Casestudy projectmanagement: een project van 2 weken beheren

Op mijn gezicht zie je focus en enthousiasme. Vreemd… iemand moet de datums verkeerd hebben doorgegeven; het project begint morgen en duurt slechts twee weken. Dat kan niet kloppen. Klopt dat wel? Nu zie je verwarring en angst op mijn gezicht. Er worden berichten verstuurd via alle bekende communicatiemethoden. Bevestiging. Het klopt.

Projectdetails

We waren ingehuurd om functionele prototypes te maken voor een traject met gebruikers­tests. Er was een vaste datum voor deze tests en die kwam snel dichterbij. Bij de prototypes moest rekening worden gehouden met ongeveer zes verschillende gebruikersstromen en talloze gebruiksscenario’s. Net als de opleverdatum stond ook het budget vast en was het beperkt; we moesten een aantal slimme rekentrucs toepassen om de juiste teamsamenstelling te bepalen en het succes van het project te waarborgen.

KERNFEITEN

• Type klantbedrijf: Huishoudelijke apparaten
• Type project: Prototypeontwikkeling voor gebruikerstests
• Kosten of kostenbereik: $20,000 – $50,000
• Doorlooptijd: 2-3 weken
• Teamgrootte: 5
• Methodologie: N/A
• Belangrijkste doel: Het prototype volgens de specificaties van de klant voltooien vóór de datum van het gebruikerstestpanel
• Belangrijkste uitdaging: De benodigde middelen van de klant op tijd ontvangen om tijdig een prototype op te leveren

En wat nu?

Er moeten beslissingen worden genomen over wat er van je normale projectchecklist blijft staan en wat vervalt. Het team wordt snel ingewerkt en de interne verwachtingen worden afgestemd op de onverwachte en niet-aflatende eisen van een project voor snelle prototypeontwikkeling.

Projectmanagers krijgen te maken met allerlei verrassingen, en elke verrassing heeft zijn eigen specifieke karakter. Ze worden gekruid met “Binnen scope en budget blijven”, “Het resultaat opleveren” en “Het team verenigen”.

Bij een normaal project horen deze zaken er gewoon bij en zijn we er allemaal in getraind om ze uit te voeren met onze charismatische PM-manieren. Maar dit is geen normaal project. Een volledige reeks ceremonies en processen samendrukken in een periode van twee weken gaat simpelweg niet lukken zonder een toverstaf.

Ik heb er op kantoor nog geen gezien, maar als je er een hebt, gebruik hem dan vooral.

Ervan uitgaande dat je, net als ik, geen magische middelen tot je beschikking hebt, is er een echt probleem aan je voorgelegd en moet je een oplossing vinden—liefst gisteren. Het nuttigste is om te beginnen met een eenvoudige lijst vragen die je helpt de beste route te bepalen om het resultaat binnen zo’n korte deadline te bereiken.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tips voor een project van 2 weken: zo beheer je een kort project

Hier zijn de 5 vragen waarmee ik zou aanraden te beginnen (en de antwoorden zoals die op mijn project van toepassing waren):

1. Wie maakt deel uit van mijn team en beschikken zij over de hulpmiddelen en middelen die ze nodig hebben om op zijn minst aan het werk te gaan?

Gezien de omstandigheden bestond ons team uiteindelijk uit een deliverydirecteur, een projectmanager, een architect en twee ontwikkelaars op afstand. We waren sterk afhankelijk van het aanleveren van middelen waarop het ontwerp kon worden gebaseerd. Dit vormde op een bepaald moment een knelpunt, waardoor er voor een dag of twee een extra ontwikkelaar werd toegevoegd.

2. Welke vergaderingen zijn cruciaal (dagelijkse stand-ups, demo's enzovoort) en welke kunnen buiten beschouwing worden gelaten (terugblikken, verfijningssessies enzovoort)?

We besloten dat dagelijkse stand-ups met de klant en demo's de twee essentiële onderdelen waren voor een project van deze korte duur. Vooral omdat het hier belangrijk is om op één lijn te blijven en op schema te blijven. Als een van beide zou mislukken, zou dat het succes van het hele project in gevaar brengen.

3. Hebben jouw team en jouw klant een grondig begrip van wat er wordt ontwikkeld en opgeleverd? Is er volledige afstemming?

Dankzij de genoemde vergaderingen zorgen onze voortdurende contactmomenten voor afstemming tijdens de oplevering.

