Rendi le tue Sprint Retrospective Straordinarie — Ecco Come (con Alexa Huston di Crema)
Hai la sensazione che il tuo team commetta sempre gli stessi errori? Probabilmente è così – e probabilmente è perché non li stai aiutando a cambiare! Ben e Alexa parlano di come possiamo utilizzare le retrospettive di sprint per evidenziare opportunità di cambiamento, generare miglioramenti nei processi e indirizzare il team nella giusta direzione. Ascolta per scoprire alcune applicazioni pratiche per rendere le retrospettive di sprint il più produttive possibile.
Questo podcast fa parte di un articolo pubblicato su The Digital Project Manager.
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Ben Aston:
Grazie per essere all'ascolto. Sono Ben Aston e questo è il Podcast del Digital Project Manager. Oggi sono con Alexa Huston, una delle nostre esperte DPM qui al Digital Project Manager. Alexa, grazie di nuovo per essere con noi.
Alexa Huston:
Grazie per avermi invitata ancora.
Ben Aston:
Ti sembra che il tuo team commetta sempre gli stessi errori? Probabilmente non è solo una sensazione: è davvero così, e forse è perché non li aiuti a cambiare. Esiste però uno strumento prezioso nella nostra DPM Toolkit che può aiutarci a cambiare rotta: la Sprint Retrospective. Se gestita correttamente, si tratta di riunioni agile che possono mettere in evidenza opportunità di cambiamento, generare miglioramenti di processo e aiutare il team a muoversi nella giusta direzione. Se fatte male, invece, diventano semplicemente un brutto gioco di scaricabarile. Quindi continua ad ascoltare per scoprire come puoi usare la Sprint Retrospective per avviare un cambiamento positivo. Parleremo di applicazioni pratiche per renderle il più produttive possibili.
Se per caso ti sei perso l'ultimo podcast con Alexa, la presento. Alexa è fantastica. È una PM divenuta “new biz girl”, e attualmente lavora in Crema. L'ho pronunciato bene questa volta? A Kansas City.
Alexa Huston:
È Crema, almeno non l'hai chiamata Crema Labs. Poteva andare peggio.
Ben Aston:
Dunque, sei una PM diventata BD, puoi raccontarci che aspetto ha questo ruolo? Cosa fa una PM convertita allo sviluppo business?
Alexa Huston:
Sembra una persona normale. No, per me è stata una transizione naturale. Lavoro in una piccola agenzia, siamo meno di 25 persone, credo, ad oggi. Negli ultimi anni mi sono occupata di DPM, e di solito sappiamo che c'è una sovrapposizione tra vendite e project management. Nel tempo mi sono appassionata al lato commerciale; dopo qualche conversazione con chi si occupa di business development e operations, alla fine dello scorso anno è emersa questa opportunità. Ho passato la prima parte dell’anno a passare i miei progetti ai nostri fantastici project manager, e ora lavoro pienamente nello sviluppo commerciale, pur avendo alle spalle la gestione di tantissimi progetti. Questo mi permette di padroneggiare sia le dinamiche interne sia il dialogo con nuovi clienti.
Ben Aston:
Una delle grandi critiche ai PM è che, quando le vendite chiudono un nuovo cliente, si ritrovano tra le mani stime e stati di lavoro o tempistiche irrealistiche. Ora stai rivoluzionando il mondo BD dall'interno? Ti ritrovi a dare anche tu stime folli ai clienti?
Alexa Huston:
No, so di cosa parli! Per fortuna, qui i gap non sono enormi, ma esistono. In ogni passaggio tra reparti qualcosa si può perdere. Cerco di individuare e colmare questi buchi dal punto di vista operativo. Un esempio: non identificavamo bene quali risorse fossero prenotate per futuri progetti. Facciamo accordi di durata e prezzo: a marzo, una persona doveva liberarsi ma sul nostro software di pianificazione non risultava. Cerco opportunità per tappare questi buchi.
Non sono sola: abbiamo un ottimo team di vendite e operations, ogni paio di settimane ci incontriamo per capire come migliorare. Spero di non peggiorare la situazione! Sicuramente il mio passato da PM aiuta molto, così posso portare esperienza e soluzioni “sul campo”.
Ben Aston:
Nel nuovo ruolo, quali sfide nuove affronti rispetto a quando eri PM e guardavi alle vendite come “ma come fanno a sbagliare così?”
Alexa Huston:
Bella domanda. Ogni persona che incontriamo ha una sfida diversa e noi puntiamo sul valore che possiamo offrire, non solo sulle nostre capacità: siamo uno dei tanti team di sviluppo prodotto in USA. Risponderei con un esempio: le tempistiche. Prima di occuparmi di commerciale, sentivo dire durante le vendite che si poteva raggiungere una MVP in due mesi. Ora sfido questa idea: secondo me ne servono almeno tre. Tutto ruota intorno alle aspettative; porto esempi da progetti vissuti in prima persona. Questo è stato utilissimo.
Ben Aston:
Nel nuovo ruolo, quali competenze senti di dover migliorare?
Alexa Huston:
C'è sempre da migliorare! Il mio focus principale nell’ultimo trimestre è su una vendita più consulenziale: non vendiamo soluzioni “chiavi in mano”, accompagnamo i clienti nella soluzione delle problematiche specifiche. Ammetto, a volte parlo con persone molto esperte nei loro settori ed è difficile capirle alla perfezione, ma posso sempre chiedere quale sia il modello di business, come intendono crescere investendo nella tecnologia, ecc. Quindi devo imparare a essere più sicura nelle fasi iniziali e individuare bisogni meno evidenti.
Ben Aston:
Sono doti utili in ogni ruolo: è importante avere il coraggio di fare anche domande apparentemente banali.
Alexa Huston:
Vero. Le persone vogliono essere capite, quindi meglio chiarire che restare nel dubbio!
Mi sto concentrando anche sul far crescere i nostri account attivi. Non abbiamo una figura dedicata di account manager: tocca spesso al team di prodotto trovare opportunità per proseguire i lavori. Io ormai svolgo anche questo ruolo, tra attenzione e gratitudine verso i clienti, e cercando occasioni di collaborazione futura. Il background da PM mi aiuta a organizzare sistemi efficaci anche ora che sono in BD, e funziona!
Ben Aston:
“Client hospitality” significa portarli a pranzo?
Alexa Huston:
A volte sì! Opportunità di incontro fuori dalle solite riunioni settimanali: non voglio passare come “la ragazza delle vendite” solo quando serve parlare di soldi. Voglio costruire una relazione anche dopo aver passato il progetto ai PM.
Ben Aston:
È vero, il passaggio tra vendite e project management non dovrebbe mai essere un “ciao, io ho finito”.
Alexa Huston:
Esatto! Ieri ho mandato dei cupcake a un team cliente per ringraziarli, pensavo a loro. Non è “hospitality”, ma mostra attenzione e gratitudine.
Ben Aston:
Parliamo del tuo articolo. Alexa ha scritto un articolo pazzesco: “Come condurre una Sprint Retrospective che porta davvero al cambiamento.” Leggetelo se non l'avete ancora fatto. Se siete nuovi su Sprint e Scrum vi spiega dall’inizio che cosa sono Sprint e Retrospettive e la differenza con una Sprint Review. Trattiamo tutte queste basi e Alexa affronta le sfide: cosa potremmo incontrare?
Per chi non fa ancora retro, convinciamoci insieme: servono davvero?
Alexa Huston:
Sì, sono utilissime. Possono sembrare lunghe o poco efficaci, ma vedremo come renderle più partecipate. Credo profondamente nell’importanza di fermarsi, riflettere su come è andato il progetto, anche nella vita personale: non servono retrospettive trimestrali di noi stessi, ma riflettere e predisporre azioni aiuta a migliorare.
Sono una grande sostenitrice: se lavori in agile, probabilmente già le stai facendo, ma io sono proprio una fan!
Ben Aston:
Faccio un po’ l’avvocato del diavolo: a volte le retro sembrano sempre uguali, tipo: “Cosa è andato bene?” — “Bene.” “Cosa va migliorato?” — “Siamo andati lenti.” Nessuno suggerisce niente di nuovo. Come possiamo renderle davvero efficaci e uscire da questa inerzia e coinvolgere tutti?
Il tema è la lotta all’apatia. Come la combatti nella routine delle retro pianificate?
Alexa Huston:
Ottima domanda. Anche io odio fare riunioni solo perché “si deve”. Per questo serve preparare le persone, valorizzare la retro, spingere il team a raccogliere feedback durante tutto lo sprint invece di aspettare la riunione finale. Così i problemi non si dimenticheranno e saranno più autentici.
Raccolgo feedback costanti — lamentele, complimenti — e li uso come spunti in riunione. Non serve sempre un’ora e mezza: anche 15-20 minuti possono bastare se il progetto è routinario.
Ben Aston:
Concordo: preparazione e agenda condivisa! Tutti dovrebbero ragionare su cosa portare in retro. Il rischio è di parlare solo io. Bisogna dare spazio e stimolare i membri del team a prepararsi.
Alexa Huston:
La retro è per tutti. Il PM non si occupa dei “deliverable”, ma di far andare le cose per il verso giusto, il vero valore lo porta però il team. Ho spesso cambiato processi dopo suggerimenti emersi in retro! Coinvolgere tutta la squadra è fondamentale.
Ben Aston:
Parli nel tuo articolo di come stimolare chi non parla: che trucchi hai?
Alexa Huston:
Si possono fare domande diverse, o semplicemente girare di persona in persona e chiedere a tutti di rispondere, nessuno escluso. Anche se può sembrare forzato, così tutti contribuiscono.
Ben Aston:
Anch'io trovo molto utile far scrivere a tutti, in due minuti, tre cose da condividere in ogni categoria su dei post-it: così tutti partecipano.
