Hoe je deadlines haalt zonder micromanagement
Een van de meest kenmerkende aspecten van de rol van een is dat je er vaak comfortabel mee moet zijn om de “boeman” te spelen, maar leuk is het nog steeds niet! Omdat het doorgaans onze verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat het de van het haalt en dat de zaken verlopen zoals ze horen te verlopen, houden PMs vaak de workflow van andere in de gaten. Van tijd tot tijd zullen ze moeten ingrijpen en bijsturen of enige druk uitoefenen om ervoor te zorgen dat aan alle behoeften van het wordt voldaan.
Ervoor zorgen dat deadlines worden nageleefd is een van de grootste uitdagingen voor PMs, grotendeels omdat je je wel op honderd manieren kunt ondersteunen, maar het niet IN HUN PLAATS kunt doen, en je waarschijnlijk geen tijd hebt om de hele dag mensen in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat ze hun op tijd afkrijgen. Dus hier lees je , zodat je je en jezelf optimaal voorbereidt op succes en voorkomt dat je in de modus van de “boeman” schiet of mensen gaat micromanagen om ervoor te zorgen dat ze .
1. Stel vanaf het begin duidelijke verwachtingen
Aan het begin van een zou je meerdere mogelijkheden moeten hebben om duidelijk aan je te communiceren wanneer het naar verwachting klaar moet zijn. Deadlines moeten een van de eerste onderwerpen zijn die tijdens kick-offmeetings en de onboarding van het worden genoemd, en je werkverklaring, of andere documentatie waartoe het toegang heeft, moet alle relevante deadlines duidelijk vermelden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tijdens de kick-off deel ik graag een korte briefing uit aan het met de belangrijkste doelstellingen en mijlpalen, inclusief deadlines. Ik zorg er altijd voor dat er geen onduidelijkheid bestaat over wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen (en dat die deadlines realistisch zijn).
Tijdens kick-offmeetings stel ik ook vragen en zorg ik ervoor dat er geen onduidelijkheid bestaat. Je vergadering of overleg afsluiten met de vraag “Weet iedereen wat hij of zij moet doen en wanneer het af moet zijn?” kan nooit kwaad! Hopelijk heb je ook een relatie met je opgebouwd waarin ze weten dat ze altijd hun stem kunnen laten horen of je iets kunnen vragen als iets niet duidelijk is.
2. Wees een teamspeler
Over relaties gesproken: ik heb het al eerder gezegd en ik zeg het nogmaals: een groot deel van draait om vertrouwen, eerlijkheid en ervoor zorgen dat je zich op zijn gemak voelt om problemen bij je aan te kaarten voordat ze UITGROEIEN TOT PROBLEMEN. De beste manier om deze relaties op te bouwen, is door ONDERDEEL te zijn van het , in plaats van jezelf op te stellen als de -zwaaiende overheerser. Door je rol eenvoudigweg te kaderen als ondersteunend in plaats van bestraffend, kun je veel bereiken.
Zorg ervoor dat je je dagelijks via woorden en daden laat weten dat je er bent om hen te helpen slagen, niet om toe te kijken hoe ze ploeteren en falen. Mensen zullen ook gemotiveerd zijn om wanneer ze zich verantwoordelijk voelen om bij te dragen aan het succes van het hele , in plaats van alleen maar dingen gedaan te krijgen om een berisping van de PM te voorkomen.
3. Controleer dit
Ik heb eerder geschreven over het belang van regelmatig contact – dagelijks, wekelijks of maandelijks – met je projecten en je mensen. Deze contactmomenten zijn ontzettend belangrijk als het gaat om het tempo van een en ervoor zorgen dat je op koers ligt om je einddatums te halen. Een eenvoudig dagelijks of wekelijks contactmoment met je om te controleren of ze geen achterstand oplopen, is essentieel.
De voordelen van regelmatig contact werken ook twee kanten op: dit geeft het lid de kans om eventuele zorgen over de timing kenbaar te maken (en ze zullen eerlijk tegen je zijn als je het juiste soort relatie hebt opgebouwd), en het geeft jou als PM ook een duidelijk beeld van waar je staat en of er zorgen zijn over dat mogelijk niet op tijd klaar is. Dit kan informeel gebeuren, zelfs via chat of in een kort persoonlijk gesprek.
