Tidssporing: Din hemmelige superkraft innen risikostyring
Da jeg begynte som prosjektkoordinator for mange år siden, diskuterte prosjektledere ivrig strategier for å få teamene til å fylle ut timelistene sine.
Byrået jeg jobbet for på den tiden, ville beslaglegge den bærbare PC-en din hvis du lå for langt etter. Et annet byrå ville inndra tilgangen din til øl- og vinkurven. Andre igjen tydde til kunngjøringer til hele byrået. Det villeste var å holde tilbake lønnsutbetalinger (dette kan være en vandrehistorie).
Heldigvis har vi løst problemet siden de mørke, mørke dagene innen prosjektledelse, ikke sant? LMAO. (Kan jeg si det?)
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
La meg gå tilbake og forklare: Hvorfor snakker jeg egentlig om dette? Bakken er strødd med døde hester når det gjelder dette temaet. Og likevel fortsetter uskyldige hester å dø. Kan vi stoppe galskapen? For å stoppe denne skjødesløsheten må vi forstå hvorfor, eller HVORFOR I ALL VERDEN?
For å hente ut suksess fra ethvert prosjekt må prosjektledere forstå overfloden av faktorer som kan føre til at det mislykkes. Når dette er forstått, kan man etablere en risikostyringsplan, der tidsregistrering må være avgjørende.
Hvor henger risikostyring og tidsregistrering sammen?
Her er en grunnleggende beskrivelse av risikostyring, ifølge ChatGPT 3.5:
«Prinsippet for prosjektrisiko innebærer å håndtere usikkerheter og potensielle forstyrrelser i et prosjekt på en systematisk måte ved å identifisere, vurdere, planlegge for og overvåke risikoer gjennom hele prosjektets livssyklus. Effektiv risikostyring kan forbedre prosjektets sjanser for å lykkes og minimere de negative konsekvensene av uforutsette hendelser.»
Greit nok. Men hvordan passer tidsregistrering inn i risikostyringsprosessen? La oss definere tidsregistrering. Chat GPT3.5, vær så snill å hjelpe oss igjen:
«Tidsregistrering i prosjekter er prosessen med å overvåke og registrere hvor mye tid som brukes på ulike oppgaver, aktiviteter eller faser i et prosjekt. Det er et avgjørende aspekt ved prosjektledelse som hjelper prosjektledere, team og interessenter med å få innsikt i hvordan tiden fordeles, identifisere potensielle flaskehalser eller ineffektiviteter og sørge for at prosjektet holder tidsplanen.»
Igjen: greit, greit, greit. Men …
Her skal vi fokusere spesifikt på hvorfor tidsregistrering må være en kritisk komponent i strategien for risikostyringsløsningen din.
Den dag i dag er nøyaktig tidsregistrering fortsatt et hett samtaleemne. Kjernen i dette enkle problemet med dataregistrering har ennå ikke blitt knekt. Team jeg har jobbet med, prioriterer tidsregistrering i ulik grad:
- Kontinuerlig, daglig tidsregistrering time for time, utført samvittighetsfullt, omtrent som å vaske og sette bort oppvasken etter at man har spist. Høy prioritet! Nesten på automatiseringsnivå når det gjelder dataregistrering og implementering i sanntid. Denne personen er helten din innen risikostyring.
- Gjentakende tidsblokkering på 15 minutter ved arbeidsdagens slutt for å registrere tid. Som å vaske opp etter frokost, lunsj og middag om kvelden. Denne personens tidsregistrering, nettleserbaserte programvaredashbord er sannsynligvis festet blant 20 andre faner. Ikke helt rapportering i sanntid, men heller ingen stor trussel mot den spesifikke strategien din for risikoidentifisering.
- Gjentakende tidsblokkering ved slutten av uken for å registrere tid. Uff, som å la mandagens oppvask stå i vasken til fredag. Mye vanskeligere å rengjøre. Hva er det egentlig som ligger her? Risikoanalysen er nå basert på mangelfulle data, noe som øker den potensielle virkningen av uidentifiserte risikoer og sannsynligheten for at avbøtende planer ikke blir implementert. På en skala fra 1 til 3, der 3 er verst. Dette er en 3-er. Ikke bra.
- Sist og mest graverende på denne listen er at økonomiavdelingen sender ut en forespørsel til hele byrået ved månedsslutt om å registrere tiden før man logger av.
Jeg skal ikke beskrive dette med oppvask som bilde. Det er for ekkelt og har en like ekkel innvirkning på en nøyaktig forståelse. Hvis alle skulle vente på denne påminnelsen for å registrere tid, ville risikoeksponeringen vært gjennom taket, og avbøtende planer kunne like gjerne vært i toalettet, ettersom alle potensielle trusler ville gått rundt som om de eide stedet.
Dette tilsvarer å navigere med bind for øynene: Det finnes ingen måte å overvåke risiko på, redusere risiko, be risikoen om å gå hjem fordi den er full. Prosjekter i denne leiren utvikler seg som vitenskapseksperimentet der «vennen» din sa at du skulle tilsette vann, og deretter løp sin vei mens vedkommende dekket hodet.
4 tips for tidsregistrering som hjelper deg med å håndtere risiko bedre
Her er noen beste praksiser for tidsregistrering. Husk at du også kan bruke AI i tidsregistrering sammen med disse tipsene for ekstra effektivitet og automatisering.
1. Legg til rette for at prosjektet skal lykkes: Gjennomfør en historisk prosjektgranskning
Når jeg fastsetter prosjektomfanget og planlegger prosjektet, liker jeg å se på resultatene fra lignende prosjekter som er fullført tidligere. Overskred det budsjettet? Holdt det seg under budsjettet? Hvor mange timer var nødvendig? Hvem brukte mest tid? Minst? Hvem hadde nok, eller ikke nok? Vet vi årsaken til eventuelle avvik?
I hovedsak gir dette innsikt i potensielle risikoer og sårbarheter, og bidrar til å veilede strategier for risikoreduksjon. Når du utvikler den overordnede risikostyringsstrategien, er dette trinn 1. Risikooversikten du begynner å opprette her, vil styre risikohåndteringen.
Denne grundige gjennomgangen gir meg en bedre idé om hvordan jeg skal gå frem, og er mitt hemmelige våpen i risikovurderingen. Kunnskap er makt. Jeg bruker den til å utforme prosjektstrategien, tidslinjen, strategien min for tidsregistrering (som nevnt kan tidsregistrering bidra til fremtidig prosjektplanlegging), og kanskje viktigst av alt, den grunnleggende prosjektkonfigurasjonen når det gjelder jobbnumre.
Det kan være krevende å sette opp jobbnumre. Hvorfor? Jeg antar det er fordi vi alle er mennesker, som gjør menneskelige ting i en travel hverdag.
Om jobbnumre: To tilnærminger til oppsett
1. Hovedjobbnummer
Denne tilnærmingen samler den kumulative innsatsen under ett jobbnummer.
Fordel: Teamene har mindre å holde oversikt over. Hvis de arbeider med prosjektet, er dette jobbnummeret deres. Etter min erfaring har økonomiavdelingen foretrukket denne tilnærmingen. Fakturaer, bestillinger, tid – alt registreres på ett sted, noe som gir mindre rom for forvirring.
Ulempe: Det er vanskeligere å skille ut tiden som trengs for spesifikke oppgaver, noe som alltid er nyttig når man skal estimere lignende prosjekter i fremtiden. Klienter ønsker ofte kostnader spesifisert per linje for bestemte oppgaver. En rapport fra det tidligere prosjektet vil ikke ha dette tallet ferdig tilgjengelig som referanse, og det vil kreve at man skiller det ut ved å kontrollere datoer og timer registrert per fagområde. Det kan være et smertefullt og arbeidskrevende etterarbeid, særlig når teamene arbeider med overlappende oppgaver.
2. Overordnet jobb med underjobber
Denne tilnærmingen registrerer spesifikke oppgaver mot spesifikke budsjetter.
Fordel: Dette gjør det mulig å registrere tid målrettet for spesifikke oppgaver, noe som skaper bedre referansedata for fremtidige avgrensningsarbeider som trenger dokumentasjon spesifisert per linje.
Ulempe: Muligheten for at teamene registrerer tiden feil, øker for hvert ekstra underjobbnummer.
2. Kommuniser tydelige forventninger
Har alle team en felles forståelse av hvordan, hva og når tid skal registreres? Sørg for at alle er enige om hva som utgjør fakturerbart klientarbeid, og hva som ikke gjør det.
Registrerer dere i intervaller på .25? Hvilken skybasert prosjektstyringsprogramvare bruker alle for å registrere disse måltallene? Får teamene påminnelsesvarsler om å registrere tid? Hvordan identifiseres og forkastes inaktiv tid?
Her er noen eksempler på fakturerbar tid brukt på prosjektstyring eller digital prosjektstyring:
- Generelt
- Oppsett av prosjekt
- Kommunikasjon med leverandører, ressursstyring
- Rapportering av budsjett og utgifter
- Forberedelse til statusmøter
- Sammenstilling av tilbakemeldinger
- Utdyping av tiltakspunkter
- Oppsummering av neste trinn
- Kvalitetssikring (QA)
Her er noen eksempler på ikke-fakturerbar tid:
- Generelt
- Utprøving og eksperimentering med programvare
- Møter for gjennomgang av leverandørers kapasitet som ikke gjelder spesifikt prosjektarbeid
- Interne lunsj-og-lær-møter eller deling av informasjon på tvers av avdelinger
- Generelle prosessoppdateringer (igjen, ikke prosjektspesifikke)
- Gjentatt introduksjon av nyansatte (dette tyder på høy utskifting og ustabilitet)
3. Etabler en fast rapporteringsrytme for ansvarliggjøring
Etabler en forutsigbar rytme for oppfølging og rapportering ved prosjektets begynnelse, slik at teamene kan forutse og planlegge når de skal registrere tiden sin. Dette kan drives av statusmøter som trenger rapporter over forbrukt tid. Sett av tid til gjennomgangen, slik at du kan vurdere ordentlig om all tid er registrert. Ha en beredskapsplan klar i tilfelle den ikke er det.
4. Gjennomgå tid etter dato og fagområde, og kryssjekk mot planen
Før beslutninger og handlinger kan iverksettes, er det viktig å forstå noen ting om registrert tid. Mange ganger, faktisk regelmessig, jobber team med flere prosjekter med en rekke leveranser.
Denne innsatsen skal registreres under enten et hovedjobbnummer eller en paraplyjobb med spesifikke underjobber for spesifikke oppgaver. Det kan lett skje at mandagens innsats, som registreres uken etter, ved et uhell registreres på feil jobbnummer eller underjobbnummer. Dette kan være vanskelig å oppdage og korrigere mot slutten av en jobb. Derfor anbefaler jeg å etablere en rutine for å kontrollere registrert tid.
Avhengig av prosjektets rammer vil regelmessige statuskontroller av fremdriften hjelpe deg med å håndtere risiko. Og med statuskontroll mener jeg å se på ting med et kritisk blikk.
Se på hvem som registrerer tid på hvilke jobber, og om mengden er logisk med tanke på den nåværende prosjektflyten. Hvordan samsvarer tidsregistreringen med den overordnede prosjektplanen? Er leverandørene à jour med å sende inn tid? Hvordan ligger de an mot tidsbudsjettet sitt?
Sørg for å markere og følge opp eventuelle problemer som oppdages, og gjør korrigeringer og justeringer etter behov. Hvis du oppdager uregelmessigheter, bør du samarbeide med teamet og økonomiavdelingen for å korrigere tidsregistreringen slik at nøyaktigheten opprettholdes.
Finn flere beste praksiser for tidsregistrering her.
Hvordan bidrar alt dette til å håndtere risiko?
For å oppsummere må prosjektplanen og prosjektoppsettet formidles på riktig måte, og en logisk strategi for jobbnumre må brukes. Arbeidsflyt, metoder og hyppighet for tidsregistrering bør være tydelige på tvers av teamene, slik at det skapes en felles forståelse av forventningene.
Når disse grunnreglene er på plass, vil regelmessige forbruksrapporter avdekke problemer. All uventet over- eller underforbruk av tid bør undersøkes umiddelbart, siden det kan være et tegn på problemer.
- Er spesifikasjonene uklare?
- Finnes det en flaskehals som hindrer et team i å starte?
- Ble det introdusert uventet kompleksitet i systemet?
En regelmessig rytme for statuskontroller kan avdekke alle slags potensielle fallgruver og gi deg en ny sjanse til å komme problemene i forkjøpet.
Hvilke risikoer er forbundet med tidsregistrering?
Den første produksjonslederen min i et studio sa en gang til meg: Søppel inn. Søppel ut. Det gjelder alt, bortsett fra kanskje resirkulering av aluminium? Unøyaktig tidsregistrering kan skape langvarig kaos og undergrave alt fra lønnsomhet til kapasitetsutnyttelse, inntekter, teamvekst, det å beholde teammedlemmer, bonuser og til og med lønnsøkninger.
Du kan tenke på tidsregistrering som å prøve å sprekke en gigantisk såpeboble. Jo lenger du ser på den uten å handle, desto større er risikoen for at du går glipp av sjansen. Jo lengre tid det går mellom arbeidet og tidsregistreringen, desto større er risikoen for unøyaktige data. Invester i gode verktøy for tidsregistrering.
Hvis du bruker tidsregistrering som straff eller som en form for detaljstyring, vil du få teamet ditt til å mene at tidsregistrering er dårlig, og dermed sette fremtidige tidsdata i fare.
Hvordan kan programvare for tidsregistrering bidra til risikostyring?
Implementering av en universelt akseptert programvare for tidsregistrering vil øke sannsynligheten for at forskjellen i nøyaktighet mellom teammedlemmene blir mindre.
Hvis alle jobber på samme måte, registrerer tid konsekvent, bruker de samme verktøyene og følger de samme protokollene, vil noe av støyen fjernes fra systemdataene, og dermed oppnås større nøyaktighet. Verktøy for AI-basert tidsregistrering kan også bidra til å redusere noe av det manuelle arbeidet som er forbundet med dette.
Dette fører til bedre beslutninger og bedre løsninger. To programvareløsninger for tidsregistrering jeg liker, er Harvest og Toggl Track. Jeg er sikker på at det finnes en million andre alternativer; jeg har brukt disse to.
Toggl har en fin varslingsfunksjon som minner brukerne på å registrere tid, samt en automatisk tidsregistrering av inaktivitet. På grunn av dette er Toggl favoritten min, selv om faktureringsfunksjonene i Harvest er gode. Velg ditt eget eventyr.
Tidsregistrering, ikke lenger i vennesonen
Hvis du vil lære mer om dette sexy, vedvarende temaet, kan du abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.
