Come i Grandi PM Affrontano le Domande Impossibili ai Colloqui

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Kelsey Alpaio: Ciao! Sono Kelsey. E bentornati a The Retro su Il Podcast del Digital Project Manager: dove analizziamo lezioni del passato, tendenze future e cosa significano per la tua carriera.

Vorrei iniziare oggi con una domanda. Se dovessi descriverti come una barretta di cioccolato, quale saresti? Mi è stata fatta questa domanda una volta durante un colloquio e mi ha davvero colto di sorpresa. Ho dimenticato immediatamente il nome di ogni caramella esistente.

Ma nel campo delle domande difficili ai colloqui, questa è abbastanza innocua, onestamente. Ma che succede quando ti arriva una vera domanda spiazzante? Qualcosa a cui non ti sei preparato e che indaga sulle tue esperienze o competenze? Come mantieni la calma e rispondi in modo che ti aiuti davvero a ottenere il posto?

Per i project manager in particolare, i colloqui possono sembrare come un quiz a sorpresa su ogni progetto su cui hai lavorato. È come un campo minato di domande "raccontami di una volta che..." che possono farti dubitare di aver mai davvero gestito un progetto nella tua vita. Quindi oggi parleremo proprio di questo: come prepararsi per il prossimo colloquio da PM. Come affrontare le domande prevedibili, come rispondere a quelle impreviste e cosa fare quando le cose non vanno perfettamente.

Oggi con me c'è Kayla Quijas, senior project manager e career coach che aiuta i professionisti ad ottenere ruoli nel project management.

Kayla, benvenuta nello show!

Kayla Quijas: Ciao, Kelsey! Grazie mille per avermi invitata.

Kelsey Alpaio: Kayla, raccontaci un po' di più di te e del lavoro che fai.

Kayla Quijas: La mia carriera professionale è iniziata in modo un po' insolito. In realtà ho iniziato come decoratrice di torte professionista. L'ho fatto per circa cinque anni, poi mi sono resa conto che ero bloccata in un vicolo cieco. In un giorno in particolare, ho lavorato per 12 ore e poi mi è stato chiesto di tornare; quel giorno dentro di me è scattato qualcosa che mi ha fatto capire.

Vicolo cieco totale. Non stava andando da nessuna parte. Così ho lasciato tutto sul momento senza un piano di riserva. Ho deciso con determinazione di entrare nel mondo corporate. Il mio primo passo è stato diventare receptionist in uno studio legale e da lì ho scalato rapidamente la gerarchia aziendale. Ora sono senior project manager in una multinazionale legale dove gestisco alcuni dei maggiori clienti dello studio e lo adoro.

Guardando indietro al mio percorso di carriera, ho capito che i coach hanno avuto un ruolo enorme nel mio successo, e questo mi ha portato alla mia vera passione: ispirare gli altri a uscire dai lavori senza futuro e perseguire carriere soddisfacenti. Ora sono anche una senior career coach accreditata e aiuto le persone a fare transizioni di carriera consapevoli.

Kelsey Alpaio: Che percorso interessante! Siamo davvero felici di averti qui per questa puntata dedicata alle domande spiazzanti nei colloqui. Queste sono domande che, per definizione, non puoi prevedere, ma vorrei metterlo leggermente in discussione. Quali sono alcune delle domande difficili e insolite che potremmo aspettarci in un colloquio da project manager?

Kayla Quijas: Bella domanda. Ma prima di andare nel dettaglio, penso sia davvero importante ampliarne la prospettiva e parlare del motivo per cui queste domande vengono fatte. Perché le domande spiazzanti non riguardano il contenuto, ma il carattere. I responsabili delle assunzioni le usano per vedere come pensi, come guidi. Come gestisci la pressione quando tutto va storto, che è esattamente ciò che richiede il lavoro di project manager. Quando qualcuno ti pone una domanda inaspettata, in realtà sta cercando di capire qualcosa di più profondo rispetto a ciò che appare nel tuo CV.

Vogliono vedere chi sei sotto pressione perché è per questo che ti assumono. Sei in grado di restare calmo quando la situazione sfugge al controllo? Sai ragionare anche quando non hai tutti i dati? Sai ammettere quello che non conosci senza metterti sulla difensiva? E sai adattarti al volo, prendendo decisioni intelligenti quando il piano cambia all’improvviso? Perché nella gestione dei progetti reale, questo è il lavoro.

Per quelle specifiche domande spiazzanti, ne vedo due grandi categorie: una in cui non hai mai affrontato quella situazione, e l’altra in cui l’hai affrontata, ma la storia non ti mette in buona luce. Ho alcune strutture per queste situazioni e ne parleremo meglio durante questa conversazione.

Kelsey Alpaio: Assolutamente. Amo questa prospettiva perché nel project management spesso si hanno già molte delle competenze necessarie per rispondere anche alle domande più impreviste. Raccontaci la struttura con cui affrontare queste domande e come possiamo prepararci in anticipo.

Kayla Quijas: Sì, credo che prepararsi sia fondamentale. La migliore preparazione non consiste nel provare a indovinare ogni singola domanda a sorpresa che ti potrebbero fare, perché rischi solo di impazzire. Chi mai penserebbe, se tu fossi una barretta di cioccolato, quale saresti?

Non ci arriverai mai. Rischi di impazzire. Quindi consiglio ai miei clienti di crearsi una banca di storie. Almeno sei, se non di più. Questa è la base. Quando lavoro con i miei clienti, do loro quelle che chiamo schede flash per project manager.

Queste schede li aiutano a costruire storie su certi temi: successi, certo, ma anche insuccessi. Momenti in cui hai gestito conflitti, rischi. Situazioni che illustrano come guidi senza autorità e come affronti l'ambiguità. Queste storie sono abbastanza flessibili da poterle riutilizzare in modi diversi.

Quindi il punto di partenza è una solida banca di storie; poi le abbini a tratti fondamentali. Una storia può dimostrare leadership e problem solving, un'altra intelligenza emotiva e adattabilità, e poi ti alleni a ragionare ad alta voce.

Questo è il passaggio chiave successivo: le domande spiazzanti non riguardano solo il contenuto, ma anche il processo mentale sotto pressione, te lo garantisco. La domanda sulla barretta di cioccolato era proprio questo: non interessa realmente quale scegli, ma come ragioni e reagisci di fronte a una richiesta fuori dal comune.

Quindi esercitati a spiegare il tuo ragionamento passo dopo passo così da restare centrato anche quando la tua mente dice "oh no". Se ti prepari così, non stai solo memorizzando risposte, ma stai costruendo una gamma. Questa è la preparazione generale, ma mi concentro su due strutture che possiamo valutare. Una serve quando davvero non hai un esempio da fornire, l’altra per quando la domanda ti mette in cattiva luce.

Il primo schema aiuta per le domande in cui non hai una storia pronta e ti permette di affrontarle con eleganza, mostrando comunque le qualità che cerca chi assume un project manager. Si tratta di restare calmi, riformulare la domanda e pensare in modo strategico.

L’ho chiamato schema RAID, che spero risuoni con altri project manager. R. Riconoscere l’intento. Cosa vogliono capire? Invece di farti prendere dal panico, fermati un attimo e cerca di cogliere l’obiettivo della domanda. Vogliono sapere come guido? Gestione dei conflitti? Prioritizzazione? Qual è l’obiettivo sottostante?

Quindi puoi iniziare dicendo: è una domanda interessante, sto pensando a cosa potrebbe mostrare meglio come affronto X tipo di situazione (puoi riempire la X).

A sta per ammettere la mancanza di esperienza. Ammettilo con maturità, non difensività. Se non hai un esempio diretto, dillo. Non è una debolezza, anzi dimostra onestà e autoconsapevolezza. Di' semplicemente: non mi è mai capitata esattamente quella situazione, ma ho affrontato qualcosa di simile che ha richiesto le stesse competenze.

Arriva poi la I, identifica la situazione trasferibile: prendi una storia parallela dal tuo bagaglio. Non serve che sia identica, basta che sia rilevante. In questo modo dimostri flessibilità e capacità di adattamento. Ad esempio: in un progetto ho avuto un senior stakeholder che si è opposto duramente a una tempistica, e anche se non è lo stesso scenario, ho imparato molto nel gestire verso l’alto e nel mantenere i confini.

Infine il D, descrivi il ragionamento: mostra come affronteresti la situazione; suddividila come faresti con un workplan. Non si pretende che il project manager sappia tutto, ma che sappia come affrontare qualsiasi cosa. Puoi dire: se mi capitasse, affronterei così.

Questo è lo schema RAID che ho ideato.

Kelsey Alpaio: Lo adoro! Credo che tutti possiamo riconoscerci in quel momento di panico durante un colloquio quando non sappiamo cosa rispondere. Rallentare e dire: R = Riconosci l’intento. A = Ammetti il gap. I = Identifica una storia trasferibile. D = Descrivi il ragionamento.

Mi piace molto come struttura. Raccontaci della seconda struttura, quella per le domande pensate per metterci in difficoltà.

Kayla Quijas: A noi sembra che vogliano metterci in difficoltà, vero? Ma in realtà stanno solo testando come reagiamo sul momento e come affrontiamo certe situazioni.

Non sappiamo che arriveranno e spesso sono uno schiaffo emotivo. A volte sono domande fatte per vedere come gestisci l'essere umano in situazioni di alta pressione e rischio, proprio come un colloquio: per alcuni di noi ancora di più.

Quello che conta in questi casi non è avere gestito perfettamente una situazione, ma cosa hai imparato e come applichi quella lezione alla tua attività di project manager. Come ho progettato questa struttura? Si basa sul post-mortem, concetto familiare ai PM, ovvero lezione appresa.

POST: per prima cosa, dipingi il quadro, dai un po’ di contesto, ma solo quello necessario a capire. O = assumersi la colpa. Prenditi la responsabilità, dimostra maturità e intelligenza emotiva. Nessuno è perfetto, tutti sbagliamo. Se tenti di nasconderti o dare la colpa, peggiori solo le cose.

S = mostra l’impatto che ha avuto. Ecco cosa è accaduto. Poi T = trasforma la lezione in leva positiva. Spiega come sei cresciuto, la differenza che fa ora. Non si tratta di difendersi, ma mostrare crescita. Ho anche un esempio reale vissuto da me come project manager, vuoi sentirlo?

Kelsey Alpaio: Sì, certo, racconta!

Kayla Quijas: Come PM, in realtà agisco più come un program manager. Lavoro con stakeholder decisamente esigenti e dall’animo forte. Un giorno ho girato per email un messaggio di uno di questi a un altro, aggiungendo solo “FYI”, ero di fretta. Non ci ho pensato e l’ho fatto di corsa, semplicemente per informare.

Con orrore, lo stakeholder numero due ha contattato il primo chiedendo di bloccare quanto stava facendo e mi ha messo in copia: "Kayla mi ha detto questo, ti prego fermati". Il primo stakeholder si è infuriato, è rimasto colto di sorpresa e ha perso molta della fiducia in me, fiducia su cui avevo lavorato tanto. Me lo ha fatto capire in mille modi. L’ho lasciata sbollire e poi ho fissato una videochiamata.

Pur lavorando da remoto, in quei casi serve il massimo contatto umano possibile. Sono stata diretta: mi sono assunta le mie responsabilità, ho chiesto scusa, ho spiegato che non c’era nessuna mala fede e che mi sarei impegnata per riconquistare la fiducia. Ho scelto trasparenza e vulnerabilità.

Lei ha risposto con altrettanta onestà: "Spero tu possa riconquistare la mia fiducia, ci vorrà tempo e sforzo, Kayla". Abbiamo stabilito delle linee guida chiare su come aggiornarla in futuro, e ho fatto di tutto per rispettarle. Dopo, ho davvero riconquistato la sua fiducia. Questa esperienza, dura ma formativa, mi ha insegnato l'importanza di chiarire le aspettative sulla comunicazione con gli stakeholder in anticipo.

Kelsey Alpaio: Bellissimo esempio, sono sicura che in tanti si riconosceranno! Potresti parlarci dei modi sbagliati di affrontare una domanda spiazzante? Quali errori evitare?

Kayla Quijas: Sì, certo. La maggior parte non si rende conto che l’errore più grossolano con le domande spiazzanti non sta tanto nella risposta, ma nell’approccio. Tra i peggiori: farsi prendere dal panico o bloccarsi. Lo vedi sul volto e uno può andare nel pallone o buttarsi in una risposta a casaccio solo per rompere il silenzio. Per chi lo subisce, quel silenzio sembra eterno!

È scomodo, ma la cosa migliore che puoi fare è fermarti, respirare, concederti qualche secondo. Una pausa di 5 secondi calma vale più di un minuto di confusione.

Curiosamente a livello comunicativo la pausa viene percepita come più carismatica, perché vuol dire che stai considerando la domanda. Quindi meglio così che farsi prendere dall’ansia. Un altro errore: non improvvisare. Non inventare storie per riempire i vuoti. Se non hai esperienza diretta, dillo. Usa lo schema RAID. Spiega come affronteresti la situazione. È una forza, non una debolezza.

Mai dilungarsi troppo o divagare: essere sintetici è fondamentale, e queste strutture aiutano molto. Poi non chiedere scusa inutilmente. In situazioni scomode si tende a dire “scusa, non ho una risposta”, ma è una reazione umana solo se hai sbagliato davvero. Se ti scusi senza motivo, trasmette poca sicurezza e puoi sembrare poco adatto al ruolo.

Kelsey Alpaio: Eh sì, anche io mi riconosco! Tendo sempre a voler riempire i silenzi, un grande errore che ho dovuto imparare a evitare nel corso della carriera. Sei tu a sovrastimare quanto sia lungo il silenzio.

Kayla Quijas: Esatto! E il "scusa" lo sento spessissimo anche dai miei clienti. La pausa e il non riempire i silenzi sono fondamentali. E sostituire "scusa" con "grazie" ti cambia la vita. Provateci!

Kelsey Alpaio: Concordo! Hai citato fiducia e carisma: so che sono fondamentali. E sento spesso dire che la carisma non si ha o non si ha, mentre invece è un'abilità che si può costruire. Puoi spiegare di più su questo aspetto?

Kayla Quijas: Assolutamente. Fiducia e carisma sono enormi nei colloqui, ma spesso le persone pensano che siano innate. Non è così: sono competenze, muscoli che si possono allenare, proprio come quando inizi palestra. Con il tempo migliori, e così vale per queste qualità. Ho lavorato con moltissime persone introverse che all’inizio sembrano poco fiduciose, ma con la pratica crescono.

Si tratta proprio di pratica e di darsi il permesso. L’equazione: sicurezza = preparazione + permesso. Preparazione: conoscere le proprie storie, valori, aver lavorato sulle strutture. E permesso, che è la parte più difficile: concederti lo spazio, smettere di ridimensionare la tua esperienza e riconoscere i tuoi successi e fallimenti senza scusarti.

Sul carisma: è energia + intenzione. Non è parlare forte o essere brillanti, sono due cose diverse. È l’energia che porti e la capacità di entrare in connessione. Nei colloqui significa esser presenti, non troppo impostati, curare il contatto visivo, rispecchiare il linguaggio del corpo, parlare chiaramente ed essere genuinamente interessati.

Kelsey Alpaio: E chi invece non ha molta esperienza come project manager, come trova fiducia durante il colloquio?

Kayla Quijas: Ottima domanda! Di nuovo, la fiducia nasce da preparazione e permesso. Non sminuire la tua esperienza: solo perché ho fatto la decoratrice di torte non vuol dire che non gestissi requisiti, scadenze e qualità. Lo facevo eccome, ogni giorno e ad alti ritmi!

Ora lo vedo, ma all’epoca non avevo qualcuno che me lo facesse notare. Ho scelto un lavoro-ponte: decoratrice -> receptionist -> ruoli superiori. Per me aveva senso così, ma non significa che non avessi le competenze. Anzi, cerca chi è qualche anno avanti a te. Su LinkedIn trovi persone disponibili a condividere le loro esperienze, ascoltale, confrontati. Ti aiuterà a vedere il tuo vero valore e a trovare le tue storie da raccontare.

Kelsey Alpaio: Se durante il colloquio hai la sensazione di aver risposto male a una/due domande, che fare? Contatti chi ti ha fatto il colloquio, cerchi di rimediare subito o rischi solo di peggiorare?

Kayla Quijas: Adoro questa domanda! E mi piace che ti sei già data la risposta: meglio non “correggere” dopo, attiri solo attenzione sull’errore. Non inviare follow-up tipo "sai, potrei rispondere meglio a quella domanda..." perché sembra insicurezza e disperazione.

A meno che tu non sia certissima che rafforzerà la candidatura (e quasi mai lo è): lascia perdere. Invece manda un bel messaggio di ringraziamento. So che sembra banale e che molti non credono nelle note di ringraziamento, ma quando le ricevo fanno davvero la differenza. Se è sincera e ricordi anche qualcosa di personale dalla conversazione, conta tantissimo.

Anzi, proprio di recente un candidato mi ha chiesto l’indirizzo email alla fine del colloquio, capii subito che avrebbe inviato una nota di ringraziamento e così fu. Il fatto che si sia preso questa responsabilità mi ha dato un’impressione di autonomia e controllo: questi dettagli contano. Non è solo come rispondi: sono questi gesti che fanno davvero la differenza.

Kelsey Alpaio: Fantastico! Siamo quasi alla fine. Kayla, un’ultima domanda: se dovessi descriverti come una barretta, quale saresti?

Kayla Quijas: Che bella domanda! Come project manager sono brava a gestire lo stakeholder più diverso e ad adattarmi alle situazioni. Se è una situazione complessa mi adatto, se è ordinaria pure. Se penso al mondo delle barrette, mi vedo come una che piace a tutti, una "crowd pleaser". Per me, la Kit Kat: penso che di rado qualcuna la rifiuterebbe. Avevo pensato ai Reese's Pieces, ma c’è chi è allergico alle arachidi... allora preferisco la Kit Kat.

Kelsey Alpaio: Mi piace! Il mio problema con questa domanda è che sono allergica al cioccolato, quindi dovrei scegliere una barretta senza cioccolato! Esisterà? Forse una “nerd rope” o qualcosa del genere!

Kayla Quijas: È la modalità in cui rispondi che conta! Infatti, potresti dire che essendo allergica, osservi comunque le scelte di amici e parenti e, notando quale preferiscono, pensi che sceglierei quella. Ecco il punto: non la risposta, ma il ragionamento.

Kelsey Alpaio: Grande! Ultimissima domanda: potresti lasciarci con un consiglio concreto per prepararci al successo nei colloqui?

Kayla Quijas: Una cosa da fare subito: contatta qualcuno che ha raggiunto il ruolo che desideri e costruisci una relazione, anche solo con una breve chiacchierata. Vale tantissimo. Le persone vogliono aiutare.

Kelsey Alpaio: Concordo, davvero. Bastano pochi minuti. Kayla, grazie mille per il tempo che mi hai dedicato oggi. È stato utilissimo.

Kayla Quijas: Grazie a te Kelsey, è stato davvero un piacere partecipare.

Kelsey Alpaio: È tutto per il Retro di oggi. Ricorda di seguire il podcast per non perderti una puntata. E se vuoi continuare la conversazione con una community di oltre 1.000 pro che fanno project management sul serio, vieni su thedpm.com/membership. Grazie per l’ascolto!