3 Praktijkgerichte manieren om je e-mailtaken in Outlook te organiseren & automatiseren

E-mails beheren: aandachtspunten

E-mail is vaak een secundaire contactmethode geworden voor persoonlijke communicatie, vooral gezien het gebruik van chat- en sms-berichten. Maar in de zakenwereld is e-mail voor veel organisaties nog altijd de belangrijkste communicatiemethode. De redenen hiervoor verschillen, waarbij juridische en archiveringsdoeleinden bovenaan de lijst staan.

Als je nu naar je inbox kijkt, zie je dan meer dan een dozijn of iets meer ongelezen e-mails? Worden al je e-mails simpelweg opgeslagen in de hoofdinbox? Heb je mappen aangemaakt die je binnen enkele weken, of zelfs dagen, niet meer gebruikte? In dit artikel leer je enkele manieren om deze e-mails te ordenen, ze te categoriseren en ze gemakkelijk terug te vinden.

De drie belangrijkste onderdelen om dit voor elkaar te krijgen zijn sorteren, identificeren en automatiseren.

Stap 1: Sorteren

Er zijn twee manieren om e-mail te sorteren:

• Vlaggen: worden gebruikt om visueel aan te geven dat een e-mail moet worden afgehandeld. Hieraan zijn ook herinneringen gekoppeld.
• Categorieën: worden gebruikt om e-mails in logische groepen onder te brengen en je inbox thematisch te structureren.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vlaggen

Een basisvlag voor Opvolgen instellen:

1. Zoek de e-mail die je wilt markeren en klik op de grijze vlag. Hierdoor wordt de e-mail gekoppeld aan de takenlijst in Outlook, maar wordt er geen herinnering ingesteld.

2. Als je een herinnering wilt instellen, klik je met de rechtermuisknop op de vlag en selecteer je een gewenste termijn uit de lijst.

3. De vlag krijgt de kleur van de ingestelde vlag en er verschijnt een opvolgbericht in de koptekst van het e-mailbericht.

Een lijst met openstaande op te volgen e-mails bekijken:

1. Selecteer Beeld >To-do-balk >Taken.

2. Het deelvenster To-do-balk wordt weergegeven met alle vlaggen in chronologische volgorde.

Een vlag als voltooid markeren of verwijderen:

1. Klik met de rechtermuisknop op het e-mailbericht.
2. Selecteer Opvolgen > Als voltooid markeren of Vlag wissen.

Door een vlag als voltooid te markeren, kun je eerdere taken bekijken door op het pictogram Voltooid in de takenlijst te klikken. Dit wordt automatisch weergegeven wanneer het takenvenster wordt weergegeven. Je kunt ook Start > Huidige weergave selecteren en vervolgens op het groene vinkje klikken.

Een herinnering instellen:

1. Klik met de rechtermuisknop op het e-mailbericht waarvoor je de herinnering wilt instellen.
2. Selecteer Herinnering toevoegen.

3. Selecteer in het vak Aangepast onder Markeren voor een van de opties bij Markeren voor en stel een begin- en vervaldatum in.
4. Schakel het vak Herinnering in, voer de datum en tijd in en selecteer vervolgens OK.
5. Er verschijnt een pictogram van een alarmbel voor de herinnering in het bericht.
6. Als je de herinnering wilt wijzigen, klik je met de rechtermuisknop op het bericht, selecteer je Herinnering toevoegen en pas je deze vervolgens aan.

Nu je vlaggen hebt ingesteld, kun je sorteren op gemarkeerde e-mails, je herinneringen ontvangen en zelfs regels toepassen (die later in dit artikel worden besproken).

Categorieën

Standaard krijgen categorieën een kleur. Je kunt deze bewerken om aan verschillende behoeften te voldoen, zoals kritiek, persoonlijk, vergadering instellen, actiepunt, ter informatie, bestand enzovoort.

Categorienamen wijzigen:

1. Om categorieën eenvoudig herkenbaar te maken, voeg je namen en kleuren toe door Start > Groep Tags > Categoriseren > Alle categorieën te selecteren.
2. Als je een categoriekleur wilt wijzigen, selecteer je de categorie en kies je een kleur in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant. 
3. Als je de naam wilt wijzigen, selecteer je een categorie en klik je vervolgens op Naam wijzigen. Typ de gewenste naam in het naamvak, selecteer een kleur en een sneltoets en druk op Enter.
4. Als je een nieuwe kleurcategorie wilt maken, selecteer je Nieuw, typ je een naam, selecteer je een kleur en selecteer je OK.
   1. Opmerking: je kunt kleuren opnieuw gebruiken, maar namen kun je niet opnieuw gebruiken.

5. Wanneer je klaar bent met het toevoegen van de naam en kleur, selecteer je OK.

Een categorie toewijzen:

1. Klik met de rechtermuisknop op een e-mailbericht.
2. Selecteer Categoriseren en selecteer vervolgens een geschikte kleurcategorie voor het bericht.

Nu je je e-mails hebt gecategoriseerd, kun je regels toepassen om ze logisch te sorteren. Met regels (die later in dit artikel worden besproken) kun je bijvoorbeeld een regel maken die elke e-mail met de categorie Actiepunt sorteert naar een map met dezelfde naam. Zo kun je deze e-mails beheren door de actiepunten te maken en ze als voltooid te markeren wanneer je items van je takenlijst afvinkt.

Stap 2: Identificeren

Zoekmappen

Een van de eenvoudigste manieren om te beginnen met het automatiseren van je inbox is door zoekmappen te gebruiken. Zoekmappen zijn virtuele locaties waarin een lijst wordt samengesteld van e-mails die aan de opgegeven criteria voldoen.

Je kunt bijvoorbeeld een map hebben met alle e-mails van een bepaalde afzender of met een specifieke vlag. De e-mails worden verzameld, zodat je snel door de e-mails in de map kunt navigeren.

Vooraf gedefinieerde zoekmappen maken en gebruiken:

1. Selecteer het menu Map.
2. Selecteer in de groep Nieuw de optie Nieuwe zoekmap.
3. Klik in de lijst Een zoekmap selecteren op de zoekmap die je wilt toevoegen.
4. Als de vooraf gedefinieerde zoekmap aanpassingsopties heeft, verschijnen deze onder Zoekmap aanpassen. Als je E-mail met specifieke woorden selecteert, geef je onder Zoekmap aanpassen de woorden op die je wilt gebruiken.

Een aangepaste zoekmap maken:

1. Selecteer het menu Map.
2. Selecteer in de groep Nieuw de optie Nieuwe zoekmap.
3. Scroll in de lijst Een zoekmap selecteren naar beneden, klik vervolgens op Een aangepaste zoekmap maken.

4. Klik onder Zoekmap aanpassen op Kiezen.
5. Typ een naam voor je aangepaste zoekmap.

6. Klik op Criteria en selecteer vervolgens de gewenste opties.

7. Pas wijzigingen toe via de tabbladen:
   1. Het tabblad Berichten bevat criteria voor de inhoud of eigenschappen van het bericht, zoals afzender, trefwoorden of ontvangers.
   2. Het tabblad Meer keuzes bevat criteria voor andere berichtvoorwaarden, zoals belangrijkheid, vlaggen, bijlagen of categorisering.
   3. Op het tabblad Geavanceerd kun je gedetailleerde criteria instellen. Klik onder Meer criteria definiëren op Veld, klik op het gewenste criteriumtype en klik vervolgens op het specifieke criterium in de lijst. Klik daarna in het vak Voorwaarde en het vak Waarde op de gewenste opties en klik vervolgens op Aan lijst toevoegen. 
   4. Herhaal dit voor elk criterium dat je aan deze zoekmap wilt toevoegen en klik vervolgens op OK.
8. Klik op Bladeren en selecteer vervolgens de mappen waarin moet worden gezocht.
9. Klik op OK om elk geopend dialoogvenster te sluiten.

Stap 3: Automatiseren

Voorwaardelijke opmaak: oftewel de baasregel

Veel mensen kennen voorwaardelijke opmaak in Excel. Wanneer aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan, wordt de opmaak automatisch toegepast. Wist je dat je hetzelfde kunt doen in Outlook? De beste manier om dit te demonstreren is met wat ik de baasregel noem.

1. Eerst moeten we naar Outlook gaan. Selecteer Beeld > Huidige weergavesectie > Weergave-instellingen.

2. Selecteer nu de knop met het label Voorwaardelijke opmaak. 

3. Voer een naam in voor de regel (bijvoorbeeld Baas) en selecteer vervolgens Voorwaarde.

4. Voer de naam van je baas rechts van het veld Van in en klik vervolgens op OK. Opmerking: mogelijk moet je een Active Directory gebruiken om het e-mailadres te vinden. Klik in dat geval op Van en voer je zoekcriteria in alsof je een e-mail opstelt. 

5. Klik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak opnieuw op de knop Lettertype.

6. Hier kun je het lettertype, de stijl, de grootte en eventuele effecten kiezen. Als je veel e-mails ontvangt, moet je niet overdrijven. Ik heb gewoon het standaardlettertype gekozen, het iets groter gemaakt en het groen gemaakt. Klik vervolgens op OK.

