Leverandørstyring i innkjøp: Fordeler & veiledning
Ingen i denne verden kan gjøre alt på egen hånd. Vi trenger andre mennesker som kan støtte oss for å overleve. På samme måte som oss trenger organisasjoner støtte fra andre selskaper for å drive virksomheten sin. Disse andre selskapene kalles leverandører (også kalt selgere, leverandører og tilbydere).
Leverandørenes viktigste oppgave er å levere tjenester eller varer og materialer til virksomheten. Prosessen med å benytte slike tjenester eller kjøpe varer fra leverandørene kalles anskaffelser.
Ettersom leverandører er avgjørende for å støtte en virksomhet, er leverandørstyring et viktig aspekt ved anskaffelser. Generelt har de fleste store selskaper en egen avdeling for forsyningskjedestyring som håndterer anskaffelser av varer og tjenester.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Her diskuterer jeg beste praksis og fordelene ved leverandørstyring innen anskaffelser.
Hva er anskaffelser?
Anskaffelser er en overordnet prosess for å kjøpe eller anskaffe produkter, tjenester, varer eller materialer fra en annen juridisk enhet.
Mange selskaper bruker begrepene anskaffelser, innkjøp og leverandørsøk om hverandre, men disse begrepene har ulike betydninger.
Leverandørsøk og innkjøp er deler av den overordnede anskaffelsesprosessen. De viser spesifikt til bestilling og kjøp av varer eller tjenester.
Anskaffelser er mye bredere enn leverandørsøk og innkjøp, ettersom begrepet viser til hele prosessen. Den omfatter planlegging, leverandørsøk, anskaffelse og betaling.
- Planlegging omfatter mange ting, som å fastslå hva som må anskaffes, mengde og kvalitet på anskaffelsen, tidsplaner for anskaffelsen, definere roller og ansvar for ulike interessenter samt fastsette og godkjenne budsjetter. Det krever tett samordning mellom ulike avdelinger i en organisasjon. Du kan lese vår detaljerte artikkel om planer for anskaffelsesstyring for å lære mer om anskaffelsesplanlegging.
- Leverandørsøk omfatter søk etter potensielle leverandører, analyse av deres styrker og svakheter, utvelgelse av leverandører, etablering av relasjoner og signering av leverandørkontrakter. Utvelgelsen av leverandører gjøres vanligvis gjennom konkurransebaserte anbud. Dette etterfølges av tildeling av en kontrakt til den valgte leverandøren. Forhandlinger gjennomføres før kontrakten tildeles, for å finne de mest fordelaktige vilkårene.
- Anskaffelsen omfatter bestilling av varer, mottak av leveranser, avstemming, inspeksjon og godkjenning av varer eller tjenester fra de kontraktsfestede leverandørene.
- Betaling er det siste trinnet i anskaffelsesprosessen og omfatter oppgjør av leverandørfakturaer og betaling for de anskaffede varene.
Hva er leverandørstyring?
Leverandører er enkeltpersoner eller selskaper som leverer varer og/eller tjenester til virksomheten. Leverandørstyring er et av de viktigste aspektene ved den overordnede anskaffelsesprosessen. Leverandørstyring må ikke forveksles med forsyningskjedestyring, ettersom den omhandler mennesker snarere enn varer og materialer.
På et gitt tidspunkt kan en stor organisasjon samarbeide med hundrevis, om ikke tusenvis, av leverandører, som kan være representert av titalls representanter. I tillegg vil hver leverandør ha ulike kontraktsvilkår.
Det kan bli ganske krevende å håndtere så mange leverandører. Hvis leverandørene ikke håndteres på riktig måte og i en strukturert form, kan organisasjonen ende opp med å betale for mye eller havne i rettslige tvister med leverandørene.
Leverandørstyring omfatter søk etter leverandører, undersøkelser av bakgrunnen deres, utvelgelse av leverandører, forhandling av vilkår, signering av kontrakter, betalinger, løsning av krav og håndtering av leverandørrelasjoner. Det omfatter også definering av KPI-er og SLA-er, evaluering av leverandørenes resultater, overvåking av deres økonomiske helse samt kontraktsstyring.
Hvorfor bør du fokusere på leverandørstyring?
Organisasjonens suksess avhenger av hvor vellykkede leverandørene er. De hjelper deg ikke bare med å levere varer og tjenester til kundene dine, men spiller også en viktig rolle i å drive lønnsomhet og vekst. Over tid kan en leverandør bli en strategisk partner som står sentralt i organisasjonens aktiviteter og funksjoner.
