Projectbudgetten en winstgevendheid beheren (met Tomislav Car van Infinum)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Ben Aston:

Welkom bij de DPM-podcast, waarin we verder gaan dan theorie en tips en trucs geven die werken om betere digitale projecten te leiden. Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston, oprichter van The Digital Project Manager. Ik vraag me af: blijven jouw projecten binnen budget en weet je ook of ze binnen budget blijven? Zijn ze winstgevend? Weet je hoe winstgevend ze zijn en weet je zeker dat ze winstgevend zijn? Ik vraag me af of het een verschil zou maken in de manier waarop je je projecten plant, prioriteert en uitvoert als je precies wist hoe de zaken ervoor staan.

Blijf dan luisteren naar deze podcast, gesponsord door Productive, om te begrijpen hoe je een winstgevender bureau kunt runnen en je projecten binnen budget kunt houden. Vandaag praat ik met Tom Car. Hij is een 30-jarige ondernemer en het interessante aan hem is dat hij nooit een echte baan heeft gehad. Hij is CEO bij Infinum, een onafhankelijk bureau voor softwareontwerp en -ontwikkeling, en bij Productive, een hulpmiddel voor het runnen van een winstgevend bureau. Hoi, Tom.

Tom Car:

Hoi.

Ben Aston:

Laten we beginnen met dit merkwaardige feit dat je nooit een echte baan hebt gehad. Hoe komt het dat je al zo ver in je leven bent gekomen zonder echt gewerkt te hebben, of op zijn minst zonder een normale baan te hebben gehad?

Tom Car:

Ja, het is een grap. Zo zeg ik het altijd: dat ik nooit een echte baan heb gehad. Toen ik van de middelbare school kwam en ongeveer 18 jaar oud was, begon ik samen met een partner mijn eigen bedrijf. Ik heb altijd voor mezelf gewerkt en bedrijven gerund, dus ik heb eigenlijk nooit ergens in loondienst gewerkt. Zo bedoel ik het dus: ik heb nooit echt een baan gehad.

Ben Aston:

Mooi. Ben je Infinum begonnen toen je aan de universiteit studeerde, of hoe is dat gegaan?

Tom Car:

Ik kwam van de middelbare school en we waren eigenlijk kinderen die code schreven. We wilden meer doen dan dat en een bedrijf beginnen. Tegelijkertijd begonnen we aan de universiteit, maar we hadden enkele goede ideeën en kansen, dus we begonnen gewoon het bedrijf. De eerste vijf of zes jaar waren we met z'n tweeën. We runden het bedrijf in deeltijd terwijl we informatica studeerden.

De eerste zes jaar ging het goed. Je kunt het je voorstellen: je bent een student, maar verdient ook wat geld met een bedrijf. In zekere zin was het het makkelijkste geld dat ik ooit heb verdiend. Daarna werd het veel moeilijker: je moest medewerkers aannemen, het bedrijf laten groeien en allerlei andere dingen doen. In het begin waren we vooral met z'n tweeën aan het werk bij Matej, mijn partner, thuis in zijn keuken. In de VS zijn het altijd garagebedrijven of keukenbedrijven. Daarna begonnen we te groeien en mensen aan te nemen. Infinum heeft nu meer dan 200 medewerkers.

Ben Aston:

Dus Infinum is hetzelfde bedrijf dat je tijdens je studie bent begonnen?

Tom Car:

Ja, precies hetzelfde bedrijf.

Ben Aston:

Dat is mooi. Jullie hebben dus 200 medewerkers, verspreid over Kroatië en de VS?

Tom Car:

De meeste klanten bevinden zich in de VS. Het grootste deel van ons team zit in Kroatië, maar tegenwoordig zijn we steeds meer verspreid. Het gaat niet alleen om Kroatië, maar om heel Europa en de VS. Door alles wat tegenwoordig digitaal is, kunnen mensen overal werken. Dat is in feite hoe wij nu werken.

Ben Aston:

Vertel eens over de overgang van een kleine organisatie met twee mensen naar een bedrijf met 200 medewerkers. Wat zijn enkele uitdagingen waar je nu mee te maken hebt en hoe verschillen die van de uitdagingen toen jullie een organisatie van misschien 10 of 20 mensen waren? Hoe veranderen die uitdagingen?

Tom Car:

Het belangrijkste verschil is dat je als kleiner bedrijf, wanneer je bijvoorbeeld met vijf mensen bent, zeer betrokken bent bij alle projecten en alles wat je voor klanten doet. Als je programmeur of ontwerper bent, doe je waarschijnlijk het factureerbare werk dat je aan klanten oplevert. Naarmate de tijd verstrijkt en je bedrijf groeit, verschuif je naar management: projectmanagement, teammanagement of meestal een combinatie daarvan. Daarna ontwerp je je eigen bedrijf. Er zijn verschillende tussenstappen. Rond de tien mensen moet je meestal veranderingen doorvoeren, reorganiseren en iets anders bedenken. Rond de dertig mensen ontstaat er opnieuw een belangrijke overgang.

