L’autore di bestseller e leader PMO Peter Taylor sulla rivoluzione della comunicazione guidata dall’IA
Peter Taylor, Global Head of PMO presso Dayforce, spiega come l'intelligenza artificiale stia trasformando la gestione dei progetti in un ruolo più strategico automatizzando le attività di routine. Il suo principale ambito di interesse? Utilizzare l’IA per migliorare radicalmente la comunicazione, il coordinamento e le decisioni tra team globali.
Peter Taylor
Autore di bestseller, relatore esperto e Global Head of PMO presso Dayforce
Focus della carriera: Peter Taylor sottolinea la comunicazione come area chiave per l’implementazione dell’IA nella gestione dei progetti.
Trasformazione con l’IA: L’intelligenza artificiale sta spostando la gestione dei progetti dall’esecuzione alla leadership strategica.
Principi di automazione: Dieci principi guidano l’integrazione dell’IA, tra cui progetti autogestiti e visibilità per gli stakeholder.
Guadagni di efficienza: L’IA sta migliorando la gestione dei progetti automatizzando le attività e perfezionando i processi decisionali.
Prepararsi al cambiamento: I project manager sono incoraggiati ad abbracciare formazione e sperimentazione per un futuro guidato dall’IA.
Peter Taylor è un autore best-seller, relatore di lunga esperienza e il Global Head of PMO presso Dayforce. Letteralmente ha scritto il libro su come essere un project manager "pigro" — ma vincente. E non c'è modo migliore per farlo che con l'IA.
Ci siamo seduti con lui per capire dove sta concentrando gli sforzi sull'IA all'interno della sua organizzazione globale. La risposta breve: la comunicazione. Ecco cosa ci ha raccontato.
Una carriera nella pigrizia produttiva
Ho guidato alcuni dei più grandi PMO al mondo. Attualmente sono il Global Head of PMO, Transformation and Customer Office presso Dayforce, dove supervisiono la consegna di centinaia di progetti rivolti ai clienti in tutto il mondo. Mi occupo anche della supervisione e promozione di numerosi progetti di trasformazione interna.
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Sono uno speaker internazionale su tutto ciò che riguarda "progetti" e "pigrizia produttiva". Ho tenuto oltre 500 conferenze in 28 paesi e sono stato descritto come "Forse il relatore più divertente e ispiratore oggi nel mondo della gestione progetti".
Già nel 2021 ero preoccupato che nessun project manager sembrasse parlare di intelligenza artificiale e di cosa avrebbe potuto fare per la professione. Così ho scritto un libro intitolato "AI and the Project Manager: How the Rise of Artificial Intelligence Will Change Your World".
Ora, nel 2026, quel futuro è già arrivato.
Come l'IA sta trasformando i ruoli di project e product management
Ora è possibile una gestione di progetti completamente automatizzata. Abbiamo:
- La capacità di calcolo
- L'IA per interpretare e agire sulle informazioni senza codice pre-scritto
- I sistemi per monitorare e coordinare il lavoro automaticamente
- La preparazione culturale a fidarsi dell'automazione nella gestione progetti
Di conseguenza, l'IA sta trasformando sia la gestione progetti che la gestione di prodotto da ruoli fortemente operativi a posizioni di leadership strategica basate sugli insight.
L’IA sta trasformando sia la gestione di progetto che quella di prodotto, passando da ruoli ad alto contenuto esecutivo a posizioni di leadership strategica basate sugli insight.
Sebbene ci sarà sempre spazio per il giudizio umano e le relazioni interpersonali, attività di routine come reportistica, pianificazione, monitoraggio, analisi dei rischi e feedback dei clienti possono essere svolte senza un project manager umano in ogni fase. E l'IA fornirà preziosi insight predittivi e supporto alle decisioni, aiutando i manager ad anticipare i problemi e a dare la giusta priorità.
Dieci principi stanno definendo questo cambiamento:
- I progetti possono e dovrebbero gestirsi da soli. L'IA gestisce, gli esseri umani pensano. E il pensiero necessario dovrebbe essere minimo.
