Funzionalità di IA di Projectworks: dai flussi di lavoro integrati alla gestione agentica delle risorse
Da un capo all'altro: L'IA di Projectworks collega proposte, realizzazione, gestione delle risorse, aspetti finanziari e fatturazione, riducendo il lavoro duplicato nelle attività operative delle società di consulenza.
Controllo umano: Kea raccomanda modifiche all'assegnazione del personale e segnala i conflitti, mentre i responsabili approvano le azioni prima che i dati operativi vengano modificati.
Pianificazione più rapida: La pianificazione delle risorse diventa più reattiva grazie all'uso di richieste che identificano sovrassegnazioni, assenze e cambiamenti di programma.
Garanzie integrate: Le autorizzazioni esistenti vengono applicate anche agli strumenti di IA collegati, limitando l'accesso ai dati sensibili e richiedendo l'approvazione per la maggior parte degli aggiornamenti.
Crescita misurabile: I dati storici e l'esperienza nella consulenza forniscono immediatamente all'IA un contesto utile, mentre una migliore assegnazione del personale può aumentare l'utilizzo e la crescita.
Scopri come Projectworks utilizza l'IA per proposte, allocazione delle risorse e fogli presenze, riducendo l'amministrazione non fatturabile per le società di consulenza e mantenendo le persone al controllo di ogni decisione.
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Le società di consulenza nascono per servire i clienti, non per gestire sé stesse. L'IA di Projectworks è progettata per colmare questa lacuna, gestendo il lavoro di back office per il quale le persone senior non hanno tempo o che trascurano silenziosamente.
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Projectworks si presenta come una piattaforma per la crescita delle società di consulenza: un unico sistema che copre proposte, contratti, progetti, dati finanziari, pianificazione delle risorse, fogli presenze, spese e fatturazione. È questa struttura end-to-end a rendere utile la sua IA. Anziché aggiungere un chatbot a strumenti non collegati tra loro, Projectworks applica l'IA a una piattaforma che contiene già il quadro commerciale, operativo e finanziario della società.
Penso che la maggior parte delle società di servizi sia davvero pessima nel gestire la propria attività. Dedicano tutto il loro tempo al lavoro fatturabile e nessuno ha tempo per occuparsi del back office. Eppure è necessario farlo.
Mark Orttung, che ha trascorso tre decenni a sviluppare piattaforme tecnologiche e a guidare società di consulenza, ha illustrato le funzionalità di IA della piattaforma durante la presentazione Il futuro dell'IA nella gestione dei progetti. Ha inquadrato l'approccio di Projectworks attorno a tre modalità: IA integrata in un flusso di lavoro, un'interfaccia ad agenti a cui è possibile impartire istruzioni e un connettore verso qualsiasi piattaforma di IA già utilizzata dal team. Ecco una panoramica di ciò che l'IA di Projectworks può fare.
Analisi approfondita delle funzionalità di IA di Projectworks
1. Proposte: IA integrata nel flusso di lavoro
La prima modalità è un'IA che si nota a malapena. Lo strumento per le proposte di Projectworks, sviluppato attraverso una beta privata che ha coinvolto un paio di centinaia di aziende, è integrato in un CRM dedicato alla consulenza con una pipeline delle trattative, il monitoraggio delle fasi e una dashboard che riassume lo stato di ogni trattativa.
Al centro di ogni trattativa c'è la proposta stessa. L'IA estrae dal documento le variabili chiave, così possono essere modificate una sola volta e propagarsi nell'intera proposta. I blocchi intelligenti, come le tabelle dei prezzi e le firme digitali, aggiungono informazioni strutturate che vengono trasferite alle fasi successive. I team possono anche caricare proposte vinte in precedenza e il sistema utilizza l'IA per scomporle in blocchi di contenuto riutilizzabili.
Una volta firmata la proposta, è possibile creare un progetto direttamente dalla trattativa. Il progetto viene creato con il budget già compilato sulla base della proposta, così i dati passano dalla vendita alla consegna senza dover essere reinseriti.
Il controllo umano è un principio fondamentale della progettazione. I blocchi di contenuto possono essere modificati e protetti tramite autorizzazioni (ad esempio, termini e condizioni), le società possono partire da modelli standard e ogni proposta viene esaminata da una persona prima di essere condivisa.
Le proposte saranno probabilmente una delle ultime cose che farete senza una persona nel processo. Devono avere un aspetto perfetto e devono essere corrette. State assumendo un impegno finanziario con questo cliente.
Come ottenere il massimo valