4 strategieën om om te gaan met onrealistische projectdeadlines
Ze kunnen voortkomen uit een belofte van sales of zich langzaam binnen je projecten ontwikkelen, maar ik denk dat we het er allemaal over eens kunnen zijn dat onrealistische projectdeadlines steeds vaker, ik durf wel te zeggen, verwacht worden in de snel veranderende sectoren waarin we werken.
Projectmanagers komen in situaties terecht die ons uiteindelijk tot mislukken dwingen, doordat teams moeten overwerken om een deadline te halen die in veel gevallen niet eens een duidelijke reden heeft.
Ik heb veel ervaring met het uitwerken van strategieën om iedereen zo goed mogelijk door onrealistische projectdeadlines heen te helpen, met een zo klein mogelijke impact.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ik heb teamleiders ondersteund en ben ook van begin tot eind betrokken geweest bij moeilijke gesprekken met projectbelanghebbenden. Zulke gesprekken zorgen ervoor dat iedereen beschikt over wat nodig is om het verwachte kwaliteitsniveau te bereiken (zelfs met de onrealistische projectdeadline) en een succesvol project op te leveren.
Zo bepaal je of een projectdeadline realistisch is
Projectdeadlines zijn een kwestie van mening en perspectief, en er kan veel meespelen wanneer de klant aandringt op een bepaalde datum.
In hun ogen kan een deadline realistisch lijken, omdat ze misschien niet begrijpen wat er allemaal moet gebeuren om het product uiteindelijk op die einddatum op te leveren.
Begin met deze stappen:
- Voer een terugwerkende planningsoefening uit. Breng elke stap die in omgekeerde volgorde moet worden voltooid in kaart om eerst te bepalen of de planning realistisch is en of er tijdsbeperkingen zijn.
- Begrijp de reden achter de deadline. Wat zijn de belangrijkste factoren of mijlpalen binnen dit initiatief, zodat je beter kunt beoordelen hoe je het binnen die termijn kunt opleveren? Er kan een belangrijke zakelijke behoefte zijn die niet is gecommuniceerd. Dit helpt je bepalen wat er eventueel uit de scope kan worden geschrapt om binnen de vastgestelde termijn te leveren.
- Bepaal welke middelen je voor elke afzonderlijke taak nodig hebt. Zo kun je bepalen of je meer mensen of middelen moet toevoegen, maar ook zien of het oorspronkelijke toegewezen team het werk daadwerkelijk kan voltooien en of een burn-out kan worden voorkomen.
- Laat iemand anders meekijken naar de terugwerkende planningsoefening, het middelenplan en het projectplan. Iemand zoals een ontwerper of ontwikkelaar kan wellicht beter bepalen of je stappen kunt overslaan, afhankelijkheden kunt verwijderen, de benodigde doorlooptijd kunt verkorten of bepaalde fasen of agile functiesets kunt overlappen.
4 strategieën voor het omgaan met onrealistische deadlines
Laten we een aantal strategieën bekijken om je vastberadenheid om tegengas te geven en voet bij stuk te houden te versterken, terwijl je toch begripvol blijft voor de behoeften van de klant en het projectteam.
1. Leg het proces en de verwachtingen vast
We willen ervoor zorgen dat iedereen begrijpt hoe we het eindpunt gaan bereiken, zodat we onderweg geen tijd verspillen aan het uitzoeken van alles. Misschien heb je niet het gevoel dat je controle hebt over de gebeurtenissen of omstandigheden die de deadline hebben bepaald, maar waar je wel controle over hebt, is het proces waarmee je probeert de oplevering op die datum te realiseren.
Dit is wat je moet doen:
- Definieer duidelijk ieders rol en wat er van hen wordt verwacht tijdens de startbijeenkomst—zowel van je interne team als van iedereen aan klantzijde. Ook zij spelen een grote rol in de manier waarop we de deadline halen. Een RACI is hiervoor een goed startpunt.
- Maak een procesoverzicht waarin wordt beschreven hoe het team elke fase doorloopt.
- Maak een goedkeuringsproces met datums en verantwoordelijkheden van belanghebbenden. Hierdoor blijft de klant verantwoordelijk, zodat niet alles op jou en je team neerkomt. Aan hun kant moeten ze strikt zijn met feedback, goedkeuringen en andere middelen die nodig kunnen zijn om deze onrealistische projectdeadline te halen.
- Je kunt zelfs zo ver gaan dat je een communicatieplan opstelt, zodat iedereen weet waar welke informatie moet worden gecommuniceerd en bij wie je waarvoor terechtkunt.
2. Breid de middelen uit of verklein de projectscope.
Een of twee extra mensen aan het team toevoegen is misschien precies wat je nodig hebt om die deadline te halen. Werk samen met je middelenmanager om te bepalen wie gedurende de volledige looptijd of tijdens bepaalde fasen aan het project kan deelnemen. Samen staan we sterk 😁
Werk ook samen met je salesvertegenwoordiger en de klant om de scope te verkleinen. Dit kan een MVP-versie van de SOW zijn, of een vereiste voor de klant om functies met een lagere prioriteit te schrappen die niet per se vóór de lanceringsdatum voltooid hoeven te zijn. Houd er rekening mee dat dit zal leiden tot een kostenverhoging of -verlaging (volgens de projectmanagementdriehoek), afhankelijk van wat er wordt besloten. Je zult dat gesprek dus met je klant moeten voeren.
3. Agressief beheer van het werkplan
Om krappe deadlines te halen, moet je overal bovenop zitten en ervoor zorgen dat iedereen in het team, inclusief de klant, dat ook doet. Onrealistische deadlines kunnen worden beperkt door gedegen strategieën voor het beheren van meerdere projecten toe te passen om werkbelastingen effectief in balans te brengen.
