Hoe je je innovatieprojecten financiert zonder durfkapitaal

Galen Low: Doet onze overheid goed genoeg wat betreft het nakomen van haar beloften om innovatie te financieren, en zo niet, wat zijn dan de grootste barrières?

Rachel Huang: Het gaat gewoon heel langzaam. Dat proces kan variëren van een paar maanden tot zelfs jaren. Het is ook erg ingewikkeld. Mensen weten niet hoe ze zo'n aanvraag moeten schrijven, maar wat betreft het aanvraagpercentage en, denk ik, het gebruik ervan, is dat soms niet altijd optimaal. Puur omdat het ingewikkeld is.

Galen Low: Zie je de wereld van technologische innovatie en commercialisering van technologie in de nabije toekomst veranderen? En zullen die kleine, ondernemende bedrijven überhaupt een plek hebben in die toekomst?

Rachel Huang: Of het gaat veranderen, daar ben ik niet helemaal zeker van. Maar ik denk dat, als het gaat om grote technologiebedrijven tegenover kleine, ondernemende startups, het belangrijkste thema is: samenwerken.

Galen Low: Welkom bij The Digital Project Manager Podcast — de show die deliveryleiders helpt slimmer te werken, soepeler op te leveren en hun teams met vertrouwen te leiden in het tijdperk van AI. Ik ben Galen, en elke week duiken we in strategieën uit de praktijk, opkomende trends, bewezen raamwerken en af en toe een oorlogsverhaal uit de frontlinie van projecten. Of je nu enorme transformatieprojecten aanstuurt, AI-workflows in goede banen leidt of gewoon probeert de chaos onder controle te houden, je bent hier op de juiste plek. Laten we beginnen.

Oké, vandaag hebben we het over subsidies en andere financieringsvormen voor innovatieprojecten: waar je ze vindt, hoe ze kunnen helpen om R&D-projecten goedgekeurd te krijgen en hoe je de pijn uit het aanvraagproces haalt.

Vandaag is Rachel Huang bij me, oprichter van ClaimKit. Rachel is voormalig professioneel tennisser en chemisch ingenieur. Ze verliet haar leven in Australië en verhuisde naar San Francisco om een serieel startup-oprichter te worden. Haar meest recente project maakt gebruik van haar achtergrond in technologisering en helpt teams verschillende publieke en private financieringsmogelijkheden te ontdekken en te benutten door het documentatie- en aanvraagproces volledig te automatiseren.

Rachel, bedankt dat je vandaag bij me bent.

Rachel Huang: Hallo, fijn om hier te zijn.

Galen Low: Ik was zo enthousiast toen we samen op dit onderwerp uitkwamen. Ik heb al onze gesprekken tot nu toe geweldig gevonden. Je hebt zo'n interessante achtergrond. We gaan daarop in, maar het is iets waar we niet vaak over praten, zeker niet in deze podcast.

Een deel van de financiering is, weet je, projectmanager, de plaag van ons bestaan, toch? Budget. Gefinancierd worden, financiële middelen effectief inzetten en mobiliseren, en soms zelfs projecten moeten annuleren omdat de financiering te beperkt was. Maar op de een of andere manier zijn we nooit uitgekomen bij R&D-financiering: financiering voor innovatie en andere bronnen.

Ik weet uit onze gesprekken van de afgelopen weken dat je snel schakelt en eerlijk gezegd kunnen we gaan waar de wind ons brengt. Maar om ons op weg te helpen, een grote, harige vraag: doet onze overheid goed genoeg wat betreft het nakomen van haar beloften om innovatie te financieren? En zo niet, wat zijn volgens jou de grootste barrières bij het verbinden van overheidssubsidies en andere R&D-financiering met de ondernemende startups en middelgrote bedrijven die de grenzen van innovatie daadwerkelijk verleggen?

Rachel Huang: Om te beginnen zou ik zeggen: het kan altijd beter, maar het kan ook altijd erger. Ik erken dat er verschillende jurisdicties zijn en dat elke overheid weer andere dingen doet. Maar over het algemeen is de trend die ik zie, wanneer ik met allerlei startups en onze klanten werk, dat het gewoon heel langzaam gaat.

Bij welke overheid je ook een aanvraag indient, het proces kan variëren van een paar maanden tot zelfs jaren. Het is ook erg ingewikkeld. Mensen weten niet hoe ze zo'n aanvraag moeten schrijven, en er zijn gewoon veel verwarrende vragen waar je normaal gesproken nooit over nadenkt wanneer je dagelijks een bedrijf runt, maar die in deze subsidieaanvraag worden gesteld vanwege de geschiktheid of om zo goed mogelijk aan de criteria te voldoen.

Dus ze doen veel, in die zin dat er veel budget is. Je ziet af en toe aangekondigde budgetten en er is veel geld. Maar wat betreft het aanvraagpercentage en, denk ik, de benutting ervan, is dat soms niet altijd optimaal, puur omdat het ingewikkeld is. De mensen die de tijd nemen om een aanvraag in te dienen, winnen uiteindelijk. Misschien winnen ze pas na een tijdje, niet wanneer ze het geld nodig hebben. Daar kunnen we later op terugkomen. Mijn algemene mening is dus dat ze wel degelijk iets doen en dat dat absoluut goed is. De vraag is hoe bedrijven die het echt nodig hebben daar meer voordeel uit kunnen halen.

Galen Low: Het grappige is dat ik persoonlijk een van die dingen gewoon accepteer, vooral hier in Canada. We denken: oké, alles wordt een traag, bureaucratisch overheidsproces.

Zo is het nu eenmaal. Het is ingewikkeld. Je hebt een gids nodig voor de gids om erachter te komen hoe je iets aanvraagt. Maar alles gaat momenteel heel snel. Er zit urgentie achter. Ik heb veel in de publieke sector gewerkt, dus ik begrijp dat je zorgvuldig moet omgaan met belastinggeld.

Er moet een bepaalde strengheid zijn, maar als ik begrijp wat je zegt, zou het wel wat sneller kunnen om innovatie daadwerkelijk mogelijk te maken. Ja, er zullen altijd kwaadwillende partijen zijn en mensen die het geld proberen binnen te halen terwijl ze er niet voor in aanmerking komen. Dus enige zorgvuldigheid is nodig. Maar ik denk dat je een goed punt maakt: het zou iets sneller kunnen.

Rachel Huang: En het zou iets duidelijker kunnen zijn wat ze precies zoeken en hoe je het kunt krijgen.

Galen Low: Precies. Het evaluatieproces is prima, maar je zou geen decoderingsring nodig moeten hebben om überhaupt door de aanvraag heen te komen. Goed. Laten we een stap uitzoomen, want ik zei eerder al dat je een zeer interessante achtergrond hebt. Ik vind je achtergrond echt interessant. Je achtergrond ligt eigenlijk in de commercialisering van technologie, en je verhaal daarna en daarvoor is ook bijzonder.

Kun je vertellen hoe je van professioneel tennisser naar oprichter van een techstartup bent gegaan, en ook wat je rol en ervaring zijn geweest in de commercialisering van technologie?

Rachel Huang: Bedankt dat je mijn ervaring interessant vindt. Ik was zes jaar oud toen ik voor het eerst een tennisracket vasthield en besloot prof te worden, want dat is wat je doet.

Toen ik tien was, verhuisde ik helemaal naar Australië. Ik begon elke dag te trainen en in het weekend toernooien te spelen. Ik stond volgens mij op nummer 102. Ik weet mijn exacte ranking bij het Australische vrouwentennis niet meer toen ik vijftien was en internationale toernooien begon te spelen, maar ik raakte geblesseerd, zoals veel spelers, en maakte de overstap naar een studie chemische technologie en biomedische wetenschappen.

Tijdens mijn bacheloropleiding engineering rolde ik via een engineeringwedstrijd in het ondernemerschap. We ontwierpen een windturbine. Mensen vonden die geweldig. Toen ik achttien was, kregen we financiering voor een acceleratorprogramma. Zo ontdekte ik mijn passie: problemen oplossen, ze snel oplossen en betekenisvolle problemen voor mensen oplossen.

Sindsdien ben ik in en uit startups gestapt, heb ik advieswerk gedaan en was ik medeoprichter-op-afroep voor een aantal startups, totdat ik bij mijn meest recente project voor de commercialisering van onderzoek terechtkwam. Dat ging over afvalwater. Het was universitair onderzoek waarbij ik mijn vaardigheden als chemisch ingenieur gebruikte. Ik hielp die afvalwatertechnologie tijdens het proces te commercialiseren.

Ik had niet verwacht dat het zo langzaam zou gaan. Je moest veel mensen meekrijgen en tegen verschillende belanghebbenden de juiste dingen zeggen. Dat was dus mijn eerste kennismaking met projectmanagement. Het was erg uitdagend, maar ook een geweldige ervaring. Ik besloot het technologietransferbureau binnen te dringen, omdat dat een van de belanghebbenden was die ik moest overtuigen.

Uiteindelijk kreeg ik daar een baan en werkte ik er een jaar. Uiteindelijk was het gewoon niets voor mij. Ik zou het een mix van woede-opzeggen en strategisch terugtrekken noemen. Woede-opzeggen betekent dat je tegen een muur aanloopt en besluit: oké, na al die jaren is het dit niet waard, het is tijd om te gaan.

Maar het was ook een strategisch vertrek, want na zoveel jaren zou het, als het ergens naartoe zou gaan, al ergens naartoe zijn gegaan. Het paste gewoon niet bij mijn snelheid.

Galen Low: Ik kan me voorstellen dat dat het thema was. Ik verwachtte bijna dat je zou zeggen: ik heb uit woede ontslag genomen omdat alles zo langzaam ging, of dat je bewust afstand nam van die rol omdat het toch een infiltratiemissie was voor je andere project.

Ik vind die overgang van professioneel atleet naar ondernemer geweldig. Ik heb het niet uit eigen ervaring, maar van andere professionele atleten begrepen: het vereist die voortdurende inspanning en dat doorzettingsvermogen. Wat ik mooi vind aan dit thema, is het verlangen om snel te bewegen.

Waar snelheid waardevol is en je op een bepaalde manier wordt verpletterd door de complexiteit, het gewicht en de traagheid waarmee dingen in het algemeen worden gedaan. En stapel daar vervolgens overheden bovenop, die niet bepaald bekendstaan om hun wendbaarheid of voortvarendheid. Is dat überhaupt een woord? Hoe dan ook: snel zijn ze niet.

Ik zie dat nu terug in je huidige missie en waarom het belangrijk voor je is om financiering die betekenisvol is te vereenvoudigen en te versnellen. Dat vind ik geweldig. Hoe zat dat bij het afvalwaterproject en de andere projecten? Diende je veel subsidieaanvragen in? Heb je dat proces doorlopen en financiering verkregen via enkele van de beschikbare subsidies?

Rachel Huang: Ja. Ik vergat eigenlijk te vermelden dat ik bij KPMG ook werkte aan subsidies en R&D-belastingvoordelen. Ik had niet gepland dat het bedrijfsleven zo'n groot deel van mijn carrière zou worden, maar ik heb er veel geleerd. In dat proces hielp ik allerlei multinationals en startups met het aanvragen van honderden miljoenen dollars aan subsidies en R&D-belastingkredieten of -teruggaven. Zo leerde ik schrijven volgens criteria.

Bij KPMG hadden ze de daadwerkelijke vragen, maar ook een vertaling van die vragen. Tijdens het schrijven beantwoord je niet wat er letterlijk op de website staat; je beantwoordt de onderliggende vragen. Dat heeft me geleerd om nooit alleen het oppervlak te lezen. Je moet dieper gaan en begrijpen waarom ze iets vragen.

Wat willen ze zien om het goed te keuren? Dat was ontzettend nuttig. Toen ik in de commercialisering van onderzoek terechtkwam, paste ik datzelfde denkraamwerk toe. Ik begon met de vraag: wat probeert deze vraag eigenlijk te achterhalen? Want het is niet meer zo eenvoudig. Dus ja, ik heb tijdens het commercialiseren van deze technologie heel veel subsidieaanvragen ingediend.

Van federale subsidies tot kleine organisaties die soms private financieringsmogelijkheden aanboden: ik diende bij veel partijen aanvragen in. Het was een van die processen waarbij je tot acht maanden op een antwoord kunt wachten. Ik diende aan het begin van mijn onderzoekscommercialiseringsproces een aanvraag in en werd twee keer afgewezen, omdat de criteria blijkbaar niet erg duidelijk waren.

Ik kon niet goed inschatten of we wel of niet aan de geschiktheidscriteria voldeden. Na twee aanvragen was ik de derde keer succesvol, nadat ik al ontslag had genomen. Ik nam in januari ontslag en in maart of zo stuurden ze me een e-mail: gefeliciteerd, je hebt de subsidie gekregen.

En ik dacht: wauw. Ik weet het niet. Gefeliciteerd aan de rest van de groep, denk ik?

Galen Low: Ja, dat deel ging gewoon door, toch? Het was niet alsof je zei: ik heb het niet meer nodig, sorry.

Rachel Huang: Ja. De rest van de groep profiteert dus van die subsidie. We hebben het eigendom opnieuw verdeeld, en dat veroorzaakte veel stress voor de rest van de groep omdat ik de aanvrager en hoofdonderzoeker was.

De anderen waren min of meer ondersteunend. We moesten ons door het proces heen slaan op basis van hoe bang mensen ervoor waren. Dat laat wel zien welk beeld de overheid oproept: je hoofdonderzoeker is weg, dus ik weet niet of je deze subsidie nog krijgt. Zelfs voor exact hetzelfde project. Ik heb dus veel subsidieaanvragen ingediend en sindsdien praat ik met oprichters.

Nadat ik ontslag had genomen, dook ik weer in startup-land en deed ik veel marktonderzoek naar waar ik mensen mee kon helpen. Het begon met projectmanagement, omdat iedereen klaagt over projectmanagement. Iedereen heeft er wel iets over te zeggen. Het is een van die makkelijke gaten om in te vallen en te zeggen: ik kan projectmanagement optimaliseren.

Ik kan zoveel doen om het leven van engineers en projectmanagers beter te maken. Maar het is zo groot. Je moet ergens beginnen. Je gaat Jira niet meteen vervangen. Je vervangt Confluence niet. Asana ook niet meteen. Een van de dingen die tijdens een van mijn eerste gesprekken echt bij me bleef, was dat de CTO van een startup van meerdere miljoenen dollars, volgens mij in de serie A of B, zei: ik besteed veel tijd aan het verzamelen van documentatie voor R&D.

Als je aan projectmanagement doet en gegevens organiseert om ze toegankelijker te maken, kun je dat dan voor mij doen? Kunnen we het toepassen op R&D? En ik zei: absoluut. We kunnen het niet alleen op R&D toepassen, ik kan het hele ding voor je schrijven. Ik kan een systeem maken dat de volledige aanvraag voor je schrijft. Dat bespaart je tienduizenden dollars, want nu huur je een van de grote vier in en zij rekenen veel geld omdat ze dat kunnen, terwijl jij het meeste werk doet: alle documentatie verzamelen en alle aanvragen schrijven.

Ik pitchte dat bij een paar startups en iedereen zei: absoluut, ik probeer het. Er is geen risico. Als je niet succesvol bent of we niet tevreden zijn met wat je doet, geef ik het geld terug, omdat ik nog aan het testen ben. Als het niet werkt, geef ik met plezier een terugbetaling en kunnen ze teruggaan naar de consultant die ze eerder gebruikten, voor exact dezelfde prijs.

En ik draaide het zo snel om dat er geen tijdverlies was. Het duurde alleen zo lang als iemand nodig had om op zijn e-mail te reageren. Het was dus een van die dingen waar ik toevallig in rolde en die meteen volledig logisch bleken. Daarom besloot ik ClaimKit te starten.

Galen Low: Dat vind ik geweldig, vooral in de startupwereld — ik denk dan specifiek aan SaaS-startups, maar eigenlijk aan elke startup. Je denkt aan financieringsrondes en hoe je in elke fase van je bedrijf kapitaal opbouwt.

Vaak hebben we het over startkapitaal, angel investments en de series waar je doorheen moet. Dat is het spel en de primaire financiering, maar R&D-financiering is ook geld.

Het is ook kapitaal. Het is zuurstof in de tank waarmee je iets verder en sneller kunt komen. En het bewijs zit in de pudding: eerder dacht ik dat jij de decoderingsring was. Niet alleen dat, KPMG heeft een afdeling die bestaat uit een team van decoderingsringen die naar zo'n aanvraag kijken en de vragen niet letterlijk interpreteren, maar uitpakken wat er werkelijk achter zit.

Waarom vragen ze dit? Het is concurrerend, toch? Hoe formuleren we het beste antwoord zodat we deze financiering voor onze klanten kunnen veiligstellen? Als dat het doel van het team was, is dat natuurlijk ontzettend waardevol. Wat ik hier mooi aan vind, is dat je volgens mij gelijk hebt: toegang tot geld. Ik weet niet of je het ‘extraatje’ zou noemen. Ik denk niet dat je klanten erop rekenen dat ze tien maanden wachten en dan financiering krijgen die de kernfinanciering van het project vormt.

Het lijkt meer aanvullend, maar ik vind dat idee wel mooi.

Rachel Huang: Daar wil ik nog iets aan toevoegen. Sommige bedrijven komen uiteindelijk in financiële problemen. Sommige startups waarmee ik heb gewerkt bellen me en vragen wanneer we dit kunnen indienen. Dan gaat het om R&D-belasting, wat vrijwel gegarandeerd is als je activiteiten uitvoert die daarvoor in aanmerking komen.

Het is bijna een garantie op financiering en je krijgt het geld terug via de belastingaangifte. Sommigen vragen wanneer we dit af hebben. Dan zeg ik: ik kan het over een paar dagen doen, of zelfs vandaag. Ik kan je een concept geven. Dan zeggen ze: mijn hemel, dat zou enorm helpen. We hebben nog twee maanden financiële ruimte. Het geld moet binnen twee maanden op de bank staan.

Dan zeg ik: oké, help. Laat me het versnellen van het versnellingsproces versnellen.

Galen Low: Het is dus als een noodrem: bij noodgeval het glas breken en een beroep doen op die kredieten en financiering. Ik ga je niet om een masterclass vragen, maar kun je ons een overzicht geven? Verschillende overheden hebben verschillende kredieten en subsidies. Processen en tijdlijnen verschillen. Kunnen we het misschien benaderen vanuit de context van ClaimKit: wat het doet, hoe het documenten samenbrengt en hoe het onderdeel wordt van de financieringsstrategie van een bedrijf dat zijn innovatie wil voortzetten?

Rachel Huang: Er zijn allerlei subsidies. Verschillende landen hebben verschillende strategieën. Ik begin met R&D-belasting, specifiek omdat veel landen die kennen en de regeling per locatie verschilt. Ik begin met de Verenigde Staten. Daar gaat het om een belastingkrediet. Als je winstgevend bent en belasting betaalt, kun je een aftrek krijgen op de belasting zelf.

Het is geen terugbetaling op je bankrekening, maar nog steeds erg nuttig omdat het gratis geld is. Als je belasting betaalt, wil je natuurlijk niet zoveel belasting betalen. Het is zeer de moeite waard. Als je niet winstgevend bent, kun je het soms verrekenen met loonbelasting. Als je werknemers betaalt, kun je daar minder belasting over betalen.

Wat ik erg aantrekkelijk vind, is de Australische regeling: geld terug als je minder dan twintig miljoen dollar omzet hebt. Als je activiteiten uitvoert die in aanmerking komen en de documentatie hebt om dat te bewijzen, vul je een enorme aanvraag in. Als je dat zelf doet: veel succes. Je hebt waarschijnlijk veel tijd nodig. Consultants doen er meestal enkele weken tot een maand over, afhankelijk van hoeveel documentatie je in de aanvraag moet verwerken.

Ze schrijven het voor je en rekenen misschien een percentage, vijf tot twintig procent, wat erg hoog is. Dat duurt soms tot twee maanden of langer. ClaimKit interpreteert de wetgeving, de richtlijnen voor wat wel en niet in aanmerking komt en wat wel en niet wordt gefinancierd. Ook bevat het de volledige vragenlijst, die op een website staat die het OZ Industry Portal heet.

ClaimKit beschikt dus over al die context en weet net zoveel als een consultant. Het formuleert alle antwoorden vanuit die invalshoeken. Nog beter is dat startups of bedrijven die R&D-belasting willen claimen, het grootste deel van de documentatie niet zelf hoeven te verzamelen.

Ze kunnen gewoon hun dagelijkse werk doen, tickets in Jira hebben en commits in GitHub zetten. Wij koppelen met die bronnen om een tijdlijn te maken van de voortdurende voortgang van een project.

We kunnen maandelijks een rapport genereren waarin staat dat dit bedrijf doorlopend R&D uitvoert en wat het per week of maand kan aantonen. Dat maakt het proces voor het bedrijf zelf ontzettend eenvoudig. Onze klanten zeggen dat ze graag met onbewerkte gegevens werken. Een bepaalde klant heeft drie bedrijven.

Een van die bedrijven heeft een contract met een van de grote vier voor drie jaar. Een ander bedrijf was nieuw en had nog geen vast contract. Hij wilde het proberen, gaf mij twee bedrijven en liet het andere bedrijf bij de grote vier. Zoals gewoonlijk waren wij veel sneller. We werkten graag met onbewerkte gegevens.

We verspilden geen tijd van het bedrijf zelf. De projectmanager is normaal degene die alle documentatie zoekt en gesprekken voert met engineers om te achterhalen waaraan ze hebben gewerkt en hoeveel tijd ze eraan hebben besteed. Wij halen dat rechtstreeks uit de bron.

