Dove l’Intelligenza Artificiale Aiuta Davvero i Project Manager nel Lavoro di Delivery

Becca Banyard: Ciao a tutti e benvenuti al podcast di The Digital Project Manager. Mi chiamo Becca Banyard e in realtà sono la produttrice di questo show. Ma oggi prendo il posto da conduttrice al posto di Galen, dato che abbiamo un episodio un po’ diverso dal nostro solito format. Questa conversazione è stata originariamente registrata come parte della nostra serie di eventi live "Il futuro dell'IA nella gestione dei progetti," dove esploriamo come l'intelligenza artificiale sta cambiando il modo in cui i team pianificano, consegnano e gestiscono il lavoro.

In questa sessione, siamo accompagnati da Scoro per approfondire come l'IA si sta integrando concretamente nella delivery dei progetti oggi e su cosa dovrebbero concentrarsi PM e responsabili della delivery in futuro. Non ascolterete la demo prodotto live in questa versione podcast perché sarebbe difficile da seguire senza il supporto visivo. Potete accedere alla registrazione completa tramite il link nelle note dell’episodio, ma oggi ascolterete l’intera conversazione strategica su come usare l’IA in maniera pratica e pronta per il team.

Con me ci sono due ospiti incredibili. Il primo è Tim Fisher, VP of AI di Black & White Zebra. Tim in realtà condurrà la discussione insieme a me perché ha oltre 20 anni di esperienza sia in ambito tech che AI, e ci aiuterà a capire quello che stiamo osservando collegandolo alla giornata tipo di PM e manager di delivery.

E ci raggiunge da Scoro anche Harv Nagra. Harv è un esperto di delivery e operations, nonché conduttore di The Handbook: The Ops Podcast. Se frequentate la community DPM da un po’, probabilmente lo avete già sentito nel podcast o ad uno degli eventi. È un amico della community e siamo davvero elettrizzati di averlo qui.

Quindi Harv, benvenuto!

Harv Nagra: È un piacere essere qui. Grazie per l’invito.

Becca Banyard: Allora Harv, prima di entrare nel vivo, mi piacerebbe sapere qualcosa in più su Scoro. Puoi darci una panoramica di 30 secondi su cosa fa Scoro e per chi è pensato?

Harv Nagra: Assolutamente. Scoro è una piattaforma di automazione per i servizi professionali. Un termine noto anche con la sigla PSA.

Non sempre questa sigla risuona con tutti. È piuttosto raro sentire persone parlare di PSA. In realtà significa che è pensata per tutte le aziende di servizi professionali: agenzie, società di consulenza, studi IT, studi contabili, studi legali, qualsiasi realtà che venda tempo e competenze.

È diversa da un sistema di project management come quelli che conosciamo bene, come Asana, JIRA, Trello e simili. Questo perché va oltre la semplice gestione di progetti e task, e oltre la collaborazione. Da un lato abbiamo questi strumenti, poi possiamo passare a soluzioni più complesse come Monday, Clickup, Teamwork, che permettono di abbinare alcuni moduli e costruire qualcosa su misura.

Poi c’è quello che io chiamo il mondo PSA: sistemi che sono una sorta di sistema operativo per la tua azienda. Si costruiscono budget e offerte direttamente sulla piattaforma, si pianificano e gestiscono le risorse e il calendario, si trasformano le offerte in progetti da gestire insieme a budget e pianificazione.

Ed infine si tiene traccia del tempo, dei budget, si fattura, si reportizza sull’andamento aziendale e si integra con altri sistemi esterni come software di contabilità, piattaforme HR e altro ancora. Quindi copre davvero end-to-end e va oltre il classico project management.

Tim Fisher: Davvero interessante. Quindi lavori ogni giorno con team di progetto, agenzie e tutte le realtà che hai appena citato.

Hai davvero un punto di osservazione privilegiato su ciò che rende difficile consegnare i progetti oggi. Da dove partiamo secondo te? Dal tuo punto di vista, qual è la parte più difficile nella riuscita dei progetti oggi?

Harv Nagra: Tim, ero un digital producer molti anni fa. A un certo punto gestivo un team di producer in agenzia come digital director e non credo che le difficoltà siano cambiate davvero, sai?

Dalla mia esperienza è sempre stato il cambio continuo delle tempistiche che crea complessità. Il numero di revisioni non corrisponde mai davvero alle aspettative del cliente. Ci sono le richieste di cambio scope e spesso ritardi nell’arrivo di contenuti o feedback. Così, i migliori piani all’inizio di un progetto finiscono spesso lontani dalla realtà.

