Wat is een haalbaarheidsproef & hoe schrijf je er een in 6 stappen

In wezen bewijst de POC dat een project op kleine schaal kan werken en levert deze een kleine dataset op die projectleiders vervolgens kunnen gebruiken om hun projectplan verder te verbeteren en zo de kans op succes van het project op grotere schaal te vergroten. 

Wat is het doel van een proof-of-concept?

Het uitvoeren van een POC ondersteunt langdurig projectsucces door problemen vroegtijdig te identificeren, waardoor risico's voor de implementatie op volledige schaal worden beperkt en de kosten mogelijk zelfs worden verlaagd. Het kan ook helpen om de betrokkenheid en het vertrouwen van belanghebbenden op te bouwen, omdat zij de oplossing op kleinere schaal konden zien werken voordat ze hun goedkeuring geven aan een grootschalige implementatie. 

Voor projectmanagers kan het voltooien van een proof-of-concept ook een grote hulp zijn in latere projectfasen, omdat POC's gegevensverzameling en experimenten mogelijk maken die specifiek zijn afgestemd op het projectinitiatief. Zo kunnen zij meer inzicht krijgen in de sterke en zwakke punten van het project voordat ze investeren in een grootschalig project.

Pro-tip

Als je een project of verandering uitvoert die gevolgen heeft voor een grote groep mensen, zoals de implementatie van een nieuw proces, kan een POC enorm helpen om bekendheid en voorvechters binnen de doelmarkt voor het nieuwe proces op te bouwen. Tegelijkertijd worden veel problemen zichtbaar die je verandering volledig zouden kunnen laten mislukken als ze niet worden aangepakt voordat deze op grotere schaal wordt gelanceerd.

Een proof-of-concept opstellen

Proof-of-concepts kunnen plaatsvinden binnen een bestaand project of op zichzelf een zelfstandig project vormen, afhankelijk van hoe ver de ontwikkeling van het concept tot nu toe is gevorderd.

In beide gevallen volg je bij het plannen en uitvoeren van een proof-of-concept deze stappen om te beginnen met het opzetten van een effectief POC-proces!

1. Identificeer het probleem of de mogelijkheid

De eerste stap bij het plannen van een proof-of-concept is vaststellen wat je wilt proberen of testen. Leg de basis voor een projectplan, inclusief scope, planning en kosten. 

Wanneer ik met deze stap begin, maak ik graag een volledig projecthandvest of overzichtsdocument om te delen met iedereen die betrokken is bij of werkt aan het project en de POC. Vergeet niet: het feit dat een POC kleiner is dan een volledige implementatie betekent niet dat mensen er geen grondige communicatie over nodig hebben. 

2. Bepaal succescriteria voor de POC

Zodra je het op te lossen probleem en de aanpak die je wilt testen hebt bepaald, is het essentieel om succescriteria voor de POC vast te stellen. Het definiëren van succescriteria helpt iedereen te begrijpen wat je probeert te bereiken en wanneer, omdat de meetwaarden voor een succesvolle proof-of-concept in de succescriteria worden beschreven. 

Succescriteria kunnen zowel gericht zijn op ervaring als op resultaten. Je succescriteria kunnen bijvoorbeeld omvatten dat je vaststelt of een nieuw proces op kleine schaal kan werken, of ze kunnen eenvoudigweg bestaan uit het verzamelen van vijf belangrijke inzichten uit de ervaring om de volgende stappen in de projectontwikkeling te bepalen. 

3. Stel een plan op voor het implementeren en uitvoeren van de POC

Zodra je een idee hebt van wat je probeert te bereiken en hoe het succes van de POC wordt gemeten, is het tijd om een plan op te stellen dat de mogelijkheid weerspiegelt die je probeert te testen en waarmee je de in de vorige stap beschreven succescriteria kunt behalen. Als je hulp nodig hebt bij het opstellen van je plan, zijn er tal van hulpmiddelen voor projectplanning die je kunt gebruiken om een efficiënte workflow te creëren.

Het implementatie- en uitvoeringsplan moet een vaste tijdsduur hebben en een representatieve steekproef of test vormen van wat op grotere schaal zou kunnen worden geïmplementeerd om het vastgestelde probleem of de vastgestelde mogelijkheid aan te pakken. 

Professionele tip

Wees bij het plannen van de POC zo specifiek mogelijk en communiceer te veel in plaats van te weinig! Hoewel een POC misschien een kleine stap op weg naar projectoplevering lijkt, is een succesvolle afronding van de POC vaak een cruciale mijlpaal om volledige goedkeuring en financiering te verkrijgen voor het voortzetten van het grootschaligere project of de implementatie.

4. Bepaal de benodigde middelen

Zodra je plan is vastgesteld, moet je de benodigde middelen verzamelen. Werk samen met de kernleden van je projectteam om te bepalen wie erbij betrokken moet worden en werk vervolgens samen met de verschillende resourcebeheerders, ontwikkelteams en anderen binnen je organisatie om goedkeuring te verkrijgen voor de betrokkenheid van deze mensen. 

Wanneer ik met managers praat, heb ik het vaak over het testen van een nieuw idee, uitzoeken of iets zal werken en de mogelijkheid voor hen of een van de mensen in hun teams om mee te helpen waarborgen dat de oplossing werkt voor hun deel van de organisatie. Ik heb ook gemerkt dat het gemakkelijker is om draagvlak van managers in een organisatie te krijgen wanneer het verzoek tijdgebonden en specifiek is.

5. Voer het experiment uit en verzamel feedback!

De volgende stap in je POC-traject is het uitvoeren van het experiment! Let goed op alles wanneer het van start gaat. Onthoud dat dit een test is, dus alles wat je onderweg observeert, corrigeert, bijstuurt of ondersteunt, moet worden vastgelegd in een sjabloon voor geleerde lessen, zodat je zoveel mogelijk gegevens hebt om toe te passen op de volledige implementatie. 

Wanneer de POC eindigt, vier dan de betrokkenheid van alle middelen en teams terwijl je feedback van gebruikers en geleerde lessen verzamelt om deze te verwerken in je resultaten en projectplan voor de grootschalige implementatie van het uiteindelijke product.

6. Deel je resultaten

Tot slot is het, zodra je POC is afgerond en de feedback is verzameld en geordend, tijd om de resultaten van je POC-experiment te delen met belanghebbenden bij het project, sponsors en geïnteresseerde partijen. Ik raad aan om zowel schriftelijk als tijdens vergaderingen te communiceren, zodat je informatie de mensen bereikt die deze nodig hebben, op manieren die hun begrip maximaliseren.

Deel informatie over het probleem dat je probeerde aan te pakken, hoe je dat hebt aangepakt, welke middelen je hebt ingezet, de succescriteria voor het experiment, hoe het experiment is verlopen en welke geleerde lessen je hebt verzameld. 

Voorbeelden van concepttests

Hier zijn enkele voorbeelden van concepttests in verschillende vakgebieden.

1. Softwareontwikkeling

Concepttests komen bijzonder vaak voor binnen STEM. In softwareontwikkeling worden concepttests uitgevoerd om de behoefte aan nieuwe systemen of diensten te valideren.

Nieuwe software-start-ups produceren vaak een versie van hun app vóór de productie, zodat een geselecteerde groep deze kan uitproberen en feedback kan geven—dit is een concepttest!

2. Productontwikkeling

Bij productontwikkeling kan het bij concepttests bijvoorbeeld gaan om het testen van nieuw materiaal voor kleding.

Nike staat bekend om zijn verschillende concepttests door de jaren heen, te beginnen met de beroemde hardloopschoen met wafelzool en later met de ontwikkeling van nieuwe materialen zoals Flyknit en zelfs het integreren van zooloppervlakken van hardloopschoenen met prothesebenen voor hardlopers. 

3. Televisieproductie

Bij televisieproductie maken televisieseries vaak een pilotaflevering als eerste aflevering om feedback te krijgen en te valideren dat het concept, de acteurs en de onderwerpen relevant en belangrijk zijn voor kijkers.

Deze pilotafleveringen worden vaak de eerste aflevering van de serie en dit is vaak de reden waarom sommige pilot- of eerste afleveringen zo anders aanvoelen dan de daaropvolgende afleveringen; sommige hebben zelfs andere personages of acteurs! 

4. Farmaceutische industrie

Bij farmaceutische ontwikkeling worden concepttestprocessen uitgevoerd via pilotonderzoeken en verschillende fasen van klinische geneesmiddelenonderzoeken. Deze processen leveren de makers van geneesmiddelen feedback die hen helpt een veiliger en effectiever geneesmiddel voor grote groepen mensen te ontwikkelen! 

5. Proceswijziging

Een van mijn favoriete voorbeelden van het uitvoeren van een haalbaarheidsproef voor een proceswijziging was voor een project dat ik leidde bij een groot softwarebedrijf. We voerden in 2020 en 2021 het aantal nieuwe medewerkers flink op en moesten de manier waarop we het inwerken uitvoerden volledig veranderen.

In plaats van alles in één keer volledig te herzien, richtten we een klein team op om een haalbaarheidsproef te definiëren en te bouwen: een nieuw proces dat werd gebruikt voor enkele specifieke nieuwe medewerkers. Wat we leerden was zo ongelooflijk waardevol dat we onze kijk op het proces volledig konden veranderen. Dat leidde tot een veel beter resultaat op de lange termijn, dat duurzamer en meer geautomatiseerd was en betere resultaten opleverde.

Haalbaarheidsproef versus waardebewijs

Hoewel een haalbaarheidsproef bedoeld is om de uitvoerbaarheid van een concept, projectidee of verandering aan te tonen, gaat een waardebewijs een stap verder door de impact en voordelen van de voorgestelde oplossing te kwantificeren.

Bij een waardebewijs wordt niet alleen de uitvoerbaarheid getest, maar wordt ook de waarde van de verandering gemeten, waardoor een kwantitatieve analyse van de beoogde resultaten van het project mogelijk wordt. 

Laten we de twee vergelijken: 

Haalbaarheidsproef versus prototype

Prototypes zijn vroege fysieke of digitale versies, uitvoeringen of representaties van een mogelijke oplossing of tool. Prototypes komen vaak voor bij softwareontwikkeling (waar ze ook draadmodellen worden genoemd) of in het productontwikkelingsproces. 

Net als een haalbaarheidsproef probeert een snel prototype aan te tonen hoe iets zou kunnen werken, maar het hoeft tijdens een test niet daadwerkelijk te werken. Prototypes worden het vaakst gebruikt bij het creëren van producten, zowel fysieke als digitale producten. 

Een haalbaarheidsproef is daarentegen een groter initiatief dan een prototype en is bedoeld om de levensvatbaarheid van het project of de verandering aan te tonen. 

Aan de slag met je POC

Vergeet bij het plannen van je haalbaarheidsproef niet vast te houden aan de basisprincipes van projectmanagement: planning, communicatie, documentatie en samenwerking. 

Veel van de principes van projectmanagement op volledige schaal zijn van toepassing op een POC, zij het op kleinere schaal en hopelijk in minder tijd.