Middelenprognose: beste werkwijzen, stappen & voorbeelden

Dit gebeurt doorgaans met behulp van software voor resourcebeheer. 

Welke factoren beïnvloeden resourceprognoses?

Begin bij het plannen van een nieuw project met een duidelijk inzicht in het type en de scope ervan, evenals het opleveringskader. Deze informatie vormt de basis voor je beslissingen over capaciteitsplanning met betrekking tot beschikbare resources. Maatstaven voor resourcebenutting die optimale beslissingen over resources ondersteunen, zijn onder andere:

• Budget: Als je je budget kent, kun je het rendement op je projectinvestering prioriteren door resources strategisch toe te wijzen aan verschillende activiteiten. Een gezond budget maakt strategische prioriteiten duidelijk en bevat een passende risicobuffer (tussen 10 en 20 procent).
• Scope: Een goed gedefinieerde scope ondersteunt en stuurt de identificatie en selectie van projectresources. Het is het kompas waarnaar je kunt verwijzen bij scope creep, wat de nauwkeurigheid van resourceprognoses negatief kan beïnvloeden.
• Vaardigheids- en ervaringsniveau van teamleden: Teamleden krijgen verschillende taken toegewezen en de hoeveelheid inspanning (LOE) die ieder van hen nodig heeft om die taken uit te voeren, varieert. Stem voor een gezonde resourceprognose teamleden met veel vaardigheden en ervaring af op kritieke taken, teamleden met weinig vaardigheden en ervaring op minder essentiële taken en wijs hen passende repetitieve of terugkerende taken toe.
• Vakantietijd en onverwachte afwezigheid: Aanwezigheid heeft een grote invloed op de nauwkeurigheid van resourceprognoses als geplande vrije tijd of geschatte percentages voor ongeplande vrije tijd niet worden meegenomen. Om onverwachte afwezigheid te beperken, bouw je sterke verbindingen op basis van positieve en consistente communicatie, vertrouwen, transparantie en psychologisch veilige leiderschapspraktijken. 
• Fulltime versus freelance of parttime teamleden: Je strategie voor resourceprognoses kan worden geoptimaliseerd door strategisch te evalueren hoe je bestaande resources intern het beste kunt inzetten (fulltime medewerkers) en wanneer uitbesteding nodig is (parttime of freelance medewerkers). Fulltime medewerkers zijn een economische keuze voor taken die lang duren. Een parttime of freelance teamlid is een goede optie voor taken waarvoor gedurende korte tijd gespecialiseerde vaardigheden nodig zijn. 
• Aankomende en onverwachte projecten: Door duidelijkheid te hebben over wat wel en niet kritiek is en flexibiliteit in je resourceprognose in te bouwen, kun je toekomstige resourcebehoeften anticiperen ter ondersteuning van projectplanningen binnen de portefeuille. Houd je team flexibel door het genoeg werk te geven om 80% van de week te vullen. Als je teamleden op 100% capaciteit zitten, bestaat je vermogen om flexibel te blijven bij risico’s of concurrerende eisen niet meer en wordt je resourceprognose irrelevant. 80% is het nieuwe 100% om een burn-out te voorkomen.
• Organisatietools en technologie bepalen je toegang, zichtbaarheid en mogelijkheden voor het plannen van resources om strategische beslissingen te nemen die de projectprestaties optimaliseren. De juiste tools voor resourcebeheer helpen je risico’s te beperken en winstgevendheid te waarborgen.

Waarom zijn resourceprognoses belangrijk?

Het voorspellen van resources is een kritieke planningsinspanning die rechtstreeks verbonden is met de gezondheid en succesvolle afronding van een project. Door de manier waarop je projecten plant te optimaliseren, kun je de resultaten van projecten effectiever beheersen.

Nauwkeurige resourcevoorspellingen leiden tot succesvolle projectresultaten, zoals tijdige opleveringen en sterke financiële prestaties. Het voorspellen van resources houdt rekening met de vraag naar resources op portfolioniveau, waardoor vertragingen door planning worden beperkt. 

Door deze best practice te herhalen, krijg je toegang tot kennisbenchmarks voor toekomstige projecten om de gezondheid van projecten te waarborgen. Een resourcevoorspelling biedt stakeholders en projectmanagers wat zij nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen.

