Come Rispettare le Scadenze Senza Micromanagement
Uno degli aspetti più caratteristici del ruolo di è che spesso devi essere a tuo agio nel fare la “parte del cattivo”, anche se non è certo piacevole! Poiché è tipicamente nostra responsabilità assicurarci che il rispetti la e che le cose vadano come devono andare, i PM controllano frequentemente il flusso di lavoro degli altri e, di tanto in tanto, devono intervenire per correggere la rotta o applicare una certa pressione per assicurarsi che tutte le esigenze del vengano soddisfatte.
Assicurarsi che le scadenze vengano rispettate è una delle sfide più grandi per i PM, principalmente perché anche se puoi supportare il tuo in cento modi diversi, non puoi fare il AL posto loro, e probabilmente non hai il tempo di stare tutto il giorno a guardare le persone per controllare che finiscano il loro entro i termini. Quindi, ecco per impostare il tuo e te stesso per il successo ed evitare di diventare il “poliziotto cattivo” o di fare microgestione per assicurarti che tutti .
1. Imposta aspettative chiare fin dall'inizio
All'inizio di un dovresti avere diverse opportunità per comunicare chiaramente al tuo quando ci si aspetta che il venga completato. Le scadenze dovrebbero essere tra le prime cose menzionate durante i meeting di avvio e l’onboarding del , e la tua dichiarazione del , il , o qualsiasi documentazione a cui il abbia accesso dovrebbe indicare chiaramente tutte le scadenze rilevanti.
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Durante il kick-off, mi piace distribuire una breve presentazione al che evidenzia gli obiettivi chiave e le milestone con le relative date di scadenza, e mi assicuro sempre che non ci sia confusione su chi sia responsabile di ciascun elemento (e che queste scadenze siano realistiche).
Durante i meeting di avvio chiedo anche e mi assicuro che non ci siano dubbi. Semplicemente chiudere la riunione/chiamata chiedendo: “Tutti hanno chiaro cosa devono fare e per quando?” non fa mai male! Si spera che tu abbia anche costruito un rapporto con il tuo tale che sappiano di poter sempre intervenire o chiedere chiarimenti se qualcosa non è chiaro.
2. Sii un membro della squadra
Parlando di relazioni, l’ho già detto e lo ripeto: gran parte della riguarda la fiducia, l’onestà e l’assicurarsi che il proprio si senta a proprio agio nel venire da te con i problemi PRIMA che diventino problemi veri e propri. Il modo migliore per costruire queste relazioni è essere PARTE del , anziché posizionarsi come il sovrano che brandisce la . Semplicemente inquadrando il tuo ruolo come di supporto invece che di punizione puoi ottenere molto di più.
Assicurati di comunicare ogni giorno al tuo , sia con le parole sia con le azioni, che il tuo obiettivo è aiutarli ad avere successo, non guardarli dibattersi e fallire. Anche le persone saranno più motivate a quando sentono la responsabilità di contribuire al successo dell’intero , piuttosto che semplicemente finire le cose per evitare una ramanzina dal PM.
3. Controlla lo Stato
Ho già scritto in passato sull’importanza di fare dei check-in – che siano giornalieri, settimanali o mensili – sia con i tuoi progetti sia con le persone. Questi check-in sono davvero fondamentali quando si tratta del ritmo di un e per assicurarti di essere sulla buona strada per rispettare le scadenze. Un rapido check-in giornaliero o settimanale con il tuo per assicurarti che non siano in ritardo è essenziale.
I benefici dei check-in sono doppi: danno al membro del la possibilità di sollevare eventuali dubbi sulle tempistiche (e saranno sinceri se hai instaurato il giusto tipo di rapporto), ma ti permettono anche, come PM, di avere una visione chiara di come stanno andando le cose e se ci sono preoccupazioni riguardanti il che potrebbe non essere pronto in tempo. Questo può essere informale, anche solo tramite IM o una rapida conversazione di persona.
4. Mostra il QUADRO GENERALE
Spesso, quando i progetti hanno subito ritardi o le scadenze sono state mancate, mi guardo indietro e realizzo che uno dei motivi era che il o l'individuo non aveva compreso pienamente l'importanza o il valore della per l'agenzia o per il cliente. Di nuovo, fin dall'avvio, assicurati che il tuo sappia come ogni parte del si integra per raggiungere il risultato finale, il prodotto o l' del , e sottolinea l'importanza di ogni traguardo intermedio per il successo complessivo.
A volte, quando si lavora su mille cose, può risultare facile sottovalutare l'importanza di una singola richiesta. Se una persona ha la percezione di come il suo contributo incida sull'insieme, spesso sarà più motivata a rispettare le scadenze. Questo è un altro elemento che puoi inserire nel protocollo di avvio del progetto: rinforzare il concetto che ogni piccola conta e che gli obiettivi non possono essere raggiunti senza il pieno coinvolgimento di ogni membro del gruppo.
5. Assicurati che le informazioni siano sempre disponibili
Come sappiamo tutti, esistono tanti tipi diversi di strumenti per la gestione delle risorse<span data-slate-node="text" data-slate-fragment="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6. Mantieni un carico di lavoro sano
A volte le cose si fanno frenetiche, soprattutto quando tu e i membri del tuo avete in corso. Questa è una realtà inevitabile del basato su , e diciamocelo, rende la vita interessante, no? Anche se ci saranno settimane intense e magari qualche ora di straordinario ogni tanto, è tua responsabilità come assicurarti che il carico di lavoro del tuo sia gestibile e che sia realistico aspettarsi che rispettino la del . Dipendenti stressati e sovraccarichi sono molto più inclini a perdere interesse ed entusiasmo per il , commettere errori banali o dimenticare cose importanti.
Anche se nessuno può garantire che tutto fili sempre liscio, cerca di sfruttare le tue sessioni settimanali/mensili di per assicurarti che il carico di lavoro di tutti sia gestibile, e prova ad anticipare ingorghi e sovraccarichi prima che sia troppo tardi. Se ti prendi cura del tuo e ti assicuri che abbia abbastanza tempo e risorse per portare a termine il proprio , ridurrai sicuramente il tempo che dovrai spendere a microgestire le persone, o peggio ancora, a chiedere scusa ai clienti per una .
Se hai letto qualcuno dei miei articoli precedenti, ormai saprai che continuo a ribadire l’importanza delle relazioni, dell’onestà e della fiducia quando si parla di . A volte, soprattutto nelle agenzie e nei negozi digitali, è facile dimenticare che la non riguarda solo i fogli di calcolo e .
In realtà, credo che la maggior parte delle competenze di project management<span data-slate-node="text" data-slate-fragment="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
