5 voorbeelden van rapporten voor capaciteitsplanning
Als projectmanager kan het een ingewikkelde evenwichtsoefening zijn om ervoor te zorgen dat je projectteams over de juiste verhoudingen van vaardigheden, kwalificaties, ervaring en misschien wel het lastigste van alles, beschikbaarheid beschikken. Wanneer je je projecten met de juiste medewerkers kunt bemannen, voorkom je dat je werk op hoog niveau delegeert aan onervaren medewerkers of je bestaande team overbelast. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?
Hier komt de ware kracht van capaciteitsplanningsrapporten naar voren. Als spil van elk raamwerk voor bedrijfsinformatie (BI) kunnen aangepaste rapporten meestal worden gegenereerd door een resourcebeheertool of capaciteitsplanningssoftware. Hiermee kun je de factureerbaarheid van je project kwantificeren en tegelijkertijd nauwkeurige werkinspanningsramingen voor de toekomst maken. Hierdoor tast je niet langer in het duister over de activiteiten die de bandbreedte van je team in beslag nemen en kun je ervoor zorgen dat je projecten over de juiste kennisuitbreiding, ervaring en beschikbare werkcapaciteit beschikken.
Bekijk deze 5 essentiële capaciteitsplanningsrapporten die zich richten op uitmuntend resourcebeheer en je helpen slimmer na te denken over de inzet van resources.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Rapporten voor capaciteits- versus vraagvoorspelling
Capaciteitsbeheer analyseert je resourcecapaciteit vooraf. De capaciteitsplanningsrapporten binnen intuïtieve resourcebeheeroplossingen en projectvoorspellingssoftware zoals Saviom Software (of zelfs eenvoudige rapportbouwers met slepen en neerzetten) leveren toekomstige capaciteitsramingen op basis van huidige vraagpatronen. Dit zorgt voor optimale prestaties en de juiste investeringen in de toekomst, met talrijke voordelen. Zo kunnen afwijkingen van de taakdoelstellingen die gevolgen hebben voor je medewerkers al in een vroeg stadium worden gedetecteerd en opgelost. Bovendien kunnen je teamleden elkaar ondersteunen bij verschillende soorten werk en op de hoogte blijven van komende trainingsdata voor vaardigheden waar veel vraag naar is.
De eerste stap is het bijhouden van een actuele vaardighedeninventaris en het vastleggen van het aandeel van de meest gevraagde kennis en vaardigheden op de werkvloer die je nodig hebt. Vervolgens kun je zoeken naar de huidige medewerkers die aan deze eisen voldoen. Zo kun je je organisatie overeenkomstig aanpassen en overschotten aan verouderde vaardigheden verwijderen om je resourceverdeling te optimaliseren.
Vraagvoorspelling in projectmanagement stelt je in staat haalbare projecten in de pijplijn te verzamelen die later daadwerkelijk werk worden. Je resources kunnen vervolgens binnen een redelijke termijn op de hoogte worden gebracht van deze toekomstige verplichtingen en zich gericht bijscholen naarmate de daadwerkelijke inzet dichterbij komt.
Rapporten voor capaciteits- versus vraagvoorspelling houden ook de volledige beschikbaarheid tijdens piek- en dalperioden in een financieel jaar in de gaten, zodat je organisatie geen hinder ondervindt van schommelingen in de inzet van medewerkers en knelpunten worden voorkomen.
2. Rapportagefunctie voor geplande versus werkelijke uren
Als je op zoek bent naar methoden voor resourcebalancering om de inspanningen en uren van resources op één plek in balans te brengen, heb je geluk! Het rapport over geplande versus werkelijke tijd, beter bekend als geplande versus werkelijke uren, consolideert alle tijdgebonden boekingen, zodat je je resourceplanning voor toekomstige projecten nauwkeurig kunt inschatten.
De ‘geplande’ uren verwijzen naar de ramingen van je projectboekingen, terwijl de ‘werkelijke’ uren afkomstig zijn uit de urenregistraties van je medewerkers. Zo kun je bijvoorbeeld een samenvatting van je projectboekingen opvragen.
Wat meer is, je kunt rechtstreeks urenregistratiegegevens uit externe planningen ophalen, zodat bestaande gegevens in realtime kunnen worden vergeleken met toekomstige ramingen. Door het verschil tussen je geplande en werkelijke inspanningen te minimaliseren, krijg je inzicht in de verdeling van verschillende kerntaken, waarbij niet-regulier werk buiten beschouwing wordt gelaten. Bovendien worden eventuele verschillen in uren, zowel een stijging als een daling, gemarkeerd om je te waarschuwen voor waarden die te hoog of te laag zijn ingeschat.
3. Rapporten over het bezettingspercentage
Bezettingspercentages van resources meten de productiviteit van je medewerkers op de lange termijn en stellen je in staat optimaal gebalanceerde werklasten toe te wijzen. Overmatig gebruik van je bestaande medewerkers veroorzaakt niet alleen stress, maar leidt ook tot een planning waarin taken uitlopen zonder enige vorm van verantwoordelijkheid. In het onderzoek van Tower Watson noemde 57% van de respondenten overwerk als reden voor hun verminderde betrokkenheid op kantoor.
Aan de andere kant zorgt het onderbenutten van het potentieel van resources ervoor dat je secundaire vaardigheden en de werkcapaciteit van je huidige resources over het hoofd ziet, terwijl die de snelheid waarmee het project wordt uitgevoerd eenvoudig hadden kunnen verbeteren. Uiteindelijk besteed je je project uit aan externe bureaus, zelfs terwijl je tijd op de reservebank toeneemt door resources die niets doen. Als gevolg daarvan ontstaat er een disbalans tussen je loonkosten en de daartegenover te beoordelen opbrengsten.
Het rapport gebruikt maatstaven voor resourcebenutting om ieders inspanningen gedurende de standaardwerkuren uniform te meten door dagen, uren of percentages toe te wijzen. Het corrigeert dubbele boekingen en onevenwichtigheden tussen de werkelijk geregistreerde en verwachte geregistreerde inspanningen. Als een bepaalde resource bijvoorbeeld meerdere projecten toegewezen krijgt die op één dag moeten worden afgerond, zou die vanzelfsprekend de standaardwerkuren overschrijden. Met Saviom zou deze afwijking duidelijk zichtbaar zijn in het algemene overzicht van de resourceboekingen, waardoor je de werklast over meerdere dagen of weken kunt spreiden, afhankelijk van de situatie.
Rapporten over benuttingspercentages van bepaalde tools kunnen ook een heatmap van de resourcecapaciteit genereren die je informeert over de verschillende activiteiten waaraan je resourcecontracten zijn toegewezen, zodat een eerlijke verdeling van het werk en een logische prioritering van taken tot stand komt.
4. Financiële prognoserapporten
Je kunt je budgetportefeuille afstemmen door je voorspelde (prognose)kosten en werkelijke kosten te berekenen. De eerstgenoemde worden gegenereerd door de verwachte uren te vermenigvuldigen met de facturatietarieven van je medewerkers, terwijl de laatstgenoemde worden afgeleid van de werkelijke uren die je medewerkers besteden en waarvoor ze hun facturatietarieven in rekening brengen. In de loop van het proces ontstaat er een afwijking door het verschil tussen je werkelijke en toekomstige kosten. Je kunt een onderbouwde beslissing nemen over de toewijzing op basis van de analyse van het rapport over de resourceprognose versus de werkelijke kosten.
Het rapport over prognosekosten versus werkelijke kosten brengt niet alleen de werkelijke facturatiewaarde van je projecten aan het licht, maar wijst je ook op de meest kostenefficiënte uurtarieven. Je kunt zelfs de reden bepalen voor eventuele obstakels of een vertraging waardoor de projectduur langer kan worden dan oorspronkelijk voorspeld. Als de kosten voor het uitvoeren van de werkelijke werkzaamheden bijvoorbeeld hoger waren dan de geboekte kosten, betekent dit dat je resources meer tijd aan een bepaalde activiteit hebben besteed. Als de kosten daarentegen lager zijn, kun je veilig concluderen dat het werk eerder dan gepland is afgerond.
5. Rapporten over resourcebeschikbaarheid
Of het nu piek- of dalperioden zijn, rapporten over resourcebeschikbaarheid helpen je proactief toe te werken naar een optimale werkverdeling. Met het juiste aantal medewerkers kun je immers niet aannemen dat ze allemaal direct beschikbaar en voldoende voorbereid zijn op het volgende project dat op stapel staat. Als resource A in april bijvoorbeeld meerdere keren verlof opneemt, vermindert dit diens beschikbaarheid, wat betekent dat je teamcapaciteit en projectdeadlines dienovereenkomstig moeten worden aangepast.
Je zult de volgende groep beschikbare resources moeten vinden die niet alleen beschikbaar zijn om de achterstand op te vangen, maar ook over de vaardigheden beschikken en voldoende vertrouwd zijn met de taak om ermee aan de slag te gaan. Deze stap vermindert je tijd op de reservebank aanzienlijk en voorkomt dat je projecten na de start ontsporen door plotselinge, onverklaarbare productiviteitsdalingen.
Uiteindelijk vereenvoudigt een capaciteitsrapport de besluitvorming door je te helpen je cijfers te baseren op datawetenschap, met inbegrip van duidelijke maatstaven en grafieken. Met de juiste intuïtie hoef je niet langer te schatten hoeveel mensen of welke combinatie van vaardigheden en ervaring nodig zijn om een project vooruit te helpen, of waarom je een plan moet bijsturen als het niet heeft gewerkt. Zo kun je je daadwerkelijk verbinden aan de projectopbrengst die je voor ogen hebt en je onderneming opnieuw vormgeven rond een slim bemand personeelsbestand en een slimme plancapaciteit.
