12 najlepszych praktyk zarządzania projektami cyfrowymi na 2026 rok
Istnieje ogromna liczba najlepszych praktyk dotyczących zarządzania projektami cyfrowymi – w rzeczywistości każdy kierownik projektu pracujący w obszarze cyfrowym zdaje się mieć własną, unikalną listę! Niektórzy mają ogólne filozofie dotyczące zarządzania ryzykiem lub oczekiwaniami interesariuszy. Inni przysięgają na konkretne narzędzia i taktyki związane z zarządzaniem lub zarządzaniem ludźmi.
Ustalenie, które najlepsze praktyki są kwestią osobistych preferencji, a które mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu, może być nieco przytłaczające, dlatego zacząłem zbierać niektóre z najważniejszych najlepszych praktyk omawianych w ramach naszej globalnej społeczności specjalistów w dziedzinie projektów cyfrowych. Poniżej przedstawiam kilka naszych ulubionych praktyk, które pomogły członkom naszej społeczności zbudować portfolio sukcesów w i rozwijać karierę.
Warto również zauważyć, że wraz ze zdobywaniem doświadczenia i sprawdzaniem się w praktyce jako będziesz w stanie opracować własne, osobiste najlepsze praktyki, oparte na tym, co najlepiej sprawdza się w przypadku Ciebie i Twoich zespołów. Szkolenia i mogą również pomóc Ci odkryć nowe najlepsze praktyki dotyczące cyfrowymi lub udoskonalić już stosowane.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
12 najlepszych praktyk zarządzania projektami cyfrowymi
Chociaż te wskazówki są bardziej skierowane do początkujących kierowników projektów (lub osób, które chcą zostać kierownikami projektów, ale nie mają jeszcze żadnego doświadczenia), bardziej doświadczeni kierownicy projektów również mogą skorzystać z takiego przypomnienia.
1. Zaangażuj się w ciągłe doskonalenie
Projekty cyfrowe zazwyczaj zapewniają możliwość szybkiego, iteracyjnego postępu. Choć zawrotne tempo i liczne zmienne elementy mogą przytłaczać, stwarzają również ogromną szansę na naukę i doskonalenie się w tym samym tempie.
Kończąc sprint lub w ramach procesu zamykania poświęć czas na przeprowadzenie retrospektywy projektu ze swoim , a jeśli to możliwe, również z klientem lub sponsorem. Pomoże Ci to zrozumieć, jak przebiegł sprint lub z różnych perspektyw osób, które były w niego zaangażowane.
Aby wzmocnić proces uczenia się w całym , aktywnie wspieraj dzielenie się zdobytą wiedzą. Wspólnie opracowujcie i testujcie sprawdzone procesy oraz metody udostępniania wniosków z retrospektyw innym osobom, które będą podążać podobną ścieżką w swoich .
2. Wybierz oprogramowanie do zarządzania projektami, które działa tak, jak pracuje Twój zespół
W bardziej analogowym i sekwencyjnym kontekście głównym użytkownikiem jest… cóż, . Jednak jeśli chodzi o rozwiązania cyfrowe, do często oferuje znacznie więcej.
Łącząc wykresy Gantta i harmonogramy zasobów, Twój zespół może korzystać z cyfrowego zestawu narzędzi do zarządzania własnymi zadaniami, rejestrowania czasu pracy oraz automatyzowania i nadzorowania przepływów pracy. Umożliwia on również klientom wyświetlanie pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym i udział w rozmowie, a także integruje się z wieloma innymi narzędziami, zapewniając pełny obraz sytuacji.
W zależności od wielkości , charakteru projektów i stosowanej metodyki „właściwe” dla Ciebie do może znacznie różnić się od tego, które Twój znajomy PM z dużej firmy konsultingowej uważa za najlepsze. Aby podjąć najlepszą decyzję dla siebie i swojego , zacznij od naszej listy najlepszego do , aby znaleźć właściwe rozwiązanie dla swojego przypadku użycia.
3. Staw czoła ryzykom… Razem!
Nowe rozwiązania cyfrowe z natury wprowadzają nowe ryzyka, które mogą gwałtownie ewoluować i zmieniać się w miarę postępów . Aby zwiększyć swoje szanse na wykrycie wszystkich kluczowych zagrożeń, buduj kulturę wspólnego zarządzania ryzykiem, angażując zespół i interesariuszy w działania związane z zarządzaniem ryzykiem przez cały czas trwania projektu. Rozważ zastosowanie techniki Delphi w celu usprawnienia grupowego podejmowania decyzji i bezstronnej identyfikacji ryzyka z wyprzedzeniem.
Na wczesnym etapie, podczas tworzenia planu ryzykiem i początkowego rejestru ryzyka, zacznij identyfikować ryzyka w grupie. Wykorzystaj różne perspektywy, aby opracować strategie radzenia sobie z ryzykiem, i upewnij się, że właściciele ryzyka akceptują związane z nimi oczekiwania.
W miarę postępów nadal uzupełniaj swój rejestr ryzyka. Włącz ocenę ryzyka do swojego regularnego rytmu pracy lub ceremonii oraz zachęcaj członków i interesariuszy do zgłaszania nowych zagrożeń, gdy tylko je zauważą, aby mieć wystarczająco dużo czasu na uniknięcie ich wpływu lub jego ograniczenie.
4. Wybierz metodykę projektu dopasowaną do pracy
Osoby pracujące w środowisku cyfrowym mogą bez końca dyskutować o tym, czy metodyka jest lepsza od kaskadowej lub czy hybryda obu podejść jest dobra, czy zła, ale faktem jest, że metodyka musi być dopasowana do pracy.
W zależności od charakteru , rodzaju , preferencji oraz potrzeby wpisania się w szerszy sposób pracy organizacji klienta lub sponsora, określone metodyki lub inne metodyki będą miały przewagę nad pozostałymi. Nasz przewodnik po pomoże Ci wybrać właściwą.
Ważnym czynnikiem przy podejmowaniu tej decyzji są preferencje Twojego . Choć ostateczna decyzja może należeć do Ciebie jako , skonsultuj się z , aby uzyskać zgodę i opinie wszystkich jego członków. Metodyka jest znacznie mniej użyteczna, gdy nikt w jej nie stosuje.
5. Buduj zaufanie dzięki przejrzystości
Sponsor Twojego lub klient może nie rozumieć w pełni wszystkich technicznych elementów i zagrożeń związanych z i może liczyć na to, że będziesz źródłem pewności, ale nie są głupi.
Choć kuszące może być używanie pełnego żargonu terminów związanych z zarządzaniem projektami i naginanie prawdy, aby zaciemniać problemy i unikać niekomfortowych sytuacji w krótkiej perspektywie, długoterminowe sukcesy, które naprawdę przyspieszą rozwój Twojej kariery, opierają się na relacjach i zaufaniu budowanych przez wspólne radzenie sobie z trudnymi sytuacjami.
Zawsze, gdy to możliwe, poświęć czas na budowanie zaufania z klientami. Edukuj klienta lub sponsora i wyjaśniaj złożone kwestie. Jeśli pojawi się problem, odpowiednio przygotuj przekaz, aby przedstawić go w delikatny sposób, ale potraktuj priorytetowo poinformowanie o nim wcześniej, a nie później. I oczywiście zawsze przedstawiaj realne rozwiązania każdego problemu, o którym informujesz – nie zostawiaj klienta ani sponsora z niczym, gdy będą musieli wyjaśnić sytuację swoim przełożonym.
6. Ustal jasne wskaźniki KPI
Kluczowe czynniki sukcesu często są pomniejszane, błędnie rozumiane lub łatwo zapominane. Krótkowzroczność podczas realizacji może doprowadzić do wprowadzenia produktu na rynek, na którym nie będzie już dla niego zastosowania. A gdy produkt cyfrowy zostanie już uruchomiony, brak pomiaru jego wyników może ograniczyć chęć kontynuowania prac nad jego dalszym rozwojem.
Na początku każdego ustal KPI i jasno określ kryteria ich spełnienia. Wybierz niewielką liczbę wskaźników, aby skupić na najważniejszych celach. W przeciwnym razie ryzykujesz nadmierne rozproszenie siebie i swojego pomiędzy zbyt wiele KPI i nie osiągniesz żadnego z nich.
Jest to szczególnie ważne w przypadku projektów cyfrowych, ponieważ można wybierać spośród tak wielu KPI. Precyzyjne określenie tych najbardziej istotnych ma kluczowe znaczenie, aby móc jednoznacznie uznać za udany i uniknąć śledzenia wskaźników, które tak naprawdę niewiele mówią.
Na przykład jeśli celem , lepiej śledzić współczynniki konwersji niż takie wskaźniki jak ruch czy wyświetlenia.
7. Twórz standardowe procesy, które są możliwe do zastosowania… a następnie je weryfikuj!
Bez ustalonych procesów i standardów zarządzania projektami nie trzeba długo czekać, aż sytuacja wymknie się spod kontroli.