Projectresources voorspellen in 7 stappen

Zo voorspel je projectresources en maak je er een vaste praktijk van binnen het resourcebeheer van projecten:

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Phone

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

1. Bekijk je projectpijplijn (het programma- en projectenportfolio) 

Door je projectenportfolio te bekijken, krijg je inzicht in welke gedeelde resources voor andere projecten worden gebruikt. Je moet overleggen met andere projectmanagers om samen te werken aan het effectief integreren van je project in het portfolio zonder andere projecten te verstoren. 

Hierdoor krijg je een beeld van wanneer je project kan plaatsvinden en van een realistische looptijd op basis van de beschikbare gedeelde personeelscapaciteit. Nadat je de pijplijn of het portfolio hebt bekeken, kun je de volledige resourcevereisten en benodigde vaardigheden voor het project bepalen om de benodigde tijd en het budget te schatten.

Actiepunten:

• Gebruik je projectmanagementsoftware om je projectpijplijn in kaart te brengen.
• Plan vergaderingen met andere projectmanagers om de toewijzing van resources te bespreken.
• Pas projecttijdlijnen aan op basis van de beschikbaarheid van gedeelde resources.

2. Bepaal de resourcevereisten en vaardigheden die voor het project nodig zijn

Pas je praktische kennis van de benodigde resources en vaardigheden toe door een structuur voor uitsplitsing van resources (RBS) op te stellen. Denk na over de projectscope en beschrijf de vaardigheden, ervaringsniveaus, arbeidsvormen, apparatuur, software en materialen die voor je project nodig zijn. Neem alle kosten op, zowel directe als indirecte, om een uitgebreide prognose van het resourcebudget op te stellen. Vergeet niet rekening te houden met kosten voor zaken zoals reiskosten, vergunningen, hulpmiddelen en andere vergoedingen.

Nadat je de resourcevereisten en benodigde vaardigheden voor je project hebt bepaald, kun je gegevens van vergelijkbare projecten bekijken om je planning voor resourcebeheer te onderbouwen.

Actiepunten:

• Maak een gedetailleerde RBS in je tool voor resourcebeheer.
• Maak een lijst van alle benodigde vaardigheden, resources en kosten.
• Gebruik gegevens van eerdere projecten om je budgetramingen te onderbouwen.

3. Bekijk gegevens van vergelijkbare eerdere projecten 

Vergelijk vervolgens de overeenkomsten tussen historische projectgegevens en je huidige project. Wat ging er goed bij de inzet van resources voor eerdere projecten? Wat moest worden verbeterd? Noteer welke ramingen van projectresources het meest afweken van de werkelijke cijfers.

Documenteer na het bekijken van gegevens van vergelijkbare eerdere projecten hoe je als projectmanager verbeteringen in je project gaat doorvoeren. Houd bij belangrijke momenten in de tijdlijn van het project rekening met mogelijke risico's.

Door gegevens van eerdere projecten te analyseren, kun je de beschikbaarheid van resources en benodigde vaardigheden bepalen, waardoor je resourcevoorspelling een betrouwbare structuur krijgt.

Actiepunten:

• Gebruik je projectmanagementsoftware of rapportagesoftware voor marketingbureaus om rapporten over vergelijkbare eerdere projecten op te vragen.
• Identificeer patronen in het gebruik van middelen en pas je prognoses dienovereenkomstig aan.
• Documenteer verbeteringen en strategieën voor het beperken van risico’s met betrekking tot middelen.

4. Bepaal de beschikbaarheid van middelen & de vaardigheden van je team

Bekijk bestaande profielen van teamleden in je software voor workflowbeheer. Identificeer wie over de vaardigheden beschikt die je project vereist en controleer hun beschikbaarheid.

Als bepaalde teamleden niet beschikbaar zijn, bespreek dan mogelijke flexibiliteit in hun planning. Zodra je weet welke teamleden over de benodigde vaardigheden beschikken en hun beschikbaarheid hebt bevestigd, kun je hen aan projectopdrachten koppelen. 

Voor alle andere middelen verschilt het hoe je de tijd, prijs en manier om er toegang toe te krijgen vaststelt. Het is essentieel om deze variabelen in je middelenprognose te documenteren, zodat je de verwerving en het gebruik van alle middelen in een project kunt volgen. Zodra je de beschikbaarheid van middelen en de vaardigheden hebt bepaald, kun je teamleden formeel aan opdrachten koppelen. 

Actiepunten:

• Werk de profielen van teamleden in je software bij met hun vaardigheden en beschikbaarheid.
• Bevestig de beschikbaarheid van middelen met je team.
• Pas projecttoewijzingen aan op basis van de capaciteit van teamleden.

5. Koppel middelen aan opdrachten

Zodra je inzicht hebt in de vaardigheden die voor je project nodig zijn, kun je taken aan je team gaan toewijzen. Het is belangrijk om met je teamleden te overleggen om beter te begrijpen hoe complex verschillende projecttaken zijn. Zij hebben mogelijk inzicht in de duur van taken, benodigde middelen en tijdsverschillen. Zodra je middelen aan opdrachten hebt gekoppeld, kun je de inspanning en tijd voor elke taak inschatten. 

Actiepunten:

• Gebruik projectmanagementsoftware om middelen aan taken te koppelen.
• Communiceer met teamleden om taakinschattingen te verfijnen.
• Pas toewijzingen indien nodig aan om een optimale toewijzing van middelen te garanderen.

6. Houd rekening met onverwachte afwezigheid, personeelsverloop & wervingstrends

Bij het maken van prognoses voor middelen is het niet onderhandelbaar om rekening te houden met onverwachte of geplande afwezigheid, personeelsverloop en wervingstrends. Zo zorg je voor de gezondheid van het project door proactief de mogelijke impact van deze factoren op de projectplanning en het budget te beperken. 

Projectmanagers kunnen buffermethoden en noodplannen gebruiken om rekening te houden met afwezigheid. Opvolgingsplanning is een nuttige interne manier om met personeelsverloop om te gaan, naast het opstellen van een proactieve wervingsstrategie.

Actiepunten:

• Bouw noodplannen in je projectplanning in.
• Train teamleden in meerdere vaardigheden en documenteer belangrijke processen.
• Blijf op de hoogte van wervingstrends in de sector en pas je plannen dienovereenkomstig aan.

Hier zijn enkele technieken die je kunnen helpen bij de voorbereiding: 

• Vul de geplande verlofhiaten op tijdens de planningsfase (regel een back-upprojectmanager die in het project wordt ingewerkt als je gepland verlof hebt)
• Neem vroegtijdig mensen aan en trek tijd uit voor deze inspanning
• Pak hiaten in vaardigheden vroegtijdig aan (je kunt deze vinden met behulp van een analyse van hiaten in middelen)
• Zorg voor frequente en doelgerichte communicatie tussen jou en het team
• Train projectteamleden die geïnteresseerd zijn in het betreffende vakgebied en die ondersteuning kunnen bieden bij afwezigheid
• Maak gebruik van tools voor workflowautomatisering
• Maak waar mogelijk gebruik van flexibel werken, omdat mensen zo op basis van hun behoeften overal kunnen werken

7. Houd toezicht en pas indien nodig aan

Een middelenprognose is slechts één onderdeel van een uitstekend plan voor middelenbeheer van projecten. Je moet je project voortdurend monitoren en je middelenprognose waar nodig aanpassen. Maak daarbij gebruik van realtimegegevens en verbeterde communicatietools om flexibel te blijven en snel op veranderingen te kunnen reageren.

Ik raad aan om software voor middelenbeheer te gebruiken om projectactiviteiten te monitoren en waar nodig aan te passen. Deze tools zijn je betrouwbare hulpmiddelen om inzicht te krijgen in medewerkers, tijdlijnen en de status van activiteiten. De voordelen van multifunctionele samenwerking worden hiermee eenvoudig en toegankelijk gemaakt. 

Met verbeterde gecentraliseerde communicatie kun je flexibel blijven en snel op veranderingen reageren.

Actiepunten:

• Gebruik je projectmanagementsoftware om de voortgang te volgen en aanpassingen te maken.
• Plan regelmatig overlegmomenten met je team om de toewijzing van middelen te bespreken.
• Werk je middelenprognose bij op basis van realtimegegevens en feedback.

Beste software voor middelenbeheer

De beste tools om projectmiddelen te plannen, volgen en optimaliseren.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Beste AI-aangedreven middelenbeheer voor professionele dienstverleningsorganisaties
2. 2. Saviom — Beste voor middelenplanning en capaciteitsbeheer
3. 3. Scoro — Ideaal voor het voorspellen van teambenutting
4. 4. monday AI Workspace — Ideaal voor eenvoudige planning van de werkbelasting
5. 5. Float.com — Het beste voor middelenplanning met financieel inzicht
6. 6. Kantata — Het beste voor mensgericht resourcebeheer
7. 7. Productive — Beste middelenplanning en capaciteitsprognose
8. 8. Wrike — Beste voor schaalbaarheid
9. 9. Resource Guru — Het beste voor inzicht in resources met heatmaps
10. 10. Microsoft Project — Beste voor Microsoft-gebruikers

Software voor projectprognoses is ook nuttig om middelen, tijdlijnen en projectbudgetten in hun geheel te voorspellen.

