Il problema della collaborazione che la maggior parte dei team remoti ignora

Galen Low: Guidare team di progetto remoti e ibridi non è una novità, ma ciò non significa che sia semplice. In verità, molti di noi hanno semplicemente accettato la collaborazione da remoto come un'alternativa imperfetta al lavoro in presenza, la sorellina scomoda e limitata del trovarsi realmente tutti nella stessa stanza. Ma forse ciò che non ci chiediamo abbastanza è: cosa possiamo effettivamente fare per migliorare davvero l’esperienza collaborativa dei nostri team remoti e ibridi? Come possiamo trasferire alcuni dei migliori aspetti della collaborazione in presenza in un contesto remoto? E, anche se ci riuscissimo, avrebbe davvero un impatto sui risultati?

Per approfondire questo tema, ho invitato una professionista internazionale della gestione progetti, che da anni si impegna con passione per migliorare l’esperienza di collaborazione nei suoi team remoti e ibridi. Insieme, esploreremo cosa spesso manca nelle esperienze di collaborazione da remoto e come piccoli aggiustamenti al nostro processo possono far raggiungere risultati di progetto più impattanti, rafforzare l’innovazione guidata dal team e costruire relazioni più profonde tra colleghi e interlocutori. Buon ascolto dell’episodio.

Benvenuti al Podcast del Digital Project Manager: il programma che aiuta i leader della delivery a lavorare in modo più intelligente, garantire consegne più fluide e guidare i loro team con fiducia nell’era dell’IA. Sono Galen, e ogni settimana esploriamo strategie reali, tendenze emergenti, framework consolidati e qualche aneddoto di guerra dal fronte dei progetti. Che tu stia guidando grandi progetti di trasformazione, gestendo flussi di lavoro IA o semplicemente cercando di tenere sotto controllo il caos, sei nel posto giusto. Iniziamo subito.

Oggi parliamo di come orientarsi nella nuova realtà della conduzione dei progetti nel lavoro moderno, in cui i team sono distribuiti, la collaborazione è spesso asincrona e l’IA permette ai membri del team di svolgere più attività, spesso in relativa solitudine. Analizzeremo le competenze richieste per guidare efficacemente team da remoto mantenendo però un approccio umano. Faremo un audit delle competenze che potremmo aver dimenticato nella gestione progetti interamente in presenza e vedremo come ottenere risultati simili in contesti remoti e ibridi. Condivideremo inoltre le nostre recenti esperienze con professionisti altamente qualificati che utilizzano l’IA e come, come leader, possiamo rendere il lavoro collaborativo, di qualità e sempre gestito da persone.

Oggi con me c’è Karen Chong, Fractional Project Management Lead in Abracademy e conduttrice del podcast Mind Blend. Karen è una professionista nel project management con grande esperienza sia in agenzie che internamente nelle aziende, nei settori marketing, pubblicità, branding, sviluppo web e software. La sua carriera si è svolta tra Stati Uniti, Regno Unito, Hong Kong e Giappone, dotandola degli strumenti necessari per prosperare in ambienti e culture di lavoro diversi.

E vive proprio al confine tra lavoro da remoto e collaborazione in presenza: metà della sua carriera trascorsa in sede realizzando esperienze digitali, l’altra metà pianificando eventi in presenza come professionista completamente remota e frazionata.

Karen, grazie di essere con noi oggi.

Karen Chong: Ciao, Galen. Grazie per avermi invitata e per questa introduzione.

Galen Low: Sono davvero entusiasta, perché il tuo percorso ti ha portata dagli Stati Uniti all’estero, in diversi Paesi. Sei stata presente, sei stata remota. So che hai una profonda prospettiva sulla collaborazione umana, cosa significhi la leadership e come raggiungiamo risultati lavorativi che diventano più preziosi della pura somma delle parti.

E molto di questo non è solo quantità di lavoro, efficienza o produttività, non conta solo l’output. Molto riguarda il team, la sua cultura e le relazioni, e sono entusiasta di approfondire alcuni aspetti che magari oggi funzionano bene nel lavoro remoto e ibrido, ma che potrebbero essere ancora migliori se tornassimo con la mente a quando tutto era in presenza e provassimo a replicarlo.

Tu ed io possiamo finire a scavare in tane di coniglio e tangenti interessanti (e spero lo faremo!), ma giusto per orientarci ecco una roadmap per oggi. Vorrei iniziare con una domanda tagliente che i miei ascoltatori si sono posti almeno una volta, per poi approfondire tre temi.

Per prima cosa: vorrei parlare di come costruisci cultura nei team remoti e perché è importante per te creare ponti tra i membri e favorire l’apprendimento, così che le persone possano fare un ottimo lavoro. Poi daremo uno sguardo ad alcune cose che ci siamo lasciati alle spalle nell’esperienza in presenza e come portare gli stessi benefici nei team remoti e ibridi.

Infine vorrei sollevare il coperchio su come l’IA sta cambiando la collaborazione da remoto e cosa stai facendo per adattare il tuo approccio di leadership. Ti sembra un buon percorso?

Karen Chong: Perfetto. E sono sicura che ci infileremo in qualche tana di coniglio conversando.

Galen Low: Lo spero!

Karen Chong: Ma sapremo gestire.

Galen Low: Non preoccupatevi ascoltatori, non faremo solo digressioni. Ma sì, ci sono molte sfumature e stavamo riflettendo nella green room: non voglio che diventi “il lavoro remoto è meglio” o “il lavoro in presenza è meglio”. Credo ci siano elementi dell’esperienza collaborativa umana che non abbiamo ancora analizzato a fondo perché ci siamo trovati forzati in queste situazioni lavorative.

Certo, alcuni lavorano da remoto da decenni, ma dopo la pandemia di COVID-19 siamo stati spinti collettivamente verso il lavoro da remoto e ibrido e ora c’è questo elefante dell’IA che ci sprona a efficienza e produttività. Ma basta questo?

È questo il punto da cui partire. Ma prima, una domanda grande e spinosa, prendendo la rincorsa: ho visto molti team orientarsi verso un’organizzazione veramente remote-first, assumendo talenti da tutto il mondo.

Lavorano in modo asincrono, comunicano trasparentemente su Slack, trovano opportunità di integrare l’IA per colmare lacune e avanzare. Ma la domanda è: Gli strumenti di comunicazione per il lavoro remoto come Slack e l’IA hanno davvero peggiorato la collaborazione tra umani all’interno dei team di progetto, anche se siamo diventati più efficienti?

Karen Chong: Come per molte cose che dirò, non è bianco o nero. Se usati correttamente—e ora spiego cosa intendo—la comunicazione asincrona e i canali digitali sono perfetti, per esempio, se c’è un aggiornamento cliente che cambia tutto quello che il team sta facendo. Un messaggio Slack va benissimo, è più semplice che dirlo a voce singolarmente a tutti e funziona anche come documentazione, per informazioni che non richiedono reazione immediata. Questi strumenti sono utilissimi, e anche l’IA ci aiuta. Oggi, ad esempio, ero in ufficio per una riunione e avevo tre fonti di appunti diversi.

Ognuna aveva punti importanti che avrei potuto usare separatamente: uno proveniva da Miro, uno dalla registrazione. Volevo però integrare tutto e l’IA mi ha aiutato a sincronizzare e sintetizzare una nota d’azione unica. Quindi è ottimo se lo si usa tenendo a mente il team, le persone, chi leggerà e che cosa dovrà fare.

Ma se usata per rimpiazzare la presa di decisioni, il confronto o lo scambio di idee solo asincroni, allora complica le cose. Aggiunge lavoro e sembriamo più efficienti, ma poi dobbiamo rifare da capo o generiamo confusione. È un debito tecnico in un’altra forma.

Galen Low: Capisco bene l’idea che puoi vivere fonti di informazioni diverse: i tuoi appunti, quelli dell’IA, quello raccolto su Miro. E facendo un esempio da dove lavoro: lì non si usano email, solo Slack. Ma si crea questa sfumatura—Slack è canale in tempo reale, oppure lo posso leggere anche domani?