Rond de 80 medewerkers merkten wij dat we moesten veranderen, een bepaalde hiërarchie moesten opbouwen en processen moesten ontwikkelen. Dat hield ons een tijdlang op de been. Zelfs nu, met 200 mensen, zijn we vergelijkbaar georganiseerd als toen we 80 medewerkers hadden, hoewel dat afhangt van de inrichting van je bedrijf. De belangrijkste veranderingen zijn dat alles groeit en mensen elkaar niet meer zo goed kennen. Daarom moet je werken aan communicatie binnen het bedrijf. Je moet veel zaken iets formeler vastleggen. Maar als je het goed doet, kun je dezelfde cultuur behouden waarmee je het bedrijf begon, zelfs als je met 200 mensen bent.

Ben Aston:

Waar vind je inspiratie en van wie leer je nu je bent geëvolueerd van een organisatie met twee mensen naar een bedrijf met 200 medewerkers?

Tom Car:

Ik haal de meeste inspiratie uit Twitter. Door de jaren heen heb ik een zorgvuldig samengestelde lijst opgebouwd van mensen, bedrijven en merken die ik volg. Wanneer ik mijn Twitter-feed open, is die nooit saai. Het is precies de informatie die ik wil kennen. Het is een mix van alles: mensen uit de bureausector, mensen uit de wereld van productstart-ups, merken en allerlei andere zaken. Ik haal inspiratie uit verschillende soorten technologiebedrijven.

Ben Aston:

Is er iets waar je dit jaar aan werkt voor je bureau of voor jezelf, iets waarin je beter probeert te worden?

Tom Car:

In mijn leven zijn mijn persoonlijke leven en mijn bedrijf sterk met elkaar verweven. Ik ben erg gefocust geraakt op productiviteit, vooral op persoonlijke productiviteit. E-mails, taken en al die zaken goed organiseren is belangrijk. Ik word bijvoorbeeld erg onrustig als ik meer dan twintig e-mails in mijn inbox heb. Dat is dus iets waar ik zeer gepassioneerd over ben.

Ben Aston:

Wat is jouw systeem?

Tom Car:

Het is een combinatie. Alle taken beheren we via Productive, waardoor die ruis uit mijn inbox verdwijnt. Productive heeft een eigen inbox en werkt ook volgens een systeem met een lege inbox. In mijn eigen inbox gebruik ik in het algemeen het systeem van de vier D's. Als je een e-mail krijgt, moet je hem verwijderen, delegeren, meteen doen of uitstellen. Dat laatste is de vierde D.

Ik vind dat erg belangrijk. Soms hield ik e-mails wekenlang in mijn inbox omdat ik dacht dat ik tijd nodig had om ze te beantwoorden. Vaak heb je niet zoveel tijd nodig; je moet gewoon een beslissing nemen. Mijn persoonlijke doel voor het komende jaar is daarom om hierin beter en sneller te worden en meer te delegeren. Ik heb al veel taken aan anderen overgedragen en ben daar veel gelukkiger door geworden.

Ben Aston:

Je hebt natuurlijk je eigen hulpmiddel, Productive, een compleet werkstroomhulpmiddel. Kun je vertellen hoe dat is ontstaan?

Tom Car:

De eerste versie van Productive was een intern hulpmiddel dat we voor onszelf hadden gebouwd. Er waren tijdregistratiesystemen beschikbaar en de eerste versie was in feite alleen een tijdregistratiesysteem. We wilden het gewoon uitproberen: laten we snel een tijdregistratiehulpmiddel bouwen en het gebruiken voor onze projecten.

Na een tijdje waren we nog een klein bedrijf en hadden we het gevoel dat onze projecten niet goed verliepen. Ik begon berekeningen te maken in Excel: onze kosten, onze uren, de kostprijs van onze uren en het bedrag dat we factureerden. Bij een vaste prijs is het moeilijker om te begrijpen wat er gebeurt. Op een gegeven moment zei ik: “Laten we hier een systeem omheen bouwen. Ik wil dit goed beheren en op elk moment kunnen zien wat er in elk project gebeurt.”

We bouwden dat in Productive. De eerste versie liet je tijd registreren en vertelde vervolgens of en hoeveel winst je maakte. Bij een project met een vaste prijs begin je met een winstgevendheid van 100 procent, omdat je nog geen uren hebt geregistreerd en dus nog geen werk hebt verricht. Daarna daalt dat percentage steeds verder. Wanneer je onder nul komt, verlies je geld en worden alle grafieken rood.

