Hva er en prosjektrevisjon & hvordan gjennomføre en på en vellykket måte
Revisjoner definert: Prosjektrevisjoner er uavhengige gjennomganger som vurderer prosjektets prestasjoner, ferdigstillelse og resultater. De bidrar til å sikre at leveransene er i tråd med de opprinnelige planene eller kontraktene.
Blir du revidert? Forhold deg rolig: Revisjoner belyser organisasjonens effektivitet, avdekker styrker og svakheter innen etterlevelse og forbedrer ansvarligheten. De er uvurderlige for å identifisere mangler og risikoer.
En revisjons anatomi: Prosjektrevisjoner ser på prosjektets omfang, planer og leveranser til interessentene. Ulike revisjonstyper kan innebære at man ser på andre spesifikke prosesser og komponenter.
Å bli utsatt for en prosjektrevisjon trenger ikke å være like smertefullt som en skatterevisjon, men for å komme deg smidig gjennom den må du forberede deg. Hvis prosjektet ditt skal revideres (eller du gjennomfører en selv for å sikre at prosjektet er i god stand).
Jeg skal gå gjennom alt du trenger å vite om prosjektrevisjoner, og hvordan du gjennomfører en på en vellykket og stort sett smertefri måte.
Hva er en prosjektrevisjon?
En prosjektrevisjon er en uavhengig gjennomgang av prosjektets resultater, hvordan arbeidet ble gjennomført, og hvilke resultater det førte til. Den kan også omfatte en grundig gjennomgang av alle leveranser som er levert, samt en sammenligning med arbeidsbeskrivelsen eller prosjektmandatet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En prosjektrevisjon kan være en del av virksomhetens prosess (for eksempel revisjon av noen eller alle prosjektene), eller den kan gjennomføres på kundens forespørsel for å sikre at kunden har mottatt alle leveransene de betalte for som en del av kontrakten.
Hvorfor er prosjektrevisjoner viktige?
Prosjektrevisjoner er viktige fordi de kan vise hvor godt organisasjonen din gjennomfører prosjektarbeid. De kan også være en faktor i etterlevelsen av regelverk i enkelte regulerte bransjer.
Selv om du ikke er pålagt å gjennomføre eller delta i prosjektrevisjoner, kan de være en nyttig øvelse for å avdekke svakheter eller mangler i leveransene. De er også en god praksis for risikostyring, og en måte å holde prosjektteamet ansvarlig for arbeidet de skal levere.
Viktige deler av en prosjektrevisjon
Her er de viktigste delene som inngår i en prosjektrevisjon.
Revisjonsprosess
Revisjonsprosessen kan variere basert på hvilken type revisjon som gjennomføres (mer om dette nedenfor). Den kan innebære en gjennomgang av prosjektomfanget eller arbeidsbeskrivelsen, prosjektplanen og alle leveransene som ble sendt til kunden eller andre viktige interessenter.
Hvis revisjonen fokuserer på prosjektprosessen, kan revisorene være mer interessert i å se prosjektplanen og arbeidsflytene. Noen revisjoner følger en svært detaljert metodikk, mens andre er mindre formelle.
Hvis det oppsto problemer med prosjektet, eller en kunde er misfornøyd med leveransene eller arbeidet som ble utført, kan all kommunikasjon (e-poster, opptak av samtaler, Slack-meldinger) bli gjennomgått som en del av revisjonen. I dette tilfellet kan byrået eller prosjektteamet måtte bevise at kunden eller en annen interessent ikke ga noen tilbakemeldinger eller tydelig ga uttrykk for at de var misfornøyde.
Dokumenter og data
Dokumenter og data utgjør en stor del av en prosjektrevisjon. Typen prosjektdokumenter og data revisjonsteamet vil ønske å gjennomgå, omfatter, men er ikke begrenset til:
- Arbeidsbeskrivelser eller prosjektmandater
- Kontrakter (mellom virksomheten og en kunde, og mellom virksomheten og eventuelle leverandører eller kontraktører)
- Prosjektplaner og tidslinjer
- Programvarelisenser eller brukeravtaler
- Tidsregistreringer fra prosjektteamets medlemmer
- Prosjektkommunikasjon (e-poster, Slack-meldinger, opptak av samtaler osv.)
- Statusoppdateringer for prosjektet (klientrettede eller interne)
- Tilbakemeldinger eller godkjenninger fra kunden
- Fakturaer og betalingskvitteringer
- Prosjektets risikoregister eller risikostyringsplaner
- Dashbord eller andre målinger av prosjektdata
- KPI-er, OKR-er eller kritiske suksessfaktorer
Typer prosjektrevisjoner
Her er hovedtypene prosjektrevisjoner:
- Prosessrevisjon: Prosessrevisjoner ser på hvordan prosjektarbeidet ble gjennomført. Målet er å forstå beslutningsprosessen, og revisjonsteamet vil se på prosjektets fremdrift, hvordan arbeidet blir gjort og hvem som gjør det. Revisjonsrapporten kan brukes til å forbedre prosesser eller synliggjøre hvor et team trenger opplæring eller støtte.
- Resultatrevisjon: Resultatrevisjoner brukes til å forstå hvordan et prosjekt presterte. Se på prosjektets mål og formål, og mål hvor nært resultatet eller leveransene oppnår disse målene. La oss si at teamet ditt forutsier en økning på 20 % i organisk trafikk innen 6 måneder for et nettstedprosjekt, men at revisjonen viser at trafikken økte med 30 % (noe som betyr at teamet ditt fortjener en stor klapp på skulderen).
- Etterlevelsesrevisjon: I en regulert bransje brukes en etterlevelsesrevisjon for å sikre at prosjektteamene følger loven. Hvis du for eksempel bygger et nettsted som samler inn data som er beskyttet under HIPAA, kan en revisjon se på hvilke data som samles inn, hvordan de samles inn, og hvordan de brukes og lagres. Denne typen revisjon kan også brukes til å kontrollere etterlevelse av personvernlover eller andre regulatoriske krav.
- Økonomisk revisjon: En økonomisk revisjon er akkurat det navnet tilsier. Den kan brukes til å bekrefte hvordan et prosjektbudsjett ble brukt og avdekke eventuelt sløsing (eller økonomisk svindel, men la oss håpe at det ikke er tilfelle).
Hvem er involvert?
Her er noen av personene som vanligvis vil være involvert i prosjektrevisjonen, og rollene deres.
Prosjektleder
Som prosjektleder kan du forvente å være den som styrer revisjonen. Du vet hvem som gjorde hva, du vet hvor filene er, og du har sannsynligvis best oversikt over hvorfor ting ble gjort, eller hvordan beslutninger ble tatt.
Du kan møte en strøm av spørsmål eller hastforespørsler raskere enn du rekker å svare på dem, men behold roen, be alle om å ta en pause, og lag en plan for å gi alle det de trenger. Prøv å se på revisjonen som et prosjekt som skal ledes, for det er nettopp det den er.
Revisjonsteam
Revisjonsteamet kan bestå av personer som står utenfor prosjektet, og som kan se på det objektivt med et nytt blikk. De kan være interne i organisasjonen eller eksterne, fra en tredjepart eller til og med fra et offentlig organ.
Sørg for at du vet hvem revisorene dine er, og hva de vil se etter. Dette vil hjelpe deg med å gi den mest relevante informasjonen til de riktige personene.
Interessenter
Prosjektinteressenter, inkludert prosjekteieren, kunder, prosjektteamet og organisasjonens ledelse, kan være involvert i revisjonen. De kan måtte fremskaffe prosjektartefakter som prosjektmandatet, budsjettet, risikoregisteret, prosjektplanen eller andre prosjektleveranser.
Fageksperter
Fageksperter kan bli bedt om å gjennomgå ulike leveranser eller fremgangsmåter for arbeidet for å gi råd om etterlevelse eller beste praksis, eller for å gi tilbakemelding på fremgangsmåten. Dette kan for eksempel være en ekstern utvikler som gjennomgår kode, eller en regnskapsfører eller innkjøpsspesialist som gjennomgår budsjettet eller leverandørkontrakter.
Slik gjennomfører du en prosjektrevisjon
Her er trinnene for å gjennomføre en prosjektrevisjon.
1. Planlegg
Det første trinnet i revisjonen er å planlegge den. Hva skal revideres, når skal revisjonen gjennomføres, og hvem skal gjøre hva? Dette kan føles som å utarbeide en prosjektplan eller følge prosjektstyringsprosessen du vanligvis bruker i annet prosjektarbeid.
Du (eller personen som har ansvaret for revisjonen) bør ha en revisjonssjekkliste som omfatter alle elementene revisjonsteamet ønsker å samle inn og gjennomgå.
2. Gjennomfør
Deretter går du gjennom den planlagte revisjonsprosessen. Dette kan innebære å samle inn leveranser, intervjue prosjektmedlemmer og sammenholde referanseverdier med faktiske prosjektmålinger. Det kan hende du ikke gjennomfører revisjonen selv, men du må hjelpe revisjonsteamet med artefakter og planlegging, og gi annen nødvendig støtte mens de gjennomfører revisjonen.
3. Oppsummer og rapporter
Når revisjonen er fullført, vil revisjonsteamet analysere læringspunktene og utarbeide og distribuere en revisjonsrapport. Rapporten vil inneholde informasjon om revisjonens mål, læringspunkter, anbefalte korrigerende tiltak og en handlingsplan for å gjennomføre funnene i fremtidige prosjekter.
Revisjonsrapporten kan også inneholde en kopi av revisjonssjekklisten, slik at alle har samme forståelse av hva som ble gjennomgått og hvordan det ble gjennomgått. Dette vil bidra til å sikre at ingenting er oversett.
4. Implementering
Som prosjektleder vil du samarbeide med teamet ditt for å sikre at eventuelle revisjonsfunn eller anbefalinger blir gjennomført, enten som et korrigerende tiltak for prosjektet som revideres, eller i fremtidige prosjekter.
Det finnes flere måter du kan gjøre dette på, avhengig av revisjonsresultatene og hvor du befinner deg i prosjektets livssyklus. Hvis det er for sent å sette en anbefaling ut i praksis i det nåværende prosjektet, kan du opprette et notatdokument for det neste prosjektet før du setter det i gang.
5. Oppfølging
Avhengig av resultatene fra revisjonen kan det hende du må følge opp med revisjonsteamet eller andre ledere i organisasjonen din. Dette kan innebære å sende inn en manglende leveranse, korrigere en ineffektiv prosess eller til og med demonstrere hvordan du har gjort forbedringer i fremtidige prosjekter.
Eksempel på en prosjektrevisjon
La oss se på et eksempel på en revisjon fra et digitalt byrå. Et prosjektteam hadde ansvar for å levere en oppdatert merkevare, en digital strategi, en innholdsstrategi og et nytt nettsted for å støtte strategien.
Klienten ringte byråets administrerende direktør omtrent tre fjerdedeler ut i prosjektet for å si at han ikke var fornøyd med hvordan ting utviklet seg. Han følte at strategidokumentene var for generelle, og forsto ikke hva teamet hans skulle gjøre.
Han følte også at han ikke hadde fått tydelige instrukser om gjennomgang av leveransene, og at tilbakemeldingene hans ikke ble innarbeidet. Han nevnte også at dokumentene var fulle av feil, og at redigeringer ikke ble overført direkte.
Den administrerende direktøren ba den kreative direktøren og hovedtekstforfatteren om å gjennomføre en revisjon, inkludert en tidsrevisjon, for å vurdere hvordan teamets timer ble brukt på tvers av leveransene. Prosjektlederen og kundeansvarlig hentet frem SOW-en og prosjektplanen, strategianbefalinger, merkevarepresentasjoner, trådskisser for nettstedet, design og tekstdokumenter.
De ba også om alle e-postene med klientens tilbakemeldinger og opptak av samtaler som inneholdt en presentasjon eller gjennomgang av leveransene. Revisjonsteamet konkluderte med at teamet besto av for mange mindre erfarne teammedlemmer og trengte noe ekstra kreativ oppfølging, mer enn det prosjektlederen alene kunne tilby.
Den administrerende direktøren informerte klienten om at den kreative direktøren skulle føre tilsyn med resten av prosjektet, og at noen av leveransene skulle revideres basert på tilbakemeldingene, uten ekstra kostnad. Klienten ble langt mer fornøyd og fortsatte å samarbeide med byrået i mange år etter at den første revisjonen var fullført.
Fordeler ved å gjennomføre en prosjektrevisjon
Her er noen av fordelene ved å gjennomføre regelmessige prosjektrevisjoner:
- Øk eller oppretthold prosjektkvaliteten: Selv om kvalitetssikring bør være en del av ethvert prosjekt, kan det å få et nytt blikk på prosjektet eller få en objektiv tredjepart til å gjennomgå det bidra til å sikre prosjektkvaliteten eller gi flere ideer til forbedringer.
- Finn muligheter for effektivisering: Upartiske observatører kan også være en enkel måte å finne muligheter for effektivisering på. Det er aldri negativt å ha noen som spør hvorfor ting gjøres på en bestemt måte!
- Sikre juridisk etterlevelse: Revisjoner kan bidra til å sikre juridisk etterlevelse, noe som kan beskytte selskapet eller teamet mot potensielle rettstvister.
Verktøy for prosjektrevisjoner
En revisjonsplan lager seg ikke selv, men det finnes mange alternativer innen programvare for prosjektstyring som kan være svært nyttige når det gjelder å planlegge og gjennomføre prosjektrevisjoner. De kan hjelpe deg med å finne dokumenter, samtaler og leveranser, slik at de kommer raskere frem til revisjonsteamet.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Enten PMO-et ditt har en formell prosess, eller revisjonene er mer ad hoc og settes i gang i sanntid, kan denne typen verktøy bidra til økt effektivitet og holde ting organisert.
Beste praksis for rapportering av prosjektrevisjoner
Akkurat som når du gjennomfører et prosjekt, ønsker du også å holde prosjektrevisjonene på rett spor, slik at de ikke blir overveldende eller distraherende for teamet ditt. Her er noen beste praksiser som kan hjelpe deg med å forhindre at revisjoner blir en distraksjon:
- Kommuniser proaktivt: Ingenting skaper raskere uro i et team enn usikkerhet. Hvis teamet ditt blir revidert, bør du eller en annen leder i organisasjonen forklare alt de trenger å vite om revisjonen. Hva blir undersøkt? Hvorfor skjer dette? Hva blir resultatet?
- Still spørsmål ut fra nysgjerrighet: Revisorer bør forsøke å stille spørsmål eller komme med forespørsler ut fra en genuin nysgjerrighet. De fleste ønsker å gjøre en god jobb, og hvis en revisor har en anklagende tone, kan det føre til at teammedlemmene går i forsvarsposisjon. Selv om noen faktisk har gjort en feil, kan det ha skjedd av mange ulike grunner, og noen feil ligger utenfor teamets kontroll – for eksempel at de ikke hadde riktig informasjon fra starten av, eller at de ikke hadde nok tid til å korrekturlese leveransene.
- Del resultatene fra revisjonen: Selv når det ikke er gode nyheter, bør du dele resultatene fra revisjonen med teamet ditt. Hvis noen blir fjernet fra teamet eller organisasjonen, eller hvis en kunde har besluttet å avslutte samarbeidet, må du fortelle det til teamet. Men ikke stopp der – snakk om hvordan dere skal forhindre at problemet oppstår igjen i fremtiden, eller hva neste steg blir.
Feil du bør unngå
Her er noen feil du bør unngå som en del av prosessen med prosjektrevisjon.
1. Å forsøke å skjerme teamet ditt fra en prosjektrevisjon
Selv om du ikke ønsker å skremme teamet ditt med en revisjon, er det heller ingen god strategi å holde dem uvitende. Fortell teamet ditt nok til å gi dem litt trygghet, og forsikre dem om at du har kontroll på situasjonen. Hvis du ikke gjør det, kan de begynne å lage sine egne historier om hva som foregår, noe som kan påvirke engasjementet i teamet negativt.
2. Å velge et revisjonsteam som ikke er (eller kan være) objektivt
Når man gjennomfører en revisjon, kan personer som ikke klarer å være fullstendig objektive, introdusere skjevheter i prosessen. Velg nøytrale teammedlemmer som kan basere seg på data, slik at revisjonen gjennomføres på en rettferdig måte og gir reell innsikt.
3. Å ikke iverksette tiltak basert på resultatene fra revisjonen
Prosjektrevisjoner er ganske omfattende oppgaver og krever en betydelig investering av tid og ressurser. Det ville være en stor feil å ikke lære av resultatene og fortsette å forbedre prosesser eller etterlevelse.
Bli med for mer innsikt i prosjektledelse
Hvis du likte denne grundige gjennomgangen av prosjektrevisjoner og ønsker å lære mer om prosjektledelse og interessenttilfredshet, bli med i medlemsfellesskapet vårt. Lær mer om beste praksis eller nye ideer fra kolleger og andre prosjektledere.
