Czy Notion nadaje się do zarządzania złożonymi projektami cyfrowymi, w które zaangażowane są większe organizacje?
Do Galena Lowa dołącza Frances Odera Matthews — założycielka The Notion Bar — aby rzucić światło na niektóre z największych błędów popełnianych przez osoby konfigurujące Notion i inne narzędzia do zarządzania projektami oraz wspierające ich wdrażanie.
Najważniejsze informacje z wywiadu
- Możliwości i przypadki użycia Notion [02:03]
- Frances, która wcześniej była kierowniczką projektów w różnych branżach kreatywnych, podkreśla nieustanne poszukiwanie idealnego narzędzia do zarządzania projektami.
- Opowiada o trudnościach związanych z oceną narzędzi i wysiłku wkładanym w porównywanie funkcji dostępnych na różnych platformach.
- Frances wspomina o korzystaniu z Notion wewnętrznie w agencji Shopify oraz o dostrzeżeniu jego potencjału w zakresie konsolidowania zadań i portali klientów.
- Dzięki integracji Notion z procesem zarządzania realizacją projektów Shopify znacznie usprawniła swoje obowiązki związane z zarządzaniem projektami.
- Frances czerpała satysfakcję z tworzenia systemów, ale z czasem zmęczyły ją zadania administracyjne oraz ponaglanie członków zespołu i klientów.
- Zauważyła rosnącą popularność Notion i na początku 2020 roku rozważała oferowanie swojej wiedzy specjalistycznej na platformach takich jak Fiverr.
- Rola Notion w usprawnianiu przepływów pracy [04:35]
- Frances opowiada o przejściu na pracę z Notion w pełnym wymiarze godzin w 2021 roku, podkreślając jego potencjał transformacyjny.
- Opisuje Notion jako „narzędzie możliwości”, a nie tylko narzędzie produktywności, podkreślając jego wszechstronność.
- W przeciwieństwie do innych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Asana czy Monday.com, Notion pozwala użytkownikom tworzyć własne narracje i łączyć różne źródła danych, oferując elastyczność oraz konfigurowalne pulpity nawigacyjne.
- Rola Notion w budowaniu kultury świadomego działania [07:41]
- Frances podkreśla znaczenie nastawienia, porównując korzystanie z Notion do zamawiania ubrań szytych na miarę zamiast kupowania gotowych, i sugeruje, że włożony wysiłek przynosi większą satysfakcję.
- Podkreśla potrzebę zmiany sposobu myślenia, aby ocenić własny przepływ pracy i nadać priorytet elementom wspierającym produktywność, sugerując, że Notion wymaga przemyślanego podejścia.
- Z pragmatycznego punktu widzenia Frances sugeruje, że osoby posiadające rozproszone arkusze kalkulacyjne, które chcą je zintegrować i zautomatyzować, odniosą korzyści z korzystania z Notion.
- Dzieli się przykładami różnorodnych projektów, które realizowała z użyciem Notion, w tym tworzeniem dostosowanych baz danych dla funduszy venture capital, przebudową systemów dla marek e-commerce oraz rozwiązywaniem problemów z przejrzystością w firmach.
- Frances podkreśla przewagę Notion w rozwijaniu przejrzystości i współpracy w czasie rzeczywistym w porównaniu z tradycyjnymi narzędziami do zarządzania projektami, akcentując potrzebę tworzenia całościowych ekosystemów w ramach przepływów pracy.
Musisz przyjąć sposób myślenia, który pozwoli ci spokojnie ocenić swój przepływ pracy: co ci służy, a co nie. Możesz odkryć, że pewne aspekty są niezbędne do śledzenia postępów, podczas gdy inne nie. Przede wszystkim liczy się więc odpowiednie nastawienie.
Frances Odera Matthews
- Wyzwania i rozwiązania związane z wdrażaniem Notion [11:57]
- Frances omawia zalety Notion, podkreślając możliwości związane z brandingiem i personalizacją.
- Przyznaje, że Notion wymaga czasu i wiąże się z krzywą uczenia się, ale podkreśla jego długoterminowe korzyści oraz możliwość dostosowywania go do zmieniających się procesów.
