5 consigli per gestire più progetti contemporaneamente

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Galen Low Mi ricordo il mio primo giorno di lavoro come project manager, entusiasta di conoscere il progetto su cui avrei dovuto lavorare. Ma non era solo un progetto. Erano sei. E quell’entusiasmo, sì, si è trasformato velocemente in paura.

Come accidenti avrei fatto a tenere tutto sotto controllo? Non ero stato preparato a questo!

E col tempo, mi sono reso conto che non era l’eccezione per i project manager, ma la norma. Non solo il fatto di gestire più progetti, ma anche lo stress e la sensazione di essere sopraffatti che ne derivano.

Quindi, se sei uno dei tanti project manager che, come me, cercano un modo affidabile per gestire più progetti contemporaneamente, continua ad ascoltare. Spiegheremo i cinque consigli per gestire efficacemente più progetti così da non dover più sacrificare le tue sere e i tuoi fine settimana.

Ciao a tutti, grazie per essere qui. Sono Galen Low di The Digital Project Manager. Siamo una community di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda a rafforzare le nostre competenze, aumentare la fiducia e connetterci per amplificare il valore della gestione dei progetti nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, visita thedigitalprojectmanager.com.

Bene. Oggi parliamo di come aumentare la tua capacità come project manager e di come non solo sopravvivere, ma prosperare in un ambiente in cui devi gestire più progetti contemporaneamente.

Con me oggi c’è l’unica e sola Elizabeth Harrin, fondatrice di Rebel’s Guide To Project Management e autrice di diversi libri tra cui “Managing Multiple Projects”, “Engaging Stakeholders on Projects”, “Customer-Centric Project Management” e altri testi autorevoli sulla gestione dei progetti.

Elizabeth, è un vero piacere averti oggi nel nostro podcast.

Elizabeth Harrin Grazie mille per l’invito. È bello essere qui.

Galen Low È davvero un onore. Ti seguo da tempo. Sono un po’ un fan di Rebel's Guide, che un tempo era Girl's Guide to Project Management. Adoro quello che fai. Non vedo l’ora di entrare nel vivo della discussione.

Elizabeth Harrin Sì, sono curiosa di sentire cosa vuoi chiedermi. Credo che sarà molto interessante.

Galen Low Vorrei approfondire la gestione di più progetti, ma prima di iniziare vorrei che ci dessi un po’ di contesto ai nostri ascoltatori.

Molti, e in realtà molti dei nostri ascoltatori, ti conoscono come fondatrice di Rebel's Guide to Project Management, prima conosciuto come Girl's Guide to Project Management. Puoi raccontarci perché hai avviato questa iniziativa e qual è la direzione attuale di Rebel's Guide?

Elizabeth Harrin Certo. Hai accennato che abbiamo cambiato nome e lo abbiamo fatto a gennaio di quest’anno. Per chi ascolta ora, siamo nel 2022, quindi all’inizio di quest’anno abbiamo cambiato il nome. Ma per molti anni era Girl's Guide to Project Management.

L’ho iniziato perché ho sempre amato scrivere. Ai tempi, quando ho iniziato a scrivere di project management, non c’erano molti siti o blog che parlassero dell’esperienza delle donne project manager. C’erano riviste e conferenze, ma onestamente, se guardavi le firme e chi partecipava ai panel o saliva sul palco, erano quasi solo uomini.

E questa non era la mia esperienza lavorativa: nel mio team eravamo facilmente al 50% donne, forse anche di più. Pensavo di avere qualcosa da dire sulla gestione di progetti. Ovviamente non ho mai preteso di parlare per tutte le donne, ma volevo condividere la mia esperienza come donna in questo settore.

Quindi è nato così. Il blog era uno spazio dove parlare del mio lavoro, del ruolo e di cosa significhi costruire una carriera in questo ambito. C’era però anche un altro motivo: quando ho iniziato il blog, stavo scrivendo il mio primo libro, e avevo letto che un autore dovrebbe avere una piattaforma, magari tramite un blog.

Così ho pensato, può essere una buona tecnica di marketing, ma anche un modo per esercitarsi a scrivere e pubblicare qualcosa.

Galen Low In effetti una buona tecnica, anche perché, hai scritto diversi libri mentre io nessuno! Però scrivere un libro è un’enorme impresa, no? Il blog ti è servito anche come base per scrivere?

