Cele projektu: zdefiniowane, wskazówki & przykłady
Załóżmy, że Twoja organizacja chce zwiększyć sprzedaż o 25% i uznaje, że najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest wprowadzenie na rynek nowego produktu. Jako kierownik projektu odpowiadasz za cel projektu. Czyli za wprowadzenie na rynek nowego produktu.
Czy pomyślałeś, że celem było zwiększenie sprzedaży o 25%?
Nie byłbyś jedyną osobą, która tak pomyślała.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym są cele projektu?
Cele projektu to konkretne, praktyczne i mierzalne zadania, które musisz wykonać, aby osiągnąć cele biznesowe. Określają one sposób osiągnięcia oczekiwanego rezultatu, a nie sam rezultat.
W powyższym przykładzie:
- Celem projektu jest zwiększenie sprzedaży o 25%.
- Cel szczegółowy projektu to zaprojektowanie i wprowadzenie na rynek nowego produktu.
Cele projektu są osiągalne, realistyczne, pozostają pod Twoją bezpośrednią kontrolą i można je zrealizować w wyznaczonym czasie.
Cele projektu to długoterminowe rezultaty, które masz nadzieję osiągnąć dzięki podjęciu projektu. Oba terminy są często używane zamiennie, ponieważ cele projektu często opisują cele biznesowe. Cel projektu to kolejne często używane określenie, oznaczające „dlaczego” realizujesz dany projekt.
Oto krótkie omówienie tego tematu:
Warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami lub innych narzędzi do zarządzania pracą, aby śledzić cele w odniesieniu do planu projektu i poszczególnych kamieni milowych.
Dlaczego cele projektu są ważne?
Cele projektu są ważne, ponieważ:
- Opisują sposób realizacji podejmowanych działań
- Jasno określają produkty końcowe, od rozpoczęcia projektu aż do jego zakończenia
- Wyznaczają kierunek decyzji podejmowanych w całym cyklu życia projektu
- Zapewniają spójność, umożliwiając interesariuszom projektu szybkie zapoznanie się z metodyką zarządzania projektem, jej ocenę i zatwierdzenie
- Pomagają Ci zabezpieczyć się na wypadek, gdy klient zdecyduje się zmienić kierunek projektu
Skuteczne cele projektu są Twoimi wskazówkami — podążaj za nimi, a dotrzesz do celu.
Jak wyznaczać cele projektu zgodne z metodą SMART
Kluczem do dobrego celu projektu jest jego jasność; najlepszym sposobem na jej osiągnięcie jest skorzystanie z metody SMART, której nazwa oznacza:
- S = Skonkretyzowany: Upewnij się, że cel jest jasno zdefiniowany. Zawężaj jego zakres, aż uzyskasz bardzo konkretny i namacalny rezultat. Zastanów się, jakie produkty końcowe projektu będą potrzebne, aby zmaksymalizować szanse na osiągnięcie celu (musisz uwzględnić je w opisie zakresu projektu; tutaj znajdziesz przykłady).
- M = Mierzalny: Upewnij się, że możesz określić cel ilościowo; w końcu, jeśli cel nie jest mierzalny, nie będziesz wiedzieć, kiedy został osiągnięty. Te wskaźniki KPI pomagają Tobie i zespołowi zachować odpowiedzialność w miarę postępów projektu.
- A = Osiągalny (lub realny, możliwy do zrealizowania, odpowiedni): Upewnij się, że masz zasoby potrzebne do osiągnięcia celu. Jeśli nie, jakich innych narzędzi do współpracy potrzebujesz? Dzięki temu zapewnisz zespołowi odpowiednie zasoby i realną szansę na jego osiągnięcie.
- R = Istotny: Upewnij się, że cel jest zgodny z celami biznesowymi i długoterminowymi celami projektu oraz całej organizacji.
- T = Określony w czasie (lub terminowy, możliwy do prześledzenia): Jasno określona data końcowa lub przedział czasowy sprawia, że wszyscy wiedzą, kiedy należy nadać temu celowi priorytet. Pomaga to również ocenić, czy projekt zmierza zgodnie z planem do całościowego zakończenia.
Przykłady celów SMART
Oto przykład opisu celu opracowanego z wykorzystaniem metody SMART:
Do grudnia 2024 roku nasz młodszy projektant i młodszy programista wykorzystają 4 dodatkowe godziny tygodniowo, aby uruchomić stronę internetową z 5 stronami i 1 formularzem, za łączną kwotę $3,000.
- Konkretny: Uruchomię stronę internetową za $3,000.
- Mierzalny: Strona internetowa będzie zawierać 5 stron i 1 formularz.
- Osiągalny: Mogę przeznaczyć 100 godzin pracy młodszego projektanta i młodszego programisty przy połączonej stawce $30/godzinę, pozostając w ramach budżetu.
- Istotny: Strona internetowa pomoże nam osiągnąć nasz większy cel, jakim jest zwiększenie liczby pozyskiwanych potencjalnych klientów.
- Określony w czasie: Do grudnia 2024 roku
Więcej przykładów celów projektu SMART
Oto kilka kolejnych przykładów, które pomogą lepiej zrozumieć tę kwestię.
- Zamiast: Chcę kończyć więcej projektów w ramach budżetu.