4. Hoe ziet de volledige planning van dit project eruit? Wanneer vinden voortgangsbesprekingen, kwaliteitscontroles en revisies plaats…?

De planning was vooraf vastgesteld, maar moest zeer flexibel blijven. Er waren behoorlijk wat last-minutevergaderingen met de strekking “laten we even bellen” om problemen en fouten te verduidelijken die tijdens de ontwikkeling naar voren kwamen.

5. Leidt dit tot een andere SOW die op dit onderdeel voortbouwt?

In ons geval niet, maar in de toekomst zal ons meer vergelijkbaar werk worden toegekend, aangezien deze prototypes nodig zijn.

Door deze vragen te beantwoorden, zoals ik hierboven heb gedaan, krijg je een goed uitgangspunt om de komende weken van het werk te sturen. Helaas zullen bij een project van deze korte duur sommige typische ontdekkingsactiviteiten die je tijdens de kick-off zou onderzoeken, gaandeweg en parallel aan de ontwikkeling aan het licht komen.

HANDIGE TIPS

• Stel helemaal aan het begin van het project een methode voor realtimecommunicatie met de klant vast. Bij dit soort deadlines is een onmiddellijke reactie op vragen vereist en zal de gebruikelijke, redelijke vertraging niet volstaan. Slack, Hipchat of Gchat zijn allemaal goede opties voor een communicatietool.
• Het is erg belangrijk om belangrijke medewerkers de tijd te geven die ze nodig hebben om het werk daadwerkelijk te doen. Als je hen belast met vergaderingen, loop je het risico dat je niet op tijd kunt opleveren. Laat de medewerkers werken en zorg er zorgvuldig voor dat informatie indien nodig wordt doorgegeven.
• PRAAT MET JE TEAM! Houd voortdurend in de gaten wat ze nodig hebben, hoe het gaat en welke mogelijke blokkades er zijn. Dit geldt voor elk project, maar is vooral belangrijk voor een project dat zo kort duurt.

Wat zijn de nadelen van dit type project?

Misschien is nadeel niet het juiste woord, maar je zult bepaalde elementen missen van projecten waar de meeste digitale projectmanagers echt van genieten.

• Je zult niet de tijd hebben om dezelfde mate van verstandhouding op te bouwen als bij een “typisch” project (met je klant of je team als het nieuw is).
• Je krijgt niet de gelegenheid om gerelateerde functies te verkennen zoals je normaal zou doen en de beste gebruiksscenario's uit te werken.
• Je zult niet uitgebreid kunnen testen en op de laatste dag zullen er nog steeds fouten zijn.
• Je kunt last hebben van onduidelijkheid over de rollen, omdat iedereen op volle kracht werkt en alleen maar probeert de eindstreep te halen.

Wat zijn de voordelen van dit type project?

Geloof het of niet, een project van korte duur leert je een aantal dingen.

• Je leert snel prioriteiten te stellen en processen te stroomlijnen om het meest succesvolle resultaat te behalen.
• Je leert de dingen die “mooi meegenomen” zijn los te laten en je te richten op wat absoluut noodzakelijk is.
• Je ontdekt manieren om werkrelaties te versnellen. Zie het als van kennismaking direct naar een huwelijk gaan en alle tussenliggende afspraakjes overslaan.

Alles in aanmerking genomen, is het belangrijk om dit niet simpelweg als twee weken te beschouwen. Zelfs als je zeker weet dat er na dit project geen werk meer volgt, moet je dat zien als een tijdelijke situatie. Hier komt je accountplanning van pas.

Als je echt diep in het account duikt, zie je dan waar jouw bedrijf een belangrijke rol kan spelen bij het verbeteren van bepaalde gebieden voor je klant? Heb je contacten die je kunt introduceren bij de belangrijkste medewerkers van je afdelingen om verdere groei te bespreken? Door een dergelijk accountplan uit te werken, kun je wat bij een project van twee weken een zinloze oefening lijkt, omvormen tot een langdurige klantrelatie.

Uiteindelijk ben jij de digitale projectmanager—of je nu net bent begonnen of zoveel kwalificaties hebt behaald dat je achter je naam je eigen afkortingen bent gaan creëren—en het is jouw taak om een succesvol project aan je klant op te leveren. Bestaat er echt een optimale projectduur? Of hebben we simpelweg projecten van verschillende lengtes, waarvoor allemaal onze vaardigheden nodig zijn om risico's te beperken en volgens de overeenkomst op te leveren?

Wat is de volgende stap?

Wil je in contact komen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.