Jeśli opracujesz standardowe procedury dotyczące takich kwestii jak , spotkania rozpoczynające projekt, zarządzanie i zarządzanie jakością, nie będziesz musieć za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa.
Kluczem jest tworzenie procesów, które Twój rzeczywiście zaakceptuje i będzie stosować, a następnie ich regularne weryfikowanie i dostosowywanie w miarę zmian i rozwoju organizacji.
Proces zarządzania związany z bardzo widocznym, zakrojonym na dużą skalę wdrożeniem rządowego systemu finansowego prawdopodobnie nie będzie właściwym procesem, jeśli jesteś składającym się z czterech osób i metodą Kanban pracujesz nad wydaniem nowej funkcji aplikacji do udostępniania zdjęć.
Podobnie proces, którego używaliście, gdy byliście 15 osób pracującym w jednym biurze, prawdopodobnie nie sprawdzi się, gdy urośniecie do 130 pracowników rozsianych po 3 różnych kontynentach.
8. Komunikuj się skutecznie, przekazując więcej informacji, niż to konieczne
Sformułowanie „komunikuj się skutecznie, przekazując więcej informacji, niż to konieczne” może niektórym brzmieć jak oksymoron, ale w świecie projektów cyfrowych może mieć decydujące znaczenie.
W obliczu zamieszania powodowanego przez wielofunkcyjne zespoły, które dążą do osiągnięcia celu sprintu, korzystając z różnych narzędzi umożliwiających komunikację (ale nigdy nie sprawdzając swojej poczty e-mail), kluczowe jest upewnienie się, że Twój komunikat dociera do odbiorcy oraz że klient lub sponsor otrzymuje właściwe informacje.
Dodaj do tego fakt, że Twój może pracować zdalnie w 3 strefach czasowych — z których żadna nie pokrywa się ze strefą czasową klienta — a otrzymasz wystarczający powód, by komunikować się skutecznie i przekazywać więcej informacji, niż to konieczne.
Moje najważniejsze dobre praktyki?
Po pierwsze, opracuj , który wszyscy zaakceptują, nawet jeśli będzie to tylko ustalenie częstotliwości ceremonii oraz uzgodnienie, które narzędzia służą do poszczególnych rodzajów komunikacji.
Następnie regularnie informuj swój i klientów o stanie , harmonogramie i budżecie.
Daj swojemu możliwość zadawania pytań i upewnij się, że wszyscy mają takie same informacje na temat aktualizacji od klienta oraz nowych informacji dotyczących . Pozwoli to ujawnić pytania i problemy, zanim się pojawią, a także pomoże członkom potwierdzić swoje założenia, zanim będą działać na podstawie błędnych założeń.
Regularne rozmowy kontrolne z klientami zwiększą przejrzystość i zaufanie, a także dadzą klientom możliwość zadawania pytań.
Przede wszystkim egzekwuj przestrzeganie . Jeśli przestanie działać z powodu zmian w , przebuduj go tak, aby można było go przestrzegać. Dziki Zachód nie jest odpowiednim sposobem komunikacji, gdy masz do czynienia ze złożonością .
9. Opanuj proces przygotowywania briefów
Świat cyfrowy pomógł stworzyć wiele najlepszych praktyk, które stosujemy podczas pracy w hybrydowych konfiguracjach zespołów zdalnych i pracujących na miejscu. Mimo to skuteczność każdego zależy od jego zdolności do jasnego komunikowania sobie nawzajem abstrakcyjnych pomysłów. Dlatego przygotowywanie briefów jest tak ważne.
Dobry brief zawiera wystarczająco dużo informacji, aby zapewnić jasne wytyczne, ale nie na tyle dużo, by narzucać odbiorcom sposób działania w przytłaczający sposób. Kluczowe jest to, że różne cele wymagają różnych rodzajów briefów.
Na przykład brief może zaczynać się od ogólnego kontekstu , a następnie zagłębiać się w szczegóły dotyczące kluczowych etapów i budżetu. Z kolei brief może zawierać powód, dla którego coś musi zostać zrobione (np. historyjkę użytkownika), a także wymagania i ograniczenia.
10. Bądź otwarty na wczesne zaangażowanie
Często menedżerowie są angażowani w tuż przed rozpoczęciem prac (a czasem nawet po nim). Może to oznaczać przejęcie zakresu prac, który nie jest idealny, albo wywołać poczucie, że ciągle próbujesz nadrobić szczegóły omówione przed podpisaniem umowy.