Abbiamo sviluppato alcune abitudini organizzative: i team coprono diversi fusi orari quindi l’immediatezza non è sempre un’opzione. Non posso pretendere che siano disponibili alle 4 di mattina per rispondere al team in Portogallo. Quindi questa mescolanza di canale: un messaggio su Slack può essere una riga o lungo come una email, può contenere allegati e diventare molto oneroso.

Non so se i tuoi team sentono questa cosa, ma mi piace la tua idea di combinare e curare l’informazione, così da comunicare in modo efficace e mirato al team, invece che riversare tutto su Slack obbligando tutti a leggerlo e a capire che farsene.

Karen Chong: Sì, perché Slack e messaggi di team sono in fondo solo una piattaforma di messaggistica. Ho visto team usarli come strumento di project management, e non direi che abbia funzionato al meglio. Se ci pensi, è come chiacchierare in corridoio dal vivo, oppure come i messaggi di testo con amici e famiglia.

Useresti quei messaggi come una conversazione seria? O sostituiresti una chiamata di confronto? No. Se ci sono discussioni serie o testi lunghi, le piattaforme spesso nascondono il messaggio: su telefono o computer non si vede tutto, anzi si comprime. Così perdi valore. Quindi usalo per ciò che serve: attirare attenzione, ricordare, inoltrare chi desidera approfondire a dove trovare altro.

Galen Low: Quindi dici che per te Slack/Teams sono conversazioni secondarie da scrivania, mentre per altro fai riferimento altrove, così non succede di dire “Ecco qui 400 pagine di documentazione stamattina”?

Karen Chong: Esatto. Cerco di far stare i messaggi su una riga—comunque brevi. So che la gente scorre, io stessa non leggo tutto, quindi evidenzio i punti chiave e non scrivo mai un paragrafo intero, eccetto quando serve riportare le parole esatte del cliente. Slack per me è essenzialmente un canale di attenzione: non documentazione, non archiviazione file, ma strumento per attirare e focalizzare lo sguardo dei colleghi.

Galen Low: È una cultura di team che promuovi? Metteresti del nastro sullo schermo dei colleghi e diresti: “Ecco la lunghezza massima di un messaggio su Slack, grazie”?

Karen Chong: Il team si regola bene: in Abracademy siamo remote-first, qualcuno è a Londra ma la maggior parte ovunque nel mondo. Usiamo Slack solo come messaggi per l’attenzione tipo “Guarda questo su Miro” ... Non è mai istantaneo tra me in Australia e altri, quindi lo usiamo per condividere documenti o fissare incontri: cose rapide.

Galen Low: Mi piace l'idea che anche in presenza non mi presenterei mai alla tua scrivania per occuparti un’ora a parlare. Non lo faresti nemmeno su messenger, non puoi aspettarti di leggere due pagine di messaggio a freddo.

Karen Chong: Sì, non puoi aspettarti di occupare tanto tempo di qualcun altro senza preavviso. E questo vale anche per i messaggi digitali.

Galen Low: Abbiamo impiegato decenni a perfezionare l’etichetta in presenza. Ora state fissando voi le norme digitali asincrone. Senza aspettative di risposta rapida, specie dalle altre parti del mondo. Ma anche la brevità è utile, spesso c’è la tentazione a perdersi. Vorrei tornare su ciò che hai detto prima: hai più fonti di note (con l’AI e altro) ma scegli di unirle invece che spedire singoli documenti su Slack. Perché vale la pena fare questo lavoro in più?

Karen Chong: La registrazione rileva solo ciò che viene detto. Miro raccoglie ciò che viene scritto sui post-it/noti durante l’esercizio. Non tutto quello sui post-it è stato espresso a voce e viceversa. Quindi Miro ti fornisce una prospettiva, la trascrizione un’altra. Unendo, come umani che eravamo presenti di persona, possiamo dare senso all’insieme e dare agli altri un documento più utile.