Toen we dit voor het eerst implementeerden en gegevens van enkele maanden toevoegden, was alles rood. We ontdekten dat vrijwel alles wat we deden nauwelijks winstgevend of zelfs verliesgevend was. Daarna begonnen we dingen te veranderen. Alleen al doordat je naar de gegevens en grafieken kijkt, blijf je op koers en ga je beter werken.

Ben Aston:

Productive is inmiddels verder geëvolueerd dan alleen tijdregistratie, schattingen en afstemming. Het is een compleet werkstroomhulpmiddel geworden. Hoe is dat gebeurd?

Tom Car:

We begonnen functies toe te voegen en bespraken welke richting we op wilden. Omdat we in de bureausector werken, kenden we veel bedrijven. We lieten hun het hulpmiddel zien en vroegen wat ze ervan vonden. De terugkerende reactie was: “Ik gebruik ook dit hulpmiddel voor iets anders en dat hulpmiddel voor weer iets anders. Ik wil alles op één plek.”

De belangrijkste reden is niet alleen dat je niet voor vijf hulpmiddelen wilt betalen. Je gegevens zitten anders in afzonderlijke silo's en de enige manier om ze te verbinden is Excel. Je exporteert alles, maakt analyses en als je dat vergeet of geen tijd hebt, heb je geen inzichten. Daarom wilden we van Productive die ene plek maken waar bureaus terechtkunnen voor winstgevendheid en voor alle andere zaken die ze anders met verschillende hulpmiddelen beheren. Productive helpt je alles te beheren wat een bureau nodig heeft: projectmanagement, facturatie, tijdregistratie, winstgevendheid en CRM.

Ben Aston:

Welke bureaus zijn het meest enthousiast over het hulpmiddel?

Tom Car:

Over het algemeen hebben bureaus wereldwijd tussen de 10 en 100 medewerkers. Dat is ook onze belangrijkste klantengroep. Kleinere bureaus richten zich meer op dagelijkse taken en details. Grotere bureaus richten zich meer op rapportage, prognoses en meetwaarden. Onze beste klanten zijn bureaus die aan hun bedrijf willen werken, niet alleen erin. Ze willen verbeteren, groeien en hun leven eenvoudiger maken.

Ben Aston:

Wat staat er op de planning voor Productive?

Tom Car:

We hebben al facturatie ingebouwd en koppelingen met boekhoudhulpmiddelen zoals QuickBooks en Xero. De belangrijkste ontwikkeling voor de komende kwartalen is meer flexibiliteit. We voegen aangepaste velden toe, zodat gebruikers velden kunnen toevoegen aan budgetten en projecten op een manier die past bij hun werkwijze. Op basis daarvan kun je ook aangepaste rapportages maken.

Prognoses zijn de komende maanden eveneens belangrijk. Je kunt al zien wat er in het verleden is gebeurd en hoe winstgevend je bent of was. We willen gebruikers ook laten zien hoe winstgevend ze in de toekomst zullen zijn. Als je je project en medewerkers plant, kun je precies berekenen hoeveel geld je hebt wanneer het project over vier maanden eindigt.

Ben Aston:

Hoe zie je de rol van projectmanagement evolueren naarmate hulpmiddelen intelligenter worden?

Tom Car:

Ik geloof niet dat projectmanagers binnenkort door computers worden vervangen. Iedereen die langer dan een week projectmanagement heeft gedaan, weet dat dit vrijwel onmogelijk is. Computers kunnen wel het rekenwerk en het voortdurende werken met Excel overnemen. Dat is goed, want projectmanagers kunnen zich dan richten op wat ze werkelijk doen: communiceren, beslissingen nemen, met klanten praten en hun productieteams begeleiden. Kunstmatige intelligentie kan een goede projectmanager die beslissingen neemt en met mensen communiceert niet zomaar vervangen.

Wij werken daarom aan het elimineren van rekenwerk en eenvoudige meldingen. In Productive kun je bijvoorbeeld budgetwaarschuwingen instellen. Al dat routinematige werk verdwijnt, zodat je kunt doen waarvoor je bent aangenomen: iets voor een klant bouwen, een creatieve campagne maken of een ander waardevol resultaat opleveren.

Ben Aston:

Laten we het hebben over winstgevendheid van bureaus. Hoe meet je winstgevendheid?

Tom Car:

Je hebt omzet en kosten. Wat overblijft is winst. Het probleem is dat je winstgevendheid vaak pas aan het einde van de maand, het kwartaal of het jaar kent. Dan gaat je accountant een winst-en-verliesrekening opstellen. Wij hebben dat veranderd door te kijken naar het verbruik van je budget. Bij een vaste prijs begin je met een bepaald bedrag. Vervolgens bepaal je welke marge je wilt behalen. Voor bureaus ligt een gebruikelijke marge, afhankelijk van het soort bureau, vaak ergens tussen 20 en 35 procent.

Op elk moment weet je dan wat er gebeurt en kun je bijsturen. Als je voldoende marge hebt, kun je extra werk doen, de situatie bespreken of met de klant overleggen. Het blijft lastig omdat schattingen nooit volledig nauwkeurig zijn. Een klant vraagt wat iets kost en je moet snel een bedrag noemen. Je probeert dus steeds de beste uitkomst te bereiken.

Ben Aston:

Helpt Productive ook om de kosten per medewerker of per beschikbare capaciteit te berekenen?

Tom Car:

Ja. Productive heeft een module voor overheadkosten. Alles wat niet rechtstreeks met salarissen te maken heeft—gebouwen, computers, auto's, zakenreizen, diners en dergelijke—is overhead. Ook niet-factureerbare medewerkers vallen daaronder. Je verdeelt die overhead over de mensen die factureerbaar werk doen, waardoor hun basistarief voor die kosten wordt aangepast. Productive doet dat automatisch en verwerkt ook interne uren van bijvoorbeeld verkoop, HR en administratie. Daardoor krijg je zeer nauwkeurige winstgevendheidsmetingen.

Ben Aston:

Welke andere meetwaarden zijn belangrijk voor de gezondheid van een bureau?

Tom Car:

Benutting is belangrijk. Dat is het percentage tijd dat je aan klantwerk besteedt tegenover alle andere activiteiten. Als het te laag is, factureer je niet genoeg. Als het te hoog is, investeer je niet in je team. Mensen doen dan alleen klantwerk en leren of onderzoeken niets nieuws.

Een goede benuttingsgraad ligt voor het hele bedrijf ongeveer tussen 75 en 80 procent. Daarnaast is toekomstige benutting, oftewel beschikbaarheid, nog belangrijker. Je kunt nu een goede benutting hebben, maar wat gebeurt er over drie maanden? Als een klant een project annuleert, kunnen meerdere medewerkers ineens niets te doen hebben. Door beschikbaarheid te voorspellen, kun je proactief verkopen of mensen aannemen. Productive helpt daarbij met planning.

Ben Aston:

Wat waren de belangrijkste redenen dat jullie projecten het budget overschreden?

Tom Car:

Scope creep is meestal een van de grootste oorzaken. Als projectmanager wil je de klant tevreden houden en de eenvoudigste manier is vaak om overal ja op te zeggen. Als je weet hoeveel budget je nog hebt, kun je beter omgaan met scope creep en de situatie met de klant bespreken. Het is ook belangrijk om van eerdere projecten te leren en patronen te herkennen. Maar scope creep is meestal de grootste vijand.

Ben Aston:

Welk advies geef je projectmanagers om scope creep te voorkomen?

Tom Car:

Definieer aan het begin een goede scope. Bureaus geven vaak snel een schatting, waarna de klant akkoord gaat en het werk begint op basis van beperkte kennis. Nadat de klant akkoord is gegaan, moet je nog een extra ronde doen. Besteed meer tijd aan het controleren van alles en maak de scope nauwkeuriger. Vraag de klant daarna opnieuw om akkoord. Zo heb je een veel gedetailleerdere scope dan in de eerste schatting en dat helpt weken of maanden later bij het budget.

Ben Aston:

Dat is inderdaad sterk advies. Begin met een globale schatting om te bepalen of de klant het project kan betalen. Maak daarna een budgetschatting om dat bedrag te verfijnen en werk uiteindelijk een gedetailleerde verklaring van werkzaamheden uit. Dat kost meer tijd en geld, maar je ontdekt zaken die je tijdens de globale schatting nog niet had voorzien.

Tom Car:

Precies. Naarmate de tijd verstrijkt, leer je meer en kun je je schatting verfijnen. Je investeert niet alles vooraf, maar samen met de klant gedurende het hele proces. Het is een proces in twee richtingen.

Ben Aston:

Tom, bedankt dat je bij ons was. Het was geweldig om je te spreken.

Tom Car:

Geen probleem. Bedankt.

Ben Aston:

Ik ben benieuwd wat jij ervan vindt. Hoe houd jij je projecten binnen budget en hoe winstgevend zijn je projecten? Heb je Productive geprobeerd? Laat ons weten wat je ervan vindt in de reacties en ga naar thedigitalprojectmanager.com om lid te worden van ons Slack-team. Daar vind je allerlei interessante gesprekken over projectoplevering en winstgevendheid. Als je van de podcast van vandaag hebt genoten, abonneer je dan en neem een paar minuten de tijd om een eerlijke beoordeling achter te laten. Vertel ons dat je van ons houdt of waarom je een hekel aan ons hebt. We waarderen dat enorm. Tot de volgende keer en bedankt voor het luisteren.