30-60-90-dagersplan for prosjektledere: En vei til suksess
Så du har fått foten innenfor døren i din første jobb innen prosjektledelse. Hva nå? Hva forventer folk? Og hvordan kan du innfri forventningene deres? Folk håper sannsynligvis desperat at du vil bringe fornuft, stabilitet, ro, forståelse og innsikt til en verden full av løse tråder, misforståelser, ulike forventninger og antakelser som er fullstendig ute av synk.
Jeg skal gå gjennom hvordan du kan strukturere de første 30, 60 og 90 dagene som prosjektleder, fra introduksjonen til du har bestått prøvetiden og oppnår suksess i den nye rollen din også etter dette.
De første 30 dagene
Fra og med den første dagen bør du gå gjennom de fem HV-ene og én H – hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Uke 1
Den første uken er etter min ydmyke mening en vakker tid preget av optimisme. Folk oppfører seg som regel på sitt beste, og det finnes ingen bagasje mellom dere. Vanligvis vil folk være svært nysgjerrige på hvem du er.
Så i tillegg til å komme à jour med all opplæringen og alle innloggingene dine bør du bruke den første uken som en mulighet til å etablere et godt forhold til kollegene dine.
Her er noen tips om kommunikasjon og relasjonsbygging som vil hjelpe deg med å gjøre et imponerende førsteinntrykk:
- Vær interessert og still spørsmål.
- Legg merke til hvem som har tid, og hvem som ikke har det. Hvis du lar noen trekke seg på en smidig måte fra en samtale når de virker opptatt, vil du få poeng med én gang. For disse personene kan du be mentoren din om å avtale en oppfølgingssamtale eller avtale en selv.
- Gi alltid 100 % oppmerksomhet. Hvis du ikke kan det, bør du si hvorfor og foreslå å ta det igjen senere.
- Avtal en-til-en-samtaler. Disse er viktige. Det er fristende å la dem gli ut når møtebytter uunngåelig oppstår og introduksjonsmøter stadig blir utsatt. Hold fast ved dem og møt alle!
- Lær deg navnene, organisasjonskartet og avdelingene, og begynn å lære nøyaktig hvordan avdelingene samarbeider.
- Hvis du er på kontoret, bør du finne ut hvor snacksen er, og bli kjent med den som har ansvar for å bestille. Hvis du er på kontoret og har en en-til-en-samtale, bør du også ta med snacks til den andre personen. Denne typen gest blir husket.
Uke 2
Nå begynner det virkelige arbeidet. Det kommer til å komme mye informasjon din vei. I løpet av den første måneden blir du introdusert for kunder, prosjekter og initiativer, nye team og statusrapporter for arbeidsporteføljen din. Du får tilgang til bedriftens maler og relevant historisk kunnskap.
Der du kan finne snarveier for rask tilgang til datakilder du bruker ofte, bør du sette dem opp. Dette kan omfatte:
- Dra mapper du bruker ofte, til sidepanelet i Finder.
- Noter koder som ofte etterspørres, på klistrelapper.
- Lagre prosjekt- og e-postmaler
- Fest eller bokmerk nettapper og andre nettsteder du besøker ofte.
Bygg opp malbiblioteket ditt
Et annet tidsbesparende tips er å begynne å lagre dokumenter som du kan gjenbruke som maler. Dette kan omfatte ting som:
- Dokumenter for prosjektplanlegging
- Tidsplaner
- Dokumenter for estimering
- Gantt-diagrammer
- Statusdokumenter
- Prisingsdokumenter
- Arbeidsomfang
Malene du lager og videreutvikler underveis, blir verktøy som gjør det raskt å komme i gang, og som lar deg opprette prosjektplaner og andre dokumenter ved å oppdatere detaljene i eksisterende dokumenter i stedet for å starte helt fra bunnen av hver gang.
Det er også nyttig å sørge for at du enkelt kan hente inn data fra programvarekilder som Excel, Smartsheet, Harvest eller andre. På denne måten kan du, når du utarbeider det omfattende arbeidsomfanget ditt (SOW), enklere hente inn nøkkeltall til ting som Gantt-diagrammer, milepæler for kritiske trinn, prisark organisert etter linjepost, prisoppsummeringer eller overordnede beskrivelser av prosjektplanen.
Du kan også opprette maler for e-poster du sender ofte. Lag én grundig og omfattende e-postmal, og gjenbruk den når det er behov for det ved å bytte ut de relevante detaljene som gjelder den aktuelle situasjonen. Det kan for eksempel hende at du ofte deler informasjon som:
- Numre på innkjøpsordrer (PO)
- Jobbnumre
- Detaljer om faktureringsprosess og tidsplan
- Detaljer om mediedistribusjon, som innsettingsordrer, publikasjoner og datoer
Uke 3 og 4: Programvaresituasjonen
Du vil sannsynligvis oppdage at organisasjonen din har et tilpasset utvalg av programvareløsninger for prosjektstyring, avhengig av bransjen din. De fleste verktøy for prosjektstyring er ganske intuitive og enkle å bruke nå for tiden, men jo mer spesialisert programvaren er, desto mindre selvforklarende vil den være.
Når det gjelder opplæring i programvare for prosjektstyring, trenger du ikke bekymre deg hvis esoterisk økonomiprogramvare for kjøring av rapporter fortsatt virker skremmende, med sine ulogiske særheter i brukergrensesnittet, uklare forkortelser og prefikser samt forvirrende arbeidsflyter.
Ikke forvent å bli ekspert etter én opplæringsøkt, og sørg for å øve. Jeg vet at det høres rart ut å øve på jobb, men gjør det. Prøv å logge inn og kjøre en burn-rapport. Lær deg hurtigtastene, og spør en prosjektleder i en annen avdeling eller mentoren din hvis du står fast. De kan sannsynligvis også hjelpe deg med å opprette en tilpasset visning eller et felt som bare viser informasjon som er relevant for deg.
Følg godt med under opplæringsøktene. Hvis du går glipp av et trinn, kan resten av økten bli en kamp for å ta igjen det tapte hvis du ikke sier fra og stiller spørsmål.
Husk at det at teammedlemmer er eksperter på å bruke den daglige programvaren sin til sine spesifikke formål, ikke betyr at de er naturtalenter som lærere. De forstår kanskje ikke hvor de bør forklare ting langsomt, eller hva de bør fremheve. Det er ikke sikkert at de fullt ut forstår hva du trenger at programvaren skal gjøre for deg, eller hvorfor.
Hvis du fortsatt er forvirret etter en opplæringsøkt, kan du se etter flere ressurser og instruksjonsvideoer eller spørre andre i avdelingen om flere demonstrasjoner eller forklaringer. Du må gjerne ta ting saktere ved å stille spørsmål. Bare husk å respektere alles tid.
Dag 30–60: Ta over prosjekter
Nå som du har møtt menneskene dine, fått påloggingsopplysningene dine og gjennomført den obligatoriske opplæringen, kan du finne frem litt snacks, for det er på tide å se på sammensetningen av prosjektporteføljen din. I den andre måneden kan du bli tildelt noen nye prosjekter, og noen som allerede er i gang og som du skal ta over.
Prosjekter du arver
Du vil sannsynligvis arve en god del prosjekter der statusen så langt har vært utenfor din kontroll. Bruk den ekstra tiden mellom introduksjonen og opplæringen (så lenge den varer!) til å komme i forkant. Denne 30-dagers friperioden kan være en flott måte å få prosjekter tilbake på rett spor uten å brenne av for mye goodwill i relasjonen til kunden og arbeidsrelasjonene dine.
Selv om disse prosjektene ikke var dine fra starten av, må du sørge for å forstå dem som om de hadde vært det. Her er noen spørsmål du bør undersøke:
- Hvordan støtter det nåværende prosjektomfanget det gjenværende arbeidet?
- Gir tidsplanen rom for at arbeidet kan leveres på en vellykket måte?
- Finnes det problemer med kommende kritiske trinn?
- Er det behov for endringsordrer?
Ta fullt eierskap til prosjektene dine og påpek ting, men ikke på en måte som skyver fremtidig skyld over på andre, kaster tidligere medlemmer under bussen eller antyder at du bare påpeker ting for å sikre deg selv (CYA). Disse taktikkene blir avslørt like lett som en BLT-sandwich gjemt i et rom fullt av blodhunder.
Nye prosjekter
For nye prosjekter som kommer din vei, har du sjansen til å gjøre et godt førsteinntrykk. Ikke vær redd for å ta kontakt med teamet ditt for å forstå hvilke historiske forventninger det kan være til kostnader, priser, teamstruktur og tidsplan.
Det er stor sannsynlighet for at det har vært lignende prosjekter tidligere, som kan fungere som gode referansepunkter. Dette er spesielt nyttig siden du ennå ikke kjenner alles arbeidsvaner.
Selv om alle vanligvis ønsker å være hjelpsomme, er det ingen som ønsker å føle at de gjør ekstraarbeid. Legg frem forespørselen din om historiske data på en strategisk måte. Noen ting du bør tenke på:
- Du kan prøve en gruppekanal for kommunikasjon, men en målrettet forespørsel gir vanligvis bedre resultater.
- Avtal litt tid og spør en mentor. På den måten vet du at du ikke avbryter.
- Spør noen som spesifikt har nevnt at de er åpne for spørsmål (dvs. personer som har sagt ting som «spør meg gjerne om hva som helst»). Benytt deg av tilbudet!
- Ikke spør prosjektlederen som er helt oppslukt, som har «få ting gjort»-ansiktet på, og hvis kroppsspråk signaliserer effektivitet og hurtighet, ikke avslappethet og åpenhet.
Hvis du får historisk innsikt saktere enn du skulle ønske, bør du ikke vente med å handle. Gå videre og kryssjekk senere. Husk å kvalitetssikre alle antakelser med alle sentrale interessenter: priser, tidsplan og teamsammensetning. Ønsker du å effektivisere planleggingsprosessen? Vår mal for prosjektplan inneholder alt du trenger for et tydelig og effektivt oppsett.