Het bespaart dus veel tijd, is goedkoper en de gegevens zijn altijd beschikbaar. Je kunt teruggaan en controleren. Als je hiervoor een lening aangaat, wat een andere financieringsbron is — R&D-belastingleningen — kun je dat volgen en die prognose gebruiken als hefboom om in hetzelfde boekjaar een grotere lening aan te vragen, je uitgaven te verhogen en vervolgens meer terug te claimen.

Je maakt dus eigenlijk winst op leningen.

Galen Low: Wat ik er mooi aan vind, is dat we het gesprek begonnen met de wetenschap dat veel beschikbare overheidssubsidies en financieringsvormen traag zijn. De beslissing, evaluatie en beoordeling duren lang. Soms ontdek je dat je de subsidie hebt gekregen wanneer het eigenlijk al te laat is.

Wat ik goed vind aan de ClaimKit-oplossing, is dat het een ander onderdeel verkort waar je wel controle over hebt: het verzamelen van alle gegevens, het invullen van de aanvraag of het opbouwen van een proces voor doorlopende rapportage. Dat duurt normaal weken of zelfs maanden. En er zijn consultants die dit doen omdat het zo omslachtig is.

Ik vind het mooi dat ClaimKit het aan die kant verkort. Zelf herinner ik me dat mijn zoon nog klein was — volgens mij anderhalf — en dat ik de hele kerstvakantie een subsidieaanvraag invulde. Toen je al die dingen beschreef, dacht ik: dat was ik. Ik stelde mensen vragen, verzamelde informatie en schreef die op een manier die volgens mij overtuigend was.

Want zo kwam het niet vanzelf over. Het was gewoon onbewerkte data. Er stond alleen tijd en taken, zoals: wat code geschreven. Het was niet gelabeld en had geen taxonomie die aangaf: is dit R&D? Doen we iets innovatiefs dat ons land en onze economie ten goede komt?

Ik heb daar zoveel tijd aan besteed dat ik dacht: nooit meer. Ik had in feite de eerste kerst van mijn zoon verspild terwijl ik op zolder die subsidieaanvraag invulde. Er zit dus absoluut pijn in. Ik had gewild dat ik een oplossing in de stijl van ClaimKit had gehad. We hoeven er niet te technisch op in te gaan, maar dit is AI die interpreteert.

Je hebt je regelset en die is zo geconfigureerd dat hij vragen niet alleen letterlijk interpreteert en antwoorden zoekt. Het systeem fungeert als een decoderingsring: het bevat die gevoeligheid ingebouwd en gaat fundamenteel de systemen in om vervolgens op basis van de onbewerkte gegevens de aanvraag te genereren.

Rachel Huang: Het neemt over wat een consultant zou doen. Die zegt: dit zijn de vragen en dit is alle wetgeving of de richtlijn die erbij hoort. Als er wordt gevraagd waar je gevestigd bent, hoeveel werknemers je hebt of hoeveel werknemers je zult hebben, betekent dat eigenlijk: hoeveel zal dit de lokale economie versterken?

Hoe groter het getal, hoe beter. Dat soort subtiele dingen staat ergens in de richtlijnen: de subsidie is bedoeld om de lokale economie te versterken. Je mist dat soort dingen vaak. Of de vraag: wat doe je precies in een R&D-context? Wat is je hypothese?

Dat is een aanwijzing dat je het op een wetenschappelijke manier moet formuleren. Je moet zeggen: dit is mijn hypothese, dit is de methodologie die ik heb gebruikt. Je moet het schrijven als een wetenschappelijk verslag voor de twaalfde klas. Dat soort details interpreteren we en we zeggen: in een ideale situatie zou je deze structuur gebruiken.

Daarna vullen we die structuur met informatie uit de onbewerkte gegevens. We hebben ook een mens in de lus. Soms ben ik dat, soms een andere belastingadviseur en soms een andere consultant. Die controleert alles voordat het wordt ingediend, omdat we altijd een mens in de lus hebben om zeker te weten dat we vertrouwen hebben in wat we opleveren.

Misschien wordt AI in de toekomst zo goed dat een AI-agent alles kan beoordelen. Voorlopig houden we het zeker bij een mens in de lus.

Galen Low: Hoewel het schrijven als een wetenschappelijk verslag voor de twaalfde klas precies is waar ik terechtkwam. Mijn rol was een beetje business development, een beetje innovatie en een beetje projectmanagement.

Ik weet dat niet elke projectmanager die luistert denkt: ik vul voortdurend subsidieaanvragen in. Maar voor de mensen die dat wel doen, bespaart dit inderdaad veel pijn. Kunnen we het vertalen naar andere voordelen voor projectleiders of projecten in het algemeen?

In mijn organisatie en in veel andere organisaties waar ik mee heb gesproken, zijn er projecten die klaarstaan en wachten op financiering. Of projecten zijn stilgevallen omdat het geld op was, of ze kregen een lagere prioriteit omdat we budget moesten herverdelen naar iets met een hogere prioriteit, of het budget was gewoon te klein voor wat we wilden bereiken.

Naast de tijd die projectmanagers besparen, omdat ze deze informatie normaal gesproken moeten verzamelen en hun hypothese moeten schrijven: op welke andere manieren profiteren projecten van R&D-financiering? Niet alleen van ClaimKit.

Rachel Huang: Ik denk dat er verschillende fasen zijn bij een subsidie. De eerste is ontdekken dat je in aanmerking komt. Veel projecten die momenteel binnen een organisatie stilliggen, zouden voor financiering in aanmerking kunnen komen.

