4 manieren om je projectramingsproces te verbeteren
Laten we het hebben over schatten.
Het proces van projectramingen is voor zoveel projectmanagers een ware vloek. Het gaat niet alleen om het feit dat het onder hoge druk en gehaast gebeurt, en meestal tussendoor naast ons reguliere werk. Het is ook zo dat onze inspanningen meestal worden teruggebracht tot een compromis dat bijna nooit nauwkeurig of ideaal is.
Maar één ding dat ik wel geweldig vind aan het maken van schattingen, is de mogelijkheid die het biedt om een aantal echt belangrijke gesprekken op gang te brengen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Tijdens die gesprekken stellen we ons het beste voor en vrezen we het ergste. We maken plannen waarvan we weten dat ze zullen veranderen en vermijden toezeggingen te doen over zaken die we nog niet helder kunnen overzien. We kijken naar eerdere projecten en naar onze visie voor de toekomst van het bedrijf.
Ik geloof zelfs dat elk gesprek over schattingen een gelegenheid is om te praten over processen, kwaliteit, visie en waarden.
Als je merkt dat het verzamelen en herzien van schattingen nogal wat energie kost en veel tijd opslokt, probeer dan deze tips om het proces bevredigender, minder mechanisch en misschien zelfs een beetje leuk te maken.
1. Besteed minder tijd aan alleen schatten en meer tijd aan het bespreken ervan
Een kostenraming vereist enige geconcentreerde tijd, maar het heeft geen zin om een perfecte schatting te maken als die niet past binnen de rest van de context. Leer je projectteam om voorlopige uitgangspunten vast te leggen die ze door middel van gesprekken kunnen verfijnen. Het helpt iedereen het grotere geheel te zien en een beter inzicht te krijgen in de verschillende vakgebieden van hun teamleden.
Je kunt ook AI gebruiken bij het ramen van projectkosten om een startpunt voor gesprekken te creëren.
2. Maak er een creatief proces van en zet niemand het mes op de keel
Omgaan met ambiguïteit is het meest voorkomende struikelblok voor mensen aan wie wordt gevraagd een kostenraming voor een project te maken. Het op één na meest voorkomende struikelblok is de angst om een onnauwkeurige schatting te produceren. Gebruik je rol als PM om het gesprek ergens tussen de kale basis en het ideale scenario te houden door aannames te documenteren, beperkingen opnieuw te benoemen en uitdagende vragen te stellen.
3. Leid je klanten en opdrachtgevers op
Of je dat nu doet aan de hand van harde feiten of metaforen over het bouwen van een huis of het zetten van koffie, zorg ervoor dat je niet te veel belooft over wat een projectraming precies is. Stel de verwachting dat de raming moet worden verfijnd zodra er meer bekend is, dat deze aan verandering onderhevig is en dat het projectbudget iets is dat jullie samen proactief moeten beheren.
Bekijk dit praktijkvoorbeeld van hoe een projectmanager uit onze community omging met vrijwel geen budget voor een prominent project en haar belanghebbenden begeleidde om het project af te ronden.
4. Ga er niet van uit dat je historische gegevens een bruikbare snelkoppeling vormen
Je zou alle urenstaten van de laatste vijf vergelijkbare projecten kunnen bekijken, maar dat is alleen nuttig als je van plan bent exact hetzelfde proces te gebruiken als bij een eerder project en ook een duidelijk inzicht hebt in de variabelen die de inspanningraming kleiner of groter maken. Je kunt de nauwkeurigheid zeker verhogen en minder tijd besteden aan schatten, maar niet zonder vooraf het nodige voorbereidende werk te doen!
Conclusie
Dat laatste punt is waarschijnlijk het belangrijkste, omdat velen van jullie zich misschien afvragen: “wat heeft het voor zin om het schattingsproces bevredigend te maken als onze schattingen altijd verkeerd zijn?”.
Nou, ik zou zeggen dat de gesprekken over schattingen leiden tot gesprekken over processen, die weer leiden tot gesprekken over gegevens. En dat vormt de basis voor consistentere en nauwkeurigere schattingen.
Daar hadden we het namelijk over in een podcastaflevering met Marcel Petitpas, een voorvechter van datagedreven schattingen. DPM-leden kunnen hier ook op aanvraag een Vraag-Maar-Raak-sessie met Marcel bekijken.