7. Terug in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak zie je de opmaak in het vak, zoals aangegeven door de pijl hieronder: 

8. Klik op OK en je ziet nu je Postvak IN met de voorwaardelijke opmaak.

E-mails van je baas worden nu gemarkeerd, zodat je ze gemakkelijk kunt herkennen. 

Macro's

In Outlook worden macro's gebruikt als gescripte automatiseringen om repetitieve of vervelende taken voor gebruikers te vervangen. Macro's worden opgeslagen in modules, die in wezen “emmers met code” zijn. We gebruiken modules om macro's te ordenen en op te slaan, zodat we functies van elkaar kunnen scheiden. 

Je kunt meerdere modules hebben om je automatiseringen onder te brengen in groepen zoals opmaak, e-mailbeheer, agendabeheer enzovoort. Het lijkt een beetje op een bestandsbeheerder voor je code.

Een nieuwe macro maken:

1. Ga naar Ontwikkelaars > Visual Basic. Het venster Visual Basic-project wordt geopend.
   1. Als het tabblad Ontwikkelaars niet wordt weergegeven, klik je op Bestand > Opties > Lint aanpassen. 
   2. Vink het vakje naast Ontwikkelaars aan in het gedeelte Hoofdtabbladen van het dialoogvenster.
   3. Het tabblad Ontwikkelaars wordt nu in het hoofdvenster weergegeven
2. Standaard kunnen macro's in de module Microsoft Outlook-objecten worden geplakt, maar je kunt modules toevoegen door naar het menu Invoegen te gaan en Module invoegen te kiezen.
3. Dubbelklik in het projectvenster op de module die je wilt gebruiken om je code in op te slaan.
4. Klik in het menu Invoegen op Procedure.
5. Geef je macro een naam in het vak Naam. Deze naam mag geen spaties bevatten, dus meestal wordt een onderstrepingsteken gebruikt.
6. Klik op OK. De sectie in het projectvenster wordt gemaakt en is klaar om je code te maken of te plakken:

7. Typ de code die je wilt uitvoeren in de hoofdtekst van de subroutine.

Er zijn veel redenen om macro's in de toepassing te gebruiken. Veel macro's zijn gericht op één taak, zoals het archiveren van e-mails, terwijl andere breder worden ingezet, zoals automatisch antwoorden op e-mails. Een van mijn eerste bronnen voor ideeën en handige hulpmiddelen is Github. Vanwege de grote hoeveelheid ruimte die macroscripts vereisen, vind je hier een link naar veel goede voorbeelden.

Snelle stappen

Outlook heeft een functie voor activiteiten met sjablonen die veel mensen negeren, maar het is een van de beste functies om je werkdag te automatiseren. Deze functie is ingebouwd en kan worden aangepast. Laten we eerst naar de ingebouwde functies kijken:

Afhankelijk van de venstergrootte zie je een van twee dingen op je startscherm (Opmerking: de hieronder weergegeven Snelle stappen kunnen op jouw scherm anders zijn; zie de onderstaande schermafbeelding).

In de bovenstaande schermafbeelding zie je verschillende voorbeelden. Zo voegt de snelle stap Agenda toevoegen e-mails toe aan je agenda en maakt deze herinneringen aan, en genereert de snelle stap Team-e-mail snel een e-mail aan een distributielijst die je hebt ingesteld. Als je Nieuw item maken gebruikt, word je door de onderstaande stappen geleid. 

Een snelle stap maken:

1. Selecteer het tabblad Start > de groep Snelle stappen > Nieuwe snelle stap maken.
2. Voer in het vak Naam een korte naam in voor de nieuwe snelle stap. Kortere namen worden beter weergegeven in de groep.
3. Selecteer de knop met het bliksemschichtpictogram naast het vak Naam, kies een pictogram en selecteer OK.
4. Selecteer onder Acties een actie die de snelle stap moet uitvoeren. Als je Actie toevoegen selecteert, worden indien nodig extra stappen toegevoegd. Een item met meerdere stappen kan bijvoorbeeld bestaan uit: markeren als voltooid en vervolgens verplaatsen naar een specifieke map.

5. Als je een sneltoets wilt maken, selecteer je in het vak Sneltoets de sneltoets die je wilt toewijzen.

Enkele goede voorbeelden van snelle stappen zijn:

• E-mails automatiseren: Als je een wekelijks rapport maakt, kun je een snelle stap instellen die een lege e-mail opent, een distributielijst invult en een onderwerp en eventuele tekst voor de hoofdtekst toevoegt. Vervolgens kun je bijlagen of andere aangepaste tekst toevoegen en de e-mail verzenden.
• E-mails categoriseren: Een manier om je inbox beter te beheren is door categorieën te gebruiken. Ik heb er verschillende, maar voor mij zijn de belangrijkste: vandaag, deze week en volgende week. Ik heb drie snelle stappen die dit uitvoeren en ik voeg de e-mails toe aan een bijbehorende zoekmap, zodat ik alleen elke map volgens die planning hoef te controleren.
• Naar specifieke mappen verplaatsen: Je kunt je inbox sorteren, enkele e-mails selecteren en vervolgens deze snelle stap selecteren om bestanden naar een aangewezen map te verplaatsen, zoals Later opslaan of Niet archiveren.
• Verschillende vlaggen en statussen instellen: Acties zoals vlaggen instellen, vlaggen verwijderen of e-mails markeren als onvoltooid kunnen tegelijkertijd voor meerdere e-mails worden uitgevoerd. Dit is handig wanneer je je takenlijst voor die dag opruimt. Sorteer op vandaag vervallen en markeer de items als voltooid zodra je ze hebt afgehandeld.

More Articles

• Laat je taken tegen elkaar strijden: handleiding voor de prioriteringsmatrix van 2026
• 16 voordelen van taakautomatiseringssoftware voor soepele werkprocessen
• 17 voordelen van taakbeheersoftware voor teams en projecten

Regels

Er zijn twee manieren om regels te gebruiken met Outlook:

• Power Automate: Met Power Automate kun je geavanceerde regels maken die niet vereisen dat je bent aangemeld om te functioneren. Je kunt e-mail verzenden, vergaderingen plannen, contactpersonen toevoegen en nog veel meer, maar hiervoor zijn enige bewerkingen met weinig of geen code nodig en moet je systeembeheerder je toegang geven.
• Client: Regels aan de clientzijde stellen je in staat om e-mailberichten automatisch te verplaatsen, te markeren en te beantwoorden, samen met bepaalde andere clientbewerkingen (lokaal), maar de beperking is dat je aangemeld moet zijn.

Omdat niet iedereen die dit artikel leest toegang zal hebben tot Power Automate en dit kan gebruiken (bekijk hier de prijzen van Microsoft Power Automate), richten we ons op regels op basis van de client.

Een basisregel maken:

1. Je kunt beginnen door met de rechtermuisknop te klikken op de specifieke e-mail waarop je de regel wilt toepassen, Regels te selecteren en vervolgens Regel maken te kiezen:

a. Je kunt ook vanuit het tabblad Start de groep Verplaatsen selecteren, vervolgens het vervolgkeuzemenu Regels en daarna Regel maken.

2. Selecteer in het dialoogvenster Regel maken de criteria en vervolgens de actie die moet worden uitgevoerd.

3. Er zijn nog veel meer opties om toe te passen op de e-mail onder Geavanceerde opties:

4. Nadat u alle vereiste criteria hebt ingesteld, klikt u op Volgende.

5. Selecteer de acties die op de e-mail moeten worden toegepast en klik op Volgende of Voltooien. Met Voltooien wordt de regel opgeslagen en de wizard voor regels gesloten. Met Volgende kunt u enkele uitzonderingen invoeren.

6. Selecteer de uitzonderingen die op de regel moeten worden toegepast en klik op Volgende of Voltooien. Met Voltooien wordt de regel opgeslagen en de wizard voor regels gesloten. Als u nogmaals op Volgende klikt, kunt u enkele laatste aanpassingen maken en een voorbeeld van de regel bekijken. 

7. Hier kunt u de regel een naam geven, enkele regelopties wijzigen en Voltooien selecteren.

De typen regels zijn:

• Organisatorisch: verplaatsen, verwijderen, archiveren, beantwoorden enzovoort.
• Meldingen: hiermee krijgt u een melding wanneer u een bericht ontvangt dat aan de criteria van de regel voldoet
• Aangepast: met een grote verscheidenheid aan opties passen deze regels verschillende typen criteria en uitzonderingen toe om automatisch allerlei acties voor u uit te voeren.

Breng orde aan in uw postvak IN!

Met deze tips kunt u vrijwel elk postvak IN ontwarren. Onthoud alleen de basis: sorteren, identificeren en automatiseren. Deze hulpmiddelen zijn bedoeld om in combinatie met elkaar te worden gebruikt: categoriseren en sorteren, identificeren en archiveren, automatiseren en categoriseren.

Voor meer tips over het automatiseren van uw postvak IN en het verhogen van uw productiviteit kunt u zich abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.