy dzienne wskaźniki KPI itd. Utworzyłam również rejestr problemów, aby śledzić kwestie wymagające dalszych działań. Przypisujemy terminy, a automatyzacja powiadamia ludzi, gdy zbliża się termin realizacji.
Jako kierowniczka projektu tworzę system i proces; system egzekwuje ich przestrzeganie przez cały czas. Dzięki temu jestem bardziej architektką procesów niż tradycyjną kierowniczką projektu.
Jak lekkie systemy zastępują tradycyjne metody zarządzania projektami
Nie używamy kart projektów ani nie organizujemy wielu spotkań z interesariuszami. Podsumowania często powstają podczas cotygodniowych spotkań lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Śledzimy zadania i pytania w sekcji komentarzy naszych narzędzi do zarządzania projektami, eliminując potrzebę organizowania spotkania za każdym razem, gdy pojawia się pytanie.
W naszym procesie CapEx zamiast ręcznych działań, w ramach których ludzie wysyłają wiele kopii i wersji podpisanych zatwierdzeń oraz formularzy, korzystamy z jednego źródła prawdy. Wysyłamy linki zamiast kopii dokumentów. Nie musimy już zarządzać historią wersji ani zastanawiać się, na jakim etapie procesu zatwierdzania jesteśmy. Gdy przeszkoliłam wszystkich i zastosowałam metody zarządzania zmianą, aby uzyskać ich akceptację, reakcje były bardzo pozytywne. Dział finansowy poinformował, że oszczędza to czas podczas comiesięcznego raportowania, a proces zatwierdzania jest znacznie mniej frustrujący dla właścicieli projektów i osób zatwierdzających.
Nie używamy kart projektu ani nie organizujemy wielu spotkań z interesariuszami. Podsumowania często powstają podczas cotygodniowych spotkań lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Jak przepływy pracy sterowane przez AI zmieniają zarządzanie projektami
AI zapewniło mi większy wybór. Teraz mogę przypisywać powiadomienia w kolejności kaskadowej, a nie zwinnej (wszystkie naraz). Chociaż niektóre działania nadal wymagają sztywnej kolejności, automatyzacje skracają przerwy między nimi i przyspieszają cały proces. Odchodzę od tradycyjnego zarządzania projektami. Zamiast systemów kontroli opartych na kierowniku projektu i obciążonych dokumentacją korzystam teraz z osadzonych, sterowanych przepływem pracy systemów, w których odpowiedzialność, status i decyzje znajdują się tam, gdzie wykonywana jest praca.
Tradycyjne zarządzanie projektami: Opiera się na planach projektów, wykresach Gantta i centralnych narzędziach śledzenia, raportując postępy poza miejscem, w którym wykonywana jest praca.
Teraz: Tworzę wcześniej struktury projektów i osadzam status oraz zatwierdzenia bezpośrednio w systemie. Tradycyjny „plan projektu” nie jest już tylko dokumentem (jak nauczano w PMBOK i w ramach 49 procesów); „plan” jest samym przepływem pracy. Ludzie nie muszą odwoływać się do planu — działają w systemie. To duża zmiana w porównaniu z tradycyjnym zarządzaniem projektami.
„Plan” jest samym przepływem pracy. Ludzie nie muszą odwoływać się do planu — działają w systemie.
Tradycyjne zarządzanie projektami: Wymagało ode mnie, jako kierownika projektu, ręcznego kontaktowania się za pomocą e-maili i przypomnień oraz ponaglania w sprawie zatwierdzeń.
Teraz: Automatyczne zmiany statusu i powiadomienia uruchamiają wiadomości e-mail oraz prośby o zatwierdzenie. System egzekwuje odpowiedzialność, a ja w mniejszym stopniu pełnię rolę „policjanta kierującego ruchem”.
Tradycyjne zarządzanie projektami: Wymaga szczegółowych planów i niestandardowych konfiguracji dla każdego projektu.
Teraz: Korzystam z wielokrotnego użytku szablonów, ról i zależności. Mogę używać AI do generowania harmonogramów oraz uzyskiwania pomocy w zakresie zależności i znajdowania ścieżki krytycznej.
Tradycyjne zarządzanie projektami: Korzystamy ze spotkań, aby raportować status, sporządzać notatki i później przydzielać zadania do wykonania.
Teraz: Dzięki narzędziom AI system może automatycznie generować te elementy w trakcie spotkania lub bezpośrednio po nim. Zapewnia to szybką i przejrzystą widoczność przy mniejszej liczbie przekazań.
Podsumowując, moja rola jako kierownika projektu zmieniła się z optymalizowania projektów w obsługiwanie systemów. Koncentruję się bardziej na działaniach operacyjnych, odchodząc od podejścia skoncentrowanego na dokumentach na rzecz podejścia opartego na przepływach pracy.