C’è quindi tanto cambiamento e restare al passo di tutte queste variabili — già solo le comunicazioni con tutti gli stakeholder, aggiornare i budget ogni volta che cambia lo scope, aggiornare task, piani e tempistiche — diventa un lavoro immenso.

Non credo sia una novità. Forse è sempre stato così per chi fa project management. Quindi resta una delle sfide principali.

Tim Fisher: Sicuramente. Secondo te, quali sono gli errori che spesso commettono i responsabili di progetto e che Scoro aiuta a risolvere?

Harv Nagra: Ci si ritrova sommersi da una marea di cambiamenti. E spesso l’aspettativa è molto ottimista all’avvio del progetto, pensando che tutto filerà liscio.

Oggi poi c’è la pressione a costruire budget super snelli solo per vincere il progetto. Così si rischia di non avere margine in caso di imprevisti. E come dicevo, quando usi una serie di tool differenti per coordinare tutto questo, ti ritrovi a fare più lavoro amministrativo che lavoro a valore aggiunto.

Magari costruisci il budget da una parte, usi Harvest, poi Asana, fai il time tracking da un’altra, esporti tutto in excel per cercare di conciliare i budget, e tutto ciò porta via tantissimo tempo. Quindi le criticità principali sono:

Prima di tutto una grande inefficienza, perché se il team importa/esporta o duplica dati fra sistemi di continuo, nel processo si introducono errori umani. E c’è un enorme rallentamento sia nel capire come sta andando il business che nel vedere come stanno andando i singoli progetti.

Parlo con agenzie o consulenti che segnano le ore su un sistema, le esportano una volta a settimana e poi le sommano in fogli Google per calcolare quello che hanno totalizzato: in quella settimana potrebbe essere successo di tutto, magari sei già fuori budget e non lo sai nemmeno. Quindi molto lavoro amministrativo e poca visibilità, ed è qui che un PSA come Scoro fa la differenza: una singola fonte di verità, tutto è in un unico posto, niente esportazione/ importazione continua né copiature di dati da un sistema all’altro.

Semplicemente tutto esiste lì. Quella è la forza della centralizzazione: dalla preventivazione, alla gestione progetti, resource management, time tracking, fatturazione, tutto in una piattaforma. Ultima cosa, Tim: anche le aziende in crescita ci arrivano a un certo punto, dopo aver usato mille sistemi quando ormai si rischia il caos.

Ci si accorge che non si può più andare avanti così, i progetti crescono e bisogna strutturarsi di più.

Tim Fisher: Sì, mi torna molto. È incredibile quanto, anche in aziende strutturate, sia normale convivere con la follia di collegare sistemi diversi a forza di copia-incolla e fogli excel.

Ecco, rispetto a tutte queste sfide — dove si inserisce l’Intelligenza Artificiale oggi?

Harv Nagra: Come dicevo, i project manager si ritrovano a orchestrare moltissimo lavoro manualmente. L’altra cosa che vedo oggi è che molte aziende utilizzano l’IA in modo un po’ a macchia di leopardo per accelerare certi processi.

A volte però si accelera un processo rotto! Invece di migliorarlo, lo si velocizza magari grazie ad un LLM. Ma ora siamo davvero alla vigilia di una trasformazione: vogliamo che chi fa PM, producer, team progetto si sentano supportati come se avessero dietro una squadra virtuale fatta da AI che si prende tutto il lavoro di routine. Così possono allontanarsi, dare un prompt e lasciare all’AI tutte le attività noiose, mentre loro concentrano tempo sul lavoro ad alto valore. Ed è questo l’aspetto davvero entusiasmante.

Tim Fisher: Riesci a darci un esempio specifico, un punto di dolore che l’AI sta già aiutando a risolvere per i vostri clienti?

Harv Nagra: Torno all’esempio di prima: i progetti non vanno mai secondo i piani, le scadenze slittano, cambiano gli scope, i permessi si fanno aspettare mentre ti ritrovi fra mille sistemi e perdi le informazioni utili.

Credo che la tecnologia stia arrivando ad offrire insight disponibili in tempo reale. Storicamente i nostri prodotti producono report.

Ma poi sta all’umano andare ad analizzare e interpretare quei dati. È utile ma sarebbe anche più comodo se queste informazioni fossero fornite proattivamente — non più da rincorrere o calcolare manualmente ma consegnate direttamente dal sistema che ti segnala il problema e come risolverlo.

I nostri clienti stanno testando la nostra MCP in beta, dandoci tantissimi spunti e feedback su ciò che vorrebbero poter fare ed è davvero stimolante ascoltare tutte queste idee. Alcune cose ora ancora non sono possibili, ma ci stiamo arrivando: puoi chiedere all’AI cosa è cambiato, cosa va cambiato o cosa hai bisogno che venga fatto, e l’AI esegue direttamente il lavoro richiesto.

Tim Fisher: Ho un’altra domanda: hai citato l’acronimo MCP, penso sia utile chiarirne il significato. Forse in tanti qui l’hanno già sentito ma vale la pena di una spiegazione.

Harv Nagra: Credo che tutti abbiano sentito parlare di API, Application Programming Interface, ovvero un modo per due app di parlarsi, scambiarsi dati e funzionalità. Tipicamente però un’API richiede l’intervento di uno sviluppatore che la integri e gestisca quello scambio di dati.

Ecco, spiego MCP come una sorta di “strato API” per le piattaforme AI tipo ChatGPT o Claude, per collegarle ad altri sistemi. La cosa interessante è che non solo permette di ottenere risposte su dati dei tuoi sistemi ma consente anche di eseguire azioni vere e proprie.

Insomma: vai e fai questa cosa! Diventa un vero e proprio centro di comando per gli altri strumenti aziendali. A differenza di un’API, non serve lo sviluppatore per scrivere codice: basta un prompt sul tuo LLM preferito! Potente, no? C’è anche la capacità “multi-tool”, cioè: MCP può eseguire operazioni e recuperare dati su più sistemi contemporaneamente, non solo su uno. E questo è davvero il bello.

Tim Fisher: Ormai mettono AI dappertutto… È quasi d’obbligo: ogni software integra una qualche forma di intelligenza artificiale. Cos’è diverso nel modo in cui Scoro integra l’IA? In che cosa vi differenziate dalla concorrenza?

Harv Nagra: Abbiamo appena festeggiato il terzo compleanno di ChatGPT.

Appena uscita, tanti strumenti e prodotti hanno infilato un generatore di testo solo per poter dire di usare l’AI. Ad oggi tutti abbiamo il nostro preferito fra i text generator, gli LLM migliori per innovazione. Ma serve davvero un generatore testuale in ogni prodotto?

Io penso di no, e non è stata la nostra scelta. Anzi, quasi ci sembrava un trucco: avremmo potuto mettere un text generator in Scoro, ma davvero qualcuno dovrebbe usarlo lì? Che senso ha? Quindi non abbiamo seguito questa strada. Scoro è già una specie di sistema operativo per il business: hai budget, progetti, fatturazione, reportistica. Volevamo costruire un livello AI che si sovrapponesse, offrendoti insight più intelligenti, aiutandoti a gestire ed eseguire il lavoro.

La nostra visione: creare una specie di collega virtuale, capace di fare tutto ciò che fai tu nel prodotto… e farlo al posto tuo! L’automazione completa del workflow è il cuore del nostro approccio.

Tim Fisher: Vorrei spostare un po’ il focus e parlare di cosa ci aspetta in futuro. In modo diretto: dove pensi stia andando il viaggio dell’AI in Scoro?

Harv Nagra: Stiamo investendo fortemente in Eli e MCP quest’anno. Era il nostro obiettivo principale. Non volevamo inserire un semplice generatore di testo ma valorizzare tutti i dati che abbiamo su progetti e clienti utenti. Siamo stati la prima piattaforma PSA a lanciare il supporto MCP quest’autunno — di questo siamo molto orgogliosi. Ora vogliamo ampliare le capacità di Eli, così da permettere di fare qualunque cosa all’interno della piattaforma, almeno tutto ciò che può fare un utente umano.

Settimana dopo settimana espandiamo le funzioni, e puntiamo ad arrivare al punto che tu possa chiedergli di svolgere qualsiasi cosa direttamente (se anche tu potessi farla). Presto, anche la possibilità di usare la voce, per esempio.

Ci lasciamo ispirare molto anche dai clienti, che stanno testando la soluzione e propongono idee. Un’anticipazione vera: vogliamo dargli ancora più capacità, così che possa conoscere meglio la tua azienda, il tuo settore, il tuo mercato specifico, e dunque operare con maggior contesto.

Riteniamo che questo sarà il vero salto: non solo lavorare sui dati, ma anche conoscere il tipo di business, le abitudini, come vuoi costruire i preventivi, le regole con i tuoi clienti… Quindi sarà un assistente davvero su misura, impossibile da sostituire.

Tim Fisher: Sarebbe fantastico, sì! Visto che hai appena risposto, te la giro comunque: se pensi a tutte le cose che i vostri clienti vorrebbero fare, c’è una funzione specifica che oggi Scoro ancora non offre?

Anche molto concreta, magari da roadmap… giusto per lasciare qualche spunto concreto su cosa potrebbe arrivare presto.

Harv Nagra: Essendo stato producer, ti dico cosa piacerebbe a me ma anche cosa ci stanno suggerendo i clienti: cose tipo automazione completa delle offerte sulla base di progetti simili già svolti in passato.

Oppure analisi dei comportamenti problematici di certi clienti, suggerimenti su come affrontare progetti con clienti “difficili”. I template per le offerte sono utili, certo… ma sono sempre template. Sarebbe potentissimo avere una funzione che prende il template base, incrocia i dati storici, aggiorna prezzi e scope e automatizza la laboriosa fase di quotazione.

Tutto il lavoro ripetitivo: controlli di salute del progetto, automatizzare la fatturazione, creare riepiloghi e potenzialmente sostituire del tutto l’API con solo MCP. Tutto questo è quasi oggi fattibile. Ma, come ex producer, ciò che sognerei è gestire meglio i clienti, smistare al volo tutte le richieste in entrata e sapere già se sono in scope o fuori scope, consigliando anche come argomentare il rifiuto (quando necessario) e guidando nella negoziazione per tenere tutto sotto controllo. Un vero coach comunicativo.

Non so se è una risposta scontata, ma queste sono le attività meno divertenti e spesso più difficili (perché è difficile dire di no a un cliente e c’è sempre emotività). Se potessi ricevere suggerimenti per gestire ogni richiesta, vedere automaticamente assegnati i task in scope e ricevere proposte di azioni per quelle fuori scope (con anche la bozza della mail da inviare!)… sarebbe davvero super!

Tim Fisher: Sarebbe grandioso. Queste cose poco "sexy" sono in realtà le più utili. Preferisco di gran lunga queste feature concrete ad un effetto speciale. E quando ne parliamo vedo che sono proprio le cose che i LLM già fanno bene: rispondono ed interagiscono, e l’unico pezzo mancante sono i dati aziendali che però sono dispersi fra Scoro e mille altri tool.

Insomma, una magnifica idea per portarli a valore e fare davvero qualcosa di produttivo, non solo piccoli esperimenti come spesso capita con l’AI oggi. Arriviamo così all’ultima domanda, bella corposa, che rivolgo spesso agli ospiti.

Secondo te, come cambierà il ruolo del project manager con l’evoluzione di queste tecnologie? Perché in fondo gran parte di quello che hai descritto fa già parte del lavoro quotidiano.

Io stesso, quando me lo chiedo con riferimento ad altri settori, penso sempre al grande salto “strategico” che possiamo fare tutti e alle nuove possibilità.

Ma per te, come impatterà davvero sugli operatori PM all’interno della tua community?

Harv Nagra: Sì. Ho ripetuto spesso oggi la parola “orchestrare” perché è ciò su cui abbiamo puntato con le demo e le nostre soluzioni: aiutare gli utenti ad orchestrare meglio il lavoro. I PM orchestrano già ora, ma in modo molto manuale. Scrivevo oggi su LinkedIn che il lavoro dei project manager non è solo un ruolo amministrativo costoso, anche se spesso la giornata si riempie di copia-incolla e aggiornamenti su decine di sistemi.

Non deve essere questo il vero valore del lavoro e non penso che qualcuno possa appassionarsi davvero a questa routine! Quindi penso proprio che l’evoluzione sarà lasciare che sistemi e strumenti come Eli e MCP si incarichino di queste attività ripetitive, liberando i PM per operare strategicamente e su task ad alto valore (che ci piacciono di più).

Credo nessuno trovi gratificante aggiornare Gantt chart e simili — servono, ma non sono la parte bella del mestiere. Non temo che AI sostituisca il ruolo di PM: gli umani portano sempre valore, sfumature, giudizio e contesto. Quindi questi strumenti saranno come avere una squadra alle spalle che permette di concentrarsi su lavoro più interessante e produttivo.

Tim Fisher: Concordo, grazie Harv.

Becca Banyard: Straordinario.

Harv, è stato un vero piacere. Grazie mille per averci raccontato le novità sull’IA di Scoro! Se qualcuno vuole esplorare meglio Scoro, dove può trovarvi?

Harv Nagra: Andate su scoro.com. Ho anche io un podcast, quindi vi invito ad iscrivervi: si chiama The Handbook ed è tutto sul mondo operations. E ovviamente, collegatevi con me su LinkedIn dove parlo spesso di maturità operativa, efficienza aziendale e simili. Il link è BLY slash score demo, potete registrarvi per una prova gratuita.

Becca Banyard: Ancora grazie! E grazie anche a Tim per avermi affiancato oggi. Chiudiamo qui: buona giornata a tutti e ci vediamo alla prossima sessione sul futuro dell'IA nella gestione dei progetti. A presto!