- Frances ostrzega przed różną jakością szablonów i odradza poleganie wyłącznie na szablonach bez ich personalizacji.
- Wyjaśnia swoje celowe, oddolne podejście do wdrażania Notion, rozpoczynając od analizy potrzeb i strukturyzowania baz danych, a dopiero później tworząc widoki i pulpity nawigacyjne.
- Frances podkreśla wydajność Notion i możliwość aktualizowania danych w czasie rzeczywistym w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych do arkuszy kalkulacyjnych.
- Wpływ Notion na zarządzanie projektami [14:55]
- Frances wyjaśnia swoją rolę konsultantki, współpracującej głównie z kierownikami projektów i osobami na stanowiskach kierowniczych, aby dostosować Notion do przepływu pracy i kultury organizacyjnej.
- Podaje przykłady dostosowywania Notion do celów wykraczających poza zarządzanie projektami, takich jak wspieranie zachowań polegających na wyrażaniu uznania wobec członków zespołu, co odzwierciedla szersze aspekty kultury organizacji.
- Frances wspomina, że Notion cieszy się popularnością w społeczności osób neuroróżnorodnych ze względu na elastyczność w zakresie dostosowywania go do indywidualnych sposobów przetwarzania informacji i preferencji dotyczących przepływu pracy.
- Wspomina również o elastyczności Notion w zakresie obsługi różnych preferencji, takich jak widok Kanban i widok tabeli, co pozwala użytkownikom dostosować sposób korzystania z narzędzia.
- Frances oferuje usługi realizowane w niepełnym wymiarze czasu związane z utrzymaniem Notion, podkreślając, że mimo wyzwań Notion może być skalowane do zastosowań na poziomie przedsiębiorstwa.
Nie chodzi tylko o zarządzanie projektami; chodzi o wszystkie całościowe aspekty pracy, które trzeba śledzić, przechowywać lub udostępniać.
Frances Odera Matthews
- Odkrywanie możliwości sztucznej inteligencji w Notion [33:34]
- Frances podkreśla funkcję pytań i odpowiedzi w Notion AI, która pozwala użytkownikom zadawać pytania na podstawie udokumentowanych procesów i danych znajdujących się w systemie, dzięki czemu działa on niczym drugi mózg.
- Frances omawia praktyczne zastosowania Notion AI, takie jak automatyzacja ręcznych zadań związanych z formatowaniem i zwiększanie efektywności zarządzania przepływem pracy.
- Podkreśla znaczenie prawidłowego dokumentowania procesów, aby maksymalizować efektywność i minimalizować chaos w organizacjach.
Poznaj naszą gościnię
Frances Odera Matthews jest założycielką The Notion Bar. Przez ostatnie trzy lata, jako certyfikowana konsultantka Notion, pomagała ponad 150 klientom „tworzyć kultury świadomego działania” dzięki dopasowanym ekosystemom Notion i szablonom do ich przepływów pracy. Ostatecznie praca powinna być funkcjonalna, piękna i spójna. Jako doświadczona specjalistka w dziedzinie myślenia projektowego, operacji i zarządzania projektami, z ponad 10-letnim doświadczeniem w branżach kreatywnych i logistycznych, odkryła, że Notion jest jedynym narzędziem, które pozwala „opowiedzieć historię swojej pracy”.

Notion nie jest narzędziem produktywności, lecz narzędziem możliwości.
Frances Odera Matthews
Materiały z tego odcinka:
- Dołącz do społeczności Digital Project Manager
- Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać nasze najnowsze artykuły i podcasty
- Połącz się z Frances na LinkedInie
- Sprawdź przewodnik Frances dotyczący współpracy, newsletter The Notion Zeitgeist oraz kurs
Powiązane artykuły i podcasty:
Przeczytaj transkrypcję:
Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.
Galen Low: Cześć wszystkim, dziękuję za dołączenie. Nazywam się Galen Low i reprezentuję The Digital Project Manager. Jesteśmy społecznością specjalistów cyfrowych, której misją jest wzajemna pomoc w zdobywaniu umiejętności, pewności siebie i kontaktów, abyśmy mogli zwiększać wartość zarządzania projektami w cyfrowym świecie. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej, zajrzyjcie na thedigitalprojectmanager.com/membership.
Dzisiaj będziemy rozmawiać o popularnej platformie zwiększającej produktywność — Notion — i o tym, czy nadaje się ona do zarządzania złożonymi projektami cyfrowymi angażującymi większe organizacje. Nawet jeśli nie korzystacie z Notion, omówimy najczęstsze błędy popełniane podczas konfigurowania narzędzi do zarządzania projektami i wdrażania ich w organizacji — niezależnie od tego, czy jest to Notion, czy jakiekolwiek inne narzędzie.
Dołącza dziś do mnie Frances Odera Matthews, certyfikowana konsultantka Notion i założycielka The Notion Bar. W ciągu ostatnich trzech lat pomogła ponad 150 klientom z całego świata budować kultury świadomego działania i opowiadać historię swojej pracy za pomocą Notion.
Frances, dziękuję za dołączenie do programu!
Frances Odera Matthews: Cześć, dziękuję za zaproszenie. Naprawdę bardzo się cieszę, że możemy porozmawiać.
Galen Low: Ja również cieszę się na tę rozmowę i dziękuję, że do mnie dołączyłaś. Jesteś w Londynie, więc jest u ciebie późne popołudnie, ale cieszę się, że masz ochotę trochę porozmawiać o narzędziach. Wspominałem w pokoju przygotowawczym, że w naszym podcaście nie zagłębiamy się zbyt często w temat narzędzi.
To dla nas pewna nowość, ale wiem, że wiele osób w naszej społeczności korzysta z Notion, interesuje się nim albo go unika. Są też osoby, które po prostu poszukują idealnego narzędzia do zarządzania projektami i nigdy nie mogą się na nie zdecydować.
Sam go szukam i pomyślałem, że podczas dzisiejszej rozmowy możemy rzucić na ten temat trochę światła. Oczywiście wiesz o Notion bardzo dużo. Uprzedzę słuchaczy: ja nie wiem o Notion zbyt wiele. Zagram więc dociekliwą osobę, która nie zna się na tym narzędziu, a Frances podzieli się swoją ogromną wiedzą, ponieważ naprawdę doskonale zna Notion i bardzo się cieszę, że możemy się w to zagłębić.
Frances Odera Matthews: Oczywiście.
Galen Low: Pomyślałem, że możemy zacząć od podstaw. Osobom, które nie znają Notion — a zwłaszcza tym, które wiedzą o nim jeszcze mniej ode mnie — możesz powiedzieć, czym jest Notion i dlaczego postanowiłaś oprzeć na nim całą swoją ofertę usług?
Frances Odera Matthews: Jasne, oczywiście.
Zacznę od początku i nawiążę do tego, co powiedziałeś o tym, że kierownicy projektów zawsze szukają idealnego narzędzia. Kiedyś sama byłam kierowniczką projektów i również nieustannie szukałam idealnego rozwiązania. Pracowałam jako kierowniczka projektów w wielu branżach kreatywnych i agencjach, między innymi w handlu elektronicznym i przy projektowaniu doświadczeń użytkownika, a tam ciągle przechodzi się z jednego narzędzia na drugie.
Przeprowadzenie całego procesu oceny narzędzi, porównywanie funkcji i zastanawianie się, które rozwiązanie ma potrzebną funkcję, a którego jej brakuje, było zawsze ogromnym przedsięwzięciem. Potem próbuje się połączyć te wszystkie elementy w jeden system.
W ostatniej agencji Shopify, w której pracowałam, używaliśmy Notion wewnętrznie do organizowania różnych spraw. Pewnego dnia pomyślałam: „Chwileczkę, dlaczego wszystkie portale klientów przechowuję w Google Sheets? Mam listy zadań częściowo działające w Notion — dlaczego nie zbudować wszystkiego w jednym miejscu?”.
W ten sposób dosłownie zmniejszyłam o połowę swoją pracę jako kierowniczka projektu, budując portale klientów do zarządzania realizacją projektów Shopify od początku do końca. Jeśli ktoś pracował przy projektach Shopify, wie, jak bardzo są one złożone i ile mają elementów. Wtedy zdałam sobie sprawę, że się nudzę, ponieważ najbardziej ekscytującą częścią pracy było dla mnie tworzenie systemu.
