En spilleliste for å lede overganger i prosjektteam: Den store oppsigelsesbølgen i 2022
Før 2020 hadde uttrykk som «sosialt distansert» egentlig ikke så mye betydning eller kontekst. Pandemien har ikke bare ført uttrykk som «sosialt distansert» inn i ordforrådet vårt, men vi ser også nye uttrykk som «den store oppsigelsen i 2022». Enten organisasjoner gjennomgår omstruktureringer, eller folk frivillig bestemmer seg for å søke lykken et annet sted, forlater folk sine nåværende arbeidsgivere og team.
I tillegg til å utvide ordforrådet vårt tvang pandemien også mange av oss til å være kreative for å holde oss sysselsatt mens vi var i karantene. Bortsett fra å se Netflix i lange økter, spille alle brettspillene du kunne få tak i og utforske nabolaget ditt, har du kanskje også vendt deg til musikk og apper som Spotify. Ettersom musikk er lydsporet til livene våre, er det bare passende at musikk kan hjelpe oss gjennom endringer og overganger i team.
Som prosjektleder for både store selskaper og oppstartsbedrifter i over 15 år har jeg vært del av og ledet team gjennom personaloverganger. Overganger kan være krevende for både team og ledere, og det å ha noe som musikk til å berolige sjelen kan være svært nyttig. Følg med gjennom spillelisten min, inspirert av overganger, for å hjelpe deg og teamet ditt gjennom en overgang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis du er i riktig stemning og vil laste ned spillelisten, finner du den her på Spotify.
Vindens forandring – «Den store oppsigelsen i 2022»
Fremtiden er i luften
«Forandringens vind» av Scorpions
Kan føle den overalt
Blåser med forandringens vind
Mennesker er ikke ment å stå stille. Bevegelse og overganger er en del av livet. Som Scorpions sa, det er overalt og forekommer like ofte som vinden blåser. Folk kan bytte roller og gå fra et team eller en organisasjon av en rekke ulike grunner.
Nyere trender og data viser imidlertid at folk er på vei videre i større antall enn før 2020. Ifølge Gartner vil «årlig frivillig personalavgang blant ansatte i USA sannsynligvis øke med nærmere 20 % i år, fra et årlig gjennomsnitt før pandemien på 31,9 millioner ansatte som sa opp jobbene sine, til 37,4 millioner som sier opp i 2022» (Gartner).
Ved første øyekast kan en økning på 20 % i frivillig personalavgang se ut til å være mer av en bekymring for personalmedarbeidere og en organisasjons planer for rekruttering og å beholde ansatte. Folk som forlater en organisasjon, kan imidlertid være menneskene i prosjektet ditt.
Som prosjektleder bør dette være svært bekymringsfullt, tatt i betraktning tendensen til at dette sannsynligvis vil fortsette i 2022 og inn i 2023. Du må sørge for at du har tilstrekkelige ressurser og personer til prosjektet ditt.
Hva skjer hvis et medlem av prosjektteamet ditt slutter underveis i et prosjekt? Dette vil ikke bare påvirke teamets moral og dynamikk, men også områder som prosjektomfang, ressurser, interessentengasjement, kommunikasjon og risiko. En prosjektleder kan måtte lede teamet gjennom endringer i teamdynamikken, men også analysere og planlegge for den eventuelle påvirkningen på prosjektet.
La oss se nærmere på noen av områdene i et prosjekt som kan bli påvirket av at noen bestemmer seg for å bli en del av den store oppsigelsen, og på hva en prosjektleder kan gjøre for å hjelpe teamet sitt gjennom denne overgangen.
Det er vanskelig å slå opp: Påvirkningen på teamets moral
Tenk på alt vi har vært gjennom
«Det er vanskelig å slå opp» av Neil Sedaka
Og det er vanskelig å slå opp
Folk kan forlate prosjektteamet ditt av en rekke ulike grunner. Tidligere i karrieren min var jeg del av en stor organisasjon som gjennomgikk en svært omfattende (og offentlig) omstrukturering. Det ble tatt beslutninger, og mange av disse førte til at medlemmer av prosjektteam ble ufrivillig skilt fra selskapet (oversatt: oppsigelser fant sted). Det var både trist og skremmende å se så mange talentfulle kolleger forlate organisasjonen.