Når du har ferdigstilt hele prosjektplanen, presenterer du den for alle involverte. Vær klar til å forklare årsakene bak beslutningene dine om prosjektets omfang. Hvis dette føles uklart, eller det finnes områder der grunnlaget er usikkert, bør du gjøre en forberedende gjennomgang med en betrodd samarbeidspartner.
Dag 60–90: Forstå prosessen
Uansett hvilken organisasjon du befinner deg i, vil det finnes en organisasjonskultur som legger føringer for en felles forståelse av hvordan ting gjøres, alltid har blitt gjort og bør fortsette å bli gjort. Dette er en viktig del av den tredje måneden i den nye jobben din.
Ingen av de fire reklamebyråene jeg har jobbet i, hadde den samme prosessen. Hvert byrå hadde ulik sjargong for prosjektledelsesbegreper, nyanserte uttalte og uuttalte felles forventninger og ulike vaner. Til tross for disse variasjonene var den underliggende logistikken og de grunnleggende prinsippene i hovedsak de samme.
Uansett hvilket prosjekt det er snakk om, vil det ha følgende overordnede faser:
- Presentasjon av problemet som trenger en løsning
- Kartlegging
- Prosjektplanlegging, der arbeidets omfang fastsettes
- Formell godkjenning av å gå videre
- Bemanning av teamet og orientering
- Arbeidsfaser, inkludert konseptgjennomganger og revisjoner
- Godkjenning av konsepter
- Produksjon, utvikling og kvalitetssikring
- Endelig kvalitetssikring, samt gjennomgang, revisjoner og endelige godkjenninger
- Levering
- Støtte etter lansering, noe som er vanligst for digitale prosjekter
Hvordan team beveger seg fra én fase til den neste, er en viktig indikator på om prosjektet er i rute eller er i ferd med å spore av. Det er her det blir tydelig om den opprinnelige prosjektplanen var godt nok gjennomtenkt.
For eksempel ble det tidlig i en jobb, slik det kan skje, bedt om at tidsplanen skulle fremskyndes med én uke på grunn av planleggingskonflikter. Min løsning var å samle gjennomgangene slik at alle tverrfunksjonelle team deltok.
Dette var tydelig i strid med den formelle prosessen, men jeg tenkte: Vi er vel alle venner her? La oss samarbeide, identifisere problemer i fellesskap og løse dem i to møter i stedet for fire. Hva kan gå galt?
I andre situasjoner, med andre teammedlemmer, hadde dette fungert for meg. I dette konkrete tilfellet kostet det meg. Tillit, lav opplevelse av trygghet og manglende forståelse for arbeidsstiler og behov skapte spenninger, satte teamene i forsvarsposisjon og flyttet generelt fokuset bort fra prosjektet og over på hvor «ødelagt» prosessen var.
Det du må huske, er at det finnes en offisiell måte ting gjøres på, og at det finnes måter prosessen noen ganger kan tilpasses på for å få ting gjort.
Det tar tid å forstå hvor denne grensen går, og det krever at du forstår teamene dine og dynamikken deres. Du får først spillerom til å gjøre endringer i prosessen når tiden har gått, og tillit bygges når du viser verdien din i den nye prosjektlederjobben.
Dag 1–uendelig: Sett ting i sammenheng
Jeg har erfart at jo bedre jeg forstår kollegene mine, hva de gjør og hvordan de samarbeider med andre, desto bedre er jeg i stand til å lede prosjekter på en vellykket måte. Det innebærer også å forstå hvordan alle ser på sin egen rolle i den bredere sammenhengen av selskapets formål, visjon og verdier.
Hos mitt tidligere byrå arrangerte administrerende direktør og jeg introduksjonsmøter for nyansatte, der vi snakket om selskapets historie, arbeidet vi gjorde, hvor spesialområdene våre lå, og hvordan vi skilte oss fra andre byråer. Vi gikk også gjennom det nåværende organisasjonskartet, prosessen vår og viktige deler av personalhåndboken. Det er viktig å forstå bildet selskapet har av seg selv.
- Hva leverer vi?
- Hvordan leverer vi?
- Hvem leverer?
- Hvorfor?
Denne visjonen gir verdifull kontekst for hvordan nyansatte og kolleger ser sine bidrag til helheten.
90 dager og videre: Prøveperioden er over
Selv om vi gjerne skulle delt opp ting i ryddige, avgrensede øyeblikk, vet vi at livet, og særlig livet innen prosjektledelse, ikke alltid utspiller seg på den måten.
30-60-90-dagers handlingsplanen gir milepæler for introduksjonen din. Det er en måte å temme informasjonsflommen på. Denne informasjonsflommen stopper ikke etter 90 dager, den begynner bare å føles mer som en kran eller dusj etter hvert som alt det nye blir integrert.
Hvis du trenger mer hjelp med de første 90 dagene som prosjektleder (og tiden etterpå), kan du ta kurset vårt ved DPM-skolen, Å mestre digital prosjektledelse. Du lærer om å lede prosjekter gjennom hele prosjektets livssyklus, ved å bruke et bredt utvalg av prosjektmetodikker.
