Il Blueprint di Zapier per la Gestione Moderna dei Progetti

Galen Low: In un periodo di turbolenza nel mercato del lavoro, è crudele che le organizzazioni si concentrino sull'automazione guidata dall'intelligenza artificiale o forse è invece gentile?

Wade Foster: Per me, è gentile al mille per cento. L’IA è davvero molto utile nell’aiutarmi con una vasta gamma di compiti. L’IA può supportare nella parte caotica della gestione, ma non si prende il lavoro. Il lavoro resta tale.

Galen Low: Guardando al futuro, diciamo, al 2030, che tipo di competenze e credenziali cercheranno aziende tecnologiche come Zapier per ruoli responsabili della delivery di progetto?

Wade Foster: Direi la capacità di identificare problemi esistenti, avere idee: questo è davvero prezioso. La seconda cosa è ciò che chiamerei giudizio, gusto. E infine, come coordinare tutti questi sistemi? È il cuore complicato della faccenda.

Galen Low: Credi che esista una soglia per l'IA agentica e l'automazione intelligente che forse non dovremmo superare?

Wade Foster: Non so se esista un limite superiore. La creatività umana è ancora largamente inespressa. La quantità di output creativo che una singola persona può generare è enorme. Penso che il mondo sarà diverso, ma non credo che questa visione distopica sia la realtà; probabilmente assomiglierà molto al presente, solo più intenso.

Galen Low: Benvenuti a The Digital Project Manager Podcast — il programma che aiuta i leader della delivery a lavorare in modo più intelligente, ottenere risultati più fluidi e guidare i team con fiducia nell’era dell’IA. Sono Galen e ogni settimana esploriamo strategie pratiche, trend emergenti, framework collaudati e occasionali aneddoti dal fronte dei progetti. Che tu stia guidando grandi progetti di trasformazione, gestendo flussi di lavoro IA o semplicemente cercando di tenere sotto controllo il caos, sei nel posto giusto. Andiamo.

Oggi parliamo del ruolo dell’automazione alimentata dall’IA nella consegna dei progetti e se questa sia davvero la chiave per ridurre alcune delle pratiche di project management troppo complesse che spingono i team snelli a evitare la gestione formale dei progetti come la peste.

Con me oggi c’è Wade Foster, co-fondatore e CEO di un’azienda di cui avrai sicuramente sentito parlare: Zapier. Quasi 20 anni fa, Wade lasciò uno stage nei servizi finanziari, imparò a programmare e insieme ad alcuni amici creò un prodotto che rendeva più semplice far dialogare le app tra loro e costruire flussi di lavoro automatizzati.

Oggi, Zapier è la piattaforma di orchestrazione IA più connessa. Collega team, strumenti, IA e agenti su più di 8.000 app per automatizzare flussi di lavoro critici con flessibilità, scala e controllo.

Wade, grazie per essere qui con me oggi.

Wade Foster: Grazie a te per l’invito, Galen.

Galen Low: Devo dire che per me è un vero onore averti qui e ti ringrazio anche solo per essere presente, condividere le tue storie e i tuoi insight con così tanta trasparenza, così da poter imparare tutti.

Ci sono tante cose che vorrei chiederti e spero che andremo un po' a zig zag durante la chiacchierata, ma ecco la scaletta che ho pensato per oggi. Per cominciare, vorrei partire col chiederti il tuo parere su una domanda molto sentita dalla mia community, ma poi vorrei approfondire tre aspetti.

Innanzitutto, vorrei parlare di cosa è cambiato nell’automazione nel contesto ossessionato dall’IA di oggi rispetto a quando è nata Zapier. Poi vorrei entrare nel vivo di come funziona la gestione progetti da voi e di come Zapier sia riuscita a ottenere processi leggeri facendo davvero “mangiare il proprio cibo per cani”.

Infine, mi piacerebbe avere la tua visione sul futuro del project management come disciplina e su come vedi cambiare il ruolo del project manager grazie all’automazione IA. Sei d’accordo?

Wade Foster: Perfetto. Partiamo.

Galen Low: Ottimo. Voglio iniziare con una domanda scomoda.

Vado dritto al punto. Dalle parti in cui lavoro, c’è questo rapporto amore-odio con l’idea di un’automazione alimentata dall’IA nella gestione dei progetti. Da un lato, l’automazione intelligente elimina tante attività amministrative noiose, ma dall’altro minaccia di eliminare interi posti di lavoro e fa pensare che il project management possa essere completamente automatizzato.

Quindi questa è la mia grande domanda scomoda: in un periodo di incertezza lavorativa, con licenziamenti di massa e difficili ricerche di lavoro, è crudele per le aziende puntare sull’automazione guidata dall’IA? Oppure è invece una scelta positiva?

Wade Foster: Per me, come ho detto, è la scelta più gentile che si possa fare. Se inizi davvero a usare la tecnologia, tutto il mistero sull’IA svanisce.

Ma quando la usi concretamente, ti rendi conto dei suoi vantaggi reali: dove questa tecnologia è incredibile, fa risparmiare tempo, ispira creatività, ma anche dove sono i suoi limiti e il ruolo umano resta fondamentale. Ho scoperto che l’IA è davvero utile nell'aiutare con una marea di compiti in qualsiasi momento della consegna di un progetto, ma non si prende il mio lavoro.

Il mio lavoro non sono le singole attività. Il mio lavoro è capire quali problemi risolvere, valutare ciò che stiamo producendo. Il prodotto è valido? Il marketing è buono? Ci vuole gusto per queste cose. L’IA può aiutare nel cuore caotico della questione.

E in effetti lì aiuta tanto, ma non si prende il lavoro. Il lavoro resta lavoro. Devi comunque risolvere quei problemi e chi abbraccia subito l’IA, secondo la mia esperienza, inizia a produrre di più, fa cose migliori e trova sempre nuove idee su come usarla.

Capisco la reazione umana, che è spesso basata sulla paura e sulla scarsità. È naturale domandarsi: cosa accadrà? Ma nella realtà, ogni tecnologia crea molto più di quanto distrugge. E penso che sarà così anche per l’IA.

Galen Low: Mi ritrovo in certe idee sull’ambiente degli sviluppatori. Se pensi che il valore che crei derivi dalla velocità con cui scrivi a tastiera allora forse stai fraintendendo il tuo ruolo. Vale anche per il project management. C’è un po’ di ansia: “Ora ci sono le note automatiche dell’IA, allora che ruolo ho?”. È vero che a volte è così che la posizione viene vista, ma mi piace questa visione espansionistica: creerà di più.

Wade Foster: Ma il lavoro era davvero prendere appunti?

Non era questo il lavoro. Sono d’accordo. Il lavoro era risolvere problemi, non trascrivere riunioni. Quindi se il tuo compito è solamente quello, allora la paura la capisco di più. Ma nelle aziende la maggior parte delle persone non fa solo questo, è una piccola parte del lavoro, spesso nemmeno la più amata.

Quindi avere l’IA che ti supporta è positivo: libera la mente per le cose che contano davvero.

Galen Low: Appunto, quando le persone iniziano a usare davvero l’IA, si capisce subito a cosa serve e a cosa no.

Percepisco che ancora molte aziende abbiano aspettative senza aver mai provato e pensano “licenzieremo un intero team” o “sarò licenziato”, ma quando provi capisci che è una partnership: ci sono attività in cui eccelle, altre dove serve l’umano. Non è una sostituzione totale. Rimane una collaborazione e aiuta a elevarci.

Wade Foster: Al cento per cento. Ti faccio un esempio. Stiamo per fare lo Zapier Summit, l’evento annuale dove riuniamo tutti i dipendenti di persona. Siamo di solito un team distribuito, e durante il Summit tengo un keynote d’apertura.

In passato, senza IA, dovevo pensare alla storia, raccogliere aneddoti e dati, alcune parti erano stimolanti, ma altre molto noiose perché magari mi mancava l’esempio giusto, i numeri adatti, ecc.

Poi c’era il classico blocco da pagina bianca: tante idee confuse e nessun storyboard. Negli ultimi due giorni ho lavorato con Claude, in sessioni di brainstorming: “Ok, ti do un’ora, fammi domande, aiutami a mettere ordine”.

Il risultato è che oggi posso dedicare più tempo e più impegno a rendere il keynote fantastico, perché ho un partner che mi assiste. Ad esempio, posso chiedergli di cercare citazioni o dati rilevanti su Slack, su Coda o in internet. Questo migliora enormemente la qualità.

Passo in rassegna idee e quando serve, posso dire “bene, documenta tutto perché domani devo riprendere il lavoro: lasciami degli appunti”.

Al contrario di prima, ora torno il giorno dopo e so esattamente dove ero rimasto: un indice, delle tracce chiare. Senza l’IA, il giorno dopo mi sarei chiesto da dove riprendere. Ora torno e ho tutto pronto.

Galen Low: Penso che molti sottovalutino il ruolo della IA come partner di pensiero. Anch’io sono solo agli inizi: per me la sessione parte e finisce, poi magari torno con nuove informazioni e ricomincio da capo. Ma l’idea di vedere la IA come qualcuno che torna domani su ciò che stavamo facendo è davvero interessante.

Wade Foster: Sì, ho iniziato a chiudere le sessioni con “grazie, a domani”. È quasi come con un terapeuta.

Galen Low: Mi piace molto questa idea: mettere al centro qualità e piacere nel lavoro. Cercare di rendere ogni cosa il meglio possibile, anche se non è mai davvero “finita”; puoi continuare, divertirti di più, farlo meglio.

Tu non hai impiegato meno tempo, ne hai investito di più.

Wade Foster: Esatto, anche perché a volte avevo più fili aperti e arrivavo a quel punto caotico. Così mi fermavo e dicevo a Claude “abbiamo fatto nove ricerche diverse, aiutami a ripercorrere i passi, lasciami segni che mi servano domani quando torno”. Questo tipo di assistenza è impossibile senza IA.

Galen Low: Molti sottovalutano davvero questa collaborazione. Io stesso sono alle prime armi: avvio un thread, poi torno. Ma vedere la IA come “vedo domani come è andata”, è una svolta. “Puoi occuparti di queste cose, studiarle per me?”.

Wade Foster: Esatto. Saluto persino a fine sessione come fosse una persona.

Galen Low: È una buona visuale su cosa cambia per tutti i ruoli professionali. La qualità e la gioia non si possono misurare facilmente, ma i risultati si vedono.

Wade Foster: Sì, puntiamo sulla qualità.

Galen Low: Torniamo all’automazione: l’IA cambia il modo di lavorare e anche le skill richieste. Zapier l’ha capito in fretta: avete agent, MCP, restate sempre all’avanguardia nell’integrare app nel caos di tanti strumenti diversi.

L’automazione pura non è nuova: Zapier offre servizi “no-code” da più di dieci anni. Qual è una sfida che avete affrontato in 15 anni di automazione workflow che le persone ancora oggi faticano a superare? La risolveresti oggi allo stesso modo?

Wade Foster: Certi problemi sono sempre gli stessi. Il primo che mi viene in mente è l’ispirazione.

C’è chi usa l’IA in ogni aspetto della propria vita e racconta quanto sia rivoluzionaria. Altri la usano solo per cose semplici: scrivere una ricetta, inventare una storia per il proprio figlio…

La differenza la fa il livello di output creativo: chi la usa tanto, ha imparato a sfruttarla come partner creativo. Chi è alle prime armi si blocca: “Non so nemmeno a cosa potrebbe servirmi”. Credo sia normale. Ma la grande opportunità è: come Zapier, la nostra community, come imprenditori possiamo accompagnare le persone lungo quel percorso?

È un problema che c’era anche prima dell’IA.

Un aneddoto curioso: spesso chi guida la trasformazione IA in azienda sonda i lavoratori per idee sull’IA, ma molte di quelle idee non richiedono affatto l’intelligenza artificiale: erano possibili già con l’automazione tradizionale! Dimostra quanto sia difficile visualizzare le potenzialità vere.

Galen Low: L’arte del possibile, sì. All’inizio, io stesso ero bloccato su “cosa si può fare con Zapier?”. Non ho competenze tecniche avanzate, so dove potrei agire, ma fatico a immaginare tutti i trigger possibili.

Credo che l’ispirazione conti molto: chi sperimenta, accetta anche di sbagliare, impara dagli errori e si fa ispirare. Altri, invece, restano bloccati perché non hanno idee o fiducia nelle proprie idee e non investono tempo per provare.

A proposito di sicurezza dei dati: quali contromisure suggerisci a chi cerca di costruire workflow con strumenti diversi? Come Zapier affronta il tema?

Wade Foster: L’aspetto positivo di Zapier è che hai il controllo totale dei dati: colleghi le app con autenticazione, decidi tu quali dati passano da un sistema all’altro. La seconda buona pratica che vedo tra gli utenti più avanzati è mantenere “il controllo umano”: lasci che l’IA automatizzi i passaggi, ma inserisci una tappa per l’ispezione prima che la catena automatica si concluda. Così puoi verificare che tutto sia ok prima di proseguire.

Credo che nel futuro crescerà la possibilità di rimuovere l’umano dalla catena, ma non sarà mai totale. Sarà come nella produzione industriale: campionamento di controllo qualità, audit statistici, per assicurarsi che tutto resti entro i parametri richiesti. Lo stesso accadrà per le pipeline di IA di scala industriale.

Galen Low: Sono felice che tu abbia toccato questo aspetto. L’automazione in sé non è novità: abbiamo RPA e automazione industriale da decenni. Penso sia rassicurante sapere che la collaborazione e la supervisione resteranno necessarie ancora a lungo.

Wade Foster: Sì, altrimenti niente guadagni di efficienza. È anche meno divertente così.

Galen Low: Mi piace questa insistenza sulla gioia, il divertimento nel lavoro. Molti temono che l’automazione tolga piacere, ma può essere l’opposto: può liberarti dalle parti noiose così da concentrarti su ciò che ti appassiona.

Tu puoi anche scegliere cosa non automatizzare: può volerci lo stesso (o più) tempo per creare qualcosa che ami—ed è un valore per il team e l’azienda. L’ispirazione del keynote è un esempio perfetto.

Tu di recente hai raccontato di come Zapier abbia automatizzato e snellito parte del project management interno. Quali sono gli aspetti che avete scelto di automatizzare e quelli che avete deciso di lasciare manuali?

Wade Foster: È passato circa mezzo anno da allora, quindi forse qualcosa è già cambiato. Non voglio posizionare Zapier come modello assoluto, ma alcune cose ci riescono bene.

Un principio per noi fondamentale è: più piccolo è il team responsabile di un progetto, meglio andrà il progetto stesso—meno coordinamento necessario, meno burocrazia. Facciamo in modo che i team siano piccoli e autonomi.

Quando invece serve agire su progetti enormi e trasversali, usiamo l’IA soprattutto per gestire i passaggi di consegna: automatizziamo i riassunti, passiamo i dati tra gli strumenti usati da team diversi (es. da Jira a Asana) in modo che le informazioni cruciali siano comunicate nel formato giusto.

Un altro uso tipico è l’automazione di promemoria e notifiche quando servono azioni da parte di molti (magari poco coinvolti): “tutti devono compilare questo modulo”, “nuovo processo da seguire”, ecc. Qui il project manager diventava il robot promemoria—ruolo poco piacevole per chi lo fa e anche per chi lo riceve. Automatizziamo i reminder e li inviamo, anche ai manager, così che possano agire solo quando serve.

Galen Low: Anche noi in agenzia avevamo un bot per i timesheet: era solo un avviso automatico su Teams! Nessuno ama farlo, non migliora la reputazione del PM e perpetua la percezione che il lavoro sia solo “prendere appunti e fare promemoria”. In realtà il valore è nella risoluzione dei problemi.

Wade Foster: E un PM creativo può chiedere all’IA di rendere questi promemoria divertenti: scrivilo in forma di limerick, aggiungi un’immagine simpatica… Insomma, con IA puoi personalizzare e rendere umano quello che ti manca di persona. Così diventa anche più piacevole e meno ripetitivo.

Galen Low: Mi piace molto questa personalizzazione: puoi anche assegnare un tono diverso come “il comico britannico sarcastico” per alternare e imparare le preferenze della squadra. Così il promemoria stesso diventa un momento di relazione e non solo un’email robotica.

Wade Foster: Esatto! Il bello è che puoi fare cose simili anche su larga scala, che normalmente sarebbero impossibili.

Galen Low: Tornando ai team distribuiti: secondo te quelli che non lavorano in modo distribuito sono svantaggiati perché hanno comunicazioni poco digitali? Oppure ormai non esistono più aziende che non usano qualche sistema digitale?

Wade Foster: La questione fondamentale è la digitalizzazione, non il lavoro da remoto in sé. Se vuoi sfruttare davvero l’IA, bisogna che i dati esistano in qualche formato testuale (o audio trascritto), così l’IA può leggerli. Zapier ha da tempo la regola della trasparenza per favorire la condivisione pubblica su Slack. Così quando arriva un nuovo collega può recuperare tutto da solo. Con l’IA, queste informazioni diventano un carburante potentissimo: puoi chiedere all’agente di cercare ogni interazione su un certo problema e restituirti il report.

Documentare non significa scrivere manuali perfetti: basta avere le riunioni registrate e trascritte. Così l’IA sa già come usarle.

Galen Low: “Documentare” di solito spaventa, ma in fondo significa solo far sì che qualcosa esista come testo. Molti però hanno timore della trasparenza. Come avete costruito una cultura in cui è normale condividere tutto pubblicamente su Slack?

Wade Foster: Molto si basa su riti e abitudini aziendali. Come leader, ogni volta che qualcuno mi scrive in privato propongo di spostare la conversazione in un canale pubblico. Mia assistente Courtney lo scorso anno ha scoperto che su Slack ci sono statistiche sulla percentuale di messaggi privati rispetto a quelli pubblici. Ora fa una classifica dei manager su chi comunica meglio nei canali pubblici. Tutti i leader sono sopra il 50%, i primi tre superano il 60%. In alcuni mesi si arriva anche all’80%.

Galen Low: Wow.

Wade Foster: Penso che sia possibile arrivare anche al 90–95% di conversazioni pubbliche. Ma almeno più della metà dovrebbe già essere un buon traguardo.

Galen Low: È un buon obiettivo. E in effetti non ci saranno mai il 100% dei messaggi pubblici: alcune cose rimarranno sempre riservate.

Wade Foster: Esatto, non tutto può essere pubblico: ci sono vicende sensibili come performance o acquisizioni che rimangono private. Ma la maggior parte delle informazioni può davvero essere condivisa e risolve molta paura. Quando tutti parlano apertamente, diventa normale.

Galen Low: Mi viene da pensare che la paura nasce dal timore di essere giudicati pubblicamente, mentre nella realtà nessuno offre feedback umiliante in piazza, o almeno succede di rado, e ci si sente sicuri.

Wade Foster: Affrontiamo anche discussioni difficili pubblicamente, ma in genere le persone esagerano l’attenzione che gli altri prestano alle loro azioni—come dicono i terapeuti quando sottolineano che la maggior parte delle persone è troppo concentrata su sé stessa. Superare questa ansia aiuta a condividere più informazioni utili con tutti.

Galen Low: È un ottimo consiglio: superare la paura per poter contribuire di più e meglio al bene comune.

Vorrei chiudere tornando su chi guida progetti: tra i miei ascoltatori molti sono project manager e si interrogano su quali competenze saranno ricercate verso il 2030 e se il ruolo avrà ancora questo nome.

Wade Foster: Secondo me ci sono tre competenze emergenti: la prima è la capacità di identificare problemi reali o nuove opportunità, avere idee. Questo ruolo da “innescatore” è sempre più prezioso perché l’IA ha bisogno degli stimoli giusti. La seconda è il giudizio, il gusto: visto che l’IA può produrre molto “AI slop”, la differenza la fa chi sa valutare davvero la qualità di ciò che viene creato. La terza è la capacità di coordinare sistemi complessi e concatenare processi: qui c’è molta evoluzione e serve pensiero sistemico e aggiornamento costante.

Le prime due skill sono fondamentali e sempreverdi, la terza richiede molta attitudine tecnica e adattamento ai cambiamenti.

Galen Low: Concordo: è difficile scrivere su un curriculum “ho gusto e so trovare idee”, ma è ciò che conta, insieme alla capacità di aggiornarci costantemente e all’equilibrio tra abilità tecniche e umane.

A volte usare l’IA per migliorare qualità e piacere nel lavoro richiede più tempo ma ottiene risultati migliori. È una questione di saper riconoscere e raggiungere la qualità.

Wade Foster: Esatto.

Galen Low: Vorrei chiudere con una riflessione filosofica: pensi esista una soglia oltre la quale l’automazione diventi eccessiva? Come lo sapremo?

Wade Foster: Non so se ci sia davvero un limite. Penso che la creatività umana sia comunque ancora tutta da esprimere: molti strumenti ci frenano e l’IA può farci fare molto di più. Chi la adotta già adesso ha livelli di produttività impensabili e non c’è motivo per cui tutti non possiamo arrivarci. Non è solo guadagno economico: si tratta anche di arte, gioco, intrattenimento. Più liberiamo la creatività umana, meglio sarà per tutti.

Non temo che la tecnologia prenda davvero tutto il lavoro umano: guarda gli scacchi, oggi ci sono motori più bravi degli uomini, eppure ci piace ancora vedere partite tra umani. Non sarà un mondo distopico né utopistico, somiglierà molto ad oggi—solo più intenso.

Galen Low: Mi piace questa visione: non c’è un tetto all’automazione perché non c’è un tetto alla creatività umana. Ci sarà sempre qualcosa di nuovo da fare o pensare.

Wade, è stato davvero prezioso averti con noi oggi. Ti ringrazio molto per aver condiviso il tuo tempo e le tue esperienze. C’è qualcosa di nuovo in arrivo su Zapier di cui dovremmo essere a conoscenza?

Wade Foster: Vi suggerisco di provare gli agent: un nuovo modo di costruire automazione. Si possono impostare workflow agentici descrivendoli semplicemente in linguaggio naturale. Se usate strumenti come Claude, Cursor, Claude Code o ChatGPT, date un’occhiata a MCP. Queste AI danno il meglio se possono accedere a dati reali—email, calendario, Slack, registrazioni di riunioni—e usarli come contesto. Chi le utilizza spesso trova il vero salto di qualità nell’uso trasformativo dell’IA.

Galen Low: Metterò dei link a Zapier MCP, Zapier Agents e al tuo profilo. Spero non ti tempesteranno di richieste! Ancora grazie per aver partecipato.

Wade Foster: Grazie a voi per l’ospitalità.

Galen Low: Bene amici, questo era l’episodio di oggi di The Digital Project Manager Podcast. Se avete apprezzato questa chiacchierata iscrivetevi su qualunque piattaforma stiate ascoltando. E se volete altri spunti pratici, casi studio e playbook, fate un salto su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.