Alternativt har jeg vært del av mange prosjektteam (både som teammedlem og PM) der et medlem av teamet har bestemt seg for å slutte for en spennende ny mulighet. Det kan være en mulighet til å utvikle karrieren, starte en ny virksomhet eller av personlige grunner. I slike tilfeller er det flott å se kolleger gå videre med ønskene og målene sine.
Uansett om et teammedlem slutter ufrivillig eller frivillig, vil det påvirke teamets moral og dynamikk. De gjenværende medlemmene av prosjektteamet kan oppleve et spekter av følelser, blant annet tristhet, frykt, glede, misunnelse, fortvilelse og uro.
Som prosjektleder kan du måtte bære mange hatter i løpet av et prosjekt. Det kan være nødvendig å opptre som rådgiver og av og til være en skulder å lene seg på. Hvis teammedlemmene føler sorg når et medlem slutter, vil moralen bli påvirket, og det kan påvirke teamets produktivitet. Som Neil Sedaka sa i sangen sin, kan det absolutt være vanskelig å gå fra hverandre, særlig hvis teamet hadde knyttet sterke bånd og det var blitt dannet gode profesjonelle og personlige relasjoner.
Hvis du er et prosjektmedlem som opplever lav teammoral etter at et medlem har sluttet, er det viktig å minne teamet på og forsikre dem om at endringer er normale og ikke noe negativt. Overganger og forflytninger er naturlige, og alle vil oppleve det på et eller annet tidspunkt i karrieren.
Hvis teammedlemmet som har sluttet, var godt likt og en venn av de andre i teamet, bør du oppmuntre teammedlemmene til å holde kontakten med personen og bruke apper som LinkedIn til kommunikasjon. Bare fordi dette medlemmet har sluttet, betyr det ikke at personen har forsvunnet fra jordens overflate! Relasjoner kan opprettholdes, selv om de kan bli annerledes fremover.
På samme måte kan det være lurt å gi teamet tid og rom til å ta inn over seg det som har skjedd i løpet av en overgangsperiode. Noen ganger kan det å miste et høyt verdsatt medlem av et prosjektteam føles som et dødsfall i familien.
La teammedlemmene få kjenne på et bredt spekter av følelser, og gjør deg tilgjengelig fysisk eller virtuelt hvis de trenger støtte eller noen å snakke med. Vær oppriktig og involver deg i teamet for å gi den støtten eller omsorgen de måtte trenge hvis overgangsprosessen er vanskelig.
Til slutt er det også lurt å minne teamet på at de fortsatt er et team. At ett medlem slutter, betyr ikke at teamet opphører å eksistere. Prøv en aktivitet der du ber teamet om å identifisere én styrke ved teamet eller én ting teamet gjør bra. En slik aktivitet kan bidra til å rette teamets oppmerksomhet mot det som er positivt. Husk – det finnes ingen «jeg» i teamet!
Å ta seg av arbeidet: påvirkning på omfanget
Og jeg skal ta meg av arbeidet (hver dag)
«Å ta seg av arbeidet» av Bachman-Turner Overdrive
Ta meg av arbeidet (på alle måter)
I planleggings- eller forberedelsesfasen av et prosjekt vil prosjektlederen og teamet ha analysert alt prosjektarbeidet som må fullføres (prosjektomfanget). Derfor ble tidsplaner, budsjetter og ressursplaner utviklet rundt prosjektets omfang.
Det kan ha blitt gjort antakelser i løpet av planleggingsfasen av prosjektet om at alle ressurser, inkludert personene i prosjektet, vil være tilgjengelige ved behov under prosjektet og i hele prosjektets varighet. Som den klassiske kanadiske sangen «Å ta seg av arbeidet» antyder, antar man at prosjektteamet vil være i stand til å fullføre prosjektet innen prosjektets varighet og få arbeidet gjort.
Hva skjer hvis denne antakelsen ikke lenger er gyldig etter at et teammedlem slutter? Kan prosjektets omfang fullføres av de gjenværende teammedlemmene? Dette er svært gode spørsmål som vil kreve at hele prosjektteamet gjennomgår omfangsbeskrivelsen (WBS, epos og brukerhistorier) og avgjør om det kan fullføres av det gjenværende teamet. Dette bør gjøres før det kommuniseres med interessenter, og eventuelt før det sendes en forespørsel om å endre omfanget, til for eksempel sponsoren.