Jak AI sprawia, że kluczowe rytuały realizacji projektów stają się „samonapędzające”
Przeprojektowując rytuały realizacji, sprawiamy, że AI staje się aktywnym uczestnikiem, a nie tylko reaktywnym narzędziem wsparcia. W tradycyjnym zarządzaniu projektami kierownik projektu określa zakres na początku, a zakres ten znajduje się w karcie projektu lub planie. Zespoły obsługują zmiany za pomocą procesu zarządzania zmianą lub ręcznego dostosowywania. Może to być niezgrabne i czasochłonne. Dzięki AI zakres nie jest już statyczny. Systemy, szablony i reguły w większym stopniu ograniczają zakres, a AI pomaga nim zarządzać. W tradycyjnym zarządzaniu projektami weryfikujemy pracę na bramkach etapowych, podczas spotkań dotyczących statusu i w ramach formalnych przeglądów. Dzięki AI i tym narzędziom przeprowadzamy weryfikację wewnątrz przepływu pracy, a nie podczas oddzielnych momentów przeglądu. AI wcześnie sygnalizuje problemy. Dodaję logikę do swoich przepływów pracy (np. niekompletne propozycje projektów CAPEX wracają do właściciela) lub uruchamiam wiadomości e-mail na podstawie zmian statusu. Weryfikacja staje się ciągła, a nie oparta wyłącznie na ustalonych terminach.
Znaczna część mojej podstawowej pracy jest zautomatyzowana i „napędza się sama”. Zamiast tego, żebym musiała ścigać poszczególne osoby, przydzielone zadania i podsumowania wskazują osoby odpowiedzialne. System przypisuje również terminy, śledzi je i monitoruje zaległe zadania. AI zapewnia także natychmiastowy wgląd w sytuację. Nadal zarządzam priorytetami i często wskazuję zespołom, na czym powinny najpierw się skupić. Nadal rozwiązuję również problemy na styku różnych działów i oczywiście projektuję sam system. Jeśli AI wspiera i generuje strukturę, uwidacznia luki oraz ogranicza czas i energię potrzebne na koordynację, mogę skupić się na zadaniach o większej wartości i przywództwie operacyjnym, a nie tylko na zarządzaniu projektami.
Znaczna część mojej podstawowej pracy jest zautomatyzowana i „napędza się sama”. Zamiast tego, żebym musiała ścigać poszczególne osoby, przydzielone zadania i podsumowania wskazują osoby odpowiedzialne.
Dlaczego wahania działu IT utrudniają wdrażanie autonomicznych przepływów pracy
Nasz dział IT nadal podchodzi do AI z rezerwą, więc toruję drogę i edukuję jego pracowników na ten temat. Niedawno zaproponowałam szkolenie dotyczące wielu naszych narzędzi. Istnieje obawa, że firmy przyznają licencje na AI bez odpowiednich szkoleń i zabezpieczeń.
Musiałam przedstawić uzasadnienie biznesowe tego, dlaczego cały zespół kierowniczy powinien mieć dostęp do AI, oraz wyjaśnić, w jaki sposób pomaga ono w kwestiach manualnych i strukturalnych, pozwalając nam skupić się na zadaniach o większej wartości.
Dlaczego AI nie zastąpi kierowników projektów, lecz zwiększy produktywność
Ludzie mówią o tym, że AI przejmie ich pracę, ale nie przejmie ono całkowicie zarządzania projektami. Nadal potrzebujemy człowieka, który potrafi interpretować emocje i uczucia innych osób. Jednak kierownicy projektów, którzy nie korzystają z tych narzędzi, zostaną w tyle. Tworzę więcej projektów i wykonuję znacznie więcej pracy w ciągu tego samego ośmiogodzinnego dnia niż osoba, która nie korzysta z AI. Długa lista rezultatów, które wytwarzam, zdecydowanie przewyższa to, co tworzy osoba pracująca bez AI, i nadal będzie tak samo.
Wykorzystuj AI. Każdego dnia staje się ono coraz bardziej zaawansowane. Może zaoszczędzić Ci znaczną ilość czasu na kilka sposobów. Naucz się korzystać z niego nie tylko jak z wyszukiwarki. Poświęć kilka minut na ustalenie zabezpieczeń, a zaoszczędzisz wiele godzin.
Śledź dalsze informacje
Możesz śledzić pracę Melissy Magee na LinkedInie i zajrzeć na jej profil Topmate, aby znaleźć materiały edukacyjne dotyczące zarządzania projektami.
Na The Digital Project Manager pojawią się kolejne wywiady z ekspertami!