- Spróbuj: Zaangażuję się w proces szacowania, będę codziennie monitorować budżet i omawiać kwestie budżetowe z moimi zespołami podczas codziennego spotkania, aby ukończyć 3 kolejne projekty w zakresie +/- 10% względem pierwotnego oszacowania.
- Zamiast: Poprawić doświadczenie użytkownika w witrynie.
- Spróbuj: Zmniejszymy liczbę kliknięć potrzebnych użytkownikowi do dotarcia z dowolnego miejsca w witrynie do strony o największym ruchu, którą regularnie odwiedza większość użytkowników naszej strony internetowej (katalogu członków), do 2 kliknięć lub mniej, do końca fazy projektowania, czyli do 1 marca.
- Zamiast: Więcej przesłanych formularzy.
- Spróbuj: Zwiększymy liczbę zakwalifikowanych potencjalnych klientów (potwierdzonych przez Salesforce) o 5%, zmniejszając liczbę wymaganych pól w formularzu do końca II kwartału.
- Zamiast: Dostępna strona internetowa.
- Spróbuj: Zbudujemy stronę internetową zgodnie ze standardami WCAG 2.1 AA, dokładnie przetestujemy ją pod kątem tych kryteriów i wdrożymy na środowisko produkcyjne do maja 2024 roku.
- Zamiast: Chcę otrzymać w tym roku dobrą ocenę
- Spróbuj: Do marca 2024 roku chcę podnieść swoją ocenę roczną z 3 do 4, kończąc jeden kurs (na przykład szkołę DPM 👀), czytając jedną książkę i zobowiązując się do poświęcania średnio 1 godziny tygodniowo na rozwój zawodowy.
Wskazówki dotyczące formułowania celów projektu SMART
Oto moje najważniejsze wskazówki dotyczące formułowania celów projektu:
- Używaj prostego, zrozumiałego języka. Nie próbujesz pokazywać swojej dominacji nad językiem angielskim (ani innym językiem, w którym formułujesz swoje cele). Treść powinna dać się szybko przejrzeć i zrozumieć.
- Używaj czasowników oznaczających działanie, opisując konkretne cele SMART. Powinieneś coś robić lub osiągać.
- Używaj liczb do określania celów i dat. Nie obawiaj się naszych przyjaciół 123456789 i 0.
Jak cele projektu przekładają się na plan projektu
Cele projektu opisują to, co osiągniesz w ramach projektu, a plan projektu opisuje, jak to osiągniesz.
Pomyśl o koncepcji Złotego Kręgu Simona Sineka: cele projektu to dlaczego, zadania projektu to jak, a plany projektu to co.
Rozważmy na przykład następujące projekty:
- Projekt stworzenia nowej witryny internetowej, którego celem jest zwiększenie ogólnego ruchu organicznego z wyszukiwarek dla firmy o 25%. Zadaniem jest stworzenie witryny internetowej.
- Projekt pozyskiwania klientów, którego celem jest zwiększenie liczby pozyskiwanych potencjalnych klientów o 10% poprzez udostępnianie bezpłatnych szablonów online. Zadaniem jest stworzenie i opublikowanie szablonów.
Skupiając się na zadaniach, możesz określić, jakich elementów będziesz potrzebować.
W pierwszym przypadku potrzebni będą programiści, strategowie ds. treści, specjaliści SEO, projektanci i inni specjaliści. W drugim przypadku możesz potrzebować jedynie kilku copywriterów i specjalistów merytorycznych.
Jak określić cele projektu
Choć posiadanie jasno określonych zadań projektu jest ważne, prawdziwym kluczem do sukcesu projektu jest wyznaczenie właściwych celów zarządzania projektem.
Jeśli Twój wewnętrzny dialog wygląda mniej więcej tak, robisz to właściwie:
- Czy naprawdę chcę zwiększyć liczbę wyświetleń stron o 20%? A może bardziej wartościowe byłoby zwiększenie liczby wartościowych potencjalnych klientów o 5%?
- Czy czas spędzony na stronie jest ważny? A może oznacza to, że użytkownicy nie mogą znaleźć tego, czego szukają?
Zauważ, że w każdym przykładzie kwestionujesz to, co mierzysz, zamiast bezkrytycznie przypisywać znaczenie poszczególnym wskaźnikom.
Weryfikacja celów projektu
Rozwińmy pierwszy z podanych wyżej przykładów, wskazując pytania, które możesz zadać, aby określić właściwe cele projektu:
- Zwiększenie liczby wyświetleń stron o 20%
- Czy jest to bardziej wartościowe niż zwiększenie liczby wartościowych potencjalnych klientów o 5%?
- Czy liczba wyświetleń stron ma znaczenie, jeśli współczynnik odrzuceń jest wysoki?
- Czy zamiast tego powinniśmy dążyć do zmniejszenia współczynnika odrzuceń?
Naprzód i w górę!
Dołącz do rozmowy i podziel się najlepszymi praktykami dotyczącymi celów projektu, dołączając do członkostwa DPM. Uzyskasz dostęp do naszej społeczności na Slacku, gdzie możesz nawiązywać kontakty i dyskutować o tym, co robią setki innych kierowników projektów cyfrowych.
