Kort: Het verhaal beheersen met je klant

“Een project lijkt een beetje op een verhaal… Jij bent de auteur. Jij hebt de controle over je verhaal, hoop ik. ”

In de loop der jaren hebben Dean en zijn team bij truematter de kunst van het managen van hun klanten geperfectioneerd. Een manier waarop ze dit doen, is door het verhaal te beheersen. Daarvoor moet je de beste aantekeningen maken, effectief communiceren en je hulpmiddelen optimaal benutten.

Zo maak je de beste aantekeningen

• Wijs een toegewijde notulist aan. Deze persoon moet niet de belangrijkste spreker zijn. Aantekeningen maken vereist concentratie.
• Orden op onderwerp. Niet chronologisch; gesprekken zijn rommelig. Maak secties en spring van de ene naar de andere, afhankelijk van hoe het gesprek verloopt.
• Voeg meerdere perspectieven samen. Als meerdere mensen aantekeningen maken, zorg er dan voor dat slechts één persoon verantwoordelijk is voor het samenvoegen van de perspectieven.
• Rond het onmiddellijk af. Maak het netjes, voeg alles samen en zet het in het projectgedeelte terwijl alles nog vers is.
• Houd rekening met je publiek. Schrijf al je aantekeningen alsof een klant ze op een dag zal lezen.
• Publiceer op een centrale plek. Organiseer alle aantekeningen op een centrale plek en geef ze duidelijke namen.
• Voeg een samenvatting toe. Hoe korter, hoe beter. Beknopt schrijven is een kunstvorm.
• Houd je aan de blikseminslagregel. Als je de deur uitliep en door de bliksem werd getroffen, zouden we dan alle projectdocumenten gemakkelijk kunnen vinden?

Wil je meer tips van Dean? Bekijk hier de volledige sessie.
Klik hier voor meer korte DPM-video’s, tips en trucs.