9 eksperckich wskazówek dotyczących zarządzania najlepszym zespołem podwykonawców

Na czym polega zarządzanie podwykonawcami?

Zarządzanie podwykonawcami to proces koordynowania zatrudniania, zapewniania zasobów i nadzorowania podwykonawców w projektach wymagających określonych umiejętności, które przyczyniają się do ich realizacji i sukcesu.

Terminy „wykonawca”, „podwykonawca” i „freelancer” są czasami używane zamiennie, zależnie od branży — na przykład w budownictwie i w agencji. Mogą jednak odnosić się do różnych form współpracy, zakresów odpowiedzialności i ról w projekcie. 

Wykonawcy nie są na przykład klasyfikowani jako pracownicy. Zamiast tego są angażowani na podstawie umowy z określoną datą rozpoczęcia i zakończenia, której celem jest dostarczenie wcześniej ustalonych rezultatów lub usług. 

Podwykonawcy z kolei pracują pod kierownictwem głównego wykonawcy, a nie bezpośrednio dla klienta. Wykonują określoną część prac, do których realizacji zobowiązał się wykonawca, zachowując hierarchiczną relację.

Z drugiej strony freelancerzy to osoby samozatrudnione, które oferują swoje usługi klientom. Cieszą się elastycznością wynikającą ze współpracy z różnymi klientami przy wielu projektach, bez konieczności związania z pracodawcą na długi czas.

	Wykonawca	Podwykonawca	Freelancer
Relacja zawodowa	Zaangażowany bezpośrednio przez klienta do realizacji projektu lub zadania	Zaangażowany przez wykonawcę do realizacji części projektu	Pracuje niezależnie z wieloma klientami, często przy krótszych lub mniejszych projektach
Zakres prac	Zarządza całymi projektami lub ich znacznymi częściami	Realizuje określone zadania lub elementy projektu przydzielone przez wykonawcę	Oferuje określone usługi, często koncentrując się na krótkoterminowych lub różnorodnych projektach
Powiązane koszty	Otrzymuje wynagrodzenie zgodnie z warunkami umowy, zwykle bez świadczeń dodatkowych	Otrzymuje wynagrodzenie od wykonawcy na podstawie zawartego porozumienia	Otrzymuje wynagrodzenie od wielu klientów za projekt lub zadanie i samodzielnie odpowiada za swoje świadczenia
Zarządzanie projektem	Nadzoruje realizację projektu i może zatrudniać podwykonawców	Koncentruje się na swoim określonym zadaniu w ramach projektu	Zarządza własnym obciążeniem pracą i relacjami z klientami
Relacja z klientem	Odpowiada bezpośrednio przed klientem	Odpowiada przed wykonawcą, który go zatrudnił	Odpowiada bezpośrednio przed wieloma klientami

Zrozumienie tych różnic pomaga firmom wybrać odpowiedni typ pracownika do swoich potrzeb oraz zapewnić jasne i skuteczne zarządzanie projektami realizowanymi przez podwykonawców i ich wykonanie.

W tym artykule wykorzystamy model typowy dla agencji, aby omówić zarządzanie zasobami i podwykonawcami, a nie projektami budowlanymi.

9 wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania podwykonawcami  

Oto jak właściwie zarządzać podwykonawcami.

1. Zaangażuj ich na wczesnym etapie

W wielu agencjach kierownik projektu weryfikuje zakres i harmonogram przedstawione początkowo klientowi.

Angażując podwykonawców we wczesne rozmowy dotyczące zakresu, zapewniasz im przestrzeń do zadawania pytań, dodawania kontekstu i dostarczania wysokiej jakości pracy.

Różni wykonawcy mają różne podejście i mogą przedstawiać sugestie oparte na potrzebach klienta, wymaganiach projektu, kontroli jakości oraz własnym doświadczeniu, co może znacząco przyczynić się do sukcesu projektu.

Poproś podwykonawcę o oszacowanie liczby godzin potrzebnych do wykonania zadania. W zależności od jego doświadczenia, stawki lub specjalizacji może się ona znacznie różnić od Twojego pierwotnego założenia. Ponadto pomaga to lepiej planować i bardziej świadomie rozliczać go z przygotowanych szacunków.

Okres próbny dla podwykonawców jest wartościowy, ponieważ pozwala ocenić ich wyniki pracy i dopasowanie do firmy, co może prowadzić do zatrudnienia na pełen etat lub stałej współpracy.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Ustal warunki płatności

Podkreśl konieczność określenia jasnego harmonogramu płatności. Powinien on obejmować harmonogram projektu, kamienie milowe oraz terminy płatności, które mogą być powiązane z ukończeniem konkretnych zadań lub etapów projektu. Jasne warunki płatności pomagają uniknąć nieporozumień oraz zapewniają terminowe i prawidłowe płatności. 

Określ następujące kwestie:

• Wymagania dotyczące faktur, w tym informacje, które muszą się na nich znaleźć (np. plan projektu został ukończony, daty, kwoty).
• Metodę płatności (np. przelew bankowy, czek) oraz wszelkie informacje niezbędne do realizacji płatności. Zachowają lojalność, jeśli będziesz płacić im regularnie w terminie określonym w warunkach płatności lub wcześniej.
• Walutę, w której będą otrzymywać płatność, co jest szczególnie ważne w przypadku międzynarodowych podwykonawców.

Wyjaśnienie obowiązków podatkowych, w tym wszelkich potrąceń lub innych mających zastosowanie podatków, pomaga zapewnić płynną współpracę. Przekazanie tych informacji z wyprzedzeniem uspokaja podwykonawców i sprawia, że czują się swobodniej w kwestii swoich obowiązków prawnych.

3. Uwzględnij najważniejsze kwestie

Uwzględnij w każdej umowie następujące elementy:

• Klauzule określające kary lub konsekwencje za niedotrzymanie terminów. Nie tylko będą one zachęcać do terminowej realizacji, lecz także zapewnią stały postęp projektu.
• Sposób obsługi i wynagradzania dodatkowych prac lub zleceń zmian wykraczających poza pierwotny zakres.
• Wymagany okres wypowiedzenia.
• Klauzule chroniące poufne informacje i własność intelektualną. Dzięki nim podwykonawcy nie ujawnią ani nie wykorzystają niewłaściwie zastrzeżonych informacji, co chroni projekt i integralność agencji.

4. Przeprowadź wdrożenie w agencji i projekcie 

Podczas wdrażania podwykonawcy rozważ przekazanie mu dodatkowych informacji o swojej agencji i projekcie, szczególnie jeśli projekt jest realizowany na rzecz klienta. Chcesz zapewnić klientowi i członkom zespołu spójne doświadczenie, oparte na sposobie, w jaki inni pracownicy zarządzają projektem i relacją z klientem.

Zapoznaj wykonawców z wewnętrznymi procesami, kluczowymi członkami zespołu i portfolio firmy. Zaplanuj i ustal harmonogram szkoleń dla każdej osoby na podstawie jej mocnych i słabych stron. Bardziej doświadczeni podwykonawcy mogą potrzebować jedynie informacji o Twoim konkretnym procesie, a nie pełnego instruktażu dotyczącego korzystania z narzędzi lub zarządzania klientami.

Zachęcaj również do aktywnego udziału w spotkaniach zespołu i sesjach burzy mózgów, aby usprawnić współpracę, oraz zapewnij szczegółowe wytyczne i szablony dotyczące rezultatów prac, aby zagwarantować spójność i kontrolę jakości. Może to obejmować przewodniki po stylu, standardy kodowania lub szablony projektowe.

Upewnij się, że podwykonawca ma dostęp do całego wymaganego oprogramowania do zarządzania projektami z udziałem podwykonawców, takiego jak narzędzia do śledzenia czasu pracy, zarządzania projektami i przechowywania dokumentów oraz firmowa wiki.

Podczas zarządzania dostawcami, takimi jak agencje, upewnij się, że stosujesz się do najlepszych praktyk zarządzania dostawcami.

5. Ustal jasne oczekiwania

Stwórz atmosferę zaufania, komunikując się otwarcie i przejrzyście. Nawet jeśli będą tymczasowo częścią zespołu, ważne jest budowanie pozytywnej relacji.

Ważne jest również dostosowanie sposobu przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych. Nie są pracownikami, dlatego prawdopodobnie nie będą poddawani regularnym kontrolom ani ocenom wyników.

Warto otwarcie wyjaśnić, w jaki sposób będziesz oceniać ich wyniki pracy w projekcie. Zdefiniuj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), aby mierzyć jakość i terminowość pracy podwykonawców.

6. Identyfikuj ryzyko i ograniczaj je

Po utworzeniu planu lub harmonogramu projektu poproś podwykonawcę o jego przejrzenie i zatwierdzenie. Jego akceptacja ograniczy problemy kierownika projektu lub agencji podczas negocjowania zwiększenia czasu lub kosztów.

