10 pytań dotyczących rozpoczęcia projektu, które należy zadać przed rozpoczęciem
Jako kierownicy projektów wszyscy doskonale wiemy, że jeśli czegoś możemy być pewni, to tego, że nic nie jest pewne. Zarządzanie zmianami i nieoczekiwanymi zmiennymi jest nieodłącznym elementem tej pracy – ale być może jednym z największych wyzwań, z jakimi przyjdzie Ci się zmierzyć jako kierownikowi projektu, jest dołączenie do projektu, który już trwa. Być może dopiero zaczynasz nową pracę i zostajesz zaangażowany w trwający projekt albo inny kierownik projektu nagle odszedł i przejmujesz jego miejsce.
Poniżej przedstawiłem 10 pytań dotyczących rozpoczęcia projektu, które każdy kierownik projektu musi zadać, gdy zostaje oddelegowany do nowego projektu. Niezależnie od tego, czy projekt znajduje się już w fazie realizacji, czy wciąż jest na wczesnym etapie inicjowania projektu, ta lista jest jedynie punktem wyjścia i nie zastępuje oficjalnego szkolenia z zarządzania projektami.
Te podstawowe pytania mogą jednak pomóc Ci sprawnie przejść przez projekt, gdy masz mało czasu! Oczywiście pytania te można dostosować do specyfiki dowolnego projektu lub klienta, a także zadawać osobiście podczas spotkania, wirtualnie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Niezależnie od wybranej metody zapisz odpowiedzi, aby móc później do nich wrócić lub w razie potrzeby udostępnić je zespołowi i interesariuszom projektu.
10 pytań dotyczących rozpoczęcia projektu, które należy zadać przed rozpoczęciem projektu
1. Co właściwie dostarczamy?
Projekt może mieć jeden nadrzędny rezultat: stronę internetową, program, wydarzenie lub projekt marki. Jednak większość projektów składa się z kilku lub większej liczby etapów albo elementów, które należy ukończyć w określonej kolejności.
Cała dokumentacja, w tym opis zakresu lub opis prac, umowa, karta projektu i plan projektu, powinna zawierać przejrzystą listę wszystkich elementów, które zespół ma dostarczyć.
Przykład zakresu projektu (na przykład w przypadku tworzenia strony internetowej) może obejmować:
- rozpoczęcie projektu
- strategia treści
- makiety funkcjonalne
- pierwsza runda projektowania
- druga runda projektowania
- trzecia runda projektowania
- programowanie
- wprowadzanie treści
- testowanie
- uruchomienie
- wsparcie
Mimo że projekt dotyczy „strony internetowej”, jako kierownik projektu odpowiadasz za monitorowanie każdego rezultatu projektu i wszystkich jego elementów, aby mieć pewność, że zostaną ukończone we właściwej kolejności, na czas i zgodnie ze specyfikacją.
Poproś przełożonego, zespół lub klienta o potwierdzenie, że masz pełną listę rezultatów i zadań projektowych oraz że niczego na niej nie brakuje. Pamiętaj również, aby ustalić, co zostało ukończone, co jest w toku, a co dopiero nastąpi.
2. Czego NIE dostarczamy?
Równie ważne jak ustalenie tego, co WCHODZI w zakres projektu, jest jasne określenie tego, co do niego NIE należy. To jeden z najłatwiejszych sposobów na uniknięcie rozszerzania zakresu projektu, nieporozumień i dodatkowej pracy.
Na przykład w przypadku prostej strony internetowej z punktu 1 Twoja firma zapewnia strategię treści, ale czy oznacza to również, że napiszesz cały tekst i dostarczysz zdjęcia, filmy lub ilustracje/materiały wizualne? Pamiętaj, aby zapytać każdego interesariusza, czy dostarczy tego typu elementy, czy też chce dodać je do zakresu projektu.
Oczywiście istnieje również rozwiązanie pośrednie, w ramach którego możesz polecić inną firmę lub firmę partnerską do świadczenia dodatkowych usług. Tak czy inaczej, niezwykle ważne jest wczesne ustalenie, kto będzie odpowiadał za wszystkie elementy projektu, aby na 2 tygodnie przed uruchomieniem nie znaleźć się w sytuacji, w której wyjaśniasz klientowi, że myślałeś, iż TO ON dostarczy teksty, podczas gdy klient zakładał, że dostarczysz je TY.
Jeśli poprzedni kierownik projektu omówił już tę kwestię z klientem, ponowne zadanie tego pytania może być dobrą okazją do sprawdzenia, czy klient nie zmienił zdania albo czy nie pojawiła się możliwość sprzedaży dodatkowych usług.
3. Czy obowiązuje termin?
Większość projektów ma terminy i, wierz lub nie, to dobrze. Określenie konkretnego czasu, w którym musisz ukończyć projekt, pomaga zespołowi zachować koncentrację, miejmy nadzieję, pomaga również klientowi pozostać skoncentrowanym, a także ułatwia ustalenie alokacji czasu i budżetu.