Choć proces sprzedaży może nie leżeć w Twojej naturze, bardzo przydatne może być zaangażowanie się w już na etapie kształtowania . Nie tylko będziesz mieć więcej informacji w tle, gdy się rozpocznie, ale także możesz wpłynąć na przyjęte podejście, zaprezentować wartość swoich umiejętności zarządzania projektami w kontekście rozwoju biznesu, a być może nawet rozwijać swoją karierę.
11. Zidentyfikuj bieżący problem, nad którym warto pracować
Prowadź bieżącą listę wyzwań lub pytań, z którymi mierzysz się podczas projektów i nie do końca wiesz, jak do nich podejść. Może po prostu brakuje Ci odpowiedniego narzędzia lub dostawcy, np. „wszyscy nienawidzą naszego obecnego oprogramowania do śledzenia czasu pracy!” albo „Potrzebuję lepszej listy fotografów!”. Może to być również osobista trudność – „Mam problem z planowaniem rozpoczęć projektów i moi klienci nie wiedzą, co się dzieje.”
Raz w miesiącu wyciągnij tę „Listę zmagań” i wybierz jeden problem, nad którym poświęcisz godzinę. Niektóre elementy listy mogą mieć szybkie rozwiązanie – na przykład wyszukanie nowego oprogramowania do śledzenia czasu pracy , aby sprawdzić, czy inne opcje będą lepsze, albo zebranie listy sprawdzonych dostawców. Niektóre problemy mogą wymagać wieloaspektowego rozwiązywania.
Jeśli coś ciągle powraca, spróbuj przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych, aby dokładnie zbadać, dlaczego tak się dzieje i co się do tego przyczynia. Może to oznaczać rozłożenie procesu rozpoczynania projektu na części, zebranie opinii klientów lub zidentyfikowanie wewnętrznych blokad, których wcześniej nie brałeś pod uwagę.
Na przykład, jeśli stale masz problemy z planowaniem rozpoczęcia projektów, poszukaj informacji, aby sprawdzić, czy ktoś napisał porady na ten temat, albo sprawdź, czy możesz umówić się na spotkanie z przełożonym lub mentorem, aby omówić potencjalne rozwiązania. Z czasem będziesz dodawać kolejne elementy do tej listy, ale zaczniesz też wykreślać niektóre z nich, gdy zdobędziesz nowe umiejętności i narzędzia potrzebne w pracy.
12. Kontaktuj się ze swoimi ludźmi
Co najmniej raz w miesiącu znajdź czas, aby skontaktować się z każdą osobą w swoim zespole. Jeśli pracujesz w małym zespole zarządzania projektami i masz ambicję, możesz raz w miesiącu wybrać się z każdą osobą na lunch. Jeśli pracujesz w dużym zespole, którego członkowie pracują zdalnie, taki kontakt może ograniczyć się do rozmowy przy ekspresie do kawy lub prywatnej wiadomości na Slacku.
Nie musisz przesłuchiwać wszystkich ani domagać się, by opowiedzieli ci o swoich najgłębszych uczuciach, ale jeśli wiesz, jak praca wpływa na twój zespół, bardzo poprawi to twoje relacje ze współpracownikami i pomoże ci sprawnie zarządzać projektami.
Oczywiście możesz też zachować luźną atmosferę i dowiedzieć się, jakie seriale oglądają, jakich podcastów słuchają, jakie artykuły o zarządzaniu projektami czytają i dokąd planują pojechać na następne wakacje.
Wybierz odpowiedni moment na rozpoczęcie swobodnej rozmowy, a następnie pozwól, by potoczyła się naturalnie. Nigdy nie wiadomo, kiedy takie rozmowy mogą przerodzić się w bardziej pogłębione relacje lub współpracę albo doprowadzić do odkrycia szczegółu, który okaże się pomocny w planowaniu projektu w przyszłości.
Oto kilka pytań, które lubię zadawać podczas tych comiesięcznych rozmów:
- „Nad czym ostatnio pracowałeś(-aś), co sprawia ci dużą przyjemność albo czego naprawdę nie lubisz?”
- „Jak oceniasz zarządzanie tym projektem, co można by poprawić?”
- „Czy masz potrzebne zasoby?”
- „Na co czekasz z niecierpliwością?”
Co dalej?
Aby dowiedzieć się jeszcze więcej o tym, na czym polega cyfrowe zarządzanie projektami, dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych osób zajmujących się cyfrowym zarządzaniem projektami.
