Czym jest plan zarządzania ryzykiem i jak go stworzyć (+ szablon)
Plan zarządzania ryzykiem (RMP) pomaga identyfikować zagrożenia dla projektu, zanim wpłyną one negatywnie na harmonogramy, budżety lub zaufanie interesariuszy. Widziałem, jak solidne projekty kończyły się niepowodzeniem, ponieważ zespoły traktowały planowanie ryzyka jak formalność, zamiast postrzegać je jako narzędzie wspierające podejmowanie decyzji.
W tym przewodniku dowiesz się, jak stworzyć praktyczny plan, który pomoże Ci ocenić wpływ ryzyka, szybciej reagować i unikać błędów, które prowadzą projekty do niepowodzenia.
Czym jest plan zarządzania ryzykiem?
Plan zarządzania ryzykiem to dokument opisujący, w jaki sposób zespół projektowy będzie monitorować ryzyka, problemy oraz inne nieoczekiwane lub niepewne zdarzenia, które mogą wpłynąć na projekt, i reagować na nie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Analizuje potencjalne ryzyka występujące w organizacji lub projekcie, określa sposób reagowania na te ryzyka, jeśli się pojawią, oraz wyznacza osobę odpowiedzialną za monitorowanie każdego ryzyka i podejmowanie działań w razie potrzeby.
W najbardziej podstawowej formie plan zarządzania ryzykiem może składać się z kilku stron opisujących:
- moment, w którym ryzyko projektowe powinno uruchomić eskalację
- sposób i czas oceny ryzyka
- role i obowiązki właścicieli ryzyka
Jaki jest cel planu zarządzania ryzykiem?
Celem planu zarządzania ryzykiem jest pomoc w identyfikowaniu zagrożeń dla projektu i innych potencjalnych problemów zanim rozpoczniesz pracę nad projektem, aby można było stworzyć plan ich ograniczania, zamiast reagować dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak. Im wcześniej zidentyfikujesz i wychwycisz ryzyka, tym mniejszy będzie ich wpływ.
Pomaga on również bardziej konsekwentnie planować i zarządzać niepewnością, a także utrzymywać projekt zgodnie z harmonogramem, w ramach budżetu i ustalonego zakresu.
Szablon planu zarządzania ryzykiem
Członkowie DPM mogą pobrać nasz prosty szablon planu zarządzania ryzykiem.
Oto jak z niego korzystać:
Co powinien zawierać plan zarządzania ryzykiem?
Oto najważniejsze elementy, które należy uwzględnić w planie zarządzania ryzykiem.
Podejście do zarządzania ryzykiem
Opisz ogólną strategię i podejście do zarządzania ryzykiem. Obejmuje to:
- Tolerancja ryzyka: określ poziom ryzyka, który jesteś gotów zaakceptować w swoim projekcie. Twoja organizacja może mieć bardziej rozbudowane wytyczne w tym zakresie, obowiązujące standardowo dla każdego projektu.
- Strategie ograniczania ryzyka: określ, w jaki sposób wykorzystasz metody takie jak unikanie ryzyka, przeniesienie ryzyka i dzielenie się ryzykiem. Obejmuje to również narzędzia takie jak macierze ryzyka, analizy SWOT oraz oceny prawdopodobieństwa i wpływu.
- Zarządzanie ryzykiem: określ odpowiedzialność za poszczególne ryzyka oraz za zarządzanie ryzykiem w szerszym ujęciu, a także omów zasady i ustalenia, których należy przestrzegać podczas zarządzania ryzykiem.
Dziennik RAID
Dziennik RAID śledzi ryzyka, założenia, problemy i zależności, aby zespół projektowy oraz sponsor mogli je przeanalizować i omówić.
Jest to rozwiązanie prostsze niż formalny rejestr ryzyk, którego celem jest obliczanie poziomu ryzyka. Jeszcze prostszym podejściem może być prowadzenie zwykłej listy w cotygodniowym raporcie statusu. Jest to przydatne w przypadku małych, nietechnicznych projektów realizowanych przez zespół składający się z 3–4 osób w organizacji, która nie ma standardowego podejścia do zarządzania ryzykiem.
Jeśli Twój projekt przebiega idealnie, masz ogromne szczęście. Coś może pójść nie tak — i rzeczywiście często idzie nie tak. Korzystaj z dziennika RAID, aby identyfikować obszary, w których mogą pojawić się problemy. Zaplanuj, jak rozwiążesz je w możliwie najkrótszym czasie, aby utrzymać projekt na właściwym torze.
Macierz ryzyka
Macierz ryzyka (znana również jako macierz wpływu lub macierz oceny ryzyka) przedstawia zależność między czynnikami ryzyka podczas obliczania poziomu ryzyka. Najpoważniejsze są ryzyka o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia i dużym wpływie.
Jest to dokładniejsze podejście, które wymaga dużego poziomu szczegółowości. Możesz również uwzględnić pełny opis metodologii, którą zastosujesz do przeprowadzenia jakościowej i ilościowej analizy ryzyka, wraz z macierzą wpływu. Możesz także użyć jej do ustalania priorytetów i przypisywania liczbowych ocen poziomu ryzyka, aby zmierzyć poziom każdego ryzyka.
Struktura podziału ryzyka
Możesz utworzyć strukturę podziału ryzyka, aby rozłożyć kategorie ryzyka wyższego poziomu na mniejsze, bardziej szczegółowe podkategorie ryzyka
Nie chodzi tu o tworzenie dodatkowej złożoności — Ty i Twój zespół docenicie ten poziom szczegółowości w przypadku dużych projektów korporacyjnych, które angażują więcej zespołów, wielu interesariuszy i wiążą się z wysoką stawką mogącą znacząco wpłynąć na działalność firmy.
Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem
Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem oraz oprogramowanie do zarządzania projektami mogą wspierać planowanie zarządzania ryzykiem, zastępować dużą ilość pracy manualnej i ułatwiać rozmowy z zespołem oraz sponsorem projektu na temat sposobów radzenia sobie z ryzykiem, aby zwiększyć prawdopodobieństwo powodzenia projektu.
Możesz również korzystać z narzędzi GRC, które obejmują szerszy zakres i integrują cały proces zarządzania ryzykiem z ogólnym planem zarządzania projektem. Zazwyczaj zawierają funkcje zarządzania ryzykiem, ale rozszerzają je o monitorowanie zgodności, zarządzanie politykami, raportowanie regulacyjne i audyty wewnętrzne.
Jak utworzyć plan zarządzania ryzykiem
Oto kolejne kroki procesu tworzenia planu zarządzania ryzykiem.
1. Przygotuj dokumentację pomocniczą
Przejrzyj istniejącą dokumentację zarządzania projektem, zanim przygotujesz plan zarządzania ryzykiem. Dokumentacja ta obejmuje:
- Karta projektu: Określa ona cele projektu, sponsora projektu oraz Ciebie jako kierownika projektu. Daje Ci prawo do utworzenia planu zarządzania projektem i planu zarządzania ryzykiem. Jeśli w Twojej organizacji nie korzystacie z formalnych kart projektu, przynajmniej udokumentuj te informacje w wiadomości e-mail lub mniej formalnym dokumencie.
- Plan zarządzania projektem: Określa on sposób zarządzania projektem, monitorowania go i kontrolowania, w tym stosowaną metodykę projektu, sposób raportowania postępów, eskalowania problemów itd. Twój plan zarządzania ryzykiem jest elementem planu projektu.
- Rejestr interesariuszy: Przed oceną ryzyka dobrze ustal, kim są interesariusze projektu. Każda grupa interesariuszy wiąże się z innym zestawem ryzyk dotyczącym ludzi, procesów i technologii. Możesz również zaprosić interesariuszy do identyfikowania ryzyk w trakcie całego projektu, a nawet wyznaczyć ich właścicielami ryzyka.
2. Ustal kontekst
Na podstawie opisu i celów projektu zawartych w karcie projektu określ wartość biznesową projektu oraz negatywne skutki, które wystąpiłyby w przypadku jego niepowodzenia.
Wprowadzenie do planu zarządzania ryzykiem powinno wyjaśniać jego cel oraz związek z nadrzędnym planem projektu. Wykorzystaj ten kontekst do rozpoczęcia rozmowy z zespołem i sponsorem projektu na temat zarządzania ryzykiem.
3. Zdecyduj, jak identyfikować i oceniać ryzyka
Różne metodyki są odpowiednie dla różnych typów projektów. Wybrane metody muszą być również możliwe do stosowania przez zespół przez cały czas trwania projektu.
Kluczem jest przeprowadzenie odpowiednich rozmów i zebranie opinii, aby na wczesnym etapie cyklu życia projektu wypracować porozumienie z zespołem i interesariuszami. Wykorzystaj te rozmowy do uzgodnienia kategorii ryzyka, planów reakcji na ryzyko oraz sposobów obliczania dotkliwości ryzyka.
4. Stale identyfikuj ryzyka
Zorganizuj warsztat dotyczący ryzyka lub sesję grupową z udziałem zespołu, kluczowych interesariuszy, sponsora projektu i ekspertów merytorycznych, aby zidentyfikować ryzyka, ocenić je i zaplanować na nie reakcje.
Aktualizuj plan zarządzania ryzykiem bezpośrednio podczas warsztatu:
Omów wszystko w kolumnach E–R i upewnij się, że w każdym polu znajdują się jasne, zgodne z metodą SMART rezultaty. Twoją rolą jest poprowadzenie spotkania i przeprowadzenie burzy mózgów z interesariuszami w celu oceny zarówno znanych ryzyk, jak i możliwych ryzyk, których wcześniej nie uwzględniono.
Pod koniec warsztatu interesariusze powinni być zgodni co do ryzyk projektu, pożądanej reakcji na ryzyko oraz przewidywanego wpływu ryzyk. Zaangażowanie interesariuszy ma kluczowe znaczenie dla skutecznej reakcji na ryzyko.
5. Wyznacz właścicieli ryzyka
Podczas identyfikowania ryzyk współpracuj z zespołem, aby w razie potrzeby wyznaczyć ich właścicieli, w tym także siebie. Kierownik projektu nie może być właścicielem wszystkiego. Wyznaczanie właścicieli ryzyka może być trudne, ponieważ wymaga odpowiedzialności ze strony interesariuszy.
Upewnij się, że właściciele ryzyka zapoznali się z planem zarządzania ryzykiem i rozumieją swoje obowiązki. Kontaktuj się z nimi, monitorując ryzyko w całym cyklu życia projektu.
6. Uzupełnij rejestr ryzyka
Po warsztacie dotyczącym ryzyka uzupełnij wszystkie informacje wymagane w rejestrze ryzyka. Obejmuje to opis ryzyka, kategorię reakcji na ryzyko, szczegółową reakcję na ryzyko, status ryzyka oraz właściciela ryzyka.
Upewnij się, że reakcja na ryzyko odzwierciedla dotkliwość i znaczenie danego ryzyka. Przejrzyj rejestr ryzyka, aby zrozumieć wszelkie szersze zależności, które mogą występować między ryzykami.
7. Opublikuj rejestr ryzyka
Roześlij zaktualizowany rejestr ryzyka w ciągu 48 godzin od warsztatów, aby każdy miał czas na przeczytanie i przetworzenie wyników.
Możesz również używać rejestru ryzyka podczas szerszych dyskusji na temat projektu, aby wyjaśnić lub określić harmonogram projektu albo konkretnych działań, które należy ukończyć. Ważne jest, aby zrobić to odpowiednio szybko, tak by wyniki mogły zostać wykorzystane w innych artefaktach projektu.
8. Stale monitoruj i oceniaj ryzyka
W trakcie projektu stale będziesz napotykać nowe ryzyka. W rzeczywistości ograniczenie jednego ryzyka może stworzyć kolejne ryzyko lub pozostawić „ryzyko resztkowe”.
Jeśli jest to wykonalne, organizuj warsztaty dotyczące ryzyka okresowo przez cały czas trwania projektu albo włącz przeglądy rejestru ryzyka do innych cyklicznych działań planistycznych. Możesz również skorzystać z analizy przyczyn źródłowych, aby lepiej zrozumieć, jak pojawiają się ryzyka, szczególnie gdy wciąż występują te same rodzaje problemów.
Nic nie jest równie demotywujące jak sytuacja, w której skręcasz, aby uniknąć jednego ryzyka, a następnie bezwiednie wpadasz w inne, znacznie większe ryzyko.
9. Zarchiwizuj swój plan
Po zakończeniu projektu zarchiwizuj plan zarządzania ryzykiem do wykorzystania w przyszłości. Chociaż nie każdy plan zarządzania ryzykiem pasuje do każdego projektu, strategie dotyczące ryzyka i reakcji na nie mogą nadal mieć zastosowanie. Wykorzystaj ryzyka z przeszłości, aby stworzyć podstawę dla kolejnego projektu.
Przykład planu zarządzania ryzykiem
Oto prosty przykład zarządzania ryzykiem, który uratował projekt:
Agencja zgodziła się na napięty harmonogram wysoce technicznego projektu. Zespół zgłaszał obawy już na etapie rozpoczynania projektu, ale kierownictwo nadal chciało go realizować. Kierownik projektu i architekt techniczny zarejestrowali ryzyko związane z harmonogramem przed rozpoczęciem projektu, a ich strategia reakcji na ryzyko polegała na ponownej ocenie harmonogramu projektu za pomocą symulacji Monte Carlo.
Po obliczeniu pesymistycznego, optymistycznego i najbardziej prawdopodobnego czasu trwania każdego działania projektowego na ścieżce krytycznej ustalili matematycznie, że prawdopodobieństwo dotrzymania terminu przez projekt wynosiło 3%.
Tak może to wyglądać w rejestrze ryzyka:
Kierownik projektu przedstawił tę kwestię klientowi, a klient zgodził się ponownie określić zakres projektu i ustalić nową linię bazową projektu przed jego rozpoczęciem. Było to dla nich zbyt duże ryzyko.
Co dalej?
Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym kierownikiem projektu, czy doświadczonym profesjonalistą, dobry plan zarządzania ryzykiem ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Kluczem do skutecznego planu zarządzania ryzykiem jest zdolność adaptacji. Musisz upewnić się, że przy każdym realizowanym projekcie potrafisz dostosować plan zarządzania ryzykiem do swojego projektu, branży i organizacji.
Pogłęb swoją wiedzę na temat tych strategii, zapisując się na jeden z tych kompleksowych kursów zarządzania ryzykiem.