Gdy trafiasz na nowy projekt, zapytaj interesariuszy o terminy. Być może istnieje nieprzekraczalny termin związany z premierą produktu, wydarzeniem lub ograniczeniami budżetowymi. (Nazywam go „terminem ostatecznym”.) Czasami okazuje się, że terminy mogą być nieco bardziej elastyczne, np. „chcielibyśmy, żeby to zostało zrobione kiedyś tego lata”. Tak czy inaczej, jako kierownik projektu powinieneś odpowiednio wcześnie ustalić prawdziwy termin, aby móc od niego zaplanować działania wstecz.
To również dobry moment, aby sprawdzić postępy względem harmonogramu – zanim pojawiłeś się w projekcie, czy Twój zespół był na dobrej drodze do ukończenia prac w terminie? Jeśli tak, świetnie! Jeśli nie, masz teraz okazję ocenić, co jest nie tak, i naprawić sytuację, aby wrócić na właściwy tor.
4. Jaki jest wyznacznik sukcesu projektu?
To jedno z najważniejszych pytań dotyczących zarządzania projektem, które należy zadać na początku każdego projektu. Cel projektu może wydawać się oczywisty, np.: zbudować i uruchomić nową stronę internetową. Nie bój się jednak zagłębić w temat.
Zapytaj klientów i interesariuszy, co naprawdę chcą osiągnąć dzięki tym działaniom. Czy chcą zwiększyć świadomość marki? Zapewnić pomyślną realizację projektu lub premierę produktu? Pozyskać więcej użytkowników? Zwiększyć przychody? Spraw, aby klient otwarcie powiedział Ci, dlaczego rozpoczyna ten projekt, i miej ten cel lub założenie projektu na pierwszym planie w swoich rozmowach. Wiedza o tym, jak w rzeczywistości będzie wyglądał sukces, może pomóc Twojemu zespołowi zachować koncentrację i podejmować ważne decyzje przez cały cykl życia projektu.
Dołączenie do projektu w połowie jego trwania oznacza również, że jest to dobry moment, aby zapytać interesariuszy, czy ich wizja lub cele zmieniły się od rozpoczęcia projektu oraz jak możesz najskuteczniej pomóc im osiągnąć wszystkie założenia.
5. Kim naprawdę jest klient?
Jeśli pracujesz w agencji, jestem pewien, że Ci się to przydarzyło. Wiem, że mnie przydarzyło się to więcej razy, niż potrafię zliczyć! Podczas pozyskiwania projektu rozmawiasz z jedną lub najwyżej kilkoma osobami, ale gdy tylko prace ruszają, nagle pojawiają się kolejne osoby, które chcą przekazywać informacje zwrotne i podejmować decyzje.
Nie winię klientów za angażowanie wielu osób w podejmowanie decyzji – może to być kwestia polityki wewnętrznej albo pierwotny współpracownik chce uzyskać drugą (lub trzecią, czwartą czy piątą) opinię na temat pracy, aby nie ponosić wyłącznej odpowiedzialności za sukces końcowego produktu. W końcu musimy pamiętać, że w wielu przypadkach klienci inwestują w Twój zespół dużo czasu i zaufania, więc mają prawo do pewnego poziomu zaangażowania w prace.
Niezależnie od przyczyny osobiście uważam, że możesz zarządzać tym czasami frustrującym zjawiskiem „mnożących się klientów”, po prostu pytając na początku: „Czyja opinia ma znaczenie? Czy są dodatkowi interesariusze, którzy zostaną zaangażowani w przekazywanie informacji zwrotnych na dalszym etapie?”
W ten sposób nie tylko możesz przygotować się na ewentualny chaos, ale także delikatnie przypomnieć głównemu klientowi, jeśli będzie to konieczne, że uzgodnił przekazywanie uwag wyłącznie przez 2–3 osoby, a teraz, gdy 10 osób dorzuca swoje trzy grosze, możesz mieć do czynienia z niekontrolowanym rozszerzaniem zakresu projektu.
6. Kto jest osobą kontaktową?
To pytanie może wydawać się zbędne, jeśli już pracujesz z pozornie zaangażowanym zespołem projektowym, ale niezwykle ważne jest ustalenie, kto jest GŁÓWNĄ osobą kontaktową w projekcie – tą, z którą należy skontaktować się w sytuacji awaryjnej i która podejmuje ostateczne decyzje.
A oto dodatkowe pytanie dotyczące zarządzania projektem: dowiedz się, jaka jest preferowana forma komunikacji tej osoby. E-mail? Telefon stacjonarny? Telefon komórkowy? Ostatnią rzeczą, o którą chcesz się martwić, gdy w projekcie coś pójdzie nie tak, jest to, z kim powinieneś się skontaktować i czy ta osoba w ogóle przeczyta Twoją wiadomość e-mail.
7. Kto wykonuje pracę?
Większość pytań dotyczących projektu z tej listy to pytania, które będziesz zadawać klientom lub interesariuszom, ale to pytanie jest niezwykle ważne i dotyczy całego Twojego zespołu wewnętrznego. Być może dołączasz do projektu, w którym znasz już projektantów, programistów itp., a być może dopiero zaczynasz pracę w nowej firmie, w której nie znasz nikogo!
Tak czy inaczej, gdy tylko zostaniesz przydzielony do projektu, upewnij się, że masz do dyspozycji odpowiednie osoby. Czy wszyscy mają umiejętności niezbędne do ukończenia prac na czas i w ramach budżetu? Czy ktoś w zespole potrzebuje dodatkowego szkolenia lub wsparcia? Czy obsadziłeś wszystkie potrzebne role i sprawdziłeś możliwości zatrudnienia wykonawców lub freelancerów, jeśli potrzebujesz dodatkowych rąk do pracy? Jeśli tak, ważne jest rozważenie strategii dotyczących tego, jak zarządzać wykonawcami, aby mieć pewność, że ich praca jest zgodna z celami projektu.
8. Do kogo skierowane są te prace?
Często w zarządzaniu projektami myślimy o każdym projekcie jako o przedsięwzięciu, w którym występują 2 grupy interesariuszy – klient lub osoba zlecająca wykonanie pracy oraz zespół, czyli osoby wykonujące tę pracę. Zwykle istnieje jednak także trzecia, czasem milcząca grupa interesariuszy – odbiorcy lub użytkownicy, którzy będą wchodzić w interakcję z efektem prac, kupować go lub oglądać po jego ukończeniu.
Odbiorcy Twojej pracy są niezwykle ważni. Niektóre projekty pozwolą przeprowadzić ankiety lub badania, aby dowiedzieć się więcej o konsumencie będącym końcowym odbiorcą efektów Twojej pracy nad projektem, ale jeśli nie jest to możliwe, nadal możesz zadać to pytanie klientowi, swojemu zespołowi i sobie: dla kogo to budujemy i co jest dla nich ważne? Odpowiedzi na te pytania dotyczące zarządzania projektami niewątpliwie pomogą Ci skupić się na tym, co naprawdę próbujesz osiągnąć.
9. Czy ktoś już to zrobił?
Nawet najbardziej innowacyjna, wyjątkowa i niezwykła praca w naszej branży zwykle opiera się na czymś, co zrobiono wcześniej, lub czerpie z tego inspirację. Nie ma nic złego w sprawdzeniu, co zostało już zrobione w danym obszarze lub przez podobne organizacje, gdy przydzielono Ci nowy projekt!
Zapytanie interesariuszy (KLIENTÓW I wewnętrznego zespołu), jakie inne projekty zrealizowano wcześniej i z których Wasz zespół może czerpać inspirację lub się uczyć, to świetny sposób, aby wszystkich zaangażować w nadchodzącą pracę, zdobyć nowe pomysły i mieć świadomość działań konkurencji. Lubię prosić klientów o pokazanie przykładów produktów lub projektów, które ich inspirują, aby mój zespół wiedział, do czego dążyć, i mógł, miejmy nadzieję, przekroczyć oczekiwania.
10. Co może stanąć na drodze?
Wierzcie lub nie, ale myślę, że to może być moje ulubione pytanie, które zadaję na początku nowego projektu. Zagłębianie się we wszystkie potencjalne problemy, z którymi możecie się zmierzyć jako zespół rozpoczynający tę pracę, może wydawać się nieco chaotyczne, ale uważam, że wspólne i odpowiedzialne identyfikowanie potencjalnych przeszkód na drodze do sukcesu jest nie tylko ćwiczeniem z pokory – przyznaniem, że w pewnym momencie coś z pewnością pójdzie nie tak – lecz także może zdecydowanie pomóc Wam przygotować się na nadejście tego momentu.
Miejmy nadzieję, że już zabezpieczyliście się przed typowymi problemami – personelem, harmonogramem, budżetem, specyfikacją techniczną itp., ale co jeszcze może stanąć na drodze do realizacji wszystkiego zgodnie z planem? Zbierz zespół i zapytaj interesariuszy, jakie potencjalne bariery sukcesu przewidują – lub jakie bariery już się pojawiły – a następnie upewnij wszystkich, że jako kierownik projektu jesteś poinformowany o tych kwestiach i gotowy się z nimi zmierzyć, jeśli ponownie się pojawią.
Bo przecież różne rzeczy mogą stanąć na drodze, prawda?
Co o tym sądzisz?
Czy są jakieś ważne pytania, o których nie wspomnieliśmy? Daj nam znać w komentarzach. Polecamy również zapoznać się z naszą listą pytań na sesję odkrywania, które warto zadać klientom przed rozpoczęciem projektu.
Więcej wypowiedzi Joanny znajdziesz w tym odcinku podcastu!
A jeśli szukasz jeszcze bardziej pomocnych informacji, sprawdź ten artykuł: Mamy moc: jak DPM-y wpływają na sposoby pracy
