Slik gjennomfører du en intern prosjektoppstart + mal for agenda
Alle vi prosjektledere er ivrige sjeler. Det er en medfødt del av hvem vi er. Vi elsker å sette i gang ting og se at det skjer noe. Men når det gjelder å starte et prosjekt med en kunde, er det viktig å ikke kaste seg ut i det før man først har forberedt seg ordentlig med et internt prosjektoppstartsmøte.
Interne prosjektoppstarter er en avgjørende del av den større prosessen for prosjektoppstart. Når det gjelder rekkefølgen, bør interne oppstarter gjennomføres før en eventuell kundeoppstart eller forhåndsoppstart.
Hvis du går inn i et kundeoppstartsmøte med et informert team og en gjennomtenkt plan, får du mest mulig ut av diskusjonen – du lærer så mye som mulig og tar viktige prosjektbeslutninger uten å sløse bort verdifulle timer, penger og tid ansikt til ansikt med kunden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I denne artikkelen foreslår vi en beste praksis for agendaen til et internt prosjektoppstartsmøte og utforsker hvordan vi kan sikre at vi starter prosjektene og prosjektstyringsaktivitetene våre med best mulig sjanse for å lykkes.
Ikke i humør til å lese? Se dette i stedet:
Betydningen av interne prosjektoppstarter
Prosjektledere må behandle interne oppstarter med samme omtanke som en kundeoppstart. Den interne prosjektoppstarten er ikke bare en forløper til det første møtet med kunden – den er en hjørnestein og setter tonen, stilen og visjonen for hele prosjektets livssyklus. Det er en mulighet til å lære opp prosjektteamet, utvikle samhold og relasjoner, avklare forventninger og sikre at alle har en tydelig forståelse av prosjektet, slik at vi ikke ender opp med å famle foran en kunde.
Når vi ikke er forsiktige, blir interne oppstartsmøter ofte redusert til en rask samtale på fem minutter i gangen, fem minutter før selve kundeoppstartsmøtet. Interne prosjektoppstarter er vanskelige, og de er ofte det møtet som folk ser ut til å velge bort. Men hvis vi får dette til og starter et prosjekt på riktig måte, er det langt mer sannsynlig at hele prosjektet blir vellykket.
Hvis vi ikke får dette til, eller vi går i gang før vi har forberedt oss ordentlig på forhånd, enten på grunn av iver hos kundene våre eller internt, kan vi ende opp i et møte preget av en uinformert runde med presentasjoner, kjedelige isbrytere og formålsløs samtale som i beste fall bare gir litt avklaring rundt prosjektets retning og mål – og i verste fall kan føre til at et nytt prosjekt blir avlyst før det i det hele tatt har startet.
Slik planlegger du den interne prosjektoppstarten
Hvis du går inn i et oppstartsmøte med et informert team og en ordentlig prosjektplan, får du mest mulig ut av diskusjonen med kunden og prosjektets interessenter. Det er viktig at teamet vet så mye som mulig om kunden og prosjektet før de begynner å stille dumme spørsmål foran kunden!
Det er også viktig at teamet samarbeider om å utarbeide en solid plan som skaper tillit hos kunden, og at de i fellesskap tar viktige prosjektbeslutninger på forhånd, slik at verdifulle timer, penger og tid ansikt til ansikt med kunden ikke sløses bort på interne diskusjoner mens kunden ser på (og blir stadig mer bekymret for at byråteamet egentlig ikke vet hva de holder på med).
Ved å la teammedlemmene komme med innspill til den offisielle prosjektplanen bidrar du også til å sikre eierskap og ansvar når det gjelder prosjektoppgaver. Det er viktig at du som prosjektleder veileder teammedlemmene mens de bidrar til å utforme prosjektplanen, slik at du sikrer at den fortsatt er i tråd med arbeidsomfanget, kundens forventninger og prosjektmetoden.
Slik forbereder du deg til det interne prosjektoppstartsmøtet
Før du kaster deg inn i et møte med teammedlemmene dine, må du ha noen ting klare. Ta deg tid til å samle all relevant informasjon og finne ut alt du kan om kunden og prosjektet, samt samle inn annen relevant informasjon du vil trenge.
Oppsummer dette i et format som er lett for teamet å ta til seg, og noter deg alt du ikke vet, eller eventuelle spørsmål du fortsatt har, til senere.