For å hjelpe et team med analysen finnes det flere alternativer for å omfordele arbeidsoppgaver innenfor det gjenværende omfanget. Metoder for ressursfordeling, som ressursutjevning og ressursglatting, kan benyttes før man ber om en endring av prosjektets omfang.
På samme måte bør det utarbeides en form for overgangsplan før teammedlemmet forlater teamet. Den bør beskrive oppgavene og aktivitetene personen arbeidet med, samt hvordan en overleveringsplan kan se ut. Som en del av denne overgangsplanen bør også nødvendige ferdigheter, opplysninger og kunnskap som trengs for å fullføre arbeidet, identifiseres.
Hvis teamet konkluderer med at de ikke kan fullføre det gjenværende omfanget med de tilgjengelige ressursene, bør prosjektlederen på dette tidspunktet involvere prosjektets sponsor og andre nødvendige interessenter for å be om at enten omfanget reduseres, tidsplanen forlenges eller budsjettet økes slik at man kan ansette et annet teammedlem som kan bidra til å fullføre omfanget. Husk – omfang er en del av den tredelte begrensningen.
En endring av omfanget for å imøtekomme redusert teamkapasitet kan påvirke prosjektets budsjett og/eller tidsplan og bør vurderes nøye. Prosessen for hvordan man ber om en endring på grunn av en teamovergang, bør inngå i prosjektets endringsstyringsplan.
Med litt hjelp fra vennene mine: påvirkning på ressursbehovet
«Å, jeg klarer meg med litt hjelp fra vennene mine»
«Med litt hjelp fra vennene mine» av The Beatles
Tett sammensveisede team vil bli påvirket når et teammedlem slutter. Hvis teamet hadde knyttet sterke bånd og dannet relasjoner, kan teammedlemmene ha fått «litt hjelp fra vennene sine» for å fullføre arbeidet med prosjektet.
Når et teammedlem slutter, vil dette selvfølgelig påvirke bemanningsplanen for prosjektet. Som nevnt kan det ha blitt lagt til grunn at hele prosjektteamet skal være samlet under hele prosjektets varighet. Hva skjer når noen slutter?
Det er svært viktig å ha riktig tankesett her. En prosjektleder bør huske at det ikke bare er en «ressurs» som har forlatt teamet, men et menneske. Det virker kaldt og følelsesløst (for ikke å nevne rett og slett slemt) å tilnærme seg prosjektbemanning med tanken om at medlemmet som har sluttet, ganske enkelt kan erstattes. Du kan ikke erstatte en person, men du kan fylle rollen personen har forlatt.
Det kan være mer positivt å se på rollen som nå er ledig i teamet. Hvilket arbeid, hvilke ferdigheter og hvilken erfaring mangler nå i prosjektteamet? Kan dette gapet fylles av de eksisterende teammedlemmene? Hvis ikke, har prosjektlederen mulighet til å be om støtte fra sponsoren og andre viktige interessenter for å dekke gapet (noe som kan innebære budsjett til å ansette et nytt teammedlem)?
Dette tankesettet kan også bidra til å skape en kultur preget av respekt og omtanke i teamet. Hvis teamet opplever at de ikke bare er en «ressurs» som når som helst kan erstattes, vil de føle seg mer verdsatt, respektert og forpliktet til å være en del av teamet. Husk at det å lede et prosjekt med empati er en like viktig ferdighet for en prosjektleder som evnen til å planlegge og gjennomføre.
Jeg hørte det via jungeltelegrafen: påvirkning på interessenter og kommunikasjon
Folk sier: Tro på halvparten av det du ser, min sønn
«Jeg hørte det via jungeltelegrafen» av Marvin Gaye
Og ingenting av det du hører
Når et medlem forlater et prosjektteam, vil dette uten tvil være nyheter for noen av interessentene dine. Det kan være positivt eller negativt, avhengig av omstendighetene rundt avgangen. Med den store oppsigelsesbølgen som pågår, vil det være behov for å kommunisere endringer og overganger i teamet ditt til interessentene.
Interessenter kan høre om at et teammedlem har sluttet og begynne å tenke: «Hmm ... Jeg lurer på om teamkulturen er dårlig. Hvorfor skulle den personen slutte?» Hvis dette ikke håndteres direkte, kan informasjon som at et teammedlem har sluttet, føre til sladder og bli en uønsket distraksjon for prosjektteamet.
Hvis du ikke vil at feilinformasjon skal spres via jungeltelegrafen, er det best å dele nyheten om alle overganger i prosjektteamet direkte med interessentene. Som en del av prosjektets interessentengasjement og kommunikasjonsplan kan verktøy som en statusrapport for prosjektet brukes som et medium for å oppdatere interessentene om personellendringer.
Hvis interessentene er bekymret for hvordan overgangen håndteres og føler at det er mye usikkerhet, kan det også være nyttig å dele et dokument som overgangsplanen. På samme måte som prosjektteamet bør du gi interessentene mulighet til å stille spørsmål og dele eventuelle bekymringer. I likhet med prosjektteamet kan interessentene også føle seg urolige. Det er best å gi dem mulighet til å dele bekymringene sine, samtidig som du minner dem på forpliktelsen til det gjenværende prosjektteamet.
More Articles
- 24 prosjektledelsesbøker du må lese i 2026
- Prosjektleder og underviser med kunstig intelligens deler en enkel arbeidsflyt for kunstig intelligens som fundamentalt endrer hvordan prosjekter drives
- De praktiske KI-arbeidsflytene som brukes av leveransesjefen i et Asana-implementeringsbyrå
- Smidig kontra fossefallsmetodikk for prosjektstyring
Risikabel virksomhet: påvirkning på risikostyring
Si det etter meg. Det er bedre å være føre var enn etter snar
«Ta på meg» av A-ha
Ingen ønsker at et medlem av prosjektteamet skal slutte. Med tanke på oppsigelsestrenden er det imidlertid sannsynligvis ikke lurt å tro at dette aldri vil skje i løpet av prosjektet. En undersøkelse utført av McKinsey & Company i juli 2022 viser at 40 % av arbeidstakerne vurderer å forlate sin nåværende jobb innen 3 til 6 måneder.
40 %! Det er ikke ubetydelig. Selv om teammedlemmene dine faktisk ikke slutter, er det likevel en risiko det bør planlegges for. I motsetning til 80-tallslåten «Ta på meg» er det bedre å være føre var enn etter snar. Det er ikke lurt å ta sjansen på å ikke planlegge for en risiko som svært sannsynlig kan oppstå.
Ta med denne muligheten i risikostyringsplanen for prosjektet, og utarbeid ved behov en beredskapsplan i tilfelle risikoen inntreffer. Hvilke tiltak kan teamet iverksette for å redusere konsekvensene av risikoen dersom den skulle oppstå? Noen ideer er:
- Planlegge økter for kunnskapsoverføring for å sikre at kunnskapen ikke bare eies av én person
- Ha god prosjektdokumentasjon i tilfelle noen slutter og det blir behov for å lære opp et nytt teammedlem
- Hvis mulig, legge inn litt slingringsmonn i prosjektaktiviteter/oppgaver, i tilfelle et teammedlem slutter og det blir nødvendig å planlegge på nytt
Selv om du kanskje ikke kan unngå risikoen for at et teammedlem slutter, bør du som alltid ha en plan for dette for å sikre at prosjektteamet er forberedt dersom det skjer.
Endringer: Tupac hadde rett
Slik er det bare (Endringer). Ingenting vil noensinne bli det samme
«Changes» av Tupac Shakur
Ja, endringer og overganger vil skje. Og som Tupac antydet i sangen «Changes», vil ting ikke være de samme i prosjektteamet. Når endringer skjer og det er en overgangsperiode, vil teamets dynamikk bli påvirket, og det samme kan gjelde omfanget, ressursene, interessentengasjementet, kommunikasjonen og risikoene i et prosjekt.
Hvis teamet ditt for tiden går gjennom en overgang som en del av den store oppsigelsen, vil de se til prosjektlederen sin, ikke bare for taktiske neste steg, men også for støtte og ledelse. Overganger kan være vanskelige, men ved å møte dem med et positivt tankesett og en positiv holdning vil prosjektteamet bevege seg fremover.
Hvis du eller prosjektteamet ditt går gjennom en overgang, må du gjerne dele tips eller triks som har fungert for deg, via Twitter eller LinkedIn.
