Jak z powodzeniem rozpocząć nową pracę w zarządzaniu projektami
Rozpoczęcie pracy przy nowym projekcie jest równie ekscytujące, co stresujące. Udało Ci się znaleźć pracę związaną z zarządzaniem projektami, świetnie poszło Ci podczas rozmowy kwalifikacyjnej i masz już doświadczenie na tym stanowisku, więc dlaczego tak się denerwujesz? Wejście do nowej firmy może wiązać się z wieloma wyzwaniami, gdy poznajesz obowiązujące w niej zasady.
Kiedy po raz pierwszy rozpoczęłam pracę w Roboboogie, miałam już pięć lat doświadczenia w obszarze zarządzania projektami. Moje doświadczenie w zarządzaniu całkowicie zdalnymi zespołami, a także prowadzeniu projektów w agencji zatrudniającej ponad 60 osób, zdecydowanie pomogło mi odnieść sukces, jednak wdrożenie się i poznanie procesów obowiązujących w tym mniejszym zespole nadal stanowiło wyzwanie.
W Internecie nie ma zbyt wielu materiałów pomagających dzielić się wiedzą podczas rozpoczynania pracy na nowym stanowisku związanym z zarządzaniem projektami. Aby pomóc Ci szybciej się wdrożyć i zrobić dobre wrażenie na przełożonych, oto pięć wskazówek, dzięki którym w mgnieniu oka zaczniesz sprawnie działać.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeśli próbujesz rozpocząć pracę jako kierownik projektu bez wcześniejszego doświadczenia, tutaj znajdziesz wskazówki, od czego zacząć.
1. Słuchaj i ucz się
Pierwsze tygodnie mogą być prawdziwym chaosem. Poznajesz nowych członków zespołu, próbujesz nie zgubić się w drodze do toalety, a chwilę później zapominasz swojego nowego adresu e-mail… Jest wiele rzeczy do przyswojenia. Ponadto musisz szybko poznać aktualne procesy obowiązujące kierowników projektów.
Choć podstawy zarządzania projektami pozostają podobne w większości firm, sposób, w jaki przeprowadza się projekt przez jego cykl życia, może różnić się w zależności od zespołu. Ważne jest, aby aktywnie słuchać współpracownika, który przeprowadza Cię przez ten proces, i często zadawać pytania. To jedna z umiejętności przywódczych w zarządzaniu projektami, które musisz rozwijać, ponieważ każdy członek zespołu odgrywa istotną rolę w ukończeniu projektu.
Choć może się to wydawać podstawą pierwszego dnia w nowej pracy, dla kierowników projektów szybkie przyswojenie tych informacji jest podwójnie ważne. Jako kierownik projektu jesteś dyrygentem projektu, a jeśli nie masz pewności, jak działa dany proces, stajesz się swoim najgorszym koszmarem: przeszkodą na drodze do realizacji projektu.
2. Poznaj swoich klientów
Podczas poznawania zasad pracy w nowym biurze warto również dowiedzieć się więcej o kliencie lub klientach, z którymi będziesz pracować.
Zadowoleni klienci oznaczają udane projekty, dlatego zadawaj pytania dotyczące ich zespołu, praktyk oraz najlepszego sposobu skutecznej komunikacji z nimi (jeśli będziesz również odpowiadać za kontakt z klientem). Czy preferują stałe cotygodniowe spotkania, czy może wolą krótkie codzienne aktualizacje? Czy preferowaną przez nich metodą komunikacji jest e-mail, czy woleliby omawiać sprawy telefonicznie? Odpowiedzi na te pytania będą zależeć od wielkości i rodzaju projektu, którym będziesz zarządzać, ale warto je znać na początku pracy.
Dobrym pomysłem jest również zarezerwowanie czasu na dokładne poznanie i przeanalizowanie firmy. Przyjrzyj się jej ofercie usług oraz konkurencji. Ta wiedza pomoże Ci rozmawiać z zespołem kreatywnym o trendach & pomysłach, gdy będziesz się wdrażać.
3. Poznaj swój zespół
Podobnie jak poznanie klienta, ważne jest również poznanie własnego zespołu. Zrozumienie najlepszych praktyk i procesów, które pomagają każdemu członkowi zespołu pracować produktywnie, opisanych na przykład w podręczniku pracownika, znacznie ułatwi prowadzenie projektu. Poświęcenie czasu wkrótce po rozpoczęciu pracy na nowym stanowisku związanym z zarządzaniem projektami na rozmowę z nowymi współpracownikami nie tylko pomoże Ci lepiej zrozumieć ich sposób pracy, lecz także pokaże, że interesują Cię jako ludzie, a nie tylko jako współpracownicy.
Szybkim i łatwym sposobem na wygospodarowanie czasu na rozmowę ze współpracownikiem lub współpracownikami jest zaproszenie ich na kawę albo lunch. Porozmawiajcie o ciekawych miejscach lub wydarzeniach, z których można skorzystać w mieście w pobliżu biura. Możecie również porozmawiać o tym, co skłoniło ich do dołączenia do firmy.