Voorbeeld van een middelenprognose

Hier volgt een voorbeeld van hoe je een middelenprognose voor een voorbeeldproject kunt maken. 

1. Projectoverzicht

• Naam: De leuke app
• Doorlooptijd: 4 maanden

2. Overzicht van de middelen

Op basis van de scopebeschrijving krijg je een idee van wat er nodig zal zijn. Dit geeft echter slechts gedeeltelijk inzicht in de lijst met middelen. Je moet je scope opsplitsen in een werkopbouwstructuur (WBS). Dit kun je doen met een digitaal whiteboard, specifieke WBS-software of een WBS-sjabloon.

In je WBS zie je de taken en activiteiten die nodig zijn om het project te voltooien. Vervolgens kun je jezelf afvragen wat er voor elk op te leveren resultaat nodig is en een vaardighedenanalyse uitvoeren. Met een duidelijk beeld van wat er nodig is, kun je de middelen voor elke taak inschatten. 

Bereken vervolgens de benodigde tijd (doorlooptijd) voor elke taak in de WBS. Controleer met deze informatie de beschikbaarheid van je teamleden en andere middelen. Ontstaan er risico's?

Identificeer potentiële risico's als input voor je risicobeheerplan—houd rekening met afwezigheid, markten en technologie. Beoordeel hoe deze factoren het project kunnen beïnvloeden en pas je planning dienovereenkomstig aan. 

Stel je plan voor de middelenprognose op door duidelijk te beschrijven hoe alle projectmiddelen gedurende de looptijd van het project worden toegewezen en beheerd. Definieer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk en openlijk, en zorg dat je noodplan klaarstaat—het is je beste hulpmiddel om in de toekomst te kunnen kijken.

Dit levert de oefening op:

Projectteam: bestaat uit interne medewerkers plus één freelance tekstschrijver

• Projectmanager x1: verantwoordelijk voor de gezondheid van het project, de oplevering en het achterhalen van de behoeften van de klant
• Applicatieontwerper x1: verantwoordelijk voor de gebruikersreis, wireframes, het ontwerp voor codevereisten en een volledig visueel prototype
• Applicatieontwikkelaar x1: verantwoordelijk voor de succesvolle functionaliteit binnen de scope van de app, een compleet en volledig functioneel prototype en een succesvolle productlancering
• Visueel creatief medewerker x1: verantwoordelijk voor alle visuele content
• Freelance tekstschrijver x1: verantwoordelijk voor alle geschreven content
• Tester voor kwaliteitsborging x1: verantwoordelijk voor het testen van de app en het beperken van problemen en bugs

Andere middelen: 

• Licenties voor ontwerp- en ontwikkelingssoftware x2 @100 per licentie
• Freelancerkosten x1 @ $50 per uur
• Apparatuur: bestaand, geen nieuwe directe kosten
• Materialen: kantoorruimte bestaand, geen nieuwe directe kosten

3. Uitsplitsing van middelen

• Fase 1: Ontwerp
  • Ontwerper, projectmanager
• Fase 2: Contentcreatie
  • Visuele vormgever & freelancecopywriter, projectmanager
• Fase 3: Ontwikkeling
  • Ontwikkelaar, projectmanager
• Fase 4: Testen & herzieningen
  • Tester voor kwaliteitsborging, projectmanager
• Fase 5: Lancering
  • Ontwikkelaar, projectmanager

4. Noodplan

• Afwezigheid:
  • Een lijst met contractcontacten die kunnen invallen wanneer een copywriter afwezig is.
  • Interne medewerkers met overlappende vaardigheden die kunnen invallen voor een afwezige ontwerper, ontwikkelaar of projectmanager 
  • De klant kan eenmaal aan het begin en aan het einde van elke fase feedback geven.

