Hva er kartlegging av prosjektavhengigheter & hvordan gjør du det i 5 trinn

Her er et eksempel på en prosjektavhengighet: Hvis du setter opp et nytt designstudio, må du bestille datamaskiner før du kan konfigurere dem. Du må også bestille eventuell nødvendig programvare før du installerer den på de nye maskinene. Du kan ikke utføre disse oppgavene i feil rekkefølge – datamaskinene er en forutsetning for å installere programvaren.

Hva bør et avhengighetskart for et prosjekt inneholde?

Dette må du ta med i avhengighetskartet:

Noder & piler

Hver node (noen ganger kalt et element) tilsvarer én enkelt oppgave i prosjektet. I et nettstedprosjekt er nodene for eksempel trinnene: utforming av hver sidemal, innlegging av innhold og installasjon av hvert programtillegg. I et større prosjekt kan du ha hundrevis av noder.

Du bruker piler til å vise forholdet mellom nodene. Pilene viser retningsbestemt rekkefølgen på oppgavene som må fullføres.

Typer avhengigheter

Piler i et avhengighetskart brukes til å vise ulike typer prosjektavhengigheter. Disse omfatter:

• Ferdig-til-start: Ved en ferdig-til-start-avhengighet kan den avhengige oppgaven ikke begynne før oppgaven den avhenger av, er fullført. I eksempelet vårt ovenfor må datamaskinene leveres før de kan konfigureres.
• Start-til-start: Den avhengige oppgaven kan starte samtidig som oppgaven den avhenger av. Hvis vi fortsetter med eksempelet om å sette opp nye datamaskiner, kan du begynne å installere programvare samtidig som du begynner å konfigurere datamaskinene.
• Ferdig-til-ferdig: Oppgaven det gjelder, kan bare regnes som fullført når oppgaven den avhenger av, også er ferdig. I et nettstedprosjekt kan innholdet for eksempel bare markeres som fullført når det er godkjent.
• Start-til-ferdig: Den avhengige oppgaven kan avsluttes når oppgaven den avhenger av, starter. Hvis et supportteam for eksempel må være tilgjengelig til enhver tid, kan ikke en utvikler stemple ut før den neste utvikleren kommer og stempler inn.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vekt

Avhengighetskartet bør inneholde informasjon om den relative styrken eller vekten til hver avhengighet (det vil si hvor stor påvirkning hver avhengighet har).

Tidslinje

Et avhengighetskart bør også inneholde en tidslinje for å gi leseren oversikt, slik at de forstår hvor lang tid prosjektet og hvert trinn vil ta.

Beskrivelser

Du kan legge til beskrivelser i avhengighetskartet for å gi mer informasjon eller kontekst, slik at leseren lettere kan forstå prosessen eller forholdet mellom avhengighetene.

Fordeler med avhengighetskartlegging i prosjekter

Jeg har erfart at avhengighetskartlegging i prosjekter hjelper team med å unngå forsinkelser som kan forebygges, og ta bedre beslutninger når prioriteringene endres:

• Tidligere risikoregistrering: Avhengighetskart avdekker hindringer før de påvirker leveransen. Du kan oppdage overbelastede team, manglende godkjenninger eller problemer med rekkefølgen mens det fortsatt er tid til å justere.
• Bedre ressursplanlegging: Du kan se hvor nøkkelpersoner eller verktøy er strukket for langt. Dette gjør det enklere å omfordele arbeidsbelastningen før frister begynner å glippe.
• Tydeligere samordning i teamet: Teamene forstår hvordan arbeidet deres påvirker andre. Denne synligheten reduserer forvirring, dobbeltarbeid og manglende overleveringer mellom avdelinger.
• Færre overraskelser i tidsplanen: Avhengighetskartlegging fremhever oppgaver som kan forsinke hele prosjektet. Jeg bruker dette til å beskytte lanseringsdatoer og unngå brannslukking i siste liten.
• Raskere beslutningstaking: Når prioriteringene endres, kan du vurdere konsekvensene for etterfølgende oppgaver. Interessenter bruker mindre tid på diskusjoner og mer tid på å løse problemer.
• Bedre kommunikasjon med interessenter: Avhengighetskart gir ledelsen og kundene et felles bilde av prosjektets fremdrift. Denne åpenheten bidrar til å bygge tillit i pressede faser.
• Mer nøyaktig prosjektprognostisering: Kartlegging av avhengigheter forbedrer estimatene fordi du tar høyde for gjennomganger, godkjenninger og eksterne begrensninger på forhånd.

Slik kartlegger du prosjektavhengigheter

Her er en trinnvis veiledning for å opprette et avhengighetskart for prosjektet.

1. Identifiser prosjektoppgaver & ressurser

Identifiser alle oppgavene teamet ditt må fullføre, og alle tilgjengelige ressursene du vil ha. På dette tidspunktet fastslår du bare hva som må gjøres. Du trenger ikke å tenke så mye på rekkefølgen eller avhengighetene ennå.

2. Tildel oppgaver til teammedlemmer

Finn ut hvem i prosjektteamet som kan håndtere hvilke oppgaver. Denne typen beslutningstaking er enklere hvis dere har tydelige roller i teamet.

I et nettstedprosjekt kan for eksempel UX-designeren din være ansvarlig for å lage trådrammer og navigasjonen på nettstedet, mens en innholdsstrateg gir råd om innholdet. Strategen kan samarbeide med en tekstforfatter for til slutt å lage teksten.

