Czym jest kalendarz zasobów w zarządzaniu projektami?
Utworzenie kalendarza zasobów w zarządzaniu projektami gwarantuje, że członkowie zespołu są dostępni i mają odpowiednią zdolność do pracy nad zadaniami projektowymi, które mają wykonać.
Bez tego ważnego kroku w fazie planowania projektu skończysz jedynie z dużym zamieszaniem, wzajemnym obwinianiem się, rozczarowaniem i szukaniem winnych.
Czym jest kalendarz zasobów?
Kalendarz zasobów to narzędzie pokazujące dostępność członków zespołu. Służy do określania, czy Twój plan zarządzania zasobami jest wykonalny, a także do śledzenia dostępności i wykorzystania zasobów (ilości czasu, jaką dysponują, oraz konkurencyjnych priorytetów pracy). Uwzględnia również święta państwowe, dni wolne od pracy oraz dni, w których członkowie zespołu projektowego będą niedostępni (urlop, zaplanowany czas wolny itp.).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kalendarz należy utworzyć na początku projektu (wraz z planem projektu) i regularnie go aktualizować. Najlepiej utworzyć go bezpośrednio w oprogramowaniu do zarządzania zasobami lub narzędziu używanym do zarządzania projektami. Zazwyczaj tworzy go kierownik projektu, ale może to również zrobić kierownik ds. zasobów.
Cel kalendarza zasobów
Celem kalendarza zasobów jest określenie ogólnej dostępności zasobów ludzkich oraz tego, czy dostępne są odpowiednie zasoby. Nierzadko kalendarz zasobów pokazuje, że realizacja projektu nie jest możliwa z powodu ograniczeń zasobów, co może oznaczać konieczność zmiany harmonogramu projektu, zakresu, alokacji zasobów lub kosztów.
Jak utworzyć kalendarz zasobów?
Oto kroki, które należy wykonać, aby utworzyć kalendarz zasobów.
1. Zacznij od nowego kalendarza
Zacznij od utworzenia nowego kalendarza w narzędziu do zarządzania zasobami lub skorzystania z szablonu kalendarza. Jedną z głównych zalet narzędzi do planowania zasobów jest to, że zostały one specjalnie zaprojektowane, aby pomóc usprawnić proces planowania zasobów. Zapisz kalendarz w łatwo dostępnym miejscu, aby był widoczny dla wszystkich członków zespołu.
Dzięki funkcjom uprawnień oferowanym przez większość oprogramowania do zarządzania zasobami możesz kontrolować dostęp, umożliwiając członkom zespołu wyświetlanie, edytowanie i dodawanie własnych wpisów. Ta funkcja współpracy nie tylko sprzyja przejrzystości, ale także poprawia koordynację i produktywność zespołu.
-
Float.com
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4 -
Saviom
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.3 -
Retain
Visit Website
2. Dodaj członków zespołu i zasoby
Następnym krokiem jest wprowadzenie informacji o zespole do narzędzia do zarządzania zasobami. Określ dni pracy każdego członka zespołu oraz procent jego czasu pracy, który może zostać przeznaczony na projekt.
Na przykład członek zespołu pracujący od poniedziałku do piątku może mieć około 3 godzin dziennie pracy operacyjnej, dlatego jego dostępny czas na projekt w ujęciu tygodniowym może wynosić 20 godzin roboczych.
Korzystając z najlepszych praktyk zarządzania zasobami projektu, możesz łatwo śledzić i dostosowywać te alokacje, zapewniając równomierne obciążenie pracą każdego członka zespołu oraz realistyczny harmonogram projektu.
3. Określ okresy, w których zespół nie będzie dostępny
W kalendarzu zaznacz również okresy, w których członkowie zespołu będą niedostępni, w tym święta firmowe, święta państwowe, zaplanowane urlopy, urlopy sabatowe, urlopy bezpłatne oraz wszelkie inne okresy nieobecności w pracy.
Zaznaczenie tego czasu jako niedostępnego w narzędziu zapewni pełniejszy obraz dostępności zasobów. Pomoże to uniknąć konfliktów w harmonogramie i zadbać o to, aby planowanie projektu było jak najbardziej realistyczne.
Możesz również umożliwić członkom zespołu łatwe aktualizowanie i dostosowywanie okresów niedostępności w narzędziu do zarządzania zasobami, aby mieć pewność, że kalendarz pozostanie aktualny przez cały czas trwania projektu.
4. Opublikuj kalendarz zasobów
Po wypełnieniu kalendarza udostępnij go zespołowi i interesariuszom. Utworzenie kalendarza w narzędziu do zarządzania zasobami ułatwia jego udostępnianie i pozwala wszystkim na bieżąco śledzić aktualizacje.
Szeroki dostęp do kalendarza pomoże członkom zespołu projektowego i interesariuszom zorientować się w sytuacji oraz zrozumieć, z jakimi wyzwaniami dotyczącymi dostępności zasobów może mierzyć się zespół.