Tidligere var anskaffelser en isolert avdeling som kjøpte varer og/eller tjenester, men dette har endret seg de siste årene. Anskaffelsesfunksjonen er nå et grunnleggende aspekt ved den overordnede forretningsstrategien. Organisasjoner over hele verden tar i bruk en strategisk tilnærming til å håndtere leverandørene sine for å oppnå størst mulig verdi.
Prosessen for leverandørstyring
Enkelt forklart er prosessen for leverandørstyring en rekke trinn for å velge ut, ta inn, engasjere og håndtere leverandørene. Den omfatter følgende trinn.
1. Søk etter leverandører
Leverandørsøket kan gjøres ved hjelp av bedriftskataloger, avisannonser, B2B-nettsteder (bedrift til bedrift), referanser og organisasjonslister. Du kan utforme kriterier for leverandørutvelgelse mens du søker etter dem. Du kan for eksempel spesifisere at leverandøren skal ha hatt en minimumsomsetning på $100m de siste tre årene, at de må ha enkelte bransjesertifiseringer osv.
2. Be om tilbud og lag en kortliste over leverandørene
Når du har laget en kortliste over leverandørene, kan du bruke RFP-programvare til å administrere forespørsler om tilbud og samle inn leverandørenes tilbud (tekniske forslag og pristilbud). Du kan lage en kortliste over leverandørene etter å ha undersøkt og sammenlignet tilbudene deres.
Du kan utforme evalueringskriterier og lage poengkort for å rangere leverandørtilbudene. Målet bør være å finne de rette partnerne som du kan bygge langsiktige leverandørforhold med.
Det er viktig å finne gode leverandører for å unngå forstyrrelser. Ifølge Deloitte innrømmet «87 prosent av respondentene at de hadde opplevd en forstyrrende hendelse med tredjeparter i løpet av de siste to til tre årene».
3. Forhandle og signer kontrakten
Etter å ha analysert tilbudene kan du lage en kortliste over leverandørene og forhandle med dem. Kontraktsforhandlingene kan gjelde både pris samt vilkår og betingelser.
Forhandlinger er til fordel for begge parter, så du bør ikke presse leverandørene for hardt. Vær åpen overfor leverandørene, slik at også de kan forhandle med deg om gunstige vilkår.
En forhandling bryter isen og skaper et grunnlag for å bygge en god relasjon. En vinn-vinn-forhandling bidrar langt på vei til å bygge langvarige leverandørforhold.
Etter forhandlingene kan du signere en kontrakt med leverandørene som er gjensidig fordelaktig.
4. Integrer leverandørene
Etter at du har signert kontrakten med leverandørene, bør du integrere dem. Integrering av leverandører bidrar til å innlemme dem i organisasjonens nettverk. En smidig integreringsprosess bidrar til god leverandørrelasjonsstyring.
Leverandørene kan kanskje ikke bidra effektivt hvis de er nye og ikke kjenner organisasjonens systemer. Det er her ekspertisen din trengs for å lære opp og informere leverandørene om organisasjonen din.
5. Fastsett mål
Du bør sette tydelige mål for leverandørene dine for å hjelpe dem med å støtte virksomheten din. Det beste er å dele tydelige og objektive resultatmål, KPI-er og SLA-er som er oppnåelige og realistiske.
Du bør kommunisere forventningene dine til leverandørene, slik at det oppstår en felles forståelse mellom deg og leverandørene.
6. Følg med på leverandørenes resultater
Det er ikke nok å fastsette mål. Du må hele tiden kommunisere forventningene dine til leverandørene og be dem følge vilkårene som er nedfelt i kontrakten. Du bør følge med på resultatene deres regelmessig og sørge for at de presterer så godt som mulig.
Mens du følger med, bør du også gi dem regelmessige tilbakemeldinger og nødvendig støtte, slik at de kan levere resultatene.
7. Belønn leverandørene
Dette er et valgfritt trinn, men det bidrar betydelig til å bygge langsiktige forhold. Hvis du belønner leverandørene for bidragene deres, ser de på seg selv som en del av organisasjonen din og gjør en ekstra innsats for å nå målene.
8. Regelmessig kommunikasjon
Regelmessig kommunikasjon med leverandørene er viktig for å avstemme forventningene (#5 ovenfor), følge med på leverandørens resultater (#6 ovenfor) og bygge relasjoner (#9 nedenfor).
Ved å kommunisere regelmessig kan du unngå ubehagelige situasjoner og håndtere leverandørrisiko på et tidlig tidspunkt. Du bør etablere formelle og uformelle kommunikasjonsmekanismer for å sikre åpen kommunikasjon.
9. Bygg relasjoner
Det er vanskelig å finne gode leverandører, så du bør pleie forholdet til dem etter at kontrakten er signert. Det er ingen vits i å miste gode leverandører på grunn av et dårlig forhold til dem. Du bør ha en strategisk tilnærming til å bygge og opprettholde relasjoner.
Du kan gjøre alt det følgende for å bygge gode relasjoner med leverandørene dine:
- Del informasjon og prioriteringer: Du bør dele nødvendig informasjon med leverandørene dine i god tid og fortelle dem om prioriteringene dine. Dette gjør dem i stand til å arbeide effektivt og styre arbeidet mot målene dine. Du kan dele informasjon knyttet til implementerings- og lanseringsdatoer, planer om markedslansering og annen relevant informasjon som kan hjelpe dem med å gjøre jobben sin.
- Involver dem i utviklingen av strategien, og gi dem rom til å innovere: Du kan oppnå de beste resultatene når du og leverandørene dine samarbeider om å utvikle en felles strategi for å nå virksomhetens mål. Du kan invitere dem til strategimøter og gi dem rom til å innovere. Du må huske hvorfor du ansatte dem i utgangspunktet – de er eksperter på sitt felt. De kan gi uvurderlig innsikt og komme med innovative forslag som kan gjøre produktet ditt bedre. De kan bli avgjørende for å gi deg et konkurransefortrinn.
- Ha fremtiden i sikte: Den virkelige verdien av et forretningsforhold kommer fra å bygge langsiktige partnerskap. Ikke se etter kortsiktige forhold, som bare vil gi deg kortsiktige gevinster og marginale fordeler.
- Samarbeid om avtaler som gagner begge parter: Selv om du betaler leverandørene dine, bør du behandle dem som likeverdige. De samarbeider med deg på grunn av ekspertisen sin. Derfor bør du ikke presse dem for hardt når du forhandler med dem. Dette vil bare skape misnøye, noe som kan føre til problemer i fremtiden. Du bør bygge tillit og konsentrere deg om å forhandle frem avtaler i god tro. Dette vil gi begge parter en følelse av tilfredshet.
Her er et interessant foredrag som kan gi deg mer innsikt i å bygge relasjoner (du må være medlem for å få tilgang til dette innholdet).
Fordeler med leverandørstyring
Strømlinjeformet og strukturert leverandørstyring hjelper virksomheter på mange områder. Nedenfor følger noen av de viktigste fordelene ved god leverandørstyring.
1. Risikoreduksjon
Til tross for risikoen for forstyrrelser er praksisen med å måle og håndtere risiko knyttet til tredjeparter fortsatt i startfasen. Nyere forskning fant at 82 % ikke var sikre på, eller var usikre på, om de hadde identifisert all tredjepartsrisikoen organisasjonen deres er utsatt for.
Proaktiv leverandørstyring gir bedre oversikt og reduserer leverandørrisiko. Det gjør det mulig å følge leverandørene kontinuerlig, noe som bidrar til å håndtere uforutsette hendelser i fremtiden.
For å beskytte organisasjonen mot potensielle risikoer kan du gjennomføre en risikovurdering, etablere prosesser for informasjonsdeling og følge opp resultatene deres med jevne mellomrom. Du kan bruke data fra systemet for resultatoppfølging til å identifisere potensielle fallgruver og foreslå forbedringer før de utvikler seg til alvorlige problemer.
2. Optimalisering av resultater
Overvåking av leverandørenes resultater reduserer ikke bare leverandørrisikoen, men forbedrer også resultatene. Du kan etablere og effektivisere prosesser for å overvåke, evaluere og måle leverandørenes resultater for å sikre at de er i tråd med dine krav og forventninger. Dette vil motivere dem til å forbedre og optimalisere resultatene sine.
3. Kostnadsreduksjon
Regelmessig kommunikasjon og periodisk oppfølging gir bedre oversikt, noe som kan hjelpe deg med å avdekke skjulte kostnader i innkjøpsprosessen. På denne måten kan du redusere sløsing og kontrollere kostnadene.
I tillegg kan du, hvis du har et langvarig forhold til leverandørene, forhandle frem bedre priser og avtalevilkår, noe som kan føre til kostnadsbesparelser. Dette kan igjen øke fortjenestemarginene dine.