Dodaj dzień lub dwa buforu do terminów realizacji, dopóki nie poznasz rzetelności podwykonawcy.

7. Ustal jasne standardy komunikacji i jakości

Utwórz macierz RACI dla całego zespołu projektowego, aby każdy, w tym podwykonawcy, rozumiał swoje obowiązki. Wyznacz główną osobę kontaktową, która będzie stale dostępna dla podwykonawców, jeśli będą mieli pytania lub potrzebowali pomocy w sytuacji awaryjnej. Informuj ich na bieżąco o zmianach zakresu ich pracy.

8. Starannie przydzielaj podwykonawców 

Jak najwcześniej ustal dostępność i elastyczność podwykonawcy oraz jego strefę czasową, szczególnie w kontekście planowania spotkań.

Zrozumienie i rozróżnienie między dotychczasowym doświadczeniem podwykonawcy a jego chęcią poszerzania go jest kluczowe. Na przykład strateg treści marketingowych mógł w przeszłości kilka razy zajmować się strategią marki, ale może lepiej pasować do roli stratega treści przy złożonych potrzebach klienta. 

Należy o tym pamiętać podczas przydzielania zasobów i zarządzania podwykonawcami w oprogramowaniu do zarządzania zasobami.

9. Stale monitoruj wyniki

Wykorzystuj ich mocne strony, aby utrzymywać jakość pracy i zapewniać im możliwości rozwoju wraz z pracownikami etatowymi lub innymi podwykonawcami. 

Zadbaj o regularne spotkania kontrolne z członkami zespołu i kierownikami działów. Łatwo jest pracować w odizolowaniu i nieco zagubić się w szczegółach. Zapewnianie podwykonawcom możliwości przekazywania opinii, współpracy i dzielenia się wnioskami usprawnia procesy i produkty. 

Jak działa zarządzanie podwykonawcami: przykład

Przedstawienie zarządzania wykonawcami i podwykonawcami przez pryzmat drużyny baseballowej (czyli agencji zatrudnionej do wykonania pracy) może pomóc zrozumieć, jak każda rola przyczynia się do ogólnego sukcesu projektu. 

Oto jak drużyna baseballowa może odpowiadać agencji zatrudnionej do udziału w projekcie: 

• Drużyna baseballowa = agencja zatrudniona do wykonania pracy 
  • Obowiązki: Koordynowanie pracy wszystkich członków zespołu i zapewnienie skutecznej realizacji całego projektu zgodnie z oczekiwaniami klienta.
• Komisarz ligi = interesariusz po stronie klienta
  • Obowiązki: Określanie wymagań projektu, przekazywanie opinii, zatwierdzanie rezultatów prac oraz zapewnienie, że plan zespołu spełnia potrzeby i oczekiwania interesariusza.

• Dyrektor generalny = kierownik produktu 
  • Obowiązki: Wyznaczanie wizji, definiowanie celów produktu, ustalanie priorytetów funkcji oraz podejmowanie decyzji dotyczących zakresu i kierunku na wysokim poziomie.
• Menedżer zespołu = kierownik projektu 
  • Obowiązki: Planowanie strategii, monitorowanie wyników, wprowadzanie zmian w trakcie gry oraz motywowanie i wspieranie wszystkich zawodników.
• Kapitan zespołu = właściciel produktu
  • Obowiązki: Zapewnienie, że plan gry odpowiada wizji dyrektora generalnego, ustalanie priorytetów codziennych zadań oraz komunikowanie się z członkami zespołu (projektantami i deweloperami), aby utrzymać projekt na właściwym torze.

• Infielderzy = podwykonawcy-projektanci
  • Obowiązki: Infielder odpowiada za szybkie i precyzyjne działania, które uniemożliwiają drużynie przeciwnej zdobywanie kolejnych baz, podobnie jak projektanci tworzą elementy wizualne i doświadczenie użytkownika stanowiące fundament projektu. Na każdej pozycji infielder ma umiejętności potrzebne do pełnienia konkretnej roli, na przykład projektant UX różni się od projektanta animacji pracującego przy projekcie.
• Zapolowi = podwykonawcy-deweloperzy
  • Obowiązki: Zapolowi pokonują duże odległości, wykonując kluczowe chwyty i rzuty, aby zapobiec zdobyciu punktów, podobnie jak deweloperzy, którzy wdrażają kod i zapewniają funkcjonalność ożywiającą projekt. Każda pozycja w zapolu wymaga określonych umiejętności, na przykład deweloperzy front-end różnią się od deweloperów back-end.

