10 motivatietechnieken voor projectsucces

In de afgelopen twee decennia heb ik veel projectteams geleid en geëxperimenteerd met technieken die mensen stimuleren en inspireren. Ik heb ook standaardmotivatiestrategieën onderwezen die nuttig zijn voor teambuilding.

Laten we het belang van projectteammotivatie en de tien belangrijkste technieken om projectteams te betrekken bespreken.

Het belang van projectteammotivatie

Een van de manieren om succes in een project te waarborgen, is door teamleden te motiveren. Een nieuw project begint altijd vol enthousiasme: nieuwe relaties worden gevormd, doelstellingen worden vastgesteld en iedereen kijkt uit naar iets nieuws.

Naarmate het project vordert, blijven de zaken echter niet zo rooskleurig als in het begin: er beginnen veranderingen plaats te vinden, technologie wordt uitdagender, stressniveaus nemen toe en over het geheel genomen worden de omstandigheden vijandig. Dit alles vermindert de motivatie van het team.

Volgens Gallup is het merendeel van de Amerikaanse beroepsbevolking (65%) niet betrokken, wat geen goed teken is voor bedrijven.

• Afdelingen met een hoge betrokkenheid zien een verschil van 81% in absenteïsme en een verschil van 14% in productiviteit.
• Binnen organisaties met een hoog personeelsverloop bereiken afdelingen met een hoge betrokkenheid een verschil van 18% in personeelsverloop.
• In organisaties met een lager personeelsverloop zijn de resultaten nog indrukwekkender: afdelingen met een hoge betrokkenheid bereiken een verschil van 43% in personeelsverloop.
• Afdelingen met een hoge betrokkenheid bereiken een verschil van 10% in klantbeoordelingen en 18% in verkoop.
• Het gedrag van afdelingen met een hoge betrokkenheid leidt tot een verschil van 23% in winstgevendheid.

De belangrijkste rol van een projectmanager is om vanaf de start van het project een hoog motivatieniveau op te bouwen en teamleden te inspireren, en dit gedurende het hele project te behouden. 

Vind hier meer statistieken over projectmanagement.

Technieken voor projectteammotivatie

1. Stel realistische doelen

Je moet je project beginnen met het vaststellen van de belangrijkste projectdoelen en teamdoelen. Zorg ervoor dat je duidelijke doelen formuleert en betrek ervaren teamleden bij het vaststellen ervan. Zodra de doelen zijn vastgesteld, moet je ze omzetten in meetbare doelstellingen.

Doelen en doelstellingen zijn verschillend. Doelen zijn vergelijkbaar met visiestatements; ze definiëren de projectresultaten. Ze vatten het doel van het project samen.

Doelstellingen verschillen van doelen omdat ze als uitgangspunt kunnen worden vastgelegd en gemeten. Doelen zijn daarentegen meestal uitgebreid en kunnen niet worden gemeten.

Je kunt het SMART-framework (zoals hieronder beschreven) gebruiken om praktische projectdoelstellingen te formuleren:

• Specifiek: Doelstellingen moeten nauwkeurig en ter zake zijn. Er mag geen dubbelzinnigheid of verwarring zijn.
• Meetbaar: Zorg ervoor dat de doelstellingen cijfers bevatten die eenvoudig kunnen worden gemeten. Je moet kunnen beoordelen hoeveel er is voltooid en hoeveel er nog moet worden gedaan.
• Haalbaar: Doelstellingen moeten realistisch en haalbaar zijn. Absurd en onrealistische doelstellingen kunnen mensen ontmoedigen en demotiveren. Richt je niet op de Everest als je alleen een heuveltop hoeft te beklimmen.
• Relevant: Definieer doelstellingen die aansluiten bij de projectresultaten en organisatiedoelen. Richt je op wat nodig is in plaats van op wat mooi meegenomen zou zijn.
• Tijdsgebonden: Zorg altijd voor een vastgestelde, realistische tijdlijn voor je doelstellingen. Hiermee maak je de tijdsbeperkingen duidelijk aan de teamleden en stel je hen in staat hun taken effectief te beheren en te prioriteren.

Nadat je doelen hebt vastgesteld en doelstellingen hebt gedefinieerd, moet je deze met je team delen. Niets is zo demotiverend voor het team als onduidelijke doelstellingen. Mensen raken ontmoedigd en krijgen conflicten wanneer projectmanagers geen verantwoordelijkheden kunnen toewijzen of deadlines kunnen bepalen. Dit kan verder leiden tot overschrijdingen van de geplande tijd en kosten, wat op zijn beurt tot ontevredenheid bij de klant kan leiden.

Probeer bij het delen van de doelstellingen zo direct mogelijk te zijn. Spreek rechtstreeks met je teamleden, definieer hun rollen en wijs hun specifieke verantwoordelijkheden toe. Probeer verwarring al aan het begin van het project weg te nemen. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Wees een teamleider

Leiderschap verschilt van management. Management draait om het consistent behalen van resultaten, maar leiderschap houdt in dat je mensen motiveert, zodat ze je vertrouwen en steunen.

Management kan worden gezien als het beheren van cijfers, sjablonen, grafieken, diagrammen en computersystemen, terwijl leiderschap draait om het betrekken en enthousiasmeren van mensen. Projectmanagers moeten mensen niet als cijfers beschouwen (ook al kan het aantal teamleden worden geteld).

Leiderschapsvaardigheden omvatten sociale vaardigheden, zoals het vermogen om effectief te communiceren, te onderhandelen, problemen op te lossen en het goede voorbeeld te geven.

Als teamleider moet je gedurende het hele project het volgende doen:

1. Blijf jezelf motiveren: Als je de projectmanager bent, begint alles bij jou. Teamleden zullen je volgen; ze zullen niet enthousiast en gemotiveerd zijn over het project als ze het gevoel hebben dat hun projectmanager niet gemotiveerd genoeg is. Als je echter positief bent, zal je positieve houding op anderen afstralen. Ze zullen je waarderen als je positief blijft en hen in een crisis standvastig bijstaat.
2. Geef het goede voorbeeld: Je moet er altijd naar streven het goede voorbeeld te geven. Mensen letten altijd met grote belangstelling op hun managers en observeren hen. Ze zullen geneigd zijn te volgen wat jij doet — wees direct, eerlijk en transparant in al je contacten. Heb plezier in je werk en moedig anderen aan dat ook te doen.
3. Wees menselijk: Teamleden zullen je vertrouwen als je vriendelijk tegen hen bent en hun problemen begrijpt. Iedereen wil gehoord, erkend en gewaardeerd worden. Eenvoudige gebaren, zoals een klopje op de schouder en een felicitatiebericht, kunnen een groot verschil maken om te laten zien dat je oprecht om hen geeft en hun werk waardeert.
4. Wees duidelijk en direct: Je moet transparant en direct zijn in al je communicatie. Communicatie moet ondubbelzinnig zijn. Probeer tegelijkertijd een open projectomgeving te creëren waarin mensen hun zorgen zonder angst kunnen bespreken.
5. Prijs je teamleden: Zorg voor een constante stroom constructieve feedback en vier kleine successen. Bedank de teamleden voor hun uitstekende werk; daardoor voelen ze zich gewaardeerd en geïnspireerd.

3. Houd communicatiekanalen open

De belangrijkste kenmerken van een teamomgeving zijn openheid en tolerantie. Teamleden, zowel junior als senior, moeten niet aarzelen om hun mening te geven. Ze moeten hun standpunten naar voren kunnen brengen, ongeacht hoe controversieel deze mogelijk zijn.

Teamleden moeten hun leidinggevende managers vrij kunnen benaderen en contacteren. Om een open omgeving te behouden, moeten projectmanagers verschillende communicatiemiddelen gebruiken, zoals e-mails, telefoongesprekken en persoonlijke bijeenkomsten. Er moet al vroeg in het project een communicatieplan worden opgesteld.

Als een bepaalde communicatiemethode niet werkt, moeten er andere manieren zijn om met de leidinggevende manager te communiceren. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat hun manager flexibel en gemakkelijk bereikbaar is.

Mensen die zich op hun gemak voelen bij het delen van hun mening, zullen actiever, meer betrokken en innovatiever zijn. Bovendien kan een open en transparante werkomgeving je helpen bepaalde impliciete aannames van teamleden te identificeren die de algehele kwaliteit van het werk kunnen schaden.

Tegelijkertijd is het net zo belangrijk dat teamleden hun standpunten zonder enige aarzeling kunnen bespreken en delen. 

4. Beoordeel de teamprestaties en houd regelmatig evaluaties

Een op de drie professionals noemt verveling als de belangrijkste reden om ontslag te nemen (bron).

De meeste bedrijven hebben een jaarlijks beoordelingsprogramma voor medewerkers, maar dit is vaak niet voldoende om projectteamleden te motiveren.

Als projectmanager moet je regelmatig periodieke evaluatiegesprekken voeren met je teamleden. De frequentie van de gesprekken kan maandelijks, tweewekelijks of zelfs wekelijks zijn, afhankelijk van de omstandigheden van je project. Tijdens deze gesprekken moet je met hen in dialoog gaan om formele feedback te geven en hun standpunten te begrijpen.

Deze gesprekken moeten worden gebruikt om constructieve feedback te geven, die kan helpen om projectdoelen en individuele persoonlijke groei te bereiken. Je moet je teamleden bedanken en complimenten geven wanneer dat nodig is. Vertel hen hoe hun harde werk het project heeft geholpen.

Via deze gesprekken kun je een sterkere band met je teamleden opbouwen en ervoor zorgen dat ze zich verbonden voelen.

De periodieke evaluatiesessies moeten al aan het begin van het project worden gestart, zodat het team gedurende het hele project klaar is om zowel positieve als negatieve feedback te ontvangen.

De periodieke evaluatiegesprekken kunnen worden gecombineerd met informele gesprekken, die kunnen helpen om teamleden op een luchtige en ongedwongen manier directe en duidelijke feedback te geven.

Je kunt ook naar deze DPM-podcastaflevering luisteren om te begrijpen hoe je betere feedback kunt geven.

5. Ken je team en stimuleer teamwerk

Medewerkers die het gevoel hebben dat er naar hun stem wordt geluisterd, hebben 4,6 keer meer kans om zich klaar te voelen om hun beste werk te leveren (bron).

Omdat ieder mens uniek is, moet de projectmanager een persoonlijke band met elk teamlid opbouwen. Dit is een belangrijk onderdeel van het aansturen van mensen: ze moeten individueel en als team contact maken met elk teamlid.

Dit kan door je bewust te zijn van de persoonlijkheid van elk teamlid. Kun je hen aanmoedigen om vragen te stellen? Voer betekenisvolle gesprekken met hen en ontdek wat hen motiveert, specifiek met betrekking tot hun werk.

Daarnaast moeten projectmanagers het vermogen ontwikkelen om hun persoonlijke gevoelens tegenover hun teamleden te beoordelen, te herkennen en te beheersen. Ze moeten de spanning verminderen en de samenwerking met hun teamleden verbeteren door aandacht te besteden aan hun zorgen en te anticiperen op hun handelen.

Teamleden zullen hun leidinggevende vertrouwen en respecteren wanneer ze weten dat die hun voorkeuren, afkeer, sterke punten en zwakke punten begrijpt. Ze zullen zich geïnspireerd en gemotiveerd voelen tijdens hun interactie met de leidinggevende.

Een goede verstandhouding met elk teamlid kan helpen bij het omgaan met de specifieke situatie van die persoon.

Projectmanagers kunnen de centrale persoon worden die hun team in staat stelt om succesvol te zijn door een ondersteunende sfeer te creëren waarin teamleden worden aangemoedigd om er samen deel van uit te maken. Ze moeten toonaangevende software voor teambeheer gebruiken om het werk te stroomlijnen. Dit helpt iedereen om contact te maken en deel te nemen aan teamwerk. 

6. Beheer conflicten

Projectconflicten ontstaan om veel redenen, zoals resourcevereisten, planningsprioriteiten en persoonlijke werkstijlen, maar alle conflicten moeten worden opgelost. Anders kunnen ze leiden tot ontevredenheid en demotivatie onder teamleden.

Goede projectmanagementpraktijken, zoals projectplanning, duidelijkheid over rollen, realistische doelen, resourcebeheer, regelmatige communicatie en transparantie kunnen de frequentie van conflicten verminderen, maar conflicten blijven voorkomen. 

Projectmanagers moeten conflicten snel en meestal onder vier ogen aanpakken. Ze kunnen een van de belangrijkste methoden gebruiken om conflicten op te lossen. De oplossing moet worden gevonden met een open en samenwerkende aanpak.

Projectsucces hangt af van het vermogen van projectmanagers en hun teams om het conflict op te lossen. Effectieve technieken voor conflictbeheer leiden tot een hogere productiviteit en harmonieuze werkrelaties. Als een verschil van mening op de juiste manier wordt beheerd, kan dit leiden tot meer creativiteit en betere besluitvorming.

Als het geschil de werkrelatie verstoort, kunnen formele procedures, zoals disciplinaire maatregelen, worden ingezet. 

7. Voer teambuildingoefeningen uit

Regelmatige teambuildingoefeningen zijn goed om de omgeving van het projectteam te stimuleren en nieuw leven in te blazen. Dit kan eenvoudig worden gedaan door kleine bijeenkomsten te organiseren en successen te vieren.

Vieringen moeten na een project plaatsvinden. Daarnaast moet ook de voltooiing van kleine mijlpalen worden gevierd.

Teamleden voelen zich meer gemotiveerd en geïnspireerd en zetten zich meer in voor hun werk wanneer ze worden geprezen om hun bijdragen. Vieringen bieden een uitstekende gelegenheid om teamleden te prijzen.

Je vieringen kunnen zo eenvoudig zijn als samen koffie drinken of een lunch organiseren.

8. Beloning en erkenning

39% van de werknemers vindt dat ze op het werk niet zo worden gewaardeerd als zou moeten, waarbij 77% aangeeft harder te zouden werken als hun inzet beter werd erkend (bron).

Mensen zijn gemotiveerd wanneer hun leidinggevende hen waardeert. Erkenning en beloningen dragen in grote mate bij aan het tonen van waardering.

Veel organisaties geloven dat geld de enige manier is om teamleden te belonen, maar dat is niet voldoende. Immateriële beloningen kunnen net zo goed werken als tastbare financiële voordelen.

Mensen voelen zich gemotiveerd wanneer ze mogen leren, worden betrokken bij taken met meer verantwoordelijkheid, in het openbaar worden gewaardeerd, verantwoordelijk worden gemaakt voor projectdoelen en de opdracht krijgen om complexe problemen te beheren. Projectmanagers moeten hun teamleden gedurende het hele project waarderen in plaats van te wachten tot het is voltooid.

Projectmanagers moeten er rekening mee houden dat iedereen anders is. Ze moeten hun voorkeuren leren kennen en hun geven wat ze willen. 

More Articles

• Tips voor het opbouwen van je Slack-profiel

9. Vertrouw je teamleden

Vertrouwen is een cruciaal ingrediënt voor het creëren van een productieve teamomgeving. Hoewel vertrouwen een vaag begrip is, heeft het een krachtige invloed op de motivatie van een team.

Vertrouwen wekt vertrouwen. Als je je teamleden vertrouwt, zullen zij jou ook vertrouwen.

Projectmanagers moeten niet micromanagen. Ze moeten vertrouwen op de vaardigheden van hun teamleden en hen het werk zelfstandig laten afronden. Ze moeten hun medewerkers regelmatig vertellen dat ze vertrouwen hebben in hun capaciteiten.

Een projectmanager die elk moment en elke keuze van teamleden probeert te controleren, zal uiteindelijk hun zelfvertrouwen ondermijnen en hun motivatie beïnvloeden. Lees ons uitgebreide artikel over het opbouwen van vertrouwen binnen projectteams om technieken voor het opbouwen van vertrouwen te ontdekken. 

10. Training geven

Wereldwijd gelooft 6 op de 10 werknemers dat training op de werkvloer hen helpt om beter met verandering om te gaan (Bron).

Training vergroot niet alleen de vaardigheden en bekwaamheid van teamleden, maar verbetert ook hun motivatie. Training, formeel of informeel, is nuttig om hun moreel te verhogen. Voortdurend leren motiveert mensen om meer verantwoordelijkheid op zich te nemen en meer bij te dragen.

Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat het personeel beschikt over de juiste hulpmiddelen en passende training. Daardoor voelen ze zich zelfverzekerd en kunnen ze hun taken succesvol voltooien.

Je kunt niet verwachten dat mensen projectdoelen behalen als ze niet over de vereiste kennis beschikken om hun werk te doen.

Training kan op veel manieren worden gegeven: online, in een klaslokaal, via de computer, op de werkvloer, door middel van mentorschap en coaching. Je kunt deelnemen aan onze training in projectmanagement om de vaardigheden onder de knie te krijgen die nodig zijn voor succesvolle projecten. 

Wat nu?

Je moet leren hoe je projectteams beheert en manieren vinden om teamleden te stimuleren gefocust te blijven, vooral wanneer dingen niet verlopen zoals gepland.

Projecten verlopen niet altijd volgens de verwachte lijnen. Er zijn altijd verrassingen en tegenslagen. Je interpersoonlijke en inspirerende vaardigheden zijn belangrijker om het project succesvol af te ronden.

Vaardigheden op een hoger niveau, zoals communicatiebeheer en conflictoplossing binnen projecten, kunnen je teamleden motiveren en ondersteunen. Dat zorgt voor het daadwerkelijke verschil tussen middelmatige resultaten en succesvolle projecten.