Her er en (ikke uttømmende) liste over ting du bør forberede:
- Interne teammedlemmer — navn, roller og annen informasjon
- Prosjektsponsorer og medlemmer av kundeteamet — navn, roller og andre relevante opplysninger
- Prosjekttype og metodikk
- Kundens foretrukne fremgangsmåte
- Prosjektets hensikt og mål
- Prosjektomfang — hva som er inkludert og ikke inkludert
- Intern kommunikasjon og samarbeid — kundens forventninger og interne forventninger
- Detaljer om oppstartsmøtet med kunden — agenda, mål og hva som skal gjennomgås
- Neste steg
Det interne prosjektoppstartsmøtet (AKA teamoppstartsmøtet)
Når du har gjort alt forarbeidet, må du utarbeide en agenda for det interne prosjektoppstartsmøtet og invitere teamet ditt til selve møtet. Vi har utarbeidet en agendamal for interne oppstartsmøter som du kan ta utgangspunkt i, samt et eksempel slik at du kan se hvordan det gjøres.
Ikke glem å lese Sarah Sime sine tips om hvordan du gjennomfører et internt oppstartsmøte her!
Agendamal og eksempel for internt oppstartsmøte
Last ned vår agendamal og eksempel for interne oppstartsmøter, og følg tipsene og forklaringene våre nedenfor for best mulig resultat. Rediger agendaen slik at den passer til prosjektets unike behov.
Gjennomgang av agendaen for det interne prosjektoppstartsmøtet
Du finner den grunnleggende informasjonen i eksempelet på og malen for agendaen til det interne prosjektoppstartsmøtet (se ovenfor!), men her er en detaljert gjennomgang av punktene og hva de betyr. Alle prosjekter er unike, men det er nyttig å sørge for at vi går gjennom noen av disse grunnleggende punktene, slik at teamet vårt er samkjørt:
1. Presentasjoner — bli kjent med dine nye bestevenner (15 min)
Start møtet med å la teammedlemmene bli kjent med hverandre. Enten teamet ditt består av underleverandører, frilansere eller byråmedlemmer som har jobbet sammen på tidligere prosjekter, vil en isbryter eller litt uformell prat i starten hjelpe teamet med å bli kjent med hverandre (hvis de ikke allerede kjenner hverandre) og begynne å bygge positive relasjoner som legger grunnlaget for godt samarbeid gjennom hele prosjektet.
Be teammedlemmene presentere seg selv, rollen sin og bakgrunnen sin, og dele en morsom eller interessant detalj om seg selv.
2. Kunde — hva er bakgrunnen? (5 min)
Sett scenen slik at alle forstår rammene de skal jobbe innenfor. Det er viktig å dele, så ikke hold innloggingsopplysninger eller dokumentasjon for deg selv. Del alt du vet med teamet, slik at de kan komme à jour på egen hånd, og gi dem all relevant informasjon de trenger å sette seg inn i.
For å holde møtet på rett spor kan det være lurt å utsette spørsmål og svar til slutten. Ellers kan denne delen av møtet ende opp med å ta uforholdsmessig lang tid.
Fortell hvordan dere fikk oppdraget — var det en direkte tildeling fra en eksisterende kunde, er det en helt ny kunde, eller er det en venn av den daglige lederen? Forklar hva dere tidligere har gjort med kunden, eller med andre kunder på lignende prosjekter, og hjelp teamet med å forstå hvem dere skal samarbeide med.
Vi vet alle at kunder kommer i mange ulike varianter. Men for teamene våre er de ofte menneskene som alltid tar dårlige beslutninger. Prøv å fremstille kundene i et positivt lys. For å unngå alvorlige tilfeller av å si noe upassende, bør du forklare teamet hva som kjennetegner kunden. Fortell dem hvem kunden er (intern/ekstern), hva vi vet om dem, hvilke andre prosjekter de har jobbet med, og hvordan kunden liker å arbeide.
3. Prosjekt — hvorfor gjør vi dette? (5 min)
For å hjelpe teamene med å sette prosjektet ytterligere i perspektiv, må du hjelpe dem med å forstå hvorfor de gjennomfører prosjektet i utgangspunktet. Det innebærer å dele kundens forretningsmessige drivere for å starte prosjektet, og sørge for at det er tydelig hva suksess eller fiasko innebærer.
Og med tanke på kundeopplevelsen bør du sette i gang en diskusjon med teamet om hvordan dette prosjektet gjør hverdagen bedre for kunder eller innbyggere, og hvordan det oppfyller behovene deres.
Fra første stund bør maksimering av den positive kundeopplevelsen stå sentralt i hvorfor du er involvert i prosjektet. Tegn et bilde av hvorfor teamet bør bry seg om prosjektet, og hjelp alle med å forstå at det de gjør, bidrar til noe som er verdifullt.
Til slutt, fra et byråperspektiv må du være tydelig på hvordan et vellykket prosjekt ser ut utover ganske enkelt å levere til riktig tid, innenfor budsjett og i henhold til avtalt omfang. Hvordan skal dere som byrå vokse som følge av å gjennomføre dette prosjektet – vil dere utvikle en ny kapasitet eller kompetanse innen en ny teknologi?
4. Omfang — hva gjør vi? (20 min)
Når prosjektbakgrunnen er på plass, er det på tide å gå gjennom detaljene i omfanget sammen med teamet. Vanligvis innebærer det å gå gjennom prosjektets tidsplan, estimat, prosjektmandat og SoW (beskrivelse av arbeidet), slik at alle forstår prosjektforløpet, aktivitetene og resultatene eller leveransene. Uten å kjede alle i hjel bør du hjelpe dem med å forstå prosjektets særegenheter, slik at hele teamet er klar over begrensningene fra dag én.
Dette er et godt tidspunkt å starte RAID-loggen (Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies – risikoer, antakelser, problemer og avhengigheter). Det finnes knapt noe bedre enn en gjennomgang av SoW-en for å få folk til å snakke om hva som kommer til å gå galt. Jo tidligere du vet det, desto bedre.
Hvis noen har prøvd dette før og mislyktes, hvorfor skjedde det? Og hvordan kan du redusere risikoen for at det skjer igjen? Innsikten fra dem som kjenner situasjonen fra innsiden, og teamets unike forståelse av lignende prosjekter, vil bidra til å utvikle en kultur preget av åpenhet og sørge for at overraskelser holdes på et minimum.
5. Tilnærming — hvordan skal vi få dette til? (20 min)
Gjennomgang av SoW-en og de foreslåtte aktivitetene og resultatene gir en god anledning til å diskutere eventuelle prosessendringer eller nye tilnærminger teamet ønsker å prøve. Husk at nytt ikke alltid er bedre, og at det som er utprøvd og veltestet, ofte fungerer helt fint. Tegn derfor et tydelig bilde, og ikke begi dere ut på en resultatløs jakt etter det ytterste innen teknisk eller prosessrelatert idioti.
Forutsatt at SoW-en allerede er godkjent, må du huske at dersom du endrer tilnærmingen, må du sikre at du fortsatt kan nå kundens (og byråets) prosjektmål, og at du fortsatt leverer det du har lovet. Dette er ikke bare en anledning til å gjøre livet enklere for dere selv.
Likevel bør du fremme eierskap til prosjektet i teamet. For at prosjektet skal bli vellykket, må teamet føle at det er deres prosjekt. Ved å sette av tid og rom til at teamet kan foreslå ideer, utfordre planen din og finne en bedre arbeidsmåte, ender du opp med en langt mer robust tilnærming og et mye mer engasjert team.
6. Roller — hvem gjør hva? (5 min)
Når teamet har fått mulighet til å forstå prosjektet og sammenhengen de skal inngå i, er det nyttig å avklare teamets roller og ansvarsområder. Det kan være til hjelp om du kan knytte rollene deres tilbake til SoW-en og avklare leveransene som er knyttet til hvert område, hvorfor de finnes, og hva som må skje for å gjøre dem til virkelighet.
Det kan være nyttig å definere en RACI-matrise (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed – ansvarlig, hovedansvarlig, konsultert og informert) opp mot SoW-en for leveransene og teamet. RACI-matrisen vil bidra til å redusere usikkerhet rundt ansvar og avklare teamets trygghet knyttet til leveransene.
7. Teamarbeid — hvordan skal vi jobbe sammen? (5 min)
Når du samler et team som aldri har jobbet sammen før, vil det være varierende grad av forståelse for:
- Hvordan teamet skal jobbe sammen
- Hvordan samarbeidet skal organiseres
- Hvordan kommunikasjonen skal flyte
- Når teamet skal møtes
- Hvilke verktøy som skal brukes
- Hvilke systemer dere skal bruke til å dele leveranser eller beskrive detaljer om bestemte oppgaver eller saker
Som prosjektledere er vår rolle å gjøre det enkelt, få alle til å føle seg trygge og skape entusiasme for å jobbe sammen om prosjektet.
Ofte finnes det ingen riktig eller gal måte å gjøre dette på, men det er nyttig å gi teamet så mye selvstendighet som mulig for å få dem med på laget. Du vil at de skal føle at de har kontroll over prosjektet, og hjelpe dem med å etablere felles mål for samarbeidet, slik at alle tar ansvar gjennom hele prosjektet.
Definer forventningene deres, og la teamet bli enige sammen om nøyaktig hvordan de skal levere. Ved å tydeliggjøre teamarbeidet og bli enige om de praktiske detaljene rundt hvordan alt skal gjennomføres, bidrar vi til å håndtere teamets forventninger til hva som er akseptabelt og hva som ikke er det.
8. Oppstart – hva er agendaen for oppstartsmøtet med kunden? (5 min)
Som prosjektleder bør du allerede ha en plan for oppstartsmøtet med kunden – hensikten med å gå gjennom den med teamet er å få deres tilslutning og gi dem en følelse av sammenheng og hvor viktig det er å komme videre med de neste trinnene.
Hvis det er mulig, bør du gå utover de vanlige diskusjonspunktene som står på agendaen for oppstartsmøtet og diskutere nyttige øvelser som kan gjennomføres under oppstartsmøtet med kunden for å få tidlig innsikt eller sette fart på prosjektet.
Å bli enige om en agenda for møtet med teamet kan bidra til å tydeliggjøre fokuset deres og gi nyttig sammenheng for eventuelle forberedelser som kreves. Å planlegge møtet er også en god måte å gå gjennom tiltak og beslutninger som ble tatt tidligere i møtet når det gjelder prosjektomfang, fremgangsmåte, roller og teamarbeid, mens dere planlegger hvordan dette skal deles med kunden.
I tillegg til å bli enige om en agenda bør dere vurdere å sette opp et nytt planleggingsmøte for å øve på hva dere skal si, hvem som skal si det, og hvilke lysbilder dere skal vise, samt øve på eventuelle aktiviteter. Du vil bli overrasket over hvor raskt dere kan forbedre agendaen og møteinnholdet når dere øver ordentlig.
Dette ekstra trinnet vil gjøre teamet tryggere, gjøre det mulig for deg å kommunisere tydelig hva du forventer av dem foran kunden, og gi dem myndighet til å levere.
9. Veien videre – hvordan opprettholder vi fremdriften? (5 min)
Det kan være fristende å være litt uformell når man starter et prosjekt – ingen vet egentlig hva som foregår, og det kan til og med hende at du som prosjektleder faktisk er den siste som blir tatt med i prosjektet. Måten du håndterer de første møtene og samhandlingene på, legger grunnlaget for resten av prosjektet.
For å opprettholde fremdriften må du være svært tydelig på de neste trinnene. Sørg for at alle er klare over hva de må gjøre videre og når de må gjøre det, samt eventuelle milepæler for gjennomgang underveis.
Nå er tiden inne for å ta styringen! På dette tidspunktet må du være svært tydelig på hva som må skje for at oppstartsmøtet med kunden skal bli vellykket. Deretter må du veilede teamet i å planlegge bakover fra dette.
10. Q&A – hva har vi ikke fortalt dere? (5 min)
Hold en Q&A-økt med teammedlemmene etter at dere har gått gjennom alt annet. Dette gir dem mulighet til å stille oppklarende spørsmål, og teammedlemmer vil ofte påpeke ting dere ikke har tenkt på eller ennå ikke har diskutert med kunden.
Hva skjer videre?
Vi ønsker alle gode oppstartsmøter for prosjekter, men gjør vi det nødvendige grunnarbeidet med kundene våre slik at vi kan få et bedre oppstartsmøte med kunden? Prosjekter kan begynne å rakne allerede under oppstartsmøtet, når vi fortsatt burde være i bryllupsfasen!
Det finnes en enkel måte å øke sjansene for at oppstarten av prosjektet ditt går bra, få bedre kundemøter og starte prosjektet i en positiv retning. Det er så enkelt som å spise lunsj i form av et møte før oppstartsmøtet, før det egentlige oppstartsmøtet.
Ha et møte med kunden før oppstartsmøtet, spis litt mat, ha en hyggelig prat og rydd opp i de vanskelige og irriterende detaljene som har en tendens til å føre ting ut av kurs, på forhånd.
Hvis du vil vite mer om oppstart av prosjekter, kan du se resten av serien vår:
