Jak przeprowadzić wewnętrzne spotkanie inauguracyjne projektu + szablon agendy
Wszyscy kierownicy projektów jesteśmy pełni zapału. To wrodzona część tego, kim jesteśmy. Uwielbiamy rozpoczynać działania i obserwować, jak wszystko nabiera tempa. Jednak w przypadku rozpoczynania projektu z klientem ważne jest, aby nie rzucać się w wir działań, zanim nie przygotujemy się odpowiednio podczas wewnętrznego spotkania rozpoczynającego projekt.
Wewnętrzne spotkania rozpoczynające projekt są kluczową częścią szerszego procesu rozpoczęcia projektu. Jeśli chodzi o kolejność działań, wewnętrzne spotkanie rozpoczynające projekt powinno odbyć się przed spotkaniem rozpoczynającym projekt z klientem lub spotkaniem poprzedzającym jego rozpoczęcie.
Udział w spotkaniu rozpoczynającym projekt z klientem z poinformowanym zespołem i przemyślanym planem pozwala maksymalnie wykorzystać dyskusję — dowiedzieć się jak najwięcej i podjąć ważne decyzje dotyczące projektu bez marnowania cennych godzin, pieniędzy i czasu spędzanego z klientem twarzą w twarz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W tym artykule przedstawimy najlepsze praktyki dotyczące agendy wewnętrznego spotkania rozpoczynającego projekt oraz omówimy, jak możemy zadbać o to, aby rozpocząć projekty i działania związane z zarządzaniem projektami z największymi szansami na sukces.
Nie masz ochoty czytać? Obejrzyj zamiast tego:
Znaczenie wewnętrznych spotkań rozpoczynających projekt
Kierownicy projektów powinni traktować wewnętrzne spotkania rozpoczynające projekt z taką samą uwagą jak spotkanie rozpoczynające projekt z klientem. Wewnętrzne spotkanie rozpoczynające projekt nie jest jedynie wstępem do pierwszego spotkania z klientem — stanowi fundament i nadaje ton, styl oraz kierunek całemu cyklowi życia projektu. To okazja do przeszkolenia zespołu projektowego, budowania spójności i relacji, ustalenia oczekiwań oraz upewnienia się, że wszyscy dokładnie rozumieją projekt, dzięki czemu nie znajdziemy się w sytuacji, w której tracimy orientację przed klientem.
Gdy nie zachowamy ostrożności, wewnętrzne spotkania rozpoczynające projekt często ograniczają się do urwanej, pięciominutowej rozmowy na korytarzu, pięć minut przed właściwym spotkaniem rozpoczynającym projekt z klientem. Wewnętrzne spotkania rozpoczynające projekt są trudne i często są spotkaniami, z których ludzie zdają się rezygnować. Jeśli jednak zrobimy to właściwie i dobrze rozpoczniemy projekt, całe przedsięwzięcie będzie znacznie bardziej prawdopodobnie zakończone sukcesem.
Jeśli nie zrobimy tego właściwie lub zaczniemy zbyt wcześnie, bez odpowiedniego przygotowania, czy to z powodu entuzjazmu naszych klientów, czy też wewnętrznego pośpiechu, możemy znaleźć się na spotkaniu charakteryzującym się niepoinformowaną rundą przedstawiania się, nudnymi przełamującymi lody ćwiczeniami i pozbawioną celu rozmową, która w najlepszym razie zapewnia jedynie niewielkie wyjaśnienie kierunku i celów projektu — a w najgorszym może doprowadzić do anulowania nowego projektu, zanim jeszcze się rozpoczął.
Jak zaplanować wewnętrzne spotkanie rozpoczynające projekt
Udział w spotkaniu rozpoczynającym projekt z poinformowanym zespołem i odpowiednim planem projektu pomaga maksymalnie wykorzystać dyskusję z klientem i interesariuszami projektu. Ważne jest, aby zespół wiedział jak najwięcej o kliencie i projekcie, zanim zacznie zadawać przy kliencie głupie pytania!
