7 eksperttips og triks for å håndtere prosjekter i Jira
Elsk det eller hat det, Jira er allestedsnærværende i programvareutviklings- og IT-team. Uansett hvor du befinner deg på følelsesskalaen når det gjelder Jira, vil det å bruke funksjonene og egenskapene til din fordel i det minste gjøre livet ditt enklere (selv om jeg ikke kan garantere at det vil endre følelsene dine).
Derfor får du her sju Jira-tips og triks som sparer deg for tid, setter fart på arbeidsflytene dine og gjør det enklere å administrere prosjekter.
Jira-triks og -tips
Selv om brukergrensesnittet i Jira Software riktignok kan være litt utdatert, er det et kraftig verktøy. Disse enkle knepene (mange av dem kommer fra fellesskapet vårt av fagfolk innen prosjektledelse) gir deg noen løsninger og systemer som gjør det litt raskere å navigere.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Sett opp egendefinerte dashbord for å overvåke prosjektets helsetilstand
Dette tipset kommer fra Ryan Gilbreath, en digital prosjektleder i Mobelux og medlem av DPM-fellesskapet.
Å utvikle et dashbord for prosjektets helsetilstand … har vist seg å være svært nyttig både for meg selv og for mine interne og eksterne interessenter. Dette dashbordet omfatter måltall som teamets hastighet sammenlignet med den enkeltes hastighet, sprintens helsetilstand, viktige datoer, risikoer og mer.
Interessenthåndtering er en viktig del av jobben til en prosjektleder. Prosjektledere må tenke på hvordan de kan gjøre prosjektinformasjon så enkel å finne og forstå som mulig, og, som Gilbreath sier, hvordan de best kan synliggjøre verdien teamet tilfører prosjektet.
Å sende en enkel lenke til et Jira-brett formidler kanskje ikke denne verdien på en effektiv måte. Det kan ha større effekt å presentere en overordnet oversikt for interessentene.
Her er et eksempel på et prosjektstyringsdashbord. Ditt vil sannsynligvis se litt annerledes ut, ettersom det avhenger av hvilke måltall du velger å følge med på.
2. Få releasefunksjonen til å fungere for deg
Julia Kozlov, en digital prosjektleder og DPM-medlem, og teamet hennes bruker Jiras releasefunksjon som et samlet sted for å følge opp og rapportere om arbeidet som utføres i et prosjekt.
Den gjør det mulig for oss å håndtere både funksjonslanseringer og hurtigreparasjoner for arbeid som må ut raskt. Fra Release-funksjonen kan jeg også eksportere korte rapporter/oppsummeringer av arbeidet vi har gjort i løpet av måneden, som jeg kan sende på e-post til kundene våre.
Det er også et flott verktøy for prioritering og en måte å følge med på teamets hastighet på, spesielt hvis du bruker smidig prosjektledelse eller Scrum.
Jeg bruker det aktivt med både kundene mine og utviklingsteamet mitt for å [spisse] prioriteringene og [opprettholde] god fremdrift…
Slik ser lanseringsverktøyet ut.
3. Etiketter
Dette er enkelt, men likevel svært effektivt. Sarah M. Hoban, senior direktør ved programstyringskontoret i Aura, bruker etiketter som sitt beste Jira-triks.
Når hierarkiet med epiker, brukerhistorier og oppgaver ikke strekker til, og du allerede har for mange overordnede og underordnede relasjoner å holde styr på, er etiketter din beste venn. Du kan bruke dem til å kategorisere og klassifisere alle egenskaper du måtte ønske. Holde teamet fornøyd uten å gjøre saksstrukturen unødvendig komplisert? Det er en vinn-vinn-situasjon!
Slik kan det se ut når du har et robust system på plass.
4. Tastatursnarveier
Her er et annet enkelt, men effektivt tips fra Tom Jauncey, grunnleggeren av Nautilus Marketing.
…Bruk tastatursnarveier! La oss si at du kan åpne hurtighandlingsmenyen direkte ved å trykke på punktumtasten (“.”). Dette…gjør det mulig for meg å navigere raskt gjennom ulike deler uten å forlate den nåværende [skjermen]. Dette trikset sparer meg for mye tid når jeg håndterer flere oppgaver samtidig.
Du kan velge å aktivere eller deaktivere snarveier i området ditt med en enkel bryter.
5. Fargekoding
Geoffrey Bourne, medgrunnlegger av Ayrshare, forklarer verdien av fargekoding av saker når det gjelder prioritering og synlighet.
Det høres kanskje grunnleggende ut, men bruk av farger forenkler og fremskynder prosessene våre. Ved å tilordne en farge til hvert prioritetsnivå kan teamet vårt se hva som er viktigst med én gang. En rask visuell sjekk går mye raskere enn å undersøke nærmere.
Dette er igjen ganske enkelt, men et visuelt signal som angir et elements prioritetsnivå eller status, gjør at du og teamet ditt raskt kan forstå hva som skjer med elementet, i stedet for å måtte bruke mer tid på å undersøke det nærmere.
6. Koble saker til hverandre
Ved å enkelt finne og spore bestemte saker på tvers av prosjektet kan du se hvilke ansvarlige eller teammedlemmer som arbeider med hvilke elementer, og spore endringer i saker tilbake til personen som gjorde dem.
Katalin Ravasz, prosjektleder og medlem av The DPM Community, forklarer hvor viktig det er å sette opp et sakshierarki som gjør det mulig å holde oversikt.
Saker bør ikke henge fritt i luften, men i stedet kobles til hverandre gjennom hierarkiske strukturer (dvs. episk sak → oppgave → deloppgave) og horisontale relasjoner (ulike koblingstyper, etiketter, komponenter osv.). Dette sikrer bedre sporbarhet når du trenger å finne en sak.
Dette krever at du bruker litt tid på å tenke gjennom hvordan saker bør kobles (for eksempel om du skal koble alt til en overordnet sak, i kronologisk rekkefølge osv.), sette opp koblingssystemet ditt og deretter lære opp teamet ditt for å sikre at de bruker systemet riktig.
7. Kombiner det med Confluence
Avhengig av bruksområdet ditt gir det å kombinere Jira med Confluence, et annet av Atlassians tilbud, en rekke andre funksjoner som sparer deg for tid.
Her forteller Stefan Chekanov, medgründer og administrerende direktør i Brosix, om verdien han og teamet hans får ved å kombinere Confluence med Jira:
Jeg synes Confluence er svært praktisk for å organisere dokumentasjon og gjøre den mer oversiktlig. Det er mye mer organisert enn å stappe hver eneste detalj inn i saker. Hvis du for eksempel arbeider med en ny funksjon, kan du lage et kravdokument i Confluence. Alle testprosedyrene og kritiske arbeidsflytene dine kan også legges inn der. Kvalitetssikringsteamet ditt vil vite nøyaktig hva som skal testes og hvordan, uten å måtte lete gjennom Jira-saker.
Dette er spesielt nyttig hvis du bruker andre verktøy i Atlassians økosystem, ettersom de enkelt kan integreres og fungere godt sammen. Det kan også hende at du foretrekker et prosjektstyringsverktøy som er kompatibelt med Jira for å opprettholde synkronisering.
Ser du etter alternativer til Jira?
Usikker på om Jira er den rette løsningen for deg og teamet ditt? Vi har testet, vurdert og evaluert den mest populære programvaren for prosjektstyring for å hjelpe deg med å finne de beste verktøyene for å administrere og kontrollere prosjekter og team mer effektivt.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vil du ha tips og triks for annen populær programvare for prosjektstyring? Prøv disse tipsene og triksene for Airtable.
Bli med for flere tips og triks om prosjektstyring
Ser du etter mer innsikt i prosjektstyring og programvare for prosjektstyring? Bli med i medlemsfellesskapet vårt for å få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, og komme i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.
