Hva er virksomhetsomfattende prosjektporteføljestyring (EPPM)?
Hold fokus på målene dine: Virksomhetsomfattende prosjektporteføljestyring sørger for at teamene samordner innsatsen med organisasjonens strategiske mål, slik at du kan skape et sunt og velfungerende forretningsmiljø.
Programvare: Din beste venn innen EPPM: Implementering av dedikert EPPM-programvare forenkler prosjektstyringen og hjelper organisasjonen med å gjennomføre og overvåke initiativer på en effektiv måte etter hvert som de beveger seg mot de strategiske målene.
Er du klar for EPPM?: Når du vurderer organisasjonens beredskap for EPPM, bør du stille viktige spørsmål om prosjektutvelgelse og om teamene er samordnet med den overordnede forretningsstrategien.
Prosjekter på høyere nivå og suksess: I motsetning til tradisjonell prosjektstyring retter virksomhetsomfattende prosjektporteføljestyring seg mot prosjekter på toppledernivå som omfatter flere deler av virksomheten, og som fokuserer på betydelige organisatoriske endringer og strategiske mål.
Jo større organisasjonen din blir, desto større er risikoen for at du mister oversikten over hva som trengs for å fortsette å utvikle en sunn virksomhet. Virksomhetsbasert prosjektporteføljestyring (EPPM) hjelper deg med å fastsette de strategiske målene du bør sette, sørge for at teamene arbeider med prosjekter som støtter disse målene, og måle fremdriften på en effektiv måte.
Den enkleste måten å implementere EPPM på er gjennom programvare for virksomhetsbasert prosjektporteføljestyring. Jeg skal se på hvordan programvare kan hjelpe, samt tegn på at organisasjonen din er klar for EPPM og hvordan du setter det opp.
Hva er virksomhetsbasert prosjektporteføljestyring?
Virksomhetsbasert prosjektporteføljestyring (EPPM) er sentralisert oppfølging og koordinering av en organisasjons prosjekter og programmer for å sikre at de er i tråd med strategiske mål og at ressursene utnyttes optimalt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
EPPM gir organisasjoner en overordnet oversikt over alle prosjekter, slik at ledelsen kan prioritere initiativer basert på verdi, risiko og samsvar med virksomhetens mål. Det gir bedre synlighet, standardiserer prosesser og muliggjør smartere ressursfordeling på tvers av avdelinger. Med verktøy for prognoser, kapasitetsplanlegging og vurdering av virksomhetens miljøfaktorer bidrar EPPM til å unngå konflikter, styre resultater og støtte bedre beslutningstaking.
Hva skiller virksomhetsbasert PPM fra tradisjonell PPM?
Tradisjonell prosjektporteføljestyring innebærer å styre en gruppe innbyrdes relaterte virksomhetsprosjekter på en sentralisert måte (med mål om å realisere organisasjonens strategiske mål), men i virksomhetsbasert PPM ligger prosjektene du velger ut, prioriterer og styrer på toppledernivå, i stedet for på forretningsenhetsnivå.
Dette er prosjekter på toppledernivå, virksomhetsprosjekter som omfatter flere forretningsområder – initiativer som organisatorisk transformasjon, markedsberedskap eller økonomisk modernisering.
Som du allerede kan se, krever dette et spesialiseringsnivå som noen ganger bare kan oppnås gjennom en sertifisering innen porteføljestyring.
Hva er et prosjektstyringskontor for virksomheten?
Et prosjektstyringskontor for virksomheten (EPMO) er et sentralisert kontor som bidrar til å styre en portefølje av prosjekter på virksomhetsnivå på en koordinert måte.
I stedet for å balansere en portefølje av forretningskritiske prosjekter på tvers av et team med ledere som er for opptatt til å håndtere dem, og dermed bomme på målene kvartal etter kvartal, kan et EPMO fungere som én ansvarlig eier som driver frem strategisk samsvar, ansvarlighet og gjennomføring på tvers av flere forretningsfunksjoner.
Et EPMO gir flere fordeler:
- Identifiserer potensielle områder med dobbeltarbeid på tvers av forretningsenheter
- Oppretter en tydelig mekanisme for prosjektutvelgelse og -prioritering
- Forbedrer ressursfordeling og ressursstyring
- Bruker resultat- og prosjektdata til å samle erfaringer og forbedre prosjektgjennomføringen
Tegn på at organisasjonen din er klar for EPPM
Det høres bra ut å ta i bruk EPPM i teorien. Men hvordan vet du om organisasjonen din er klar til å implementere EPPM og/eller et EPMO? Still deg selv følgende spørsmål:
Prosjektutvelgelse
- Kan teammedlemmene konsekvent forklare virksomhetsstrategien, uansett hvor i organisasjonen de befinner seg?