Ważne jest również, aby zespół wspólnie opracował solidny plan, który wzbudzi zaufanie klienta, oraz zawczasu wspólnie podjął wszelkie ważne decyzje dotyczące projektu, tak aby cenne godziny, pieniądze i czas spędzany z klientem twarzą w twarz nie zostały zmarnowane na wewnętrzne debaty prowadzone przy kliencie, który obserwuje sytuację i jest coraz bardziej zaniepokojony tym, że zespół agencji tak naprawdę nie wie, co robi.
Umożliwienie członkom zespołu wniesienia wkładu w oficjalny plan projektu pomaga również zapewnić poczucie odpowiedzialności i rozliczalność w odniesieniu do zadań projektowych. Jako kierownik projektu powinieneś kierować członkami zespołu, gdy pomagają kształtować plan projektu, aby upewnić się, że nadal jest on zgodny z zakresem prac, oczekiwaniami klienta i podejściem do projektu.
Jak przygotować się do wewnętrznego spotkania rozpoczynającego projekt
Zanim przystąpisz do spotkania z członkami zespołu, musisz przygotować kilka rzeczy. Poświęć czas na zebranie wszystkich istotnych informacji i dowiedz się wszystkiego, co możliwe, o kliencie i projekcie, a także zgromadź wszelkie inne potrzebne informacje.
Przedstaw te informacje w formacie łatwym do przyswojenia przez zespół i zanotuj wszystko, czego nie wiesz, a także wszelkie pozostałe pytania, które chcesz zadać później.
Oto (niewyczerpująca) lista elementów do przygotowania:
- Członkowie zespołu wewnętrznego — imiona i nazwiska, role oraz wszelkie inne informacje
- Osoby sponsorujące projekt i członkowie zespołu klienta — imiona i nazwiska, role oraz wszelkie inne istotne informacje
- Typ projektu i metodyka
- Preferowane podejście klienta
- Cel projektu i cele
- Zakres projektu — co wchodzi w jego zakres, a co z niego wykracza
- Komunikacja i współpraca wewnętrzna — oczekiwania klienta i oczekiwania wewnętrzne
- Szczegóły spotkania inauguracyjnego z klientem — agenda, cele, omawiane kwestie
- Kolejne kroki
Wewnętrzne spotkanie inauguracyjne projektu (AKA spotkanie inauguracyjne zespołu)
Gdy wykonasz już wszystkie prace przygotowawcze, musisz przygotować agendę wewnętrznego spotkania inauguracyjnego projektu i zaprosić na samo spotkanie swój zespół. Przygotowaliśmy dla Ciebie szablon agendy wewnętrznego spotkania inauguracyjnego, a także przykład, aby pokazać Ci, jak to wygląda w praktyce.
Nie zapomnij przeczytać wskazówek Sarah Sime dotyczących przeprowadzania wewnętrznego spotkania inauguracyjnego!
Szablon i przykład agendy wewnętrznego spotkania inauguracyjnego
Pobierz nasz szablon i przykład agendy wewnętrznych spotkań inauguracyjnych, a następnie skorzystaj z poniższych wskazówek i wyjaśnień, aby uzyskać najlepsze rezultaty. Dostosuj agendę do unikalnych potrzeb swojego projektu.
Omówienie agendy wewnętrznego spotkania inauguracyjnego projektu
Podstawowe informacje znajdziesz w przykładzie i szablonie agendy wewnętrznego spotkania inauguracyjnego projektu (powyżej!), ale poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie poszczególnych punktów i ich znaczenia. Każdy projekt jest wyjątkowy, jednak warto zadbać o omówienie niektórych z tych podstawowych kwestii, aby nasz zespół miał wspólne spojrzenie na projekt:
1. Przedstawienie się — poznaj swoich nowych najlepszych kumpli (15 min)
Rozpocznij spotkanie od umożliwienia członkom zespołu wzajemnego poznania się. Niezależnie od tego, czy Twój zespół składa się z podwykonawców, freelancerów czy członków zespołu agencji, którzy pracowali już razem przy wcześniejszych projektach, rozpoczęcie od przełamania lodów lub niezobowiązującej rozmowy pomoże członkom zespołu lepiej się poznać (jeśli jeszcze się nie znają) i zacząć budować pozytywne relacje, które nadadzą ton pracy zespołowej przez cały projekt.
Poproś członków zespołu, aby przedstawili siebie, swoją rolę i doświadczenie oraz podzielili się ciekawostką na swój temat.
2. Klient — jakie jest tło projektu? (5 min)
Przedstaw kontekst, aby pomóc wszystkim zrozumieć środowisko, w którym działacie. Dzielenie się informacjami jest ważne, więc nie zatrzymuj dla siebie żadnych danych logowania ani dokumentacji. Podziel się z zespołem wszystkim, co wiesz, aby jego członkowie mogli samodzielnie nadrobić wiedzę oraz wyposażyć się we wszystkie istotne informacje, które muszą przyswoić.
Aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem, prawdopodobnie warto przełożyć sesję pytań i odpowiedzi na koniec. W przeciwnym razie ta część spotkania może zająć niewspółmiernie dużo czasu.
Opowiedz, jak doszło do rozpoczęcia pracy nad projektem — czy został on przyznany bezpośrednio przez istniejącego klienta, czy jest to zupełnie nowy klient, a może przyjaciel dyrektora generalnego? Wyjaśnij, co robiliście wcześniej dla tego klienta lub dla innych klientów przy podobnych projektach, i pomóż zespołowi zrozumieć, z kim współpracujecie.
Wszyscy wiemy, że klienci bywają bardzo różni. Jednak dla naszych zespołów często są to osoby, które zawsze podejmują złe decyzje. Spróbuj przedstawić klientów w pozytywnym świetle. Aby uniknąć poważnych wpadek, wyjaśnij zespołowi cechy charakterystyczne klienta. Poinformuj go, kim są te osoby (wewnętrznymi czy zewnętrznymi interesariuszami), co o nich wiemy, przy jakich innych projektach pracowały oraz jaki jest preferowany przez klienta sposób pracy.
3. Projekt — dlaczego to robimy? (5 min)
Aby jeszcze lepiej pomóc zespołom spojrzeć na projekt z odpowiedniej perspektywy, musisz wyjaśnić im, dlaczego w ogóle realizują ten projekt. Oznacza to przedstawienie biznesowych powodów klienta stojących za rozpoczęciem projektu oraz zadbanie o jasność tego, jak będzie wyglądał sukces lub porażka.
Z perspektywy doświadczenia klienta rozpocznij również z zespołem dyskusję na temat tego, w jaki sposób ten projekt poprawi życie klientów lub obywateli i zaspokoi ich potrzeby.
Od samego początku maksymalizowanie pozytywnych doświadczeń klienta powinno być najważniejszym powodem, dla którego angażujesz się w projekt. Nakreśl wizję tego, dlaczego zespołowi powinno zależeć na projekcie, i pomóż wszystkim zrozumieć, że ich praca przyczynia się do czegoś wartościowego.
Wreszcie, z perspektywy agencji musisz jasno określić, jak wygląda udany projekt poza samym dostarczeniem go na czas, w ramach budżetu i zgodnie z uzgodnionym zakresem. Jak agencja rozwinie się w wyniku realizacji tego projektu – czy opracujecie nowe możliwości lub kompetencje związane z nową technologią?
4. Zakres — co robimy? (20 min)
Po ustaleniu kontekstu projektu nadszedł czas, aby omówić z zespołem szczegóły zakresu. Zwykle oznacza to przegląd harmonogramu projektu, wyceny, karty projektu oraz SoW (zakresu prac), tak aby wszyscy rozumieli przebieg projektu, działania oraz wyniki lub produkty końcowe. Nie zanudzając wszystkich na śmierć, pomóż im zrozumieć specyfikę projektu, aby cały zespół od pierwszego dnia był świadomy ograniczeń.
To świetny moment, aby rozpocząć prowadzenie rejestru RAID (ryzyk, założeń, problemów i zależności). Nie ma chyba nic lepszego niż przegląd SoW, aby skłonić ludzi do rozmowy o tym, co może pójść nie tak. Im wcześniej się o tym dowiesz, tym lepiej.
Jeśli ktoś próbował już tego wcześniej i poniósł porażkę, to dlaczego? I jak można temu zapobiec? Znajomość zakulisowych informacji oraz wyjątkowej wiedzy zespołu na temat podobnych projektów pomoże rozwijać kulturę otwartości i ograniczyć niespodzianki do minimum.
5. Podejście — jak doprowadzimy do realizacji? (20 min)
Przegląd SoW oraz proponowanych działań i wyników stwarza doskonałą okazję do omówienia wszelkich zmian w procesie lub nowych podejść, które zespół chciałby wypróbować. Pamiętaj, że nowe nie zawsze znaczy lepsze, a sprawdzone rozwiązania często działają całkiem dobrze. Dlatego jasno przedstaw wizję i nie daj się wciągnąć w pogoń za najnowszymi, skrajnie nierozsądnymi rozwiązaniami technicznymi lub procesowymi.
Zakładając, że SoW został już zatwierdzony, pamiętaj, że jeśli zmienisz podejście, musisz upewnić się, że nadal jesteś w stanie osiągnąć cele projektu klienta (i agencji) oraz dostarczyć to, co zostało obiecane. Nie chodzi tu wyłącznie o możliwość ułatwienia sobie życia.
Niemniej jednak rozwijaj w zespole poczucie odpowiedzialności za projekt. Aby projekt zakończył się sukcesem, zespół musi czuć, że to jego projekt. Pozostawiając zespołowi czas i przestrzeń na zgłaszanie pomysłów, kwestionowanie planu i opracowanie lepszego sposobu pracy, uzyskasz znacznie solidniejsze podejście oraz o wiele bardziej zaangażowany zespół.
6. Role — kto za co odpowiada? (5 min)
Gdy zespół będzie miał okazję zrozumieć projekt i kontekst, w którym może w nim uczestniczyć, warto doprecyzować role i obowiązki członków zespołu. Pomocne może być powiązanie ich ról z SoW oraz określenie produktów końcowych związanych z każdym obszarem, wyjaśnienie, dlaczego istnieją, i wskazanie, co musi się wydarzyć, aby je urzeczywistnić.
Pomocne może być zdefiniowanie macierzy RACI (odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i informowany) dla produktów końcowych i zespołu w odniesieniu do SoW. RACI pomoże ograniczyć wszelką niepewność dotyczącą odpowiedzialności oraz określić, na ile zespół czuje się komfortowo z realizacją zadań.
7. Współpraca — jak będziemy razem pracować? (5 min)
Gdy łączysz zespół, który wcześniej ze sobą nie pracował, pojawi się różny poziom zrozumienia następujących kwestii:
- Jak zespół powinien współpracować
- Jak należy zarządzać współpracą
- Jak powinna przebiegać komunikacja
- Kiedy zespół powinien się spotykać
- Jakich narzędzi należy używać
- Jakich systemów użyjecie do udostępniania produktów końcowych lub przedstawiania szczegółów konkretnych zadań albo zgłoszeń
Jako PM-owie mamy za zadanie upraszczać wszystko, zapewniać wszystkim poczucie swobody i wzbudzać entuzjazm związany ze wspólną pracą nad projektem.
Często nie ma jednego właściwego ani niewłaściwego podejścia, ale zapewnienie zespołowi możliwie dużej autonomii pomaga uzyskać jego poparcie. Chcesz, aby członkowie zespołu czuli się gospodarzami projektu, a także pomagasz im ustalić wspólne cele współpracy, tak aby wszyscy ponosili odpowiedzialność przez cały czas trwania projektu.
Określ swoje oczekiwania i pozwól zespołowi wspólnie uzgodnić, w jaki sposób dokładnie je spełni. Wyjaśniając zasady współpracy i uzgadniając szczegóły dotyczące tego, jak wszystko zostanie zrealizowane, pomagamy zarządzać oczekiwaniami zespołu co do tego, co jest akceptowalne, a co nie.
8. Spotkanie inauguracyjne — jaki jest plan spotkania inauguracyjnego z klientem? (5 min)
Jako kierownik projektu powinieneś mieć już przygotowany plan spotkania inauguracyjnego z klientem — celem omówienia go z zespołem jest uzyskanie jego poparcia oraz zapewnienie kontekstu i poczucia pilności w odniesieniu do kolejnych kroków.
Jeśli to możliwe, wyjdź poza typowe punkty dyskusji znajdujące się w agendzie spotkania inauguracyjnego i omów wszelkie przydatne ćwiczenia, które można przeprowadzić podczas spotkania inauguracyjnego z klientem, aby uzyskać wstępne informacje lub nadać projektowi początkowy impet.
Uzgodnienie agendy spotkania z zespołem może pomóc wyraźnie ukierunkować jego uwagę i zapewnić pomocny kontekst dla wszelkich wymaganych prac przygotowawczych. Planowanie spotkania to także świetny sposób na przeanalizowanie działań i decyzji podjętych wcześniej podczas spotkania w zakresie zakresu projektu, podejścia, ról i współpracy, podczas planowania sposobu przedstawienia ich klientowi.
Poza samym uzgodnieniem agendy rozważ zaplanowanie kolejnego spotkania przygotowawczego, aby przećwiczyć to, co zamierzasz powiedzieć, kto to powie i jakie slajdy pokażecie, a także przeprowadzić próbę wszelkich zaplanowanych aktywności. Zdziwisz się, jak szybko można dopracować agendę i treść spotkania, gdy właściwie je przećwiczysz.
Ten dodatkowy krok pomoże zespołowi poczuć się swobodniej, pozwoli ci jasno zakomunikować, czego od niego oczekujesz w obecności klienta, i umożliwi mu sprawną realizację zadań.
9. Co dalej — jak utrzymamy tempo? (5 min)
Rozpoczynając projekt, można ulec pokusie nieco swobodnego podejścia — nikt tak naprawdę nie wie, co się dzieje, a nawet może się okazać, że ty, jako kierownik projektu, jesteś ostatnią osobą dołączoną do projektu. Sposób prowadzenia pierwszych spotkań i interakcji wyznacza ramy dla reszty projektu.
Aby utrzymać tempo prac, bardzo jasno określ kolejne kroki. Upewnij się, że każdy wie, co i kiedy musi zrobić, a także zna wszelkie kamienie milowe związane z przeglądami po drodze.
To twój moment, by przejąć dowodzenie! Na tym etapie musisz bardzo jasno określić, co powinno się wydarzyć, aby spotkanie inauguracyjne z klientem zakończyło się sukcesem. Następnie pokieruj zespołem, zaczynając planowanie od tego punktu.
10. Q&A — czego jeszcze wam nie powiedzieliśmy? (5 min)
Po omówieniu wszystkich pozostałych kwestii zorganizuj sesję Q&A z członkami zespołu. Dzięki temu będą mieli możliwość zadania pytań i wyjaśnienia wątpliwości, a członkowie zespołu często zwrócą uwagę na kilka rzeczy, o których nie pomyślałeś lub których nie omówiłeś jeszcze z klientem.
Co dalej?
Wszyscy chcemy, aby spotkania inauguracyjne projektu przebiegały świetnie, ale czy właściwie przygotowujemy się z klientami, aby spotkanie inauguracyjne z klientem było lepsze? Projekty mogą zacząć się rozpadać już podczas spotkania inauguracyjnego projektu, choć powinniśmy wciąż znajdować się w fazie miesiąca miodowego!
Istnieje prosty sposób na zwiększenie szans, że rozpoczęcie projektu przebiegnie pomyślnie, poprawę jakości spotkań z klientami i rozpoczęcie projektu na dobrej trajektorii. To tak proste, jak zorganizowanie lunchu w formie spotkania przygotowawczego przed właściwym spotkaniem inauguracyjnym.
Spotkaj się z klientem przed spotkaniem inauguracyjnym projektu, zamówcie coś do jedzenia, pożartujcie i zawczasu wyjaśnijcie te drażliwe i uciążliwe szczegóły, które zwykle mogą pokrzyżować plany.
Więcej informacji na temat rozpoczynania projektów znajdziesz w pozostałych artykułach z naszej serii:
