Projectmanagers onthullen hun beste strategieën voor het maken van aantekeningen
Het is geen geringe opgave om tijdens vergaderingen nauwkeurige, beknopte aantekeningen te maken. Het is lastig om alles vast te leggen wat waardevol is—mensen praten snel, soms is het moeilijk om op het moment zelf te bepalen wat belangrijk is en de vergadering kan heen en weer springen tussen verschillende onderwerpen.
Dit werd besproken in een recente Reddit-discussie in de subreddit r/projectmanagement. Aantekeningen maken en deze achteraf onder de juiste mensen verspreiden vormt vaak een belangrijk onderdeel van de rol van een projectmanager.
Zelfs als ze kunnen terugvallen op een coördinator, heb ik nog nooit een projectmanager ontmoet die niet beschikt over de nodige vaardigheden op het gebied van organisatie, prioritering en besluitvorming.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ik bespreek enkele oplossingen om het maken van aantekeningen eenvoudiger te maken, zoals uitgelegd door projectmanagers in de discussie.
Waarom is effectief aantekeningen maken zo moeilijk?
Het maken van aantekeningen komt vaak voor rekening van de projectmanager, hoewel er enige discussie bestaat over de vraag of dat wel zo zou moeten zijn (daarover later meer). Zo vat de oorspronkelijke plaatser van de discussie het samen:
Hoe maak je aantekeningen tijdens vergaderingen?
dooru/Tronracer inprojectmanagement
Dit is dubbel zo moeilijk als je ook de vergadering leidt: je moet dit combineren met het bijhouden van wat er is gezegd en wat de actiepunten zijn. Er zijn echter enkele strategieën om het maken van aantekeningen eenvoudiger te maken.
Oplossing 1: gebruik een AI-tool
Er zijn veel tools die kunstmatige intelligentie gebruiken om te helpen bij het maken van aantekeningen. Met een van deze tools kun je deze taak volledig uit handen nemen. Deze tools worden ook steeds geavanceerder, waardoor het automatiseren van dit proces alleen maar eenvoudiger wordt.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Otter.ai is echter niet de enige optie.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Belangrijk: Controleer het beleid van je bedrijf voor AI en het opnemen van vergaderingen. In veel sectoren gelden vanwege privacy- en beveiligingskwesties voorschriften. Je kunt ook in de problemen komen door NDA’s of andere overeenkomsten te schenden.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Als je geen AI kunt gebruiken, kun je je vergaderingen mogelijk nog steeds opnemen of automatisch laten transcriberen (controleer opnieuw het beleid van je organisatie), zodat je je aantekeningen achteraf kunt aanvullen met informatie die je misschien hebt gemist.
Wat je koste wat kost moet vermijden, is de vergadering transcriberen of opnemen en daarna achteraf teruggaan om er aantekeningen van te maken.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Oplossing 2: Microsoft OneNote gebruiken
Als je geen AI kunt gebruiken, is dit je op één na beste optie.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Het is belangrijk om een agenda voor de vergadering op te stellen. Zo blijf je niet alleen op koers met wat je moet bespreken, maar wordt het ook gemakkelijker om aantekeningen te maken. Voeg je aantekeningen rechtstreeks toe aan het relevante onderdeel van de agenda. Zo kun je de voortgang van de bespreking gemakkelijker volgen.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Je kunt OneNote eenvoudig integreren met je e-mail om het verspreiden van je vergadernotities nog gemakkelijker te maken (nadat je ze hebt opgeschoond).
Oplossing 3: aantekeningen op basis van de agenda
Dit lijkt op het bovenstaande, maar zonder OneNote is het iets lastiger.
Dit is het basisproces:
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Het is ook de moeite waard om tijdens de vergadering je scherm te delen met de agenda en je aantekeningen, tenzij er iets anders moet worden weergegeven (bijvoorbeeld resultaten die nog op feedback wachten). Zo hoef je niet achteraf terug te gaan om je aantekeningen met andere deelnemers te controleren: zij kunnen je aantekeningen zien en meteen om verduidelijking vragen.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Maar onthoud: je moet de aantekeningen nog steeds enigszins opschonen voordat je ze kunt versturen.
4 andere tips voor het maken van aantekeningen
Hier zijn nog enkele tips en trucs uit de discussie die je kunnen helpen je proces te stroomlijnen.
Geef prioriteit aan je vergaderingen
Behandel niet elke vergadering met dezelfde mate van aandacht: geef prioriteit waar nodig.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Vat samen voor de groep
Vat voordat je de vergadering verlaat of doorgaat naar een nieuw agendapunt je begrip samen voor de groep, zodat iedereen het ermee eens is en op één lijn zit.
Opmerking
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Maak niet zelf de aantekeningen
Wijs indien mogelijk iemand anders aan als notulist, zodat jij je kunt richten op het leiden van de vergadering.
Reactie
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Hier zijn enkele ideeën over wie in plaats daarvan aantekeningen zou moeten maken:
Reactie
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Probeer een RAID-logboek
Hoewel hierover enige discussie bestaat, kunnen RAID-logboeken een effectief hulpmiddel zijn om aantekeningen te maken. Zorg ervoor dat je een logboek maakt dat losstaat van je RAID-logboek voor het project (dat doorgaans wordt gebruikt voor risicobeheer) en houd er rekening mee dat je je aantekeningen opnieuw moet opmaken voordat je ze naar de benodigde ontvangers verstuurt.
Reactie
dooru/Tronracer uit de discussie
inprojectmanagement
Word lid voor meer inzichten in projectmanagement
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beproefde werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte voorbeelden, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