Eerst moet je ontdekken dat er een subsidie voor bestaat. Dat is een grote drempel. Overheden of private bedrijven maken het niet breed bekend. Ze gaan ervan uit: als je geld wilt, zoek je ernaar. Maar als projectmanager die dagelijks hard werkt en andere dingen moet beheren, kijk je niet voortdurend naar financiering.

Dat is de ontdekkingsfase. Wij proberen goed zicht te houden op alle beschikbare mogelijkheden en die aan onze klanten te koppelen. We zeggen bijvoorbeeld: ik zie dat je in dit gebied werkt. Deze mogelijkheid is voorbijgekomen. Ik weet niet of ze interessant voor je is, maar kijk ernaar. Wij kunnen helpen de aanvraag te schrijven.

De tweede fase is bepalen of je in aanmerking komt. Dat betekent de richtlijn interpreteren: ben ik het juiste type organisatie? Val ik binnen de juiste omzetcategorie? Dat kan moeilijk zijn, omdat overheidsdocumenten niet altijd duidelijk zijn. Ook daarbij helpen we natuurlijk.

Daarna moet je besluiten of je tijd wilt investeren in het schrijven. Daar lopen mensen vaak vast. Zelfs als ze in aanmerking komen, zeggen ze: ik zit helemaal vol, werk negentig uur per week en heb geen tijd om nog een aanvraag te schrijven.

Wij automatiseren dat zo veel mogelijk. We stellen misschien een paar vragen ter verduidelijking of willen meteen jouw input om de aanvraag in de juiste richting te sturen. We nemen al het schrijfwerk en alle twijfel weg: is dit wel toegestaan, formuleer ik het goed?

Soms krijg je halverwege het proces een soort bedriegerssyndroom. Je denkt: dit klinkt niet goed, dit is vast niet wat ze bedoelen. Wij nemen die pijn weg en leveren in feite een pdf die je kunt downloaden en indienen.

Veel klanten zeggen: ik wist niet dat je het zo kon schrijven. Nu ziet het er echt professioneel uit. De laatste fase is indiening. Als je alle antwoorden hebt, kun je het formulier of rapport indienen. Dat is niet het moeilijke deel. Het moeilijke is dat subsidies soms maar twee maanden openstaan, terwijl het verzamelen van intentieverklaringen, het invullen van formulieren en het opstellen van het budget precies zo lang duurt — vooral als je overdag een fulltimebaan hebt.

Galen Low: Ja, je mist de termijn gemakkelijk.

Rachel Huang: Het is heel gemakkelijk om de termijn te missen. En de mensen die wel indienen, krijgen financiering, zelfs als hun aanvraag minder goed is dan wat jij had kunnen indienen, omdat zij de kans hebben gegrepen.

Galen Low: Dat is interessant. Ik vind het goed dat je ontdekking benadrukt. Dat spreekt me aan.

Het is niet eenvoudig om van dit soort mogelijkheden te weten. Net als bij veel zogenaamd gratis geld: het vliegt niet overal rond met een spandoek. Je moet ernaar zoeken.

Ik denk aan een scenario waar ik onlangs met Steven Devoe over sprak in de podcast. Hij had het over projecten uitvoeren als investeringen. Als je de bedrijfsmechanismen rond je project goed genoeg begrijpt, kun je misschien zeggen: als we het budget met dit bedrag verhogen, kunnen we de verwachte of potentiële waarde van dit project met zoveel verhogen.

Veel mensen zeggen dan: vraag je opdrachtgever gewoon om meer geld. Dat is niets nieuws. Maar als we deze subsidie aanvragen en krijgen, en we komen ervoor in aanmerking, dan ligt hier een kans. We praten niet vaak over positieve risico's, maar dit is een positief risico: dit kan heel goed voor ons uitpakken als we er nu gebruik van maken.

In plaats van alles neer te leggen en twee maanden lang een formulier in te vullen terwijl we misschien financiering krijgen, hebben we al het basismateriaal. We hebben alleen ondersteuning nodig om alles samen te brengen. We kunnen het beoordelingsproces niet verkorten, maar we kunnen er wel voor zorgen dat we een serieuze poging doen.

Als we de financiering krijgen, kan dat volledig veranderen wat we kunnen doen om het projectresultaat te realiseren. Vaak gebruiken projectmanagers extra budget om het team niet volledig te overbelasten, gaten te dichten of overschrijdingen op te vangen.

Maar je kunt het bedrag ook gebruiken om die vereiste alsnog uit te voeren die je had laten vallen omdat die te duur was. Als we dat nu doen en als eerste op de markt zijn, verdienen we misschien veel meer geld. En dat is precies het punt van dit gratis geld: je gebruikt het om een resultaat te leveren dat waardevol is voor de mensen, overheden of private organisaties die het aanbieden.

Rachel Huang: Ja.

Galen Low: Ik vind het zo'n interessante mogelijkheid. Ik zou nooit naar een opdrachtgever gaan en zeggen: ik stop een paar maanden met werken zodat we dit kunnen uitvoeren. Maar in deze context is het een geweldig gebruik van AI-geïntegreerde systemen en van kennis over hoe het systeem werkt.

Want dat is vaak wat ons tegenhoudt. Het is intimiderend. We krijgen onderweg een bedriegerssyndroom en vragen ons af: is dit niet gewoon onzin die ik schrijf om een paar cent te krijgen? Is dit ethisch? Ik vind het interessant dat je ook de geschiktheid benoemde.