Zostało mi tylko pilnowanie zespołu i klientów, a ja pomyślałam: „Nie chcę już tego robić”. W tym samym czasie Notion zaczęło zyskiwać popularność. Na początku 2020 roku pomyślałam: „Może umieszczę swoją ofertę na Fiverrze. Może ktoś zapłaci mi za tę przypadkową, nerdowską umiejętność, w której jestem naprawdę dobra”.
Okazało się, że wiele osób chciało za to zapłacić. Latem 2021 roku zajęłam się tym na pełny etat i od tamtej pory nie oglądałam się za siebie. Zawsze powtarzam hasło: Notion nie jest narzędziem produktywności, tylko narzędziem możliwości.
Tego właśnie brakowało mi w innych narzędziach do zarządzania projektami, takich jak Asana, Monday.com, ClickUp czy Avaaz. Były po prostu systemami zarządzania projektami i na tym kończyły się ich możliwości.
W Notion możesz naprawdę opowiedzieć historię swojej pracy, połączyć system zarządzania projektami z przypadkową, chaotyczną bazą danych w Excelu i przeglądać dane w sposób spójny z resztą systemu oraz angażujący dla użytkownika. Co więcej, wszystko może dobrze wyglądać. Możesz tworzyć pulpity, aby widzieć potrzebne informacje w miejscu i czasie, w których ich potrzebujesz. Taka elastyczność nie występuje w narzędziach gotowych do użycia. Można myśleć o Notion jak o samodzielnym tworzeniu własnej przygody.
Galen Low: Uwielbiam tę historię, ponieważ wiele osób nie znosi konfigurowania oprogramowania — zarządzania projektami, oprogramowania i wszystkiego, co wymaga budowania podstawowej architektury czegoś ważnego. Ludzie tego nie lubią.
Nie dziwi mnie więc, że istnieje zapotrzebowanie na osobę taką jak ty, która naprawdę to lubi. Podoba mi się też, że żyjemy w świecie, w którym można powiedzieć: „Właśnie tym chcę się zajmować”. Nie chodzi koniecznie o całe zarządzanie projektem, ale o przygotowanie go do sukcesu.
Narzędzia mogą obecnie robić bardzo wiele. Myślę, że w pewnym sensie mamy sztywne wyobrażenia o tym, co poszczególne rodzaje oprogramowania powinny robić i jak powinny wyglądać. Wiele osób uważa, że wszystko musi być gotowe do natychmiastowego użycia.
Chcę się zalogować i od razu działać, ponieważ mamy projekty do prowadzenia. Nikt nie ma czasu na konfigurowanie, ustawianie i zastanawianie się, co właściwie chcemy osiągnąć. W pewnym sensie jest to idealny obraz współczesnego oprogramowania, ponieważ ludzie pracują na różne sposoby i korzystają z różnych narzędzi w środowisku agencyjnym oraz w innych rodzajach usług dla klientów.
Frances Odera Matthews: Powiedziałabym przede wszystkim, że ma to zdecydowanie wymiar związany z nastawieniem. Posłużę się analogią: ubrania można uszyć na miarę albo kupić gotowe. Zakup gotowego ubrania może być w porządku, ale jeśli włożysz trochę wysiłku, pójdziesz do krawca i zdecydujesz się na dopasowanie, będziesz dwadzieścia razy bardziej zadowolony z efektu niż w przypadku rzeczy kupionej z wieszaka.
Zwłaszcza jeśli jest to coś, z czego będziesz korzystać każdego dnia i co stanowi podstawę twojego działania, organizacji dnia oraz pracy. Musisz być więc mentalnie gotowy, by usiąść i naprawdę zastanowić się: „Co właściwie robię każdego dnia?”.
Zdziwisz się, jak wiele osób nigdy nie odpowiedziało sobie na to pytanie. Żyjemy na niezdrowej diecie produktywności, w której chcemy tylko nieustannie działać, a nikt nie poświęca czasu na zatrzymanie się i zrozumienie, co właściwie się dzieje. Najpierw musisz więc być gotowy zaakceptować, że trzeba się zatrzymać i ustalić, które elementy przepływu pracy ci służą, a które nie.