Innym świetnym sposobem na poznanie sposobu pracy nowego zespołu jest poświęcenie kilku dodatkowych minut po spotkaniu. W przypadku członków zespołu kreatywnego zapytaj ich, jak organizują czas przeznaczony na pracę, aby mieć pewność, że kolejne spotkanie lub rozmowa kontrolna z nimi nie zakłóci tego czasu. Czas pracy twórczej i czas pracy menedżera znacznie się różnią, dlatego zrozumienie sposobu pracy Twojego zespołu kreatywnego znacznie usprawni zarówno przebieg projektu, jak i ogólną atmosferę w zespole. Kiedy członkowie zespołu widzą, że wiesz, jak pracuje im się najlepiej, i chcesz ich w tym wspierać, mogą tworzyć lepsze rezultaty.
4. Wykaż się inicjatywą
Podczas realizacji planu na pierwsze 30–60–90 dni Twoje faktyczne obowiązki mogą nie obejmować jeszcze zbyt wielu zadań związanych z zarządzaniem projektami. Wykorzystaj tę okazję, aby pokazać swoje zaangażowanie, i poszukaj projektów lub zadań, przy których możesz pomóc. Może to być coś tak prostego jak wprowadzanie danych albo nawet załatwienie sprawy służbowej poza biurem.
Poinformuj nowych członków zespołu, że jesteś gotowy i dostępny, aby pomóc im we wszystkim, czego potrzebują. Być może potrzebują dodatkowej pary oczu, aby sprawdzić wiadomość e-mail pod kątem poprawności gramatycznej albo projekt, nad którym prace utknęły. Twoja dostępność to świetny sposób na pokazanie, że jesteś osobą samodzielną i potrafisz działać z własnej inicjatywy, a z czasem może ona nawet doprowadzić do nowych możliwości niezwiązanych z zarządzaniem projektami, które możesz dodać do swojego zestawu umiejętności związanych z zarządzaniem projektami.
5. Szkoła narzędzi
Według opracowania Winterberry Group z 2015 roku przeciętna agencja korzysta z 12 narzędzi do zarządzania swoim procesem, a niektóre agencje używają nawet 30 narzędzi. Chociaż możesz dobrze znać zasoby, z których korzystałeś wcześniej, nie ma gwarancji, że na nowym stanowisku będą używane te same narzędzia.
Podczas rozmów kwalifikacyjnych lubię pytać, z jakich narzędzi agencja korzysta do zarządzania projektami. To świetna okazja, aby dowiedzieć się więcej o rodzajach projektów, nad którymi firma zwykle pracuje (tworzenie oprogramowania a UX i projektowanie). Dzięki temu, jeśli otrzymam ofertę, będę o krok do przodu i będę mógł wykorzystać czas do rozpoczęcia pracy na zapoznanie się z ich narzędziami.
Jeśli rozpoczynając nową pracę, nie znasz jeszcze tych informacji, nie martw się. Pamiętasz pierwszy krok? Słuchaj i ucz się. Poznaj narzędzia używane przez firmę, a następnie sprawdź, czy są wykorzystywane w pełni. Jeśli na przykład nie zapoznałeś się jeszcze z rozwiązaniami do zarządzania zasobami, mogą one całkowicie zmienić sposób skutecznego przydzielania i śledzenia zasobów.
Czy są funkcje, które obecnie nie są używane, a mogłyby zaoszczędzić zespołowi czas? A może istnieje alternatywne narzędzie, które mogłoby zastąpić dwa inne?
Warto pamiętać, że wielkość firmy może decydować o tym, czy całkowita zmiana lub dodanie narzędzia jest możliwe. Startupy mogą oferować większą elastyczność w korzystaniu z różnych narzędzi, podczas gdy bardziej ugruntowane firmy mogą wymagać, aby każda zmiana przeszła przez kilka szczebli akceptacji, zanim zostanie wdrożona.
Jeśli Twoja nowa praca związana z zarządzaniem projektami jest w większej firmie, porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym o możliwości korzystania z narzędzia na małą skalę (w ramach zespołu lub projektu), zamiast dążyć do zmiany obejmującej całą firmę.
Podsumowanie
Ogólnie rzecz biorąc, rozpoczęcie nowej pracy związanej z zarządzaniem projektami może być ekscytującym i przytłaczającym doświadczeniem. Aby ułatwić sobie wejście w nową rolę i szybciej osiągnąć pełną skuteczność, pamiętaj:
- Słuchaj i ucz się: Przyswajaj jak najwięcej informacji.
- Poznaj swoich klientów: Zadawaj pytania i poświęć odpowiednią ilość czasu na poznanie swoich klientów.
- Poznaj swój zespół: Poznaj nowych współpracowników i dowiedz się, co ich motywuje.
- Wykaż się inicjatywą: Wykorzystaj okazję, aby nauczyć się nowych umiejętności i pomóc w miejscu pracy.
- Szkoła narzędzi: Odśwież swoją wiedzę na temat wszystkich możliwości narzędzi używanych przez firmę, a może nawet rozważ wprowadzenie nowych.
Co o tym sądzisz?
Czy masz własne wskazówki, które pomogły Ci szybciej osiągnąć pełną skuteczność? Myślisz o odejściu z obecnej pracy i potrzebujesz porady? Daj nam znać w komentarzach.