Sommige overheidssubsidies zijn bedoeld om de lokale economie te versterken. Het gaat niet alleen om vrijgevigheid. Wat gebeurt er als we in aanmerking komen, maar geen mensen ter plaatse hebben? Moeten we teams naar die regio's verplaatsen of zijn er andere oplossingen?

Rachel Huang: Er zijn verschillende manieren. Subsidies staan vaak partnerschappen toe. De hoofdaanvrager moet in aanmerking komen. Als je een subsidie in een bepaald land wilt aanvragen, kun je een lokale partner zoeken die de aanvraag indient. Als je niet het juiste type organisatie bent, zoek je een organisatie die dat wel is. Jij wordt dan in feite een ondersteunende partij.

Jullie kunnen onderling bepalen hoeveel geld jullie verdelen, wat de scope van het werk van elke organisatie is en wie welke taken uitvoert. Dat is vaak hoe mensen alsnog in aanmerking komen.

Daarnaast hebben sommige landen betere stimulansen dan andere. Dat is de strategie van overheden om meer talent of de juiste organisaties aan te trekken, zodat die zich daar vestigen of er een vestiging openen.

In Singapore en Zuid-Korea zijn er bijvoorbeeld goede stimulansen en subsidies. In Duitsland zijn er subsidies voor jongeren die een jaar pauzeren met hun studie en betaald worden om een startup te beginnen. Verschillende landen moedigen mensen aan om meer bedrijven te starten omdat hun economie sterk afhankelijk is van het bruto binnenlands product.

Australië heeft een goede R&D-belastingstimulans: geld terug als je minder dan twintig miljoen dollar omzet hebt. Je kunt een lokaal Australisch team hebben dat uitsluitend aan R&D-claims en R&D-belasting werkt. Je betaalt dan iets meer dan vijftig procent.

Als je een Amerikaanse organisatie bent en toch al mensen in het buitenland inhuurt, kun je naar Australië kijken. Veel multinationals doen dat. Als ze een bepaald type R&D uitvoeren, doen ze dat via hun Australische vestiging omdat ze daar meer waarde uit hun investering halen.

Het is mogelijk. Je moet je er alleen van bewust zijn dat deze mogelijkheden bestaan.

Galen Low: Mijn achtergrond ligt in film. Niet diepgaand, maar als je aan sommige belastingkredieten denkt, is dat een goede vergelijking. Bepaalde landen bieden belastingkredieten aan grote filmproducties om daar te komen filmen.

Ik ging naar een universiteit in West-Canada waar dat een levensvatbare financiële tak was. Er was altijd wel een tv-programma of film op de campus. Canada heeft belastingkredieten, we hadden geschoolde arbeidskrachten en hadden een hele industrie daaromheen opgebouwd.

Dat werd een levensvatbare financieringsbron op universitair niveau: een soort commercialisering van de campus en het vastgoed. Als je uitzoomt, zie je dat veel mensen het ervaren als bureaucratische obstakels, onzin en cryptische regels. Maar je hebt het goed uitgelegd: landen zijn afhankelijk van hun economieën en hun bruto binnenlands product.

Ze proberen talent aan te trekken om economische welvaart te stimuleren. Bedrijven werken hetzelfde. We klagen over budgetten, maar geld laat de wereld draaien, projecten doorgaan en startups groeien. Het is wederzijds voordelig.

Het gaat erom dat je begrijpt waarom een subsidie bestaat en hoe je je werk zo positioneert dat het vanuit het perspectief van je belanghebbenden logisch is. We hebben het gehad over hetzelfde uitleggen op verschillende manieren aan verschillende belanghebbenden. Dit is daar het ultieme voorbeeld van: hoe kan ik dit bekijken door de ogen van de beoordelaar die de financiering moet goedkeuren?

Ik wil afronden met je visie op de toekomst van innovatie en de manier waarop die wordt gefinancierd. Wat ik zie, is een cyclus waarin investeerders kleinere startups gebruiken voor R&D en ze vervolgens opkopen zodra ze product-marktfit hebben bewezen.

Of zodra ze levensvatbare technologie hebben, brengen ze die in een grotere machine. Ondertussen lijkt het bijna zinloos voor kleinere bedrijven om rechtstreeks te concurreren met technologiereuzen zoals OpenAI, Google, Anthropic en Apple: enorme ondernemingen die op grote schaal met eigen geld innoveren.

Zie je de wereld van technologische innovatie en commercialisering van technologie in de nabije toekomst veranderen? En zullen die kleine, ondernemende bedrijven überhaupt een plek hebben in die toekomst?

Rachel Huang: Dat is een goede vraag. Of het gaat veranderen, weet ik niet helemaal zeker, omdat dit soort dingen lang duurt om te veranderen.

Het is niet eerlijk om de verwachtingen te hoog op te schroeven. Volgens mij kun je het beter zo bekijken: hoe werk je met het systeem en de situatie die je nu hebt? Overheidsbudgetten veranderen. Veel subsidies verdwijnen plotseling en houden van de ene op de andere dag op te bestaan. Misschien zijn er bezuinigingen, of wordt een team aan andere zaken toegewezen.

Maar als het gaat om grote technologiebedrijven tegenover kleine, ondernemende startups, is het belangrijkste thema samenwerking. Zorg ervoor dat je niet op de verkeerde dingen concurreert. Je moet innoveren zonder het speelveld van de grote giganten te betreden.

Anders ga je snel failliet, tenzij je een zeer sterke verdedigingswal hebt die je extreem concurrerend maakt en je denkt dat je kunt winnen. Tenzij je iedereen kunt overtuigen dat je gaat winnen, is het moeilijk om financiering op te halen in een zeer concurrerende markt.

Er zijn veel subsidies gericht op samenwerking tussen grote bedrijven en kleine, opkomende startups. Soms heet dat industriële samenwerking, soms een samenwerkingsproject. In Europa is dat heel normaal; het ecosysteem is daar op die manier opgebouwd.

Ik wil niets zeggen over hoe snel of langzaam ze zijn, maar de focus ligt erop. Je moet goed bepalen waar een startup in uitblinkt: snelheid, dingen tegen zeer lage kosten testen, je op één ding richten en dat ene ding heel goed doen.

Technologiereuzen hebben veel meer klanten, veel meer functies om te leveren en veel meer onderhoud. Er is meer oude code en legacywerk. Ze moeten dat onderhouden en hebben voor elk nieuw project een groot team nodig. Alles moet door verschillende niveaus worden goedgekeurd.

Een startup bestaat misschien uit drie oprichters die zeggen: laten we het gewoon doen. Zo hoort een startup te werken. Op die manier vinden ze hun niche, worden ze waardevol en kunnen ze samenwerken met grote bedrijven, misschien met een overname als eindpunt.

Galen Low: Ik vind die invalshoek geweldig, want ik zou het woord samenwerking daar niet vanzelf aan hebben gekoppeld. Maar het klopt.

De ondernemende aanpak is waardevol. Een groot bedrijf kan niet altijd ondernemend zijn, dus werkt het samen met iemand die dat wel kan om snel te itereren op een klein onderdeel. Ook jouw bedrijf is daar een goed voorbeeld van. Het is een zeer specifieke niche waarop je diep kunt ingaan en snel kunt itereren.

Een grotere organisatie zou zeggen: daar hebben we geen ruimte of tijd voor. Het kan ons helpen, maar het is geen prioriteit. Je concurreert dus niet rechtstreeks met de giganten, maar er is absoluut een markt. Misschien leidt dat uiteindelijk tot een overname, waarbij je onderdeel wordt van dat grotere systeem. Zelfs een van de grote vier zou kunnen aankloppen.

Rachel, ontzettend bedankt. Heb je voor de lol een vraag die je mij wilt stellen?

Rachel Huang: Ja. Je maakt deze podcast al een tijdje. Over welk onderwerp praat je het liefst? Waar kijk je naar uit om over te praten?

Galen Low: Dit is mijn strikvraag. Ik ben altijd enthousiast over mensgericht ontwerp in de digitale ruimte. Dat kan volledig digitaal zijn of een ervaringsgerichte aanpak met een digitale component.

Ik praat graag over hoe digitale technologie via projecten mensen helpt om een beter leven te leiden, het speelveld gelijker te maken en nieuwe ervaringen te creëren.

Dat onderwerp behandel ik altijd graag. Mijn geheime strikantwoord is dat ik deze podcast maak, zodat ik het in elk gesprek kan verweven. Ik ben dus enthousiast over elk gesprek, omdat elk gesprek daar naartoe kan gaan.

Technologie is geweldig en bedrijven zijn belangrijk, maar uiteindelijk draait het om mensen, interacties en innovatie die andere mensen ten goede komt. Dat is de grote missie. Niet persoonlijk van mij, maar zo zie ik de missie van projectmatig werk en samenwerking: het stimuleert menselijke vooruitgang en we kunnen ons leven beter maken.

Dat vind ik geweldig. Dat is mijn strikantwoord. Ik mag er voortdurend over praten. We hebben het er vandaag ook over gehad.

Rachel Huang: Ja. Je bent gewoon een breed geïnteresseerde persoon. Mijn strikantwoord is: technologie commercialiseren om een positieve impact op mensen te hebben.

Galen Low: Ja. Want dat is het precies. De ongemakkelijke factor ontbreekt. Je komt niet binnen met: je kunt je marge vertienvoudigen door van deze subsidie gebruik te maken.

Je vraagt: hoe kunnen we meer innoveren zonder vast te komen zitten in tijdlijnen die onwerkbaar zijn in een wereld waarin AI en andere opkomende technologie ons dwingen snel te bewegen? En hier is een financieringsbron. Het is als een bron met een heel trage lier. Er is water, maar het duurt een jaar om erbij te komen.

Ondertussen staat iedereen buiten en hebben we allemaal direct water nodig. Ik waardeer jouw invalshoek en ik waardeer het dat je in de show bent gekomen. Dit was erg leuk. We hebben veel besproken. Waar kunnen mensen meer over jou, je werk en ClaimKit leren?

Rachel Huang: Op mijn LinkedIn en op de website claimkit.co. Daar komt het product te staan.

Galen Low: Daar heb je het. Ik zet die links ook in de shownotes: naar je profiel en naar de ClaimKit-website. Rachel, nogmaals ontzettend bedankt dat je in de show wilde komen. Bedankt voor het fijne gesprek. Het was erg leuk.

Rachel Huang: Dank je. Ik vond het ook erg leuk. Ik kom graag nog eens terug.

Galen Low: Dat gaan we zeker doen.

Rachel Huang: Dan praten we over memes en projectmanagementmemes.

Galen Low: Ja, laten we dat doen.

Goed mensen, dat was de aflevering van vandaag van The Digital Project Manager Podcast. Als je dit gesprek interessant vond, abonneer je dan via het platform waarop je luistert. En als je nog meer praktische inzichten, casestudy's en draaiboeken wilt, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.