Elizabeth Harrin Non per questo libro, ma per i precedenti sì. Ho iniziato trattando degli argomenti o trasformando qualche articolo in capitolo, ma ti sorprenderesti.

Per chi ama scrivere, scrivere un libro è un’impresa. Sono circa sessantamila parole, ma adesso sento molte persone che studiano all’università e devono scrivere saggi da 12.000 o 15.000 parole... Si sentono sopraffatti.

Secondo me è anche più difficile essere sintetici: quando hai tanto spazio, puoi scrivere tanto, ma restringere è più complicato. E questo lo sai anche tu quando bisogna ridurre i post del blog su The Digital Project Manager, rimanere entro un certo numero di parole è duro.

Comunque sì, ogni tanto testo delle idee tramite il blog.

Galen Low È un’ottima cosa. E visto che hai citato il tuo nuovo libro Managing Multiple Projects, perché è così importante per te come argomento?

Elizabeth Harrin Semplicemente perché nessuno lo aveva già fatto. È nato da un sondaggio, in cui ho chiesto alle persone cosa stessero facendo e su cosa lavorassero, le classiche domande per capire cosa potesse essere utile ai lettori del blog. Ed è emerso che gestire più progetti era una situazione comune.

E ho pensato: nessuno mi ha mai insegnato a fare questo, ma lo faccio quotidianamente. Credo di essere anche brava, gestendo tutte le attività, mantenendo tutto in equilibrio. Ho così creato un corso di formazione di sei mesi, insieme a un gruppo di persone, affrontando ogni mese un aspetto specifico sul tema della gestione multipla dei progetti. Pensavo che potesse interessare, e abbastanza persone si sono iscritte da renderlo valido.

Poi l’ho replicato altre due volte. E a quel punto ho pensato: nei corsi di project management che ho seguito o che conosco, ti insegnano a gestire un solo progetto dall’inizio alla fine. Poi vai sul lavoro e la realtà è molto diversa: magari già dal primo giorno ti ritrovi a dover seguire più cose insieme, alcune già avviate, altre in partenza.

Nella vita reale, la gestione di un solo progetto dalla A alla Z capita forse solo con progetti giganti. Ma la maggior parte di noi, tra team digitali, agenzie o aziende, gestisce più cose in parallelo. Quindi il modo in cui veniamo formati non corrisponde mai a come poi realmente lavoriamo.

E questo mi è sembrato un enorme gap. Volevo capire come lavorare in modo più intelligente.

Galen Low È vero. Anche io dopo la formazione pensavo: ecco il progetto da seguire. Poi sono arrivato nella mia prima agenzia digitale e mi hanno detto: abbiamo 12 progetti a diversi stadi e altri nuovi in arrivo, puoi occupartene? E naturalmente anche assistenza, manutenzione... La realtà è che ci si trova sempre su più fronti.

Elizabeth Harrin Esattamente. E dal primo giorno sembra già di essere in ritardo, perché si pensa: dovrei compilare tutti questi documenti, fare riunioni, coinvolgere gli stakeholder, gestire i rischi... E in realtà si passa tutto il tempo in riunioni, a spegnere incendi e a risolvere problemi.

Tante persone che conosco mi dicono "non so se lo sto facendo nel modo giusto”. E la risposta è: lo faresti nel modo giusto... se avessi ore infinite a disposizione. Ho voluto raccogliere strategie, non solo le mie idee ma le ricerche, i sondaggi, casi studio, citazioni e aneddoti raccolti – così che il libro fosse una guida su come non affogare sotto il lavoro.

Galen Low Mi piace il fatto che sia inclusivo. Nei tuoi libri e nelle nostre conversazioni hai condiviso 5 consigli proprio su questo. Ce li puoi riassumere?

Elizabeth Harrin Il primo è pianificare per milestone e sovrapporre i milestone dei diversi progetti, così hai una visione unica. Poi, presta attenzione alle dipendenze tra i tuoi progetti, spesso si sovrappongono più di quanto pensi. Terzo, crea una governance multiprogetto per snellire report e riunioni. Il quarto punto è configurare la gestione multi-stakeholder e i canali di comunicazione combinati. Infine, sii bravissimo a gestire il tuo tempo.

Galen Low Ottimi punti, anche se più facili a dirsi che a farsi! Approfondiamo i primi due: che cosa significa pianificare per milestone tra più progetti?

Elizabeth Harrin Facciamo un esempio: hai cinque o sei progetti. Tanti dettagli, ma è difficile tenerli tutti a mente. La pianificazione per milestone ti aiuta ad avere una panoramica.

Avrai bisogno anche di pianificazioni dettagliate, ma se hai una lista con i principali milestone – le tappe fondamentali – puoi vedere tutte insieme le scadenze importanti. Ti aiuta anche a gestire meglio il tempo: ad esempio, se vedi che due progetti partono nello stesso periodo puoi chiedere di posticipare o anticipare uno dei due oppure, se due chiudono nello stesso periodo, magari puoi accorpare le riunioni di chiusura.

Io uso semplicemente un foglio Excel con i progetti in riga e le date in colonna, simile a un diagramma di Gantt: inserisco le note nelle celle – avvio progetto, grande riunione, review, consegna, auditor in arrivo... Non è necessario condividerlo, ma questa matrice ti fa vedere come sarà la tua vita lavorativa nei prossimi mesi. E puoi anche trovare opportunità per ottimizzare.

Se hai chiusure simultanee, puoi magari accorpare le consegne, le minute... E tutto questo non lo vedi nel dettaglio dei singoli piani, ma lo vedi solo con questa panoramica.

Galen Low E il bello è che lo strumento può essere semplice, anche solo un foglio Excel e ci risparmiamo tool costosi! A volte, anche solo questa visibilità ti permette di anticipare criticità e di negoziare. Vale anche per i team, che magari lavorano su più progetti simultaneamente e rischiano il sovraccarico.

Elizabeth Harrin L’obiettivo è togliere le sorprese. Spesso i manager avviano nuovi progetti senza sapere realmente cosa facciamo ogni giorno. Se rendi visibile l’impatto di queste decisioni, sono più propensi ad ascoltare.

Galen Low E anche per gli stakeholder: dobbiamo comunicare in modo efficace, senza dover mostrare sempre i Gantt dettagliatissimi. Basta un riepilogo sintetico delle principali scadenze per evidenziare rischi e proporre soluzioni alternative. È molto più comprensibile.

Elizabeth Harrin Esatto, può anche essere uno strumento semplicissimo, non deve per forza essere ClickUp o Asana. Si può fare in dieci minuti con carta e penna.

Galen Low E come ti regoli quando durante il ciclo di vita i progetti cambiano?

Elizabeth Harrin Bisogna essere flessibili. I progetti cambiano sempre, quindi serve aggiornarli di conseguenza. Se hai una pianificazione troppo complessa, aggiornarla è una fatica. Se invece hai uno strumento leggero, è facile capire subito l’impatto dei cambiamenti.

Spesso non abbiamo scelta: se un fornitore fa tardi, la vita si ferma o accelera e possiamo fare poco. L’importante è la visibilità: così puoi organizzarti per tempo anche sulla vita privata, pianificando cene, babysitter, carte di compleanno… Più prevedi, meglio va.

Siamo project manager, sappiamo pianificare ma a volte non sappiamo cosa ci aspetta: quindi ogni preparazione in più aumenta la resilienza, nostra e del team.

Galen Low È anche una questione di equilibrio lavoro-vita, o meglio integrazione. È importante ricordarsi che i progetti impattano anche il nostro privato, serve pianificazione anche lì.

Elizabeth Harrin Si parla sempre più spesso di work life integration, invece che di work life balance. L’integrazione è la chiave: se lavori in modo coerente con i tuoi valori sarai più soddisfatto. L’importante è non affogare nel lavoro, altrimenti la passione svanisce.

Galen Low E anche investire sulle persone. In agenzia, spesso capita che si concentri tutto in una settimana, cosa che rischia solo di bruciare tutti.

Passiamo al secondo consiglio – la gestione delle dipendenze tra progetti. Qual è la dipendenza più spesso ignorata?

Elizabeth Harrin Le risorse. Le persone non possono fare tutto insieme, e a meno che non si abbia un software di gestione risorse molto evoluto, capita spesso di sovraccaricare qualcuno. Basta pianificare cinque progetti dando lo stesso esperto a tutti: inevitabilmente sarà sopraffatto.

Anche le dipendenze tra progetti diversi sono spesso trascurate: magari il tuo progetto dipende da quello di un collega e viceversa. In questi casi serve coordinamento, anche se non è sotto il tuo controllo.

Galen Low Che tecniche usi per gestire queste dipendenze tra progetti?

Elizabeth Harrin Parlo con le persone, organizzo incontri periodici tra project manager e risorse, così abbiamo chiaro chi lavora su più progetti. È questione di consapevolezza e collaborazione. E spesso le informazioni sono a portata di mano, basta chiedere.

Se hai un PMO o portfolio manager ti aiutano a chiarire subito le priorità.

Galen Low E se nascono conflitti su risorse prioritarie?

Elizabeth Harrin In quel caso bisogna aver chiaro le priorità aziendali. Idealmente non bisogna avere punti singoli di fallimento ma in realtà accade sempre. Allora si cerca di trovare compromessi, magari dando precedenza al cliente più importante o al progetto più pronto.

Ma il vero problema è spesso l’assenza di una chiara priorità di portfolio a livello aziendale. Serve chiarezza da parte del management: qualcuno deve decidere.

Galen Low Serve chiarezza sulle priorità, anche se può essere scomodo da dire: non vuol dire che un progetto sia inutile, ma solo meno prioritario rispetto ad altri.

Elizabeth Harrin Tutti i progetti sono importanti per qualcuno, ma va detto quando uno viene prima degli altri. Se i due PM non trovano un accordo, qualcun altro deciderà.

Galen Low Hai imparato questa lezione sulla tua pelle, magari con una dipendenza che è sfuggita al controllo?

Elizabeth Harrin Sì, soprattutto coi progetti IT dove spesso ci sono lavori abilitanti e infrastrutturali dati per scontati che poi diventano colli di bottiglia: come l’aggiornamento di una rete o la copertura wifi. Sono cose che tendono a passare inosservate e poi bloccano tutto.

Galen Low Verissimo, sono le cosiddette dipendenze tecniche “invisibili”, fino a che non ci si sbatte contro. Serve visibilità e pianificazione anche sui rischi.

Elizabeth Harrin E non deve essere per forza qualcosa di complicato: basta tenerne traccia (anche solo una lista) e aggiornarla periodicamente per verificare che le ipotesi siano ancora valide. Questo è abbastanza.

Galen Low Quindi, anche qui, la documentazione deve essere agile: meglio vivere con un documento semplice e aggiornato che con un malloppo ingestibile. Coinvolgere tutti nella comunicazione in tempo reale.

Parliamo ora della governance multiprogetto: che cos’è e come applicarla?

Elizabeth Harrin La governance è il livello organizzativo di controllo e supervisione: revisioni di fase, report, documentazione, per garantire che il progetto sia sotto controllo e produca i risultati desiderati.

Con più progetti – spesso per lo stesso sponsor – si possono unificare report, riunioni di steering group, reportistica dei rischi. Dove possibile, riunisci tutto per ridurre la burocrazia.

Per esempio, in azienda abbiamo una giornata dedicata dove tutti i project manager sfilano davanti agli executive per aggiornare lo stato dei rispettivi progetti. Così si ottimizza il tempo dei dirigenti e si riducono i report da produrre. Ovviamente non sempre si può fare, ma laddove funziona, conviene.

Galen Low Un ottimo spunto: spesso ci formano per gestire un singolo progetto ma in realtà da subito lavoriamo su portafogli di progetti. Così alleniamo competenze da “program” e “portfolio manager”, anche senza accorgercene.

E, dove si può, si risparmia tempo e si migliora la qualità del reporting e della discussione strategica.

Elizabeth Harrin Esatto. Se lavori per clienti diversi ovviamente non si può fare. Ma se hai più progetti per lo stesso cliente, può avere senso presentare al cliente un unico report riunito: valore per tutti e meno lavoro amministrativo.

Proponilo anche al tuo sponsor: nessun dirigente ti chiederà mai di ricevere "più report" se può averne meno e più completi.

Galen Low Anche quando i progetti per lo stesso cliente sono seguiti da PM diversi, con la collaborazione nella reportistica si ottiene un’immagine più completa e si riduce lo sforzo al cliente stesso.

Elizabeth Harrin L’importante è personalizzare la governance rendendola snella e intelligente, allontanandosi dai modelli teorici e standardizzati. Essere un po’ creativi permette di risparmiare parecchio tempo e offrire più valore.

Galen Low E anche la governance può essere uno strumento di comunicazione trasparente e snello, non deve essere solo burocrazia.

Hai qualche esempio di buona e cattiva governance multiprogetto?

Elizabeth Harrin Sì: la possibilità di unire i report, semplificarli, riduce il senso di burocrazia per gli stakeholder.

D’altro canto, se si esagera a ridurre si rischia di andare contro le policy e l’efficienza. Serve sempre equilibrio con le aspettative aziendali.

Galen Low Quindi consolidare sì, ma senza banalizzare: se il report diventa solo un semaforo si perde di credibilità.

Elizabeth Harrin Esatto, così hai esagerato!

Galen Low Per chi invece non ha nessun modello di governance, da dove dovrebbe partire?

Elizabeth Harrin Da un comitato guida o project board di riferimento: è il tuo punto di escalation e consultazione. E fare report di progetto, anche solo per uso personale. Ti sarà utile anche per tracciare i risultati ottenuti. E, soprattutto, promuovere trasparenza e onestà, evitando i cosiddetti "progetti anguria": verdi fuori ma rossi dentro. Governance significa verità e chiedere aiuto quando serve.

Galen Low Progetti anguria, la userò spesso!

Elizabeth Harrin Sì, è un termine divertente ma efficace.

Galen Low E sottolineo l’importanza del reporting anche per difendersi in caso di problemi inattesi.

Elizabeth Harrin Esattamente, spesso i report sono anche un’arma di difesa se qualcuno dicesse che non avevi comunicato i rischi: puoi dimostrare che li avevi segnalati puntualmente.

Galen Low Veniamo al tema della comunicazione multi-stakeholder: perché è così cruciale?

Elizabeth Harrin La gestione degli stakeholder e la comunicazione trasversale ti permette di risparmiare tempo. Da un sondaggio che ho condotto, emerge che il 30% non combina mai le riunioni tra più progetti per uno stesso stakeholder: stanno perdendo un’occasione di semplificare.

Dove puoi, combina comunicazioni, riunioni, newsletter, briefing: chiediti chi ha già l’informazione, come minimizzare il disturbo.

Gli stakeholder sono persone piene di altri impegni. Più riesci a fare in modo che lavorare con te sia semplice, più saranno coinvolti.

Galen Low Mi piace la tua visione di efficienza: non solo un vantaggio per noi, ma anche per stakeholder e colleghi sovraccarichi. Anche la collaborazione fra PM aiuta sempre.

Elizabeth Harrin Esatto. Come dicevo, anche accorpare richieste di dati: se un collega ha già raccolto le informazioni che ti servono, non infastidire manager già impegnati.

Se si devono fare sessioni di formazione con utenti coinvolti in più progetti, coordina tutto in una volta se possibile. Ricorda, anche loro hanno mille altre cose da seguire oltre ai tuoi progetti.

Galen Low Ottimo, anche combinare meeting. Invece, c’è qualcosa che non consiglieresti mai di combinare?

Elizabeth Harrin Occhio alle email: se in una sola mail metti troppi argomenti, ti risponderanno solo alla prima domanda! Quindi un argomento per ogni email, così avrai risposte più puntuali.

Galen Low E in comunicazione multi-progetto, hai mai vissuto errori di comunicazione?

Elizabeth Harrin Sì, una volta avevo due progetti con lo stesso sponsor, ma con riunioni separate. Mi ha chiesto aggiornamenti su entrambi in una riunione sola, ma io ero pronta solo per uno. Da allora mi preparo sempre su tutto ciò che seguo per la stessa persona.

Galen Low Quindi prepararsi sempre sull’insieme, non per comparti stagni. È vero: anche collaborando ai report condivisi, si è sempre pronti ad aggiornare su tutto.

Passando all’ultimo consiglio: la gestione efficace del proprio tempo, spesso la sfida più grande per ogni professionista e soprattutto per chi segue più progetti. Secondo te, cosa significa?

Elizabeth Harrin Vuol dire essere intelligenti e non aver paura di rompere le regole. Non dobbiamo replicare lo stesso processo all’infinito, ma snellire dove possibile, riusare template, checklist, processi, deliverable. Non esiste la bacchetta magica: è più una questione di atteggiamento.

Galen Low E anche di non confondere efficienza con pigrizia: riusare dove si può non è meno professionale, anzi! Così si evita lo straordinario, eccessivo.

Elizabeth Harrin Esattamente. Bisogna fissare dei limiti: se capita di fare tre lanci in una settimana dopo anni, pazienza. Ma se la cultura aziendale è sempre "ultimo minuto" e straordinari obbligatori, è tossica. Bisogna capire i propri valori e i propri limiti.

Nella mia carriera, da giovane ero più disposta a investire tempo extra. Ora, con famiglia, sono molto più brava a mettere limiti. Un aneddoto: pensavo che un collega rimanesse sempre fino a tardi per lavorare, invece semplicemente preferiva leggere il giornale e bere una tazza di tè in ufficio piuttosto che aspettare il treno al freddo. Da quella volta ho capito che spesso ci si fanno idee sbagliate osservando gli altri.

Galen Low Mai giudicare e aspirare alla cultura dello straordinario per principio. Solo perché vediamo qualcuno oltre l’orario non vuol dire che stia effettivamente lavorando.

Elizabeth Harrin Oggi si parla di quiet quitting e di riscoprire il valore di fare solo le ore per cui si è pagati. Il project management ha picchi e pause: serve trovare equilibrio per non essere sempre "on", anche perché con team internazionali c’è sempre qualcuno che lavora. Serve anche la capacità di “spegnere” e capire che il riposo porta benefici a noi e all’azienda.

Galen Low Sono temi sempre più attuali: col tempo magari cambia la propria idea di priorità, specie quando crescono responsabilità extra-lavorative. Hai un “life hack” in tema di time management?

Elizabeth Harrin Sii gentile con te stesso: nelle diverse fasi della vita si equilibra tutto. Un consiglio pratico è programmare l’invio delle email per quando il destinatario sarà in ufficio: così riceverai risposta più in fretta. Io uso Outlook per pianificarle. Inoltre, pianifico i pasti settimanali con la stessa attenzione che metto nei progetti. Sapere già cosa mangerai a fine giornata riduce molto lo stress.

Galen Low Fantastico.

Elizabeth Harrin Ho un taccuino con le idee per i pasti, una sorta di backlog di prodotti!

Galen Low Anche io dovrò presto gestire "il progetto pranzo" per la scuola di mio figlio. Sarà una nuova sfida di gestione simultanea!

Grazie mille, Elizabeth. Credo di parlare a nome di molti ascoltatori dicendo che la tua prospettiva, la tua esperienza e la tua capacità di sintetizzare tutto in un framework pratico è davvero preziosa.

Chi volesse saperne di più sul tuo libro “Managing Multiple Projects” dove può trovarti?

Elizabeth Harrin Sul mio sito: elizabeth-harrin.com/mmp, “MMP” sta per Managing Multiple Projects. Lì ci sono tutte le informazioni e altre risorse.

Galen Low Perfetto. E dove trovare Rebel's Guide?

Elizabeth Harrin Su rebelsguidetopm.com, da lì trovi tutti i miei link social.

Galen Low Fantastico. Sei impegnatissima: autrice, podcaster, formatrice, manager, genitore... Se c’è una credenziale per parlare di gestione multipla, è la tua!

Non potevamo avere ospite migliore. Grazie ancora Elizabeth, è stato un piacere.

Elizabeth Harrin Grazie mille per l’invito. È stato un piacere parlare con te oggi.

Galen Low E voi, cosa ne pensate?

Gestire più progetti contemporaneamente è una competenza che si acquisisce con esperienza oppure bastano gli strumenti e le tecniche giuste per rimanere organizzati e non essere sopraffatti?

Raccontateci la vostra esperienza: qual è il massimo numero di progetti gestiti simultaneamente e come avete fatto a rimanere organizzati?

Scrivete nei commenti qui sotto!

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Alla prossima e grazie per l’ascolto.