5. Monitoren en aanpassen

• Bekijk de voortgang van het project in software voor workflowautomatisering (projectmanagement) en pas taken, allocatiemodellen of tijd aan wanneer dat nodig is om de gezondheid van het project te waarborgen.
• Gebruik hiaten in de risicotolerantie om aanpassingen te doen op basis van onvoorziene omstandigheden.

Beste werkwijzen voor het voorspellen van benodigde middelen

De beste werkwijzen voor het voorspellen van benodigde middelen binnen projectmanagement helpen je om werkwijzen te optimaliseren en te standaardiseren, zodat veel projecten succesvol kunnen worden opgeleverd. 

• Plan vooruit: Breng met behulp van de hierboven genoemde stappen in kaart wat er nodig is, wanneer en voor hoelang. 
• Optimaliseer de toewijzing van middelen: Besteed meer tijd aan factureerbare of waardevolle werkzaamheden en minder aan "werk over werk". 
• Wees bereid je aan te passen: Verandering is onvermijdelijk. Bouw flexibiliteit in de tijd en het budget van het project in, vooral op gebieden waar voorspellingen in het verleden bij projecten tekortschoten.
• Gebruik projectmanagementsoftware: Workflowautomatisering en prognosetools worden verschillend genoemd en bieden over de hele linie vergelijkbare functies. Kies er één om de prestaties van het project en het team te optimaliseren.
• Communiceer en werk samen: Met het projectteam, binnen de hele organisatie, met je belanghebbenden en binnen je netwerk. Communiceer passend en consequent om relaties op te bouwen. Communicatie en samenwerking helpen je toegang te krijgen tot middelen, hiaten op te vullen en je netwerk te benutten om uitdagingen het hoofd te bieden, of het nu gaat om een deal voor softwarelicenties of het vervangen van een afwezige medewerker.    
• Controleer en werk de middelenprognose regelmatig bij: Zo blijf je op koers, beperk je risico's en kun je snel reageren als andere bedrijfseenheden of projectteams middelen moeten lenen. 
• Oefen: Probeer nieuwe vaardigheden voor middelenbeheer uit en oefen consequent. Het is een vaardigheid; elke keer dat je oefent, zul je meer resultaat zien.

Bekijk hier meer beste werkwijzen voor middelenbeheer. 

Veelvoorkomende uitdagingen bij het voorspellen van benodigde middelen

Maak je geen zorgen als je uitdagingen tegenkomt bij het voorspellen van benodigde middelen. Ze zullen zich voordoen. Het gaat er niet om hoe je een uitdaging kunt vermijden, maar om voorbereid te zijn met een plan voor wanneer zich een uitdaging voordoet. Ga uitdagingen moedig en tactvol aan. 

• Resourceplanning: Plan om vervanging te regelen voor teamleden met gepland verlof en train interne medewerkers om in te vallen, zodat je kosten en vertragingen door het aannemen van personeel voorkomt. Plan medewerkers nooit te vol en gebruik een hulpmiddel voor resourceplanning of een platform voor capaciteitsplanning om de capaciteit te bewaken. 
• Vertragingen door klanten: Klanten kunnen de voortgang vertragen als ze langzaam communiceren. Overweeg om vereisten voor feedback in het contract op te nemen. 
• Onnauwkeurige projecttijdlijnen: Overweeg het projectportfolio en de behoeften van je project om overbelaste capaciteit of zelfs het mislukken van het project te voorkomen, en werk samen met teamleden om projecten in te plannen terwijl je zorgt voor een gebalanceerd portfolio. Communicatie- en onderhandelingsvaardigheden zijn essentieel.
• Budgettransparantie: Zorg ervoor dat je toegang hebt tot de volledige lijst van alle onderdelen in het projectbudget en hun budgetramingen die optellen tot het totale projectbudget. Voeg de uitgaven zodra ze binnenkomen (werkelijke uitgaven) toe aan het budget en houd de afwijkingen bij. Bewaak de gezondheid van het budget door offertes met facturen te vergelijken, de juistheid te controleren en alleen redelijke afwijkingen toe te staan. 

Blijf voorop en meld je aan voor meer inzichten in projectmanagement

Je bent hier omdat je gepassioneerd bent en gedreven wordt om geweldig werk te leveren. Je nieuwsgierigheid is je superkracht bij het navigeren door de uitdagingen waarmee je te maken krijgt. Blijf hongerig, vriend. Je gaat het ver schoppen en wij zijn er om je te ondersteunen tijdens je reis!

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community voor leden en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte voorbeelden. Kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.