Hoe schrijf je betere projectbriefings in 2026
Waarom zijn onze teams soms zo'n ramp? Waarom kunnen ze niet doen wat we van ze vragen?
Ze zeggen de juiste dingen, glimlachen en knikken enthousiast terwijl we ze instrueren. Maar wanneer we teruggaan om het werk te controleren nadat hun tijd erop zit, hebben ze het óf niet af, óf niet helemaal goed gedaan, óf iets totaal anders gedaan dan oorspronkelijk gevraagd.
Het is een van de meest voorkomende klachten die ik hoor van projectmanagers: de mensen die zij aansturen leveren het werk niet op.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
En wanneer teams niet opleveren wat nodig is, begint de planning uit te lopen, gaat het project over het budget heen, worden klanten boos, werken mensen uiteindelijk tot laat door en raakt iedereen gestrest.
Waarom begrijpen onze teams het niet?
We vragen ons vaak af waarom onze medewerkers ons teleurstellen. Waarom zijn ze zo waardeloos en waarom kunnen ze hun werk niet gewoon goed doen? We vragen ons af hoe ze überhaupt zijn aangenomen, hoe het kan dat ze een baan kunnen houden en nog steeds niet zijn ontslagen! Hetzelfde kan gelden voor mensen die wij aansturen. Waarom kunnen mensen niet gewoon doen wat ze horen te doen?
Maar weten ze echt wat ze horen te doen?
Leiden en managen we hen echt naar succes?
Ik vind De One Minute Manager nuttig om de situatie te beschrijven: ‘Iedereen is een potentiële winnaar. Sommige mensen zijn vermomd als verliezers. Laat je niet misleiden door hun uiterlijk.’
Het ligt niet aan jou, het ligt aan mij
De rol van projectmanager is een drukke rol – en we kunnen vaak het gevoel hebben dat we moeite hebben om ons hoofd boven water te houden.
Voor een deel geef ik de tools de schuld. Hoewel ik net zoveel van mijn projectmanagementtools houd als de volgende projectmanager, kunnen we, als we niet oppassen, slordig worden in het goed instrueren van ons team wanneer er tien gelijktijdige gesprekken in Slack plaatsvinden, overal meldingen verschijnen en onze inbox wordt overspoeld met vragen van onze favoriete klanten. Vervolgens zijn we verbaasd wanneer ze niet hebben gedaan wat we van ze wilden.
Dat komt doordat we het ze nooit hebben verteld.
Ja, misschien hebben we ze in de cc van een e-mail gezet, een ticket aan ze toegewezen, een taak aangemaakt of ze in Slack @mentioned, maar dat is geen goede briefing. ‘We werken agile’ en ‘het team werkt gewoon aan iteraties’ zijn ook geen excuses; je kunt wel itereren, maar je moet duidelijk zijn waarop je aan het itereren bent – het wordt ieders tijdverspilling als het gewoon een vrije uitwisseling van ideeën wordt.
In plaats van te vertrouwen op verspreide berichten op meerdere platforms, kan het gebruik van projectmanagementsoftware die met Slack integreert de communicatie centraliseren, zodat taken, updates en toewijzingen automatisch worden gesynchroniseerd zonder onnodige ruis te creëren. Zo kan je team op één lijn blijven zonder te worden overspoeld door voortdurend wisselen van context.
Misschien vind je onze podcast over de geheimen van een goed presterend enterprise deliveryteam interessant.
De basisprincipes van een goede briefing
Mensen doen niet wat we willen dat ze doen, omdat we niet duidelijk zijn geweest over wat ze moeten doen, waarom ze het moeten doen, hoe ze het moeten doen en wanneer ze het moeten hebben gedaan.
We hebben te maken met een communicatiestoornis.
Duidelijke communicatie en een goede briefing draaien in de kern om begrepen worden. Het is een dialoog, geen eenrichtingsbericht dat vol ruis zit.
Hetzelfde geldt voor een duidelijke briefing. Doe het één keer en doe het goed.
Je team zal je dankbaar zijn.
Waarom je het je niet kunt veroorloven om geen betere briefing te geven
Net zoals we risico's beheersen door mogelijke probleemgebieden te identificeren en deze vervolgens actief te beperken, moeten we dezelfde grondigheid toepassen op de manier waarop we onze teams instrueren en aansturen.
Het risico is dat ze niet weten wat ze doen, de waarschijnlijkheid is groot en de impact is dat we tijd en budget verspillen. Bovendien ergeren we ons niet alleen aan hen, maar hebben zij ook moeite om het werk te doen. Om dat risico te beperken, moeten we beginnen met goede briefings.
Mensen helpen zich goed over zichzelf te voelen is essentieel om meer gedaan te krijgen.
De One Minute Manager
Het is een vreselijke schijnzuinigheid om te denken dat je tijd en budget bespaart door half werk te leveren met je briefings. De briefing—of het nu gaat om een creatieve briefing, projectbriefing of zelfs een terloopse opmerking over een taak—moet kristalhelder zijn, de juiste achtergrondinformatie bieden en de verwachtingen duidelijk vastleggen. Het is onwaarschijnlijk dat je een goede briefing in een tweet zult kunnen passen.
De waarheid is dat een goede briefing veel tijd kost. Maar het bespaart jou en iedereen later veel tijd en frustratie.
Op zoek naar een ijzersterk sjabloon voor een projectbriefing? Zou een ingevuld voorbeeld helpen?
Word DPM-lid om het te downloaden (en krijg toegang tot meer dan 50 extra sjablonen en voorbeelden)!
Door lid te worden van onze DPM-gemeenschap zul je:
- Tijd besparen met meer dan 50 door experts samengestelde projectsjablonen en voorbeelden.
- Een voorsprong krijgen met live en op aanvraag beschikbare workshops onder leiding van experts uit de sector.
- Een groep vinden die ondersteuning, mentorschap en netwerkmogelijkheden biedt via mastermindgroepen.
Meedoen?
WORD LID VAN ONS PRO-LIDMAATSCHAP