4. Langsiktige relasjoner
Det er ikke enkelt å finne gode leverandører. Det krever tid og innsats. Ved å ta vare på gode leverandører og etablere sterke relasjoner kan du forbedre effektiviteten i innkjøpene.
Relatert lytting: Slik bygger du langsiktig lojalitet med virtuelle kontraktører
5. Forbedret effektivitet i administrativt arbeid
Effektiviteten i det administrative arbeidet kan forbedres betydelig ved å ha et strukturert program for leverandørstyring. Det administrative arbeidet kan omfatte behandling av fakturaer, journalføring, betalinger, kravhåndtering, rapportering og resultatoppfølging.
6. Beskyttelse av merkevaren
Verdien av organisasjonens merkevare kan bli svekket hvis dere ikke har egnede leverandører. Uærlige handlinger fra uprofesjonelle og uetiske leverandører kan skade omdømmet deres. Et godt leverandørstyringsprogram kan imidlertid forhindre dette ved kun å ta inn gode leverandører.
Vanlige utfordringer ved leverandørstyring
Det er ikke uten problemer eller utfordringer å håndtere tredjepartsleverandører. Når dere styrer leverandører, kan dere møte problemer knyttet til etterlevelse, opprettholdelse av merkevareverdi & omdømme, forebygging av tvister og håndtering av krav & motkrav gjennom hele livssyklusen.
Utfordringene ved leverandørstyring har en tendens til å øke i takt med størrelsen på organisasjonen og antallet kontraktsfestede leverandører.
Dere bør utvikle og finjustere leverandørstyringsprosessen for å håndtere følgende utfordringer:
- Håndtering av et leverandørøkosystem. Organisasjonen deres kan samarbeide med hundrevis av ulike leverandører. Systemene og prosessene deres bør kunne håndtere alle disse leverandørene effektivt. Systemene bør kunne håndtere problemer knyttet til fakturabehandling, betalinger, kravhåndtering, kvalitetskontroll og etterlevelse.
- Etter hvert som antallet leverandører øker, øker også antallet kontrakter. Hver kontrakt har sine egne unike utfordringer. Kontraktsinngåelse krever tett koordinering mellom mange ulike avdelinger, som juridisk avdeling, innkjøpsavdeling, markedsføringsteam og produksjon. I tillegg finnes det ulike typer kontrakter i forskjellige bransjer.
- Risikostyring er alltid komplekst. Uansett hvor avanserte og strømlinjeformede leverandørstyringsprosessene deres er, vil det alltid finnes usikkerhet. Identifisering, analyse, prioritering og planlegging av tiltak for risiko er viktige aspekter ved risikostyringsprosessen knyttet til leverandører.
- Det å ansette de rette personene, implementere strukturerte prosesser og bygge proaktive leverandørstyringssystemer øker de administrative kostnadene. Det er en utfordring å holde disse kostnadene under kontroll.
- Når dere har flere ansatte involvert i innkjøpsaktiviteter, er det alltid en risiko for datainnbrudd knyttet til leverandører. I dag er virksomheter svært avhengige av data, og alle former for datalekkasjer kan føre til omdømmetap og økonomiske tap. Når virksomheter automatiserer prosessene sine og flytter dem på nett, blir nettangrep dessuten en viktig bekymring for organisasjonen.
Hva skjer videre?
Ingen virksomhet, enten den er stor eller liten, kan unngå å samarbeide med leverandører. Alle virksomheter trenger noe som bare kan leveres av en tredjepart.
De siste årene har leverandørstyring blitt et avgjørende aspekt ved det å drive en virksomhet. Dere må kommunisere med, samhandle med og støtte leverandørene deres jevnlig for å bygge langsiktige relasjoner og få størst mulig verdi ut av dem.
Leverandørstyring er ikke uten utfordringer, men fordelene ved effektiv leverandørstyring veier opp for utfordringene.
Hvordan styrer dere leverandørene deres i organisasjonen? Hva er strategien deres for leverandørstyring? Har dere standardiserte prosesser for leverandørstyring? Hva er deres beste praksis for leverandørstyring?
Legg gjerne igjen en kommentar nedenfor, og del også denne artikkelen med kollegene deres.
Hvis dere likte denne artikkelen, bør dere abonnere på nyhetsbrevet fra The Digital Project Manager for å få slikt innhold direkte i innboksen.
