Come Scegliere il Software di Gestione Progetti nel Modo Giusto nel 2023

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Galen Low: La scorsa settimana, non ne potevi più di quanti fogli di calcolo la tua azienda utilizza per portare a termine il lavoro. Hai detto qualcosa tipo: "Se apro un altro foglio di calcolo con dati del periodo di riferimento sbagliato, andrò io stesso a cercare uno strumento migliore." Purtroppo, lo hai detto ad alta voce. E le persone giuste ti hanno sentito. Ora sei tu a dover guidare la ricerca di una soluzione migliore.

Così ti ritrovi a setacciare materiale di marketing, siti di recensioni software, tabelle di comparazione delle funzionalità e Reddit cercando di trovare la soluzione giusta per te, i tuoi colleghi e il team dirigenziale. Sei sommerso da centinaia di opzioni, raccogliendo centinaia di opinioni contrastanti. Il tuo muro inizia a sembrare quello di chi stia indagando su una cospirazione—spilli e fili compresi.

Non c'è un modo migliore, al giorno d'oggi, per rendere il processo di selezione software meno doloroso? Se hai difficoltà a orientarti nell'immenso panorama di strumenti per la gestione progetti disponibili oggi sul mercato, continua ad ascoltare. Condivideremo approfondimenti dal settore e sfateremo alcuni miti sul processo di selezione software, così che sembri più una vittoria e meno come spingere una pietra su per una collina a mani legate, bendato e cavalcando un lama.

Ciao a tutti, grazie di essere con noi. Mi chiamo Galen Low e faccio parte di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda: acquisire competenze, sicurezza e connessioni, così da amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com.

Bene. Oggi parliamo di software per la gestione progetti—non tanto del software in sé, ma del percorso che quasi ogni organizzazione affronta per passare da una sofferenza continua a una reale efficacia sostenibile attraverso strumenti e tecnologia. Parleremo anche di trend, parole alla moda, trappole e degli ostacoli che chi intraprende questo percorso affronterà, e di come superarli.

Con me oggi c'è Joe Ateya, il nostro consulente software capo per The DPM e amico di lunga data.

Joe, è fantastico averti con noi!

Joe Ateya: Ciao Galen. Grazie per avermi invitato oggi. Sono davvero entusiasta di essere qui.

Galen Low: Anche io sono entusiasta. Joe, hai così tanti approfondimenti da condividere. So che ne parleremo tra poco, ma sei davvero immerso nel mondo del software in tanti settori diversi, soprattutto nel project management e nelle organizzazioni basate sui progetti.

Non vedo l'ora di approfondire. Sono curioso, come hai iniziato a interessarti agli strumenti software e come usi questa passione per aiutare le persone a restringere il campo di scelte tra le tante opzioni oggi disponibili?

Joe Ateya: Ottima domanda. Sono sempre stato interessato al software e alla tecnologia, già dai tempi dell’università, anzi, sin da prima. Volevo davvero lavorare nel settore tech. Mi piace l’ambiente dinamico che offre, sia sul lato software sia nei cambiamenti tecnologici che le persone devono affrontare, in particolare su come il software possa aiutare a migliorare la vita delle persone.

Negli ultimi anni, mi sono occupato soprattutto del lato DPM. Faccio parte del gruppo DPM da quasi quattro anni. In precedenza lavoravo per Crozdesk, che poi è stata incorporata nel gruppo DPM e ribrandizzata in SoftwareSelect. Gestisco il servizio di consulenza software da quasi quattro anni ormai. Sono in parte autodidatta: nei primi tempi gestivo progetti interni e ho fatto molta project, program e product management direttamente. Quindi un mix di tutte e tre le discipline.

Nella gestione progetti occorre vedere passo dopo passo cosa fare, nella gestione prodotto monitorare come il prodotto sta andando, gestirlo per sprint, e come programma perché si trattava di un insieme di tanti progetti contemporanei.

Sono sempre stato interessato al software e a come può aiutare le persone, sia professionalmente che personalmente. In ogni ambito la tecnologia ha un impatto: basta pensare a quanto uno smartphone oggi racchiuda tecnologia. I nostri smartphone hanno più potenza di calcolo oggi di quella che portò l’uomo sulla Luna negli anni ’60.

Viviamo in un mondo dove siamo sempre più dipendenti dal software. Credo sia importante sfruttarlo al massimo, dato che vediamo l’industria software cambiare così in fretta. Ma alcune persone possono avere bisogno di un consiglio in merito. A me piace parlare con le persone, aiutarle mettendo a disposizione le mie competenze di software e project management, aiutandole a capire come sfruttare gli strumenti in modo specifico per la gestione progetti. Ed è una cosa che mi appassiona davvero molto.

Galen Low: Mi piace il fatto che tu abbia fatto il lavoro: riesci a comprendere chi deve gestire progetti o aziende usando strumenti software. Mi fa pensare a te ai tempi dell'università che scarichi demo di software, studiando documentazione, tentando. Oggi tutti dicono: provo quest’app, poi se non va bene la cancello.

Costa due euro? O magari è gratis? E se trasliamo questa mentalità nel software aziendale, le cose cambiano: si spendono molti più soldi, si fa change management su larga scala. Il processo decisionale diventa molto più importante.

Anche se alla base il concetto è lo stesso: dobbiamo semplicemente lavorare meglio grazie alla tecnologia, come con le app del telefono. Ma la complessità della selezione software in ambito aziendale, specie nelle grandi imprese, è totalmente diversa. Ed è proprio questo il punto che vorrei approfondire.

Mi piace l’idea che gli strumenti software siano fatti per aiutarci a lavorare meglio. È facile perderlo di vista quando ci si trova di fronte a grandi nomi, venendo sedotti da marketing e venditori, attratti da funzionalità che forse non servono davvero.

Ma la domanda fondamentale è: di cosa abbiamo bisogno davvero, dov’è la criticità, come possiamo lavorare meglio? Ma sto andando troppo avanti.

Joe Ateya: Bisogna dire comunque che per molti la compilazione manuale di fogli di calcolo risulta davvero dispendiosa in termini di tempo.

E spesso desiderano soluzioni che li aiutino a risparmiare tempo e offrano maggiore struttura. L’uso di un software aiuta proprio a strutturare i progetti, le scadenze e a visualizzare cosa fare.

Ne parlerò sicuramente più avanti nella chiamata.

Galen Low: Mi piace. Sai, negli ultimi dieci episodi di questo podcast, sia dietro le quinte sia in registrazione, abbiamo sempre affrontato la questione di come molte grosse organizzazioni utilizzino solo fogli di calcolo. Excel è un software potente, Google Sheets è ottimo, ma — come dicevi tu — diventa un accumulo di dati più che uno strumento realmente strutturato al servizio degli obiettivi.

Joe Ateya: Esatto, e spesso la gente non sa davvero quale sia la soluzione migliore; pensa solo "ho sempre usato questo, funziona, perché cambiare?"

Il pensiero del cambiamento può essere scoraggiante, e molti adottano l’atteggiamento "se non è rotto, perché aggiustarlo?" Ma poi magari si rendono conto che l’erba è più verde altrove.

Galen Low: Proprio così. E la difficoltà di cambiare è una questione importante. Visto che nel tuo lavoro parli ogni giorno con molte persone sui loro bisogni software, hai una prospettiva unica su questo percorso di selezione e giustificazione del cambiamento… Ma oggi, quali sono i tipi di software più richiesti per la gestione progetti? Che tipo di conversazione hai con i clienti?

Joe Ateya: Solitamente ci sono quattro sottocategorie principali di software ricercate. Partiamo dalla gestione delle attività, poi la gestione progetti generica, quindi portfolio management e — infine — gestione delle risorse.

Ovviamente ci sono sotto-categorie, ma questi sono i quattro temi centrali che emergono parlando con la gente. Chi cerca strumenti per la gestione attività vuole strutturare meglio il lavoro del team, concentrandosi sul monitorare le attività, i progressi e la documentazione. Si cerca una soluzione holistica per avere una visione d’insieme su progetti e attività in corso e svolte, così da organizzarsi meglio.

La necessità di struttura accomuna aziende di tutti i tipi: dal piccolo studio creativo fino alla casa automobilistica da 20.000 addetti. L’obiettivo universale è abbandonare l’uso caotico dei fogli di calcolo per sistemi più ordinati.

Il portfolio management invece interessa società più grandi, mentre le PMI puntano più spesso a strumenti tutto-in-uno che gestiscano attività quotidiane e portfolio nel medesimo ambiente. Per le grandi realtà, spesso è il team PMO a voler visionare tutti i progetti in corso, misurare l’allineamento, il rispetto delle tempistiche e dei budget.

Qui la componente analitica è forte: serve automazione, visualizzazione e reportistica evoluta per fare previsioni e confronti tra trimestri, dati che le PMI normalmente non gestiscono. I tool di portfolio management hanno insomma la reportistica come funzione chiave.

Per la piccola e media impresa invece si privilegia una piattaforma unica per tutto, con meno tool diversi da integrare. Molti tool oggi coprono anche CRM e gestione prodotto, rendendo conveniente avere una soluzione centrale.

L’ultima sottocategoria è la gestione risorse, richiesta dalle medie e grandi aziende: qui l’attenzione è sulla pianificazione e sulla capacità dei team, per prevedere la necessità di nuove assunzioni o assegnazioni. Troppa pianificazione manuale su fogli di calcolo crea confusione, mentre il software dedicato alleggerisce e automatizza lo scheduling delle risorse e la pianificazione dei progetti, che sono aspetti tra i più dispendiosi della gestione progetti.

Galen Low: Gestire le risorse è uno dei temi più discussi nella nostra community.

Joe Ateya: Anche all’interno delle aziende gestire risorse resta impegnativo.

Galen Low: Vero, assolutamente.

Joe Ateya: Chi sarà disponibile quando qualcuno è in ferie? O se il designer va in maternità? Sono tutte problematiche trasversali, ma è così che io suddivido quelle quattro categorie.

Galen Low: Forse per alcuni ascoltatori sono funzioni aziendali "core". Vorrei però parlare di trend. Hai citato spesso la parola "struttura" e la visualizzazione/vista sulle attività. Cosa sta spingendo le aziende verso soluzioni dedicate, lontano dai fogli di calcolo, anche se li hanno usati per decenni? Quali fattori ambientali, economici o di business guidano questa transizione, rispetto a 3, 5, 10 anni fa?

Joe Ateya: Oggi molte aziende stanno davvero provando a digitalizzare tutto, abbandonando approcci tradizionali come carta e penna o anche la gestione manuale digitale dei dati su fogli Excel.

Vogliono ridurre il tempo speso per inserire o tracciare dati manualmente e focalizzarsi al 100% sul far prosperare i progetti. E la logistica alla base della gestione progetti spinge verso soluzioni dedicate.

Ho visto un forte cambiamento soprattutto in settori come l’edilizia. Di solito si usavano approcci più classici, magari penna e carta, ma ora, con il lavoro da remoto post-Covid, c’è stato uno slancio verso la digitalizzazione. Serve un sistema accessibile ovunque, non solo software installati in ufficio, ma in cloud ovunque ci si trovi (tipo lavorare da un portatile alle Hawaii).

Il vantaggio è flessibilità e struttura indipendentemente da dove si lavora, e la possibilità di archiviare facilmente file, bozzetti, documenti di progetto in un unico ambiente senza dover chiedere autorizzazioni ogni volta — basta un click per accedervi.

Galen Low: Mi piacerebbe vedere un report su quanto tempo si perda a dare accesso ai fogli di calcolo! Arriva un nuovo assunto che non riesce ad accedere ai dati... quanto tempo sprecato! Invece, una soluzione software dedicata concede i permessi automaticamente per ruolo: tutto più trasparente.

Credo tu abbia toccato un altro punto importante: non solo lavoro remoto o ibrido, ma come oggi produttività e collaborazione siano cambiate. Ricordo quando usavo Microsoft Project sulla mia postazione locale: era uno strumento solitario, niente collaborazione. Oggi invece la collaborazione e la trasparenza sono centrali. La documentazione condivisa, come Google Docs, i commenti, le assegnazioni di task... tutto visibile, accessibile dalla curva di apprendimento minima. È un grande cambiamento.

La visione più cinica è che parte di questa spinta derivi dal desiderio delle aziende di "vedere cosa fanno le persone anche da remoto", quindi strumenti di tracciamento attività e produttività. Ma la prospettiva più ottimista è che ogni giorno impariamo più cose, osserviamo come lavorano gli altri, le discussioni, le informazioni... anche se talvolta tutto ciò rischia di soffocarci: il tempo diventa prezioso ed è percepito in modo diverso. Cinque anni fa il tempo impiegato per dare accessi non sembrava sprecato, oggi invece sì.

Joe Ateya: Vero. Hai menzionato Microsoft Project.

È ancora leader di mercato e molti lo lodano. Ma sento anche molte lamentele: molti lo usano solo perché "è quello che conoscono". Sul mercato ci sono oltre 480 tool e la differenza rispetto a Microsoft Project è evidente.

Molti lo ritengono troppo macchinoso, con un’interfaccia vecchia (non aggiornano da almeno vent’anni, la stessa dei primi anni 2000!). Per il software è un tempo lunghissimo. Pensiamo che molti non tengono una casa tanto a lungo quanto Microsoft Project mantiene la propria interfaccia.

Galen Low: Non possono quasi più aggiornarla, a questo punto.

Joe Ateya: Esattamente. Molti cercano oggi soluzioni meno manuali, perché spesso Microsoft Project può esportare solo in certi formati, o è compatibile solo con altri prodotti Microsoft. Ci sono però molti tool oggi attenti all’integrazione con altri software.

Noi internamente usiamo per esempio Slack, e molti altri strumenti. Quando si sceglie, un criterio chiave è la "sensazione d'uso": il layout, la facilità, la produttività che ne deriva. Questo prescinde dal settore. L’adozione a livello di team è fondamentale: spesso le direzioni aziendali impongono tool ricchissimi di funzioni, ma che nessuno adotta perché difficili. Di recente, ho parlato con qualcuno che usava lo stesso prodotto da sei anni, ma la restante azienda non lo adottava: semplicemente non piaceva il layout, sebbene avesse tutto il necessario.

Quando si sceglie, porterei quindi in demo alcuni membri dello staff che lo useranno tutti i giorni: è un modo per raccogliere feedback nei colloqui coi fornitori, per capire insieme vantaggi e svantaggi delle varie soluzioni viste nella pratica. Questo aiuta molto la decisione.

Galen Low: Questo aggiunge complessità, ma è davvero importante capire di non essere l’unico utente. Oggi questi tool sono più software di collaborazione che non semplici strumenti di project management tradizionale. Serve un cambio di mentalità e di processo, ben più che una semplice scelta d'acquisto da fare in solitudine. Il vero punto è costruire consenso e pilotare change management.

Joe Ateya: Hai mai implementato tu stesso una piattaforma software?

Galen Low: Sì, ho partecipato a processi di selezione, ma non come unico responsabile. Ho sempre vissuto la cosa come processo partecipato. Però ho provato anche a ricevere cambi di strumento imposti dall’alto: "Da oggi lasciate il prodotto A, usate il nuovo B... che però non vi abbiamo ancora spiegato come si usa!". In generale, ho sempre lavorato in team.

Joe Ateya: Quali sono state le principali sfide che hai incontrato?

Galen Low: Beh, di sicuro, tra le sfide maggiori c’è il rischio di farsi abbagliare da funzionalità non realmente utili („Questa funzione è fantastica, ma a che ci serve davvero?“). Oppure la difficoltà di conciliare tutte le diverse esigenze di uso. In passato spesso non si aveva chiaro come lavorassero altre persone che avrebbero usato il software. Penso che oggi, anche grazie a maggiore trasparenza, questa consapevolezza sia migliorata, ma chi lavora ancora con tool vecchi magari non conosce bene i flussi altrui.

Sembra semplice: demo, tabella confronti, decisione in pomeriggio davanti a un tè. Ma non è così: la sfida principale è sottostimare quanto sia complessa la scelta.

Joe Ateya: Questo è un punto davvero valido che sento ripetere ogni giorno. Bisogna capire davvero cosa serve, distinguere tra "essenziale" e "nice to have", e su quello basare la ricerca. Ogni giorno sento clienti confusi di fronte a una miriade di strumenti e funzioni, e la domanda è sempre: serve davvero? Verrà adottato? Piacerà? E poi c’è la fase di implementazione: può essere uno scoglio, specie per le grandi aziende dove le tempistiche si allungano. Ma oggi molti tool sono "off the shelf" e si possono iniziare a usare molto prima, spesso con sessioni di formazione dedicate dai fornitori. Non serve temere implementazioni lunghissime: il mercato è cambiato drasticamente anche solo rispetto a qualche anno fa.

Galen Low: Credo anch'io che spesso esistano dei “miti” sulla difficoltà del processo, che aumentano ansie e resistenze. Cosa ti trasmettono più di frequente i clienti? Quali sono le preoccupazioni più diffuse — e come le rassicuri?

Joe Ateya: Spesso preoccupa l’adozione da parte dei colleghi, poi la produttività effettiva: ci si chiede se lo strumento sarà davvero utile e adottato. Le aspettative possono essere diverse dalla realtà! Il marketing è bellissimo, ma non conta se il prodotto non funziona come serve davvero. Un consiglio è testare lo strumento su una piccola squadra, la "creativa" per esempio, e solo dopo allargare l’implementazione a tutta l’azienda. Partire con un pilota su 50 utenti in una società da 5.000 è meglio che lanciare subito sulla massa tutto insieme scoprendo poi che non va bene, tornando così al punto di partenza.

Galen Low: Questo è davvero fondamentale: non serve cambiare tutto in una volta.

Joe Ateya: Esatto. Passo dopo passo, fate ricerca, assicuratevi che sia lo strumento giusto per voi e che l'intero team si senta a proprio agio ad utilizzarlo. Solo così tutta l’azienda sarà soddisfatta.

Galen Low: Ottimo. E collegandomi a quanto detto prima sull’ansia da adozione: esistono anche miti sul fatto che dopo aver acquistato il software il fornitore “sparisca”. In realtà molte aziende oggi offrono invece forti servizi di onboarding, setup, consulenza per capire il business e personalizzare la piattaforma, accompagnando davvero i clienti nel percorso.

Joe Ateya: Esatto, spesso le aziende vogliono davvero aiutare, non sono lì solo per vendere. Molte, soprattutto per clienti oltre i 50 dipendenti, assegnano account manager o veri consulenti d’implementazione, che guidano e formano passo passo. Non a tutti serve, ma per molti è cruciale. Il mio consiglio resta: testate in piccolo, poi estendete l'implementazione solo quando siete certi.

Galen Low: Parlando invece del numero di soluzioni sul mercato: tu come resti aggiornato su trend e novità del software? Qualchi suggerimenti?

Joe Ateya: Leggo molti blog, anche interni a DPM e tante pubblicazioni tech. Quando parlo con i clienti, spesso mi raccontano strumenti di un’area geografica specifica, tipo il mercato indiano che copre il 45% delle soluzioni software mondiali! Mi aggiorno su ciò che non conosco e uso Reddit e community di project management su LinkedIn, dove si condividono storie ed esperienze. Parlo ogni giorno con PMO, direttori e manager di settore e raccolgo insight sulle esigenze, i cambiamenti, i trend comuni. La volontà diffusa è ridurre l’operatività amministrativa tramite automazione e strumenti collaborativi, e se una soluzione funziona in piccolo spesso può funzionare dappertutto (proprio come succede con l’intelligenza artificiale, che accelera processi e riduce tempo speso in attività poco strategiche).

Galen Low: Mi piace quello che dici: si tratta di unire i puntini tra ciò che offrono le funzioni tecniche e ciò che le persone davvero necessitano. La vera consulenza consiste nell’ascoltare le storie, capirle e saperle tradurre in consigli, trovando la soluzione giusta per il caso specifico e magari per tutta l’organizzazione.

Joe Ateya: Esatto: leggo le news, seguo trend su LinkedIn, quando sento un prodotto ricorrente, mi informo sul perché: acquisti, fusioni, cambi di nome… Un esempio: Clarizen è stata acquisita da Planview e ne ha adottato tutti gli strumenti, creando una "super piattaforma" con le migliori feature dei due mondi. Questi movimenti sono frequenti nel settore software. Più ne sai, meglio puoi aiutare.

Galen Low: Una cosa che prima abbiamo solo accennato ma meriterebbe attenzione: come possono le persone usufruire della tua consulenza? Come funziona il servizio?

Joe Ateya: Siamo un servizio gratuito a disposizione di aziende di tutto il mondo. Se serve supporto, puoi prenotare una consulenza quando ti è più comodo: valuteremo insieme 4 o 5 vendor principali in base alle tue esigenze e al budget (ti mettiamo in contatto solo con aziende adatte davvero al caso tuo, non facciamo preferenze o pubblicità a nessuno). Ti aiutiamo a organizzare demo con i fornitori più adatti e restiamo a disposizione per ulteriori dubbi. In genere, bastano 15-20 minuti. Se vuoi scrivermi direttamente, l’email è Joe@softwareselect.com.

Galen Low: Fantastico. È davvero un servizio di grande valore! Aggiungerò il link tra le note dell’episodio così tutti potranno approfittare della tua esperienza e conoscenza.

Grazie davvero, Joe, per essere stato con noi. È stato davvero interessante e ricco di spunti utili per chi ci ascolta.

Joe Ateya: Grazie a te, Galen. Un piacere esserci stato.

Galen Low: Eccoci qui, amici. Come sempre, se vuoi unirti alla nostra community di oltre mille appassionati di project management, partecipa al nostro collettivo! Vai su thedigitalprojectmanager.com/membership per maggiori informazioni. E se ti è piaciuto l’episodio di oggi, iscriviti per restare aggiornato su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.