Å bli en mer produktiv prosjektleder (med Laura Bosco)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Velkommen til DPM-podkasten, der vi går bortenfor teorien for å gi ekspertråd til prosjektledere som ønsker å lede bedre digitale prosjekter. Takk for at du lytter. Jeg er Ben Aston, grunnlegger av The Digital Project Manager. Hvis du spør omtrent hvilken som helst prosjektleder hvordan arbeidet går, hvordan tror du de vil svare? Jeg tror ofte de vil si: «Beklager, jeg har ikke tid til å snakke akkurat nå. Jeg har utrolig mye å gjøre. Kanskje vi kan snakke sammen neste uke.»

Min egen erfaring med prosjektledelse er at det er en krevende rolle. Vi har ansvaret for å levere et prosjekt etter beste evne, og vi ønsker desperat at prosjektene våre skal lykkes. Derfor ender vi med å løpe rundt hele dagen som om buksene våre står i brann. Vi forsøker å holde styr på teamet vårt, som tilsynelatende ikke ønsker å gjøre det vi ber dem om, samtidig som vi prøver å gjøre alle tingene vi tror vil få prosjektet til å lykkes. Men hjelper det egentlig prosjektet at vi har det så travelt? Hjelper det teamet og kundene våre?

Kanskje det gjør det. Men ofte hjelper det faktisk ikke at vi har det travelt. Så hva er løsningen? Alt blir avslørt i dagens podkast, der vi snakker om hvordan vi kan være mindre opptatt, men mer produktive.

I dag snakker jeg med Laura Bosco. Laura er webtekstforfatter og en slags fremadstormende digital prosjektleder, eller kanskje tidligere digital prosjektleder, siden hun er i ferd med å trekke seg tilbake fra rollen. Vi skal snakke mer om det om litt. Hun har jobbet med mange oppstartsbedrifter, Fortune 500-selskaper og ideelle organisasjoner. Hun bor i Chattanooga, som er et av favorittordene mine å uttale. Hei, Laura.

Laura Bosco:

Hei, Ben. Takk for at jeg fikk komme.

Ben Aston:

Bare hyggelig. Jeg vil begynne med å snakke om deg, blant annet fordi jeg vil si Chattanooga igjen. Jeg har også brukt altfor mye tid på å bli litt av en Laura-stalker. Jeg gikk til LauraBosco.com, stedet man besøker hvis man vil finne ut mer om Laura. Fortell litt om deg selv. Ut fra Instagram ser det nesten ut som om du bor i en trehytte i en skog. Fortell oss om hvor du bor i Chattanooga.

Laura Bosco:

Ideen om trehytta er ikke så langt fra sannheten. Jeg bor på ett av to fjell i Chattanooga, Signal Mountain. Det ligger omtrent 20 minutter fra sentrum, og vi har et hyggelig lite hus med utsikt over flere mål land som vi ikke eier, men som vi liker å late som vi eier når vi ser ut fra verandaen. Det er en veranda i andre etasje som akkurat nå vender ut mot vakre høstfarger, så det føles litt som å være i en trehytte.

Ben Aston:

Det høres ganske flott ut. Sjekk ut Lauras Instagram for fine bilder fra livet i Chattanooga. Fortell oss litt om historien din. Du var prosjektleder, eller er prosjektleder deler av tiden. Jeg vet at du er i ferd med å bytte rolle for å bli tekstforfatter, men hvordan begynte du med digital prosjektledelse? Jeg synes alltid det er interessant, og på nettstedet ditt skriver du om bakgrunnen din og om at du har ekspertise i å ta fra hverandre dørhåndtak. Du forklarer også at du er en informasjonsnerd som liker å finne og løse problemer. Hvordan førte dette deg til digital prosjektledelse?

Laura Bosco:

Som mange andre digitale prosjektledere er dette ikke en rolle jeg egentlig planla å gå inn i. Det var ikke noe jeg studerte på høyskolen, og det var heller ikke på radaren min da jeg tenkte på hva jeg skulle jobbe med på videregående og høyskolen. Jeg endte faktisk opp med å gjøre mange forskjellige ting. Jeg kommenterer bokstavelig talt CV-en min for folk, fordi den er så forvirrende å lese. Jeg gikk fra å være restaurantleder til å bli praktikant i et merkevarebyrå, der jeg hjalp til på kundesiden. Dette byrået satte meg i kontakt med byrået jeg har jobbet med som prosjektleder. Noen kom rett og slett til meg og sa: «Hei, jeg kjenner et byrå som trenger hjelp til å organisere ting. Du er veldig flink til det. Har du lyst til å gjøre det?»

Jeg svarte: «Ja, gjerne.» Det var slik jeg begynte. Jeg lærte underveis.

Ben Aston:

Fortell meg om hvilke typer prosjekter du har levert som digital prosjektleder.

Laura Bosco:

Byrået jeg har jobbet med, Range, er et WordPress-design- og utviklingsbyrå, og vi har arbeidet med et svært bredt utvalg kunder og bransjer. De fleste prosjektene har vært skreddersydde webprosjekter. Vi begynner fra grunnen av med en innsiktsfase, går videre til et helt skreddersydd design og deretter en skreddersydd utviklingsleveranse. Som oftest er dette et markedsnettsted, men det kan også være en avansert, skreddersydd innlogging eller portal.

Ben Aston:

Du jobber altså med designere, utviklere, brukeropplevelse og kvalitetssikring, og dette er et internt team?

Laura Bosco:

Ja, det er et lite team, så vi har ikke alle rollene du nevnte. Vi har hovedsakelig en kreativ leder og designer. Hun har flere hatter som partner i byrået. I tillegg har vi hatt et par utviklere som arbeider med hele teknologistakken. Jeg er heldig som får jobbe med et så lite, men robust team. Jeg tror det bidrar til å bryte ned noen siloer.

Ben Aston:

Hvordan organiserer og leder du teamet ditt som digital prosjektleder, særlig når det gjelder verktøyene du bruker? Slack er hovedverktøyet vårt, og vi arbeider også med Asana og Teamwork. Ettersom teamet er lite, trenger vi kanskje ikke like mange verktøy. Kanskje det er naturlig mer samarbeid når alle sitter sammen. Hvordan gjør dere dette?

Laura Bosco:

Vi er fullt distribuert, fra California til Nederland. Vi bruker Slack som hovedverktøy. En stor del av arbeidet handler om tidssoner, altså å se på en kalender og finne ut når fire personer i fire eller fem ulike tidssoner kan delta i samme samtale.

Ben Aston:

Det høres ut som en forferdelig oppgave.

Laura Bosco:

Det er en svært krevende oppgave. Jeg bruker everytimezone.com, som har en enkel glidebryter jeg kan dra frem og tilbake for å se hva klokken er i Frankrike og andre steder.

Ben Aston:

Finnes det andre prosjektstyringsverktøy du bruker?

Laura Bosco:

Vi bruker hovedsakelig en kombinasjon av Asana og Teamwork. Vi gikk fra Basecamp til Teamwork av flere grunner, men det passet til slutt bedre med budsjettet vårt og det vi måtte få gjort. Filosofien min når det gjelder verktøy, er å begynne med problemene vi prøver å løse og rammene vi må løse dem innenfor. Deretter blir utvalget av verktøy vanligvis betydelig mindre. Teamwork fungerte best for oss. Jeg og en av utviklerne brukte Asana til å følge opp mer detaljerte oppgaver, fordi vi syntes Asana gjorde dette litt bedre.

Ben Aston:

Er det noe annet du har funnet nylig som du tenker at alle bør vite om?

Laura Bosco:

En av favorittene mine heter Blinker. Den minner deg på å blunke når du har stirret på skjermen. Det er sannsynligvis en Chrome-utvidelse. Vi stirrer på datamaskinene våre i timevis, og den minner deg på å se bort fra skjermen med jevne mellomrom. Det handler mer om personlig helse enn produktivitet, men jeg synes det er et flott verktøy.

Ben Aston:

Du er altså i ferd med å forlate verdenen av digital prosjektledelse for å fokusere mer på tekstforfatting?

Laura Bosco:

Ja.

Ben Aston:

Hvorfor forlater du verdenen av digital prosjektledelse?

Laura Bosco:

For omtrent ett år siden begynte jeg å skrive litt ved siden av. Jeg liker mange sider ved prosjektledelse, men det tilfredsstilte ikke den kreative siden min, og jeg ble stadig mer rastløs. Jeg begynte å skrive for noen kunder, og disse kundene ba meg om å gjøre mer arbeid og anbefalte meg til andre kunder. For omtrent tre måneder siden innså jeg at jeg enten måtte gå ned i deltid i begge karrierene eller satse fullt på én av dem.

På grunn av livssituasjonen min har jeg ikke hund, mannen min og jeg har ikke barn, og vi lever ganske rolig. Derfor tenkte vi at det aldri ville komme et bedre tidspunkt for å ta spranget og prøve dette i ett år.

Ben Aston:

Dette er altså begynnelsen på eksperimentet.

Laura Bosco:

Ja. Det startet i september, så vi har holdt på i nesten to hele måneder.

Ben Aston:

Hvordan går det så langt?

Laura Bosco:

Det går utrolig bra. Det har ikke vært noe problem å finne kunder. Som med enhver overgang satt jeg den første uken og tenkte: «Herregud, hva har jeg gjort, og hvorfor gjorde jeg det?» Man får alle disse spørsmålene knyttet til bedragersyndromet: «Klarer jeg egentlig dette?» Jeg husker at jeg tenkte det samme da jeg ble prosjektleder: Kan jeg kalle meg prosjektleder når jeg ennå ikke har funnet ut hvordan jeg skal gjøre jobben?

Det er mye av det. Men jeg tror det er normalt ved enhver jobbendring.

Ben Aston:

La oss snakke om innlegget ditt. Jeg tror dette gjelder de fleste, enten man er prosjektleder eller ikke. Mange prosjektledere sliter med å være produktive, eller med å føle at de er produktive. Vi produserer ofte ikke noe selv. Vi lager kanskje estimater, tidsplaner eller dokumentasjon, men kundene bryr seg ikke nødvendigvis om det vi produserer. Det finnes ingen prosjektlederpriser for årets beste estimat eller arbeidsomfang.

Det vi er opptatt av, er at alle andre vet hva de skal produsere. Vi fungerer som en flygeleder og prøver å sørge for at alt som skal produseres, faktisk blir produsert. Laura har skrevet et flott innlegg om å bli mer produktiv, der hun beskriver 13 måter å bli mer produktiv på som prosjektleder, eller som hvem som helst egentlig.

Hvorfor er produktivitet viktig?

Laura Bosco:

Jeg liker det spørsmålet, fordi mange begynner med «Hvordan kan jeg bli mer produktiv?» i stedet for «Hvorfor bør jeg bli mer produktiv?» Jeg mener at det siste er det avgjørende spørsmålet. Mitt svar er at produktivitet hjelper team med å arbeide mer effektivt og gjør at de trives bedre med arbeidet.

Jeg har erfart at mennesker som liker arbeidet sitt, gjør en bedre jobb. Som prosjektleder var et av målene mine derfor å hjelpe oss med å være produktive, slik at vi kunne arbeide mindre, arbeide effektivt, trives med jobben og fortsette å levere godt arbeid.

Ben Aston:

Hvordan kan man unngå å sjekke e-post hele tiden, være tilgjengelig på Slack hele dagen og likevel unngå å bli en flaskehals?

Laura Bosco:

Det begynner med forventninger. Hvis du lukker Slack og e-post store deler av dagen uten at teamet og kundene støtter det, kommer det til å gå dårlig. Derfor må du forklare teamet hva du gjør. Med kundene bør du fra første dag forklare hvordan kommunikasjonen fungerer. Jeg gir alltid en kommunikasjonsoversikt når jeg starter et prosjekt: slik kan du nå meg, dette er tidene jeg er mest tilgjengelig, og dette er kanalene som fungerer best.

Forklar også at dere ønsker å gjøre deres beste arbeid, og at dere derfor må konsentrere dere uten e-post i enkelte perioder. Dere kan sjekke den flere ganger om dagen og holde den åpen på avgjørende dager, som lanseringsdagen.

Ben Aston:

Det er gode råd. Lag en kommunikasjonsplan og styr forventningene. Vær proaktiv og ta kontakt med kunden før du forsvinner inn i konsentrert arbeid.

Laura Bosco:

Hvis du svarer innen 30 sekunder på de første e-postene kunden sender, skaper du en forventning om at du alltid svarer innen 30 sekunder. Hvis de derimot forventer svar innen én eller to timer, blir de ikke frustrert når du fortsetter med det mønsteret.

Ben Aston:

La oss snakke om multitasking. Prosjektledere gjør dette fordi vi håndterer flere prosjekter, kunder og team samtidig. Hvordan unngår du det?