Musisz zdecydować, co chcesz śledzić, a czego nie. Nastawienie jest najważniejsze. Z praktycznego punktu widzenia, jeśli masz wiele rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych i chciałbyś, aby komunikowały się ze sobą, Notion prawdopodobnie będzie dla ciebie dobrym rozwiązaniem. Zdziwisz się, ile czasu zaoszczędzisz, nie wprowadzając ręcznie tych samych danych do różnych systemów i arkuszy.
Pracowałam z osobami z wielu branż. Pomagałam funduszom venture capital tworzyć wyspecjalizowane mechanizmy oceny transakcji. Była to jedna duża baza danych, ale poszczególne fundusze miały różne widoki tej bazy. Oceniały tę samą spółkę portfelową, ale nie widziały ocen innych osób. Na końcu powstawała wspólna ocena.
Pracowałam też z markami e-commerce liczącymi od 60 do 70 osób, całkowicie przebudowując ich systemy w Notion. Zwykle polegało to na zabraniu rozproszonych arkuszy Excela i przeniesieniu ich do jednego miejsca, aby wszyscy mieli wgląd w to, co się dzieje.
Dużym problemem wielu firm jest przejrzystość. Ludzie nie rozumieją, jak dane przemieszczają się w organizacji. W Notion wszystko znajduje się w chmurze, więc gdy coś aktualizujesz, informacja aktualizuje się dla wszystkich w czasie rzeczywistym i wszędzie tam, gdzie jest wykorzystywana.
Jeśli szukasz całościowego środowiska, w którym elementy przepływu pracy komunikują się ze sobą, Notion prawdopodobnie warto rozważyć. Możesz stworzyć estetyczną stronę główną, na której widać, nad czym pracują inni, jakie są terminy, jakie pojawiły się ogłoszenia i jak wygląda całość.
Oczywiście są też wady. To inwestycja czasu. Trzeba być gotowym na naukę i konfigurację, ale prawda jest taka, że każde narzędzie wymaga nauki i ustawienia.
Galen Low: To uczciwe.
Frances Odera Matthews: W dłuższej perspektywie ta inwestycja się zwraca, ponieważ możesz dostosowywać Notion i rozwijać je razem ze swoją organizacją. Gdy zmieniają się procesy, zmieniasz konfigurację zamiast przechodzić na inne narzędzie.
Galen Low: Podoba mi się idea składania pracy w całość. To niekoniecznie zarządzanie projektami, zwłaszcza że osoby korzystające z platformy mogą nie postrzegać jej w ten sposób. Sprowadzanie Notion wyłącznie do zarządzania projektami byłoby zbyt dużym uproszczeniem.
Ludzie chcą mieć wszystko w jednym miejscu, ponieważ tracimy mnóstwo czasu na wprowadzanie danych i czekanie, aż ktoś zaktualizuje informację. Praca jest przecież bardziej płynna niż sztywne dni raportowania statusu. Jeśli chcę wiedzieć we wtorek, jak radzi sobie produkt, powinienem móc się tego dowiedzieć.
Podoba mi się też analogia do ubrania szytego na miarę. Niektóre narzędzia są jak koszulki kupione z wieszaka i to jest w porządku. Nie musisz zatrudniać konsultanta, żeby ustalić, jak korzystać z komunikatora. Czasem sposób użycia po prostu wyłania się z praktyki.
Natomiast oprogramowanie do zarządzania projektami jest centralnym punktem współpracy. Powinno być narzędziem możliwości, a nie tylko sposobem na przesuwanie elementów z punktu A do punktu B. Chodzi o współpracę, wymianę informacji, świadomość sytuacji i wspólne rozumienie celu.
Frances Odera Matthews: Zgadza się. Jeśli stawka jest wysoka, a proces jest dla ciebie ważny i złożony, prawdopodobnie w pewnym momencie warto dostosować narzędzie do własnych potrzeb. Możesz zacząć od rozwiązania gotowego, a następnie uznać: „To jest ważny element mojego przepływu pracy. Sprawdźmy, jak dopasować go do mnie”.