4. Laat het GROTE geheel zien
Vaak, wanneer projecten vertraging hebben opgelopen of deadlines niet zijn gehaald, kijk ik terug en realiseer ik me dat een factor was dat het of de persoon het belang of de waarde van de voor het bureau of de klant niet volledig begreep. Zorg er opnieuw, direct vanaf de start, voor dat je weet hoe elk onderdeel van het samenhangt om het eindresultaat, product of te bereiken, en benadruk het belang van elke mijlpaal voor je algehele succes.
Soms kan het gemakkelijk zijn om, wanneer je aan een miljoen dingen tegelijk werkt, het belang van één ticket te onderschatten. Als iemand begrijpt hoe zijn of haar bijdrage het geheel beïnvloedt, is de kans vaak groter dat die persoon op tijd levert. Dit is nog een punt dat je aan je startprotocol kunt toevoegen – benadruk het idee dat elke kleine ert en de doelen niet kunnen worden bereikt zonder volledige betrokkenheid van elk teamlid.
5. Zorg ervoor dat de informatie altijd beschikbaar is
Zoals we allemaal weten, zijn er net zoveel verschillende soorten tools voor resourcebeheer en systemen voor als er managers zijn – maar één ding zouden ze allemaal gemeen moeten hebben: een manier waarop je eenvoudig toegang heeft tot informatie wanneer die nodig is. Dit omvat taken, deadlines en alle andere relevante details om het goed en op tijd af te ronden.
Naast het verspreiden van een of briefing bij de start, moet je ervoor zorgen dat je de informatie hebt vastgelegd op een plek waar mensen die gemakkelijk kunnen vinden. Dit is je verzekering tegen opmerkingen als “maar ik wist niet wanneer het af moest zijn!” of “ik wist niet zeker hoeveel tijd ik had.” Persoonlijk maak ik graag takenlijsten voor elk lid van het waarin simpelweg en deadlines worden beschreven, met behulp van Trello. Zo maximaliseer je de transparantie van het project en zorg je ervoor dat iedereen toegang heeft tot zijn of haar lijst, waar die persoon zich ook bevindt.
6. Zorg voor een gezonde werkbelasting
Soms loopt het de spuigaten uit, vooral wanneer jij en je leden tegelijk uitvoeren. Dit is een onvermijdelijke realiteit van gebaseerd , en hé, het houdt het leven interessant, toch? Hoewel er enkele drukke weken zullen zijn en misschien hier en daar zelfs wat overwerk, is het jouw verantwoordelijkheid als om ervoor te zorgen dat de werkbelasting van je beheersbaar is en dat het realistisch is dat zij de van het halen. Gestreste, overwerkte medewerkers verliezen veel sneller hun interesse en enthousiasme voor het , maken slordige fouten of vergeten dingen.
Hoewel niemand te allen tijde een vlekkeloos verloop kan garanderen, moet je proberen je wekelijkse/maandelijkse sessies voor te gebruiken om ervoor te zorgen dat de werkbelasting van iedereen beheersbaar is, en probeer knelpunten en overbelasting te voorzien voordat het te laat is. Als je aandacht hebt voor je en ervoor zorgt dat zij voldoende tijd en middelen krijgen om hun af te krijgen, zal dat de hoeveelheid tijd die je moet besteden aan het micromanagen van mensen zeker beperken, of erger nog, voorkomen dat je je bij klanten moet verontschuldigen voor een .
Als je een van mijn eerdere artikelen hebt gelezen, weet je inmiddels dat ik voortdurend het belang van relaties, eerlijkheid en vertrouwen benadruk als het gaat om . Soms, vooral bij digitale bureaus en studio's, is het gemakkelijk te vergeten dat niet alleen draait om spreadsheets en .
In feite geloof ik dat de meeste vaardigheden voor projectmanagement die nodig zijn om uit te blinken in deze functie niet technisch, maar eerder aangeboren zijn. Als het erom gaat je aan te moedigen om het op tijd af te krijgen, geldt dit meer dan ooit. Hopelijk bespaar je jezelf met deze tips wat tijd, omdat je mensen niet langer achter hun aan hoeft te zitten.