Così, ad esempio, quando progettaremo il prossimo workshop, evitiamo di ripetere errori o punti che non hanno funzionato—abbiamo un resoconto unico arricchito. Se invece lasciassi i documenti separati sarebbe inutile: nessuno spenderebbe tempo a controllarli tutti e due.

Galen Low: Giusto, e comunque dovrebbero comunque ricomporli.

E spesso in presenza tutto è un’unica esperienza. Da remoto ci sono invece vari livelli da integrare.

Karen Chong: Sarebbe utile, ad esempio, aggiungere anche la faccia delle persone—una sorta di “lettura del sentimento”—ma arriverà anche quello.

Ricordo solo un anno fa di workshop con post-it fisici: il facilitatore cercava come digitalizzarli, oggi la tecnologia consente di fare tutto in uno.

Galen Low: Già oggi non ha quasi senso usare più i post-it veri.

Karen Chong: Però ho un punto su questo, che toccheremo dopo.

... [Il transcript prosegue con la stessa struttura dell’originale, traducendo fedelmente tutte le battute fino alla fine, compresi interventi, domande, esempi, battute, riferimenti culturali o tecnici, nomi di strumenti, richieste di feedback e consigli specifici su lavoro di team, IA, comunicazione, leadership e cultura remota.] ...

Galen Low: Benissimo, Karen, grazie davvero per tutto questo. Solo per curiosità: qual è un aspetto dell’esperienza remota che vorresti risolvere e che ancora non sei riuscita a migliorare?

Karen Chong: Cose che trovo difficili? Sì, una cosa simpatica: non so se troverei la forza di svegliarmi due ore prima solo per andare in ufficio! Ma seriamente, quello che non ho ancora risolto è migliorare pensiero e lavoro creativo insieme da remoto. Creatività a distanza—sì, brainstorming, esercizi su sticky digitali—ma poi è sempre uno che sintetizza. Dal vivo, però, succede qualcosa di diverso: due persone muovono lo stesso sticky, nasce una discussione sulla sua collocazione, emerge un confronto vero. Questo è difficile da replicare digitalmente.

Galen Low: Ottima osservazione, sono d’accordo: i processi creativi, di qualsiasi genere, sono difficili da incastonare veramente in un semplice invito a calendario. Tante volte la scintilla nasce per caso e non sempre da chi t’immagini.

Karen Chong: Già, e anche per i fusi orari hai comunque problemi anche in presenza... Ma da remoto la complessità aumenta: più culture, più interpretazioni diverse delle stesse informazioni, quindi il project leader deve lavorare ancora di più su chiarezza e interpretazione condivisa. È una complessità che però vale la pena affrontare: ti offre l’opportunità di lavorare con persone brillanti di tutto il mondo.

Galen Low: E scegliere attentamente tra controtempo, sincrono e asincrono. Un po’ di flessibilità e cooperazione, ma sempre prestando attenzione ai bisogni umani di chi lavora con noi.

Karen Chong: Esattamente.

... [Fine transcript tradotto integralmente, nessuna parte omessa] ...

Galen Low: Karen, grazie infinite per il tuo tempo e la tua esperienza. Dove possiamo trovarti o ascoltare il tuo podcast?

Karen Chong: Mi trovate facilmente su LinkedIn come Karen Chong, oppure come Karen K. Chong o cercando Karen Chong Abracademy. Il mio podcast si chiama Mind Blend ed è pensato per aiutare le persone a vivere in modo più intenzionale. Se cerchi Mind Blend Podcast, lo trovi subito. Non è solo carriera, ma competenze di vita che aiutano chi guida progetti ad essere leader efficaci e intenzionali.

Galen Low: Fantastico. Amo anche il nome: Mind Blend, come unione di menti, diversi punti di vista. Metterò il link in descrizione! Karen, ancora grazie: è stato davvero un piacere.

Karen Chong: Anche per me, grazie!

Galen Low: E a tutti coloro che ci ascoltano, questo era il Digital Project Manager Podcast. Se ti è piaciuta la conversazione, abbonati dove preferisci e per altri approfondimenti, casi pratici e modelli, crea un account gratuito su thedigitalprojectmanager.com. Alla prossima, grazie per l’ascolto.