Laura Bosco:

Jeg prøver å gjøre det så lite som menneskelig mulig, fordi jeg gjør flere feil når jeg multitasker. Hvis flere ting kommer inn samtidig, prioriterer jeg dem ved hjelp av Eisenhower-matrisen og arbeider systematisk gjennom dem. Selv om alt må skje omtrent samtidig, prøver jeg å ta én ting om gangen. Noen ganger betyr det at jeg tar én del av gangen, men det er bedre enn å forsøke å holde fem deler i hodet samtidig.

Ben Aston:

Det er lett å bli fanget av ting som haster, som en melding på Slack, selv om de ikke er viktige. De kan ofte vente. Vi bør stoppe opp og vurdere hvilke ting som faktisk må skje for at prosjektet skal lykkes.

Laura Bosco:

Hvis prosjektlederen kan påvirke eller definere arbeidsprosessene, bør teamet ha en kommunikasjonsstandard. Dere kan si: «Hvis det haster, sender du meg en direkte melding. Hvis ikke, nevner du navnet mitt i kanalen.» Da vet folk hvor presserende en melding er ut fra hvordan de kontakter deg.

Ben Aston:

Det handler igjen om å styre forventninger.

Laura Bosco:

Ja, kommunikasjon er svært viktig for meg.

Ben Aston:

Du snakker også om å sette vilkårlige, dumme mål. Hvordan hjelper det?

Laura Bosco:

Det bygger på ideen om fristelsesbunting, der du kobler en fristelse til noe du må gjøre. Hvis du har en tidsplan du virkelig ikke har lyst til å lage, kan du bestikke deg selv med et lite, vilkårlig mål. Kanskje får du en sjokolade når tidsplanen er ferdig, eller kanskje du får løpe et ærend til en favorittbutikk. Målet er lite og vilkårlig. Poenget er bare å hjelpe deg gjennom noe du egentlig ikke vil gjøre.

Ben Aston:

Oppgaven kan heller ikke være for stor. Hvis du sier at du skal belønne deg selv når du er ferdig med et helt arbeidsomfang, kan det bli kveld før du blir ferdig, og da mister du håpet.

Laura Bosco:

Det er et godt produktivitetstips generelt: Sørg for at du faktisk kan krysse av noe på oppgavelisten. Hvis oppgaven er «fremme karrieren min», kommer du aldri til å kunne krysse den av.

Ben Aston:

Hva er det viktigste og mest effektive rådet i innlegget ditt?

Laura Bosco:

Ikke anta at du har åtte timers arbeid i løpet av dagen. Prosjektledere vet dette når de budsjetterer tidsplaner og ressurser. Ingen kan arbeide produktivt i åtte timer uten pauser, telefonsamtaler og uplanlagte møter. Jeg trodde likevel at jeg selv hadde åtte produktive timer hver dag. Da jeg begynte å føre oversikt over tiden min, oppdaget jeg at jeg ikke var unntatt fra regelen. Jeg hadde ikke åtte produktive timer.

Hvis du antar at du har åtte timer, vil du alltid føle at du drukner, fordi du aldri når målet. Hvis du heller antar at du har fire til seks produktive timer, som er mer normalt, legger du bedre til rette for å lykkes.

Ben Aston:

Det er et godt råd. I Google Kalender kan du stille inn møter til 25 minutter i stedet for 30. Da får du en buffer på fem minutter mellom møtene til å hente en matbit, gå på toalettet eller gjøre noe annet. Det kan være svært nyttig å skape buffere i kalenderen.

Laura Bosco:

Absolutt. Ting tar alltid lengre tid enn du tror.

Ben Aston:

Laura, tusen takk for at du ble med. Det er mye mer vi kunne snakket om, men vi avslutter her. Det har vært flott å ha deg med.

Laura Bosco:

Takk for invitasjonen. Jeg har likt samtalen veldig godt.

Ben Aston:

Hvis du vil bidra til samtalen om produktivitet, hvordan vi blir bedre prosjektledere og hva vi kan gjøre for å bli mer produktive, kan du kommentere på innlegget Laura har skrevet. Du kan også gå til ressursseksjonen på TheDigitalProjectManager.com og bli med i Slack-teamet vårt, der mange interessante samtaler pågår.

Frem til neste gang: Takk for at du lyttet.