Door het volgende meerdere keren per week te doen, blijf je op schema:
- Dagelijkse korte bijeenkomsten: Hierbij kan de klant aanwezig zijn, zodat je in realtime en regelmatig feedback krijgt. Hierdoor zijn er minder obstakels waar je team tegenaan loopt of die jij moet wegnemen.
- Tijdlijnbeoordelingen: Maak de tijdlijn desnoods je laptopachtergrond! Het is ontzettend belangrijk dat je voortdurend naar de tijdlijn verwijst en vooruitkijkt, zodat je risico's kunt beperken en proactief mogelijke belemmeringen kunt wegnemen die je team ervan weerhouden hun taken binnen de vereiste tijd af te ronden.
- Procescontroles: Controleer minstens wekelijks hoe het team door het projectproces heen werkt. Zo kun je ook belemmeringen wegnemen voordat ze te moeilijk worden om op korte termijn op te lossen of te vermijden.
- Schat zelfs de meest triviale taak in: Zo krijg je een gedetailleerd en realistisch beeld van het kleinste ding dat je tijdlijn in de gevarenzone kan brengen. Projectmanagementtools kunnen waardevol zijn bij deze inschatting en het bijhouden ervan.
4. Communiceer, communiceer, communiceer!
Dit is van enorm groot belang. Als je het gevoel hebt dat je je teamleden en klanten lastigvalt, doe je het goed. Duw jezelf naar een ongemakkelijke plek door te veel te communiceren.
Het is de enige manier om ervoor te zorgen dat iedereen:
- Heeft wat nodig is om efficiënt te werken
- Risico's en belemmeringen goed in de gaten houdt
- Verantwoordelijk is voor wat onder zijn of haar verantwoordelijkheid valt. Dit geldt ook voor de klant. Die kan geen vertraging veroorzaken of wijzigingen in de scope aanbrengen en toch verwachten dat jij en je team de op te leveren resultaten blijven leveren waarover jullie aan het begin van de projectplanning afspraken hebben gemaakt.
- Voortdurend praat over de tijdlijn, de reden achter de manier waarop het plan is opgesteld en de risico's van het inkorten ervan. Hoe meer je erover praat, hoe groter de kans dat het blijft hangen en wordt begrepen en een prioriteit wordt voor de klant en het projectteam.
Wat te doen als een projectdeadline echt onmogelijk is
Je hebt de vragen gesteld en het proces en de tijdlijnen aangepast, maar je krijgt de afgesproken op te leveren resultaten nog steeds niet vóór de deadline opgeleverd. Je bent een meester in tijdmanagement, maar echt, het enige wat nog rest is een moeilijk gesprek met de klant over waarom het onmogelijk is en wat je hebt gedaan om tot die conclusie te komen.
Zeg gewoon nee.
Ja, dat zei ik echt. We denken dat we geen nee mogen zeggen, maar het kan iedereen juist veel tijd, geld en stress besparen als we kunnen terugvallen op de waarde van het opleveren van een product van hoge kwaliteit. Maar om dat te kunnen doen, hebben we tijd nodig om het uit te voeren.
Onrealistische verwachtingen en onrealistische tijdlijnen leiden tot veel meer problemen die projectfalen veroorzaken (leer hier hoe je falen kunt voorkomen) dan gewoon nee zeggen. Ik zeg niet dat dit je eerste keuze moet zijn, maar het is iets om in je achterhoofd te houden wanneer je de andere strategieën voor onrealistische projectdeadlines doorloopt.
De projectmanagementdriehoek
De gouden driehoek van projectmanagement stelt dat tijd, scope en kosten binnen een project in balans moeten zijn om een kwalitatief eindresultaat op te leveren. Misschien past de klant niet bij jouw organisatie als die de expertise die nodig is om de kwaliteit te leveren die zij verwachten, niet waardeert.
Of je kunt de ijzeren driehoek (met de pijlers goed, snel en goedkoop) gebruiken om je punt duidelijk te maken.
Als je snel een goed product wilt, zal het niet goedkoop zijn. Als je snel een goedkoop product wilt, zal het niet van goede kwaliteit zijn.
Ik begrijp dat er kanttekeningen bij deze strategie zijn vanwege de hoeveelheid bevoegdheid die je mogelijk hebt, maar kom op voor je team en geef het leiderschap redenen waarom het niet oké is om projecten met deze onrealistische deadlines te blijven aannemen.
Je bent al halverwege
Niemand bevindt zich natuurlijk graag in deze situatie, maar we hebben dit allemaal meegemaakt of zullen dat op een bepaald moment in onze loopbaan doen. We leren van de ervaring en het maakt ons betere projectmanagers. We kunnen gemakkelijker moeilijke gesprekken voeren met onze klanten over onrealistische opleverdata van projecten en andere vormen van weerstand die we mogelijk moeten bieden. Zei iemand scope-uitbreiding?
Alles in dit artikel bouwt gewoon voort op de vaardigheden die je al hebt, dus je bent al halverwege!
Als je op je werk voortdurend te maken hebt met projecten die met onrealistische projectplanningen worden verkocht of met gemiste deadlines, wil je dit misschien als een zorg aankaarten en onderzoeken hoe dit kan worden voorkomen.
Vraag of je deel mag uitmaken van het verkoopproces. Zo kan een planningsexpert de opleverdata (en het scopemanagement) proactief beoordelen, zodat er bij het binnenhalen en opstarten van het project minder stress is en jullie allemaal jullie rollen gemakkelijk kunnen uitvoeren.
Je vindt hier meer projectmanagementstrategieën. Vergeet je ook niet te abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager voor meer praktische handleidingen die diep ingaan op de fijne kneepjes van projectmanagement.