Galen Low: Podoba mi się to. Czy Notion może na początku działać jak ubranie kupione z wieszaka? Jakie ograniczenia lub wady pojawiają się w takim podejściu?
Frances Odera Matthews: Notion może być rozwiązaniem gotowym do użycia na kilka sposobów. Po pierwsze, w internecie można znaleźć wiele szablonów. Jeśli wpiszesz w Google nazwę i słowo „szablon”, prawdopodobnie coś znajdziesz. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie szablony są równie dobre.
Nie daj się zwieść estetyce. Najpierw zwracam uwagę na funkcjonalność, ponieważ wiele szablonów wygląda atrakcyjnie, ale korzystanie z nich jest koszmarem: bazy danych nie komunikują się prawidłowo, a doświadczenie użytkownika nie zostało zoptymalizowane.
Nie kupuj też dziesiątek szablonów w przekonaniu, że wszystkie będą ci potrzebne. Traktuj je jako inspirację, wybieraj potrzebne elementy i włączaj je do własnego przepływu pracy.
Notion ma również podstawowy zestaw do zarządzania projektami obejmujący zadania i projekty. Jest wystarczający, ale podstawowy z konkretnego powodu: ma stanowić bazę do dalszej rozbudowy. Pozwala poznać funkcje Notion, a później możesz dodać na przykład możliwość tworzenia zadań bezpośrednio z szablonu notatki ze spotkania.
Najważniejszy jest jednak proces. Stosuję celowo podejście oddolne. Pierwszym etapem jest analiza — ustalenie, co właściwie robimy, jakiego oprogramowania używamy, co możemy zastąpić, z czym możemy połączyć Notion oraz jakie informacje musimy śledzić, przechowywać i udostępniać.
Następnie zastanawiamy się, jak odtworzyć ten system w bazach danych i jak je ze sobą połączyć, aby uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Później tworzymy szablony stron i ustalamy, jak powinien wyglądać idealny pulpit projektu. Czy chcemy widzieć zadania, spotkania, dane klientów i pliki? Czy pliki mają być niezależne, czy widoczne razem z dokumentacją innych projektów?
Tworzenie baz danych jest prawdziwą sztuką, ale najważniejsze jest prawidłowe przygotowanie baz i ich szablonów. Dopiero potem można budować widoki i pulpity.
Możesz na przykład mieć dużą bazę zadań, widok zadań z terminem na stronie głównej zadań, ten sam widok na głównej stronie organizacji oraz widok przefiltrowany wyłącznie dla działu marketingu. Wszystkie te widoki korzystają z tych samych danych i aktualizują się w czasie rzeczywistym.
Galen Low: Dla mnie słowo „szablon” nie oddaje już dzisiejszych możliwości. To nie jest tylko tabela z etykietami w kolumnach. Za kulisami może działać rozbudowany system baz danych i połączeń.
Prostota interfejsu Notion ukrywa to, co można osiągnąć w tle dzięki prezentowaniu informacji i łączeniu elementów. To naprawdę ekscytujące.
Frances Odera Matthews: Zwykle pracuję głównie z kierownikami projektów oraz osobami odpowiedzialnymi za ludzi lub kulturę organizacyjną, ponieważ to one kształtują sposób pracy w organizacji.
Przychodzą do mnie i mówią: „Nie możemy czegoś zobaczyć albo zrobić. Chcielibyśmy, aby nasz zespół działał w taki sposób”. Ja odpowiadam: „Dobrze, mogę odtworzyć te potrzeby w Notion”.
Możemy też budować rozwiązania niezwiązane bezpośrednio z zarządzaniem projektami. Jeśli firma chce, aby pracownicy częściej doceniali kolegów, możemy utworzyć na stronie głównej przycisk pochwały. Wykorzystujemy wtedy również psychologię zachowania, ponieważ jest to miejsce, do którego pracownicy logują się codziennie.
Notion obejmuje więc znacznie więcej niż samo zarządzanie projektami. Chodzi o całość elementów związanych z pracą, które trzeba śledzić, przechowywać lub udostępniać.
Galen Low: Podoba mi się to rozróżnienie: śledzić, przechowywać lub udostępniać. Ważne jest także to, z kim współpracujesz — z osobami odpowiedzialnymi za ludzi, operacje i zarządzanie projektami. To więcej niż tylko zarządzanie zadaniami.
Chodzi o to, aby ludzie mogli pracować razem, rozumieli wartość swojej pracy i wiedzieli, jak przyczynia się ona do realizacji celów. Jeśli kultura, którą chcesz budować, obejmuje uznanie, wsparcie i przywództwo służebne, możesz zaprojektować narzędzie tak, aby to odzwierciedlało.
Frances Odera Matthews: Właśnie dlatego Notion przyciąga również wiele osób neuroróżnorodnych. Można budować rozwiązania dokładnie tak, jak potrzebuje tego twój umysł.
Galen Low: Wszyscy pracujemy i myślimy inaczej. Nie musimy wtłaczać się w gotowy schemat, jeśli możemy stworzyć rozwiązanie lepiej dopasowane do nas.
Frances Odera Matthews: Najczęściej widać to przy różnych widokach. Jedni nie znoszą widoku Kanban, inni uwielbiają tabelę, a jeszcze inni wolą wyłącznie Kanban. W Notion możesz stworzyć oba widoki — to te same dane przedstawione na różne sposoby.
Galen Low: To po prostu inny widok. Przejdźmy do trudniejszych tematów. Często słyszę, że Notion prędzej czy później przestaje wystarczać, jest zbyt nieformalne, trudne w zarządzaniu albo zbyt ograniczone. Szczególnie na poziomie przedsiębiorstwa mówi się, że Notion nadaje się dla małych zespołów, niezależnych specjalistów i małych agencji, ale nie dla organizacji liczącej 250 osób. Czy to prawda?
Frances Odera Matthews: Im większa organizacja, tym większą uwagę trzeba poświęcić uprawnieniom. Potrzebujesz kogoś w zespole albo konsultanta, który opracuje architekturę uprawnień i dopilnuje, aby ludzie trafili do właściwych przestrzeni zespołów.
Może to być osobne stanowisko: osoba odpowiedzialna za utrzymanie Notion. Nie jest to nic niezwykłego — podobnie działają administratorzy Salesforce. Trzeba regularnie porządkować system, ustawiać poziomy dostępu i dbać o prawidłową strukturę. Notion zdecydowanie może działać na poziomie przedsiębiorstwa.
Galen Low: Jeśli dostosowane ubranie się zabrudzi lub uszkodzi, nie wyrzucasz go od razu. Znajdujesz osobę, której ufasz, i naprawiasz je. Tak samo jest z ważnym systemem biznesowym — wymaga bieżącej pracy i utrzymania.
Warto spojrzeć na to jak na inwestycję. Jeśli dzięki konfiguracji skracasz czas administracyjny o połowę, oszczędność dotyczy nie tylko kierownika projektu, ale też każdej osoby wprowadzającej dane.
Frances Odera Matthews: W stu procentach. Firmy potrafią wydać setki tysięcy na remont biura, nowy ekspres do kawy czy stół do piłkarzyków, wierząc, że zwiększy to produktywność. Tymczasem pracownicy spędzają przy tych rzeczach niewielką część dnia. Większość czasu spędzają w systemach i punktach wprowadzania danych. Dlaczego nie zainwestować w to, aby działały prawidłowo i efektywnie?
Wchodzimy w epokę hybrydową, więc warto połączyć projekt biura fizycznego z projektem biura cyfrowego. Można dopasować wygląd Notion do wystroju biura i umieścić w przestrzeni kody QR prowadzące do różnych konfiguracji Notion.
Galen Low: To temat na cały osobny odcinek. Skoro mówimy o Notion jako narzędziu możliwości i o jego skalowaniu, musimy wspomnieć także o sztucznej inteligencji. Notion było jednym z pierwszych narzędzi, które zauważyłem z funkcjami opartymi na AI. Czy ludzie rzeczywiście korzystają z tych możliwości w codziennej pracy?
Frances Odera Matthews: Najbardziej podoba im się funkcja pytań i odpowiedzi. Jeśli procesy są prawidłowo opisane, a dane w systemie wprowadzone poprawnie, możesz zapytać Notion Q&A na przykład: „Nad czym pracujemy w tym miesiącu?”. System udzieli odpowiedzi na podstawie informacji znajdujących się w bazach.
Notion może stać się drugim mózgiem. AI przydaje się też do bardzo praktycznych czynności, szczególnie w bazach danych. W moim przepływie pracy używam Notion AI jako właściwości bazy, która formatuje linki do mojego newslettera The Notion Zeitgeist.
Galen Low: Dodam link do notatek.
Frances Odera Matthews: Zapisuję strony internetowe w bazie, a następnie używam polecenia Notion AI, które pobiera tytuł strony, tworzy z niego hiperłącze z adresem URL i dodaje na początku emoji dopasowane do tytułu. Oszczędza mi to około 30 sekund na każdej pozycji, co jest bardzo cenne.
AI może też porządkować ręczne notatki, przekształcać tekst w tabelę i formatować informacje. Najbardziej podoba mi się zastępowanie ręcznych czynności formatowaniem, ponieważ nikt nie ma na to czasu.
Galen Low: Dotyczy to również punktów działań, protokołów i notatek ze spotkań. Zarządzanie projektami bywa chaotyczne. Umiejętnością nie jest kopiowanie słów i formatowanie linków, lecz zebranie ludzi, umożliwienie im swobodnej wymiany pomysłów, a następnie uporządkowanie wyniku tak, aby był zrozumiały dla osób nieobecnych na spotkaniu.
Frances Odera Matthews: To działa jednak tylko wtedy, gdy procesy zostały prawidłowo opisane. Właśnie tutaj firmy tracą wydajność. Nie mają nigdzie zapisane, jak wykonują poszczególne czynności, więc ludzie za każdym razem próbują od nowa ustalić, co robić.
Galen Low: Maszyna nie może nauczyć się czegoś, czego nie zapisaliśmy.
Frances Odera Matthews: Dokładnie.
Galen Low: Wszystko sprowadza się do świadomego działania. Wiele firm działa chaotycznie i uważa, że chaos pomaga szybciej znajdować odpowiedzi. W pewnym momencie trzeba jednak się zatrzymać, zastanowić, co właściwie robimy, udokumentować procesy i uporządkować dane. To inwestycja, która się opłaca.
Frances Odera Matthews: Chaos ma swoją cenę. Jednym z jej elementów jest wysoka rotacja pracowników, ponieważ ludzie nie chcą długo pracować w nieuporządkowanym środowisku. Do tego dochodzą koszty rekrutacji i szkolenia nowych osób. Gdyby firma od początku prawidłowo ustawiła procesy, mogłaby tego uniknąć.
Galen Low: Podoba mi się to zdanie: chaos ma swoją cenę. Frances, dziękuję za udział w programie. To była niezwykle ciekawa rozmowa.
Frances Odera Matthews: Można mnie znaleźć jako The Notion Bar na wszystkich platformach. Ostatnio dużo czasu spędzam na LinkedIn, gdzie występuję jako Frances Odera Matthews. Zachęcam też do obserwowania mojego newslettera The Notion Zeitgeist, w którym publikuję informacje o mojej społeczności kursowej, inspirujące materiały i wiadomości ze świata narzędzi cyfrowych.
Galen Low: Wszystkie linki dodam do notatek. Dziękuję za poświęcony czas.
Frances Odera Matthews: Dziękuję za zaproszenie, Galen. To była świetna rozmowa.
Galen Low: Dobrze, oto nasza dzisiejsza rozmowa. Jak zawsze, jeśli chcecie dołączyć do ponad tysiąca podobnie myślących osób zajmujących się zarządzaniem projektami, dołączcie do naszej społeczności! Odwiedźcie thedigitalprojectmanager.com/membership, aby dowiedzieć się więcej. Jeśli podobało wam się to, czego dziś słuchaliście, zasubskrybujcie program i pozostańcie z nami na thedigitalprojectmanager.com.
Do usłyszenia następnym razem. Dziękuję za wysłuchanie.