Alexa Huston:
Ottimo metodo! E aiuta chi magari sente un tema “rischioso” o sensibile a sentirsi più a suo agio. Le retro non devono mai essere uno scaricabarile ma servire a costruire.
Ben Aston:
Un altro modo per migliorarle è introdurre novità: giochi, esercizi... hai giochi preferiti nelle retro?
Alexa Huston:
Ne ho provato uno con i Lego: porta una scatola di mattoncini e lascia che durante la retro le persone costruiscano una forma che rappresenta lo sprint appena concluso e una che rappresenta il prossimo. Poi spiegano la differenza e il motivo. È molto astratto, ma stimola la creatività e la discussione.
Ben Aston:
Quanti mattoncini usavate?
Alexa Huston:
Quelli che avevamo a portata di mano!
Ben Aston:
Quanto durava la retro Lego?
Alexa Huston:
Un 45 minuti circa, ed è stato sorprendente: sono emerse conversazioni diverse dal solito. La creatività porta a ragionare e vedere le cose diversamente, e magari anche il “codice” di sviluppo è come un mattoncino, pezzo dopo pezzo.
Ben Aston:
L’importante è variare, sorprendere il team e renderlo un momento davvero utile, non solo prassi. Altro punto: come rendere la retro orientata all’azione?
Alexa Huston:
Fondamentale! La discussione può essere produttiva, ma forse il problema tocca solo una parte del team. Bisogna sempre verificare se tutti sono d’accordo e poi creare task concreti, assegnandoli a qualcuno con scadenze. Ad esempio, dopo una discussione, abbiamo cambiato il flusso di lavoro per gestire meglio i test case di QA e assegnato la responsabilità a una specifica persona.
Ben Aston:
Includere uno sguardo esterno: avete mai invitato consulenti o altre persone da fuori team?
Alexa Huston:
Io ho coinvolto risorse interne, ad esempio il nostro COO come terza parte neutrale, che fa domande pungenti e aiuta a individuare i nodi. Alcuni colleghi di un gruppo lean coffee qui a Kansas City hanno chiamato coach agile esterni per tutte le Cerimonie Sprint, anche le retro. Può essere utile uno sguardo esterno per smuovere la discussione.
Ben Aston:
Qual è la cosa più difficile, secondo te, da fare bene in una retro?
Alexa Huston:
Tenere alto l’engagement! Il ruolo del DPM o Scrum Master è anche quello di “servant leader”, non puoi imporre entusiasmo, ma puoi cambiare una domanda, aprire con una clip divertente, o portare qualcosa da mangiare. Sono piccole cose ma aiutano il coinvolgimento.
I progetti possono andare avanti per mesi, soprattutto lato agenzia o prodotto, quindi trovare il modo di migliorare costantemente è fondamentale, anche se difficile.
Ben Aston:
Nell’articolo di Alexa trovate un link a tanti giochi per stimolare la creatività in retro. Quindi se vi manca l’ispirazione, fateci un salto! Per chi non ha mai provato una retro, da dove consigli di partire?
Alexa Huston:
Domande semplici: cosa vogliamo continuare a fare? Cosa smettere? Cosa provare di nuovo? Offrite uno spazio al team per riflettere e proporre idee migliorative, senza pretese di perfezione. La perfezione non esiste, ma c’è sempre margine di miglioramento. Discutete anche dei fattori esterni che impattano sul lavoro e trovate modo di dire la vostra senza mai perdere l'equilibrio tra leggerezza e profondità.
Totalmente. Dare la possibilità di parlare apertamente è l’obiettivo di ogni retro.
Ben Aston:
Positività è la chiave: spesso ci sono limiti esterni immodificabili, ma sta a noi trovare il modo di lavorarci attorno e mantenere il focus sul miglioramento, non sulla lamentela.
Alexa Huston:
Sono un’ottimista, ma anche realista: so che ci sono problemi anche pesanti, fuori dal nostro controllo. Il compito di chi facilita la retro è ascoltare e mediare, senza mettere una patina finta di ottimismo che nessuno si beve. Serve equilibrio tra leggerezza e attenzione alle difficoltà, e trovare alleati interni all’organizzazione per affrontarle.
In organizzazioni digitali e agenzie con team agile si conosce il valore del team. Non sottovalutate le criticità: annotate e cercate soluzioni insieme ai vostri alleati.
Ben Aston:
Ottimi consigli. Alexa, grazie mille per essere stata con noi oggi, ancora una volta.
Alexa Huston:
Grazie a voi, è stato un piacere!
Ben Aston:
Se ti è piaciuta Alexa, la ritroverai anche nel nostro prossimo corso “mastering digital project management”. Se hai bisogno di formazione PM, dai un’occhiata: è un corso intensivo di sette settimane che comprende video interattivi, webinar settimanali, esercitazioni di gruppo e anche sessioni di coaching. Vai su digitalprojectmanagerschool.com e iscriviti prima che finisca!
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