Na przykład zbliżają się święta zimowe? Jak wpłynie to na dostępność zespołu do realizacji projektu? Pamiętaj, że niezwykle ważne jest uwzględnienie i uszanowanie potrzeby Twojego zespołu dotyczącej czasu wolnego — odpoczynek ma kluczowe znaczenie dla utrzymania morale.
5. Regularnie przeglądaj kalendarz zasobów
Po udostępnieniu kalendarza zasobów praca nad nim się nie kończy. Kalendarz należy regularnie przeglądać wraz z zespołem i interesariuszami. To kolejny powód, dla którego warto utworzyć kalendarz w narzędziu do zarządzania zasobami.
Dzięki temu członkowie zespołu będą mogli regularnie wpisywać i aktualizować informacje o swojej nieobecności. Regularne przeglądy kalendarza pomogą zachować jego dokładność, zapobiegając jego dezaktualizacji i utrudnieniom w zarządzaniu nim.
Możesz również korzystać z funkcji powiadomień dostępnych w oprogramowaniu, aby przypominać o terminowej aktualizacji i zapewnić wszystkim spójność informacji.
Co powinien zawierać kalendarz zasobów
Należy uwzględnić następujące informacje o wszystkich członkach zespołu lub zasobach projektu, które będą potrzebne do osiągnięcia celów projektu:
- Imiona i nazwiska
- Stanowiska
- Daty rozpoczęcia
- Daty zakończenia (jeśli dotyczy)
- Typowe dni pracy
- Konkretne dni, w których każdy członek zespołu jest dostępny do pracy nad projektem
- Planowany czas wolny, urlopy sabatowe, urlopy bezpłatne itp.
- Konkurencyjne priorytety prac
Oto przykład, jak może to wyglądać:
Kalendarz zasobów a kalendarz projektu
Kalendarz zasobów to harmonogram określający, kiedy członkowie zespołu są dostępni do pracy nad zadaniami, i służy do śledzenia dostępności zasobów, natomiast kalendarz projektu to harmonogram zaplanowanych zadań i kamieni milowych, który służy do monitorowania postępów projektu.
Członkowie zespołu korzystają z kalendarza zasobów, aby wskazać, kiedy są dostępni do pracy nad projektem, podczas gdy kalendarze projektów pokazują, komu i kiedy przypisano poszczególne zadania oraz na kiedy zaplanowano ich ukończenie.
Kalendarze projektów i kalendarze zasobów pozwalają kierownikom projektów lub liderom zespołów uzyskać wgląd w dostępność członków zespołu, a także w kamienie milowe i harmonogramy projektu, dzięki czemu mogą odpowiednio wcześnie zidentyfikować potencjalne wąskie gardła, które w przeciwnym razie mogłyby pozostać niezauważone.
| Kalendarz zasobów | Kalendarz projektu |
|---|---|
| Utworzony przez: Kierownika projektu lub kierownika zasobów | Utworzony przez: Kierownika projektu |
| Główne informacje: Dostępny czas, czas wolny, święta i urlopy | Główne informacje: Harmonogramy projektu i kamienie milowe zgodnie z planem projektu |
| Służy do: Śledzenia dostępności członków zespołu do pracy nad zadaniami | Służy do: Śledzenia postępów zadań i kamieni milowych projektu |
Tak mogą wyglądać oba te kalendarze.
Korzyści z korzystania z kalendarza zasobów w zarządzaniu projektami
Oto kilka kluczowych korzyści, które warto wziąć pod uwagę, jeśli nadal zastanawiasz się, czy naprawdę potrzebujesz kalendarza zasobów.
- Zapewnisz równomierne rozłożenie pracy nad projektem wśród członków zespołu
- Nie będziesz nadmiernie ani niedostatecznie wykorzystywać członków zespołu, unikniesz ich przeciążenia i utrzymasz wysoką produktywność
- Będziesz w stanie szybko ocenić, którzy członkowie zespołu są dostępni i jak długo, zanim przydzielisz im jakiekolwiek zadania
- Z wyprzedzeniem poznasz terminy nieobecności członków zespołu, co pozwoli Ci prognozować wykonalność projektu i dostępność zasobów dla nowych lub bardziej złożonych projektów w przyszłości
- Będziesz w stanie wizualnie i od razu zobaczyć tę dostępność, zamiast zmagać się z analizowaniem listy dat w arkuszu kalkulacyjnym
Narzędzia kalendarza zasobów
Narzędzia programowe są znacznie łatwiejsze w użyciu niż kalendarze Google i arkusze kalkulacyjne, jeśli chodzi o tworzenie kalendarza zasobów. Sprawdź nasze zestawienia oprogramowania do planowania zasobów, aby znaleźć odpowiednią opcję dla potrzeb swojego zespołu i projektu.