- Il controllo è superato; conta la visibilità. Gli stakeholder dovrebbero avere una visibilità continua dello stato di salute del progetto tramite dashboard.
- La governance deve essere integrata piuttosto che imposta. Dovrebbe risiedere nell'automazione piuttosto che in revisioni e approvazioni.
- I team dovrebbero autogestirsi. La leadership distribuita è possibile con la giusta struttura, chiarezza e strumenti.
- Le riunioni dovrebbero essere considerate sintomo di fallimento. Compensano flussi di lavoro scadenti e una proprietà poco chiara.
- Gli esiti sono più importanti dell’attività. Dovrebbe esserci meno microgestione e più impatto.
- L’impegno umano serve, ma deve concentrarsi sull’innovazione. L’amministrazione è per gli algoritmi.
- L’ingaggio centrato sugli stakeholder è più importante che mai. La comunicazione dovrebbe essere proattiva, automatizzata, personalizzata e adeguata per ottenere risultati.
- Il progresso è guidato da una pianificazione dinamica e adattiva. I piani devono essere costantemente aggiornati dall’IA secondo le condizioni del progetto.
- PMO e IA devono sempre imparare ed evolvere. I PMO evolvono in centri di apprendimento piuttosto che torri di controllo. L’IA apprende dalla performance di ogni progetto.
Per quanto riguarda la comunicazione, l'IA offre una significativa opportunità di risparmio di tempo nella produzione di verbali delle riunioni, azioni e raccomandazioni per tutti i membri del team di progetto. E vedo personalmente le capacità di traduzione linguistica come un grande vantaggio nella condivisione della comprensione e nella riduzione dei problemi di comunicazione di progetto, grazie alla traduzione in tempo reale di audio e/o trascrizioni nella lingua locale — soprattutto considerando che abbiamo una comunità mondiale di personale di progetto.
L’IA offre una significativa opportunità di risparmio di tempo nella produzione di verbali di riunione, azioni e raccomandazioni per tutti i membri del team di progetto.
Dove l'IA offre i maggiori vantaggi in termini di automazione nella gestione dei progetti
Nel mio posto di lavoro, il GPMO è uno dei tanti team alla ricerca di modi per adottare e ottenere valore dagli investimenti in IA. Siamo un’azienda focalizzata sulle persone — Human Capital Management — e, dunque, il nostro approccio resta sempre "people-first". Ma abbiamo un focus chiaro sulle opportunità offerte dall’IA che ci permettono di migliorare e fare progressi rapidamente.
I nostri principali ambiti di interesse sono:
- Miglioramenti nella comunicazione tramite automazione, analisi dei report, riunioni del team e supporto linguistico
- Coordinare i numerosi canali di discussione sulle esigenze e aspettative dei clienti in un’unica verità del bisogno
- Raccolta dei requisiti di progetto
- Condivisione della conoscenza e raccolta di insight attraverso una piattaforma comune di intelligence che sfrutta migliaia di nostri progetti e retrospective
- Contenuti formativi per uso interno
Comunicazione e raccolta dei requisiti sono le sfide principali.
E la definizione dello scope è un rituale chiave in cui è possibile ottenere vantaggi. L’IA ci consente di assimilare centinaia di ore di conversazioni, discussioni, note, sessioni di definizione dello scope e altro ancora in un unico output coeso.
Come l’IA sta migliorando l’efficienza e il processo decisionale nella gestione dei progetti
Abbiamo recentemente completato un'analisi sull’efficienza della gestione progetti. L’IA è stata utilizzata per assistere nell’analisi dei dati e per identificare i punti chiave del ciclo di vita della gestione progetti in cui era possibile ottenere benefici tramite automazione dei processi, supporto tecnologico e migliore progettazione dei processi oltre alla formazione dei nostri team di progetto.
Non è stato tutto merito dell’IA. Ci sono stati anche elementi manuali, come la raccolta delle statistiche di tracciamento da molti progetti per identificare i "punti caldi" ad alto impiego di risorse, e interviste ai PM per individuare quei cambiamenti che potevano apportare benefici di produttività.
Una volta raccolte, abbiamo utilizzato una soluzione interna di ChatGPT per condurre valutazioni sulle variabili di processo, validare i miglioramenti proposti e classificare le attività di investimento.
Questa è stata un'indagine molto recente, quindi non ho ancora risultati da condividere, ma sembra promettente.
Come l’IA sta ridefinendo i rituali fondamentali di delivery per i PMO moderni
Stiamo ridisegnando i nostri rituali fondamentali di delivery intorno all’IA come membro a pieno titolo del team:
- L’IA ora redige le bozze degli scope iniziali, evidenzia i rischi e allinea gli input prima ancora che gli umani si incontrino.
- Durante l’esecuzione, sintetizza gli aggiornamenti, segnala disallineamenti e prevede problemi, così le nostre conversazioni si focalizzano sulle decisioni — non sulla raccolta dati
- Per la validazione, l’IA modella scenari e testa le ipotesi precocemente, dandoci maggiore rapidità nel decidere se cambiare rotta o procedere.
Stiamo ridisegnando i nostri rituali fondamentali di delivery intorno all’IA come membro a pieno titolo del team.
In definitiva, l’IA elimina il rumore dal sistema così che i nostri team possano concentrarsi su valore, risultati e leadership intelligente. Il risultato è che i progetti del futuro potranno iniziare a offrire risultati molto più rapidamente.
Come si presenta un semplice tech stack di project management pronto per l’IA
Nella maggior parte delle organizzazioni i progetti vengono gestiti tramite tecnologie che aggiungono poco valore ai PM. La tecnologia non si comporta come un partner digitale. Un mondo guidato dall’IA dovrebbe essere differente.
I PM lavorano al meglio quando i sistemi che utilizzano sono semplici, allineati e offrono guida, invece di essere solo sistemi di reportistica.
Ecco il nostro semplice tech stack di project management:
- Certinia (PSA) con Smartsheet
- EnterpriseGPT — una versione ChatGPT interna
- MS Teams Premium
Nella maggior parte delle organizzazioni i progetti vengono gestiti tramite tecnologie che aggiungono poco valore ai PM. La tecnologia non si comporta come un partner digitale. Un mondo guidato dall’IA dovrebbe essere differente.
Come i PMO possono coordinare gli esperimenti di IA nelle organizzazioni globali
Sono rimasto piacevolmente sorpreso dall’entusiasmo generale di molte persone riguardo alla potenzialità di opportunità offerte dall’IA. La resistenza a questo cambiamento è stata minima, il che non era l’aspettativa immediata.
Il fattore chiave è stato un investimento significativo da parte dell’azienda nell’educazione sull’IA. Questo ha portato alla necessità di coordinare gli esperimenti di IA condotti da molte persone all’interno dell’organizzazione, così da poter identificare dove e quando gli investimenti in tempo ed energie saranno più vantaggiosi.
Per farlo, il GPMO ha istituito un registro di tutte le idee relative all’IA all’interno del nostro ambito di responsabilità. Autorizziamo e investiamo in piccoli esperimenti. Quindi, realizziamo analisi comparative dei dati storici di progetto rispetto ai nuovi processi e automazioni.
Come prepararsi a un futuro AI-first nel project management
Ecco il mio consiglio ai PM: Siate aperti e preparatevi attraverso la formazione. Leggete, ascoltate, discutete, sperimentate e partecipate attivamente!
Ecco il mio consiglio per i Project Manager: Siate aperti di mente e preparatevi attraverso la formazione. Leggete, ascoltate, discutete, sperimentate e, in generale, partecipate attivamente!
Segui il percorso
Puoi seguire il lavoro di Peter Taylor mentre continua a formare i Project Manager su come lavorare in ambienti globali potenziati dall'IA su LinkedIn, X e sul suo sito web, thelazyprojectmanager.com. E non perderti il suo libro, The Lazy Project Manager: Come essere il doppio più produttivi e uscire dall’ufficio prima.
Presto altre interviste ad esperti su The Digital Project Manager!