Tak wygląda to w sytuacji meczowej (projektowej). Menedżer zespołu (kierownik projektu) opracowuje strategię, w tym ustawienie zawodników i zagrania, aby pomóc drużynie odnieść zwycięstwo (ukończyć projekt). 

Dyrektor generalny (kierownik produktu) określa nadrzędne cele i priorytety, zapewniając zgodność działań zespołu z jego szerszymi celami, natomiast kapitan zespołu (właściciel produktu) realizuje strategię na boisku, dbając o to, aby członkowie zespołu przestrzegali planu gry i wprowadzali korekty w czasie rzeczywistym.

Jeśli chodzi o komunikację, menedżer zespołu (kierownik projektu) przekazuje ogólną strategię i udziela informacji zwrotnych na temat pracy podwykonawców podczas gry (czyli w trakcie cyklu życia projektu).

Dyrektor generalny (menedżer produktu) przekazuje wizję i dba o to, aby zespół rozumiał szersze cele, a kapitan drużyny (właściciel produktu) pełni funkcję łącznika między zawodnikami (podwykonawcami) a kierownictwem (kierownikiem projektu i menedżerem produktu), dbając o to, aby wszyscy mieli takie samo rozeznanie.

Zadania projektowe przekładają się na realizację zagrywek. Obrońcy wewnętrzni (projektanci) wykonują szybkie, precyzyjne działania (takie jak tworzenie materiałów projektowych), aby powstrzymać drużynę przeciwną przed posuwaniem się naprzód, podczas gdy obrońcy zewnętrzni (deweloperzy) pokrywają duży obszar boiska oraz wykonują kluczowe chwyty i rzuty (pisanie kodu i wdrażanie funkcji), aby zapobiegać zdobywaniu punktów (zapewniać postęp projektu i dostarczać działające funkcje).

W trakcie gry zespół trenerski przekazuje informacje zwrotne i wprowadza korekty. Menedżer zespołu (kierownik projektu) obserwuje grę, udziela informacji zwrotnych i wprowadza strategiczne korekty w celu poprawy wyników.

Dyrektor generalny (menedżer produktu) dba o to, aby zespół miał odpowiednich zawodników (zasoby), i wprowadza korekty na wysokim poziomie, aby projekt przebiegał zgodnie z planem, a kapitan drużyny (właściciel produktu) przekazuje zawodnikom informacje zwrotne w czasie rzeczywistym i w razie potrzeby wprowadza korekty, aby zapewnić skuteczną realizację strategii defensywnej.

Korzyści z korzystania z podwykonawców

Oto najważniejsze korzyści z korzystania z podwykonawców:

• Oszczędności kosztów: Możesz oczekiwać niższych kosztów ogólnych, ponieważ nie ponosisz kosztów świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne i inne świadczenia pracownicze. Pracodawcy nie są zobowiązani do opłacania podatków od wynagrodzeń za wykonawców.
• Elastyczność: Podwykonawców można zatrudniać przy poszczególnych projektach, co pozwala firmom zwiększać lub zmniejszać skalę działalności w zależności od obciążenia pracą i zapotrzebowania. Możesz zaangażować ich do krótkoterminowych projektów bez długoterminowych zobowiązań. Pozwala to dostosowywać liczebność zespołu do potrzeb, zapewniając pełną kontrolę nad działalnością firmy. Ponadto podwykonawcy często mogą pracować zdalnie, zapewniając dostęp do szerszej puli talentów bez konieczności relokacji lub zapewniania przestrzeni biurowej.
• Specjalistyczne umiejętności: Podwykonawcy często mają specjalistyczne umiejętności, certyfikaty i bogate doświadczenie w swojej dziedzinie, dzięki czemu firmy mogą korzystać z ich wiedzy bez konieczności długoterminowego zatrudnienia. Często mogą od razu zacząć wnosić swój wkład, ponieważ przynoszą do pracy własne narzędzia, wiedzę i doświadczenie.
• Świeże spojrzenie: Jednym z najbardziej ekscytujących aspektów współpracy z odpowiednim podwykonawcą jest potencjał innowacji i świeżego spojrzenia. Dzięki różnorodnym doświadczeniom poszczególni podwykonawcy mogą wnosić nowe pomysły i podejścia, co może prowadzić do znaczących innowacji i usprawnień procesów w firmie.

Zbierz swoją drużynę marzeń!

Skuteczne zarządzanie podwykonawcami może przekształcić Twój zespół w drużynę gwiazd, podobnie jak obrona drużyny baseballowej. Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i sprawdzonymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych na Slacku.