- Kan teammedlemmene forklare hvordan det daglige arbeidet deres støtter strategien i det store bildet?
Prosjektprioritering
- Bruker du 50 % eller mer av tiden din på å gjøre fremgang mot tidligere formulerte mål, eller bruker du mesteparten av tiden på å «slukke branner»?
- Har organisasjonen din en historikk med høye fullføringsgrader for prosjekter?
Prosjektgjennomføring
- Jobber du med prosjekter som går på tvers av flere forretningsenheter?
- Har du som leder sanntidsinnsikt i prosjektgjennomføringen gjennom hele prosjektets livssyklus?
- Har du programvare for oppgavehåndtering i virksomheten på plass for å koordinere og følge opp gjennomføringen på tvers av team?
- Er du i stand til å gjøre effektive fremskritt med forretningskritiske prosjekter for å forberede deg på neste vekstfase?
Hvis du svarte «nei» på to eller flere av spørsmålene ovenfor, kan organisasjonen din være klar for EPPM.
Slik setter du opp EPPM
Nedenfor finner du en plan i fem trinn for å implementere EPPM i organisasjonen din på en vellykket måte. Vurder også hvordan du kan bruke AI i prosjektporteføljestyring sammen med disse trinnene.
- Kartlegg pågående prosjekter på forretningsenhetsnivå for å forstå dagens situasjon.
- Opprett og fastsett mål og nøkkelresultater (OKRs) eller nøkkelindikatorer (KPIs), samt måleverdier for dem, på virksomhetsnivå.
- Hva ønsker du å oppnå det neste året? Hvordan skal du komme dit?
- Sammenlign listen over pågående prosjekter med selskapets OKRs eller KPIs.
- Gjør nødvendige oppdateringer for å samordne prosjektlisten med listen over OKRs. Dette kan innebære vanskelige valg om å avlyse eller utsette prosjekter som ikke samsvarer med organisasjonens viktigste prioriteringer.
- Tilpass prosjektlisten til riktig omfang. Det er urealistisk å gjennomføre 15 prosjekter i løpet av et kvartal, selv om de samsvarer perfekt med OKR-ene dine. Selv om du hadde hatt tilstrekkelig bemanningskapasitet, kommer ingen til å følge med på så mange mål. Prioriter konsekvent for å optimalisere resultatene i de mest kritiske oppdragene.
- Opprett et rapporteringssystem der teamene kan registrere prosjektfremdrift ved hjelp av verktøy som programvare for tidsregistrering i virksomheten, slik at informasjonen inngår i portefølje- og OKR-oppfølgingen på ledernivå. Selv om det kan ta tid å bygge systemet, må det være brukervennlig og enkelt å vedlikeholde for å oppmuntre til fortsatt bruk.
- Overvåk og kontroller.
- Utarbeid en arbeidsflyt for å fastsette OKR-ene på nytt med en bestemt frekvens (kvartalsvis eller årlig), slik at prosessen er relativt enkel og lett å vedlikeholde (den bør for eksempel ikke ta mer enn én måned å utarbeide OKR-er for neste kvartal).
- I tillegg til å følge opp prosjektfremdriften bør du dokumentere lærdommer sammen med en form for logg over beslutningene bak hvorfor organisasjonen nedprioriterte bestemte prosjekter. På den måten slipper du å bruke tid på å gå gjennom tidligere diskusjoner på nytt.
Programvare for porteføljestyring i virksomheten
PPM-programvare er en god støtte når det gjelder å lykkes med EPPM. Som prosjektleder er målet ditt å:
- Minimere tiden prosjektmedlemmene bruker på rapportering (eller arbeid om arbeid)
- Maksimere tiden og energien teammedlemmene bruker på prosjektgjennomføring
- Gi ledelsen og andre interessenter informasjonen de trenger for å få oversikt med et øyekast, uten å tvinge dem til å lete gjennom overflødige detaljer.
Her er våre anbefalinger for de beste systemene for porteføljestyring i virksomheter på markedet, som kan hjelpe deg med å levere en vellykket prosjektportefølje for virksomheten.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hva nå?
Ønsker du å komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