3. Identifiser avhengigheter

Nå som du har oversikt over hvem som må gjøre hva, identifiserer du avhengighetene dine (og eventuelle gjensidige avhengigheter). I hvilken rekkefølge må oppgavene utføres? Finnes det gjennomganger eller godkjenninger som kan hindre teamet i å gå videre til neste arbeidsfase? 

Vanlige eksempler på oppgaveavhengigheter er blant annet:

• Design må være ferdigstilt og godkjent før utviklingen begynner
• Bilder må velges og godkjennes før de lastes opp til CMS-et
• Kunder må godkjenne før et nettsted kan lanseres

4. Ta hensyn til begrensninger

Det finnes mange typer begrensninger du må ta hensyn til i avhengighetskartet ditt (dette vil også hjelpe med risikostyring og risikoreduserende tiltak). 

De vanligste begrensningene innen digital prosjektstyring omfatter:

• Budsjett: Hvor stort budsjett har du (inkludert arbeidskraft) til å fullføre prosjektet?
• Tid: Hvor mye tid er satt av til å fullføre arbeidet?
• Ressurser: Hvilke ressurser har du tilgang til? Ressursbegrensninger kan blant annet være knyttet til budsjett, teammedlemmenes tilgjengelighet og geografisk plassering.

5. Juster tidsplanen & ressursfordelingene

Deretter justerer du ressursplanen og balanserer ressursfordelingene. Noen verktøy for prosjektstyring har funksjonalitet for avhengighetskartlegging eller automatisering som kan hjelpe med dette. Hvis ikke kan du revidere kartet manuelt.

Hvordan ser dette ut? Det kan innebære å forlenge en fase for innholdsplanlegging fordi den eneste innholdsstrategen din allerede er opptatt med et annet prosjekt, eller å ta inn en tredje utvikler slik at du har nok utviklingstimer i perioden før prosjektet må lanseres.

Verktøy for avhengighetskartlegging

Selv om du kan bruke et flytskjema som en enkel type avhengighetskart, er programvare for ressursstyring og prosjektstyringsprogramvare best egnet til avhengighetskartlegging, prosjektplanlegging og ressursallokering. Disse verktøyene hjelper deg med å visualisere hvordan endringer i prosjektets tidslinje påvirker avhengigheter i sanntid.

Ved å bruke et spesifikt verktøy for avhengighetskartlegging eliminerer du risikoen for å hoppe over et trinn eller overbooke en ressurs. Her er en liste over den beste programvaren for ressursstyring på markedet til dette formålet:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
2. 2. Saviom — Best for resource planning & capacity management
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Kantata — Best for people-centric resourcing
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
9. 9. monday AI Workspace — Best for simple workload planning
10. 10. Microsoft Project — Best for Microsoft users

Beste praksis for avhengighetskartlegging

Her er noen ekstra anbefalinger for beste praksis som kan hjelpe deg med å lage avhengighetskart som viser tidslinjer, milepæler og eventuelle flaskehalser i prosjektplanen din.

1. Behandle avhengighetskartet som et veikart for prosjektet

Avhengighetskartet bør hjelpe deg og prosjektteammedlemmene dine med å forstå hvordan dere kommer dere fra begynnelsen til slutten av prosjektet. Kartet kan hjelpe med å ta hensyn til både interne og eksterne avhengigheter som må løses for at prosjektet skal gjennomføres på en smidig måte.

Sørg for at alle nødvendige arbeidsflyter for hver oppgave eller leveranse (og hvem som skal utføre hvert trinn) er representert i kartet. Dette vil hjelpe deg med å unngå overraskelser senere.

Hvis du for eksempel har et prosjektteammedlem som skal ha to ukers ferie i løpet av prosjektet, må du sørge for at dette gjenspeiles i avhengighetskartet. Planlegg dekning eller juster tidsplanen slik at det ikke oppstår uforutsette forsinkelser.

2. Gå regelmessig gjennom avhengighetskartet

Det vil alltid oppstå forstyrrelser i prosjektplanen. Avhengighetskartet er ikke en aktivitet du kan sette opp og deretter glemme. Sørg for at hele teamet og alle relevante interessenter går gjennom kartet med jevne mellomrom, og at du gjør nødvendige oppdateringer.

Hvis du planlegger å bruke et avhengighetskart for et smidig prosjekt, bør det smidige teamet gå gjennom avhengighetskartet på slutten av hver sprint.

3. Gå gjennom det under prosjektets retrospektiv

Avhengighetskartet kan hjelpe deg med å forbedre prosessene dine selv når det er ferdigstilt. Som en del av prosjektets retrospektiv bør du ta med avhengighetskartet og eventuelle relevante innsikter fra det. 

Hvis du for eksempel gjennomførte et programvareutviklingsprosjekt som inneholdt mye omarbeidelse i løpet av livssyklusen, kan avhengighetskartet vise noen av årsakene til at dette skjedde. Kanskje hadde dere ikke nok gjennomganger, eller kanskje gikk dere glipp av krav på grunn av manglende innspill fra kunden tidlig i prosjektet.

Bli med for å få mer innsikt i prosjektstyring

Hvis du vil komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis, kan du bli med i medlemsfellesskapet vårt. Her finner du over 100 maler, prøver og eksempler, og du får muligheten til å komme i kontakt med andre digitale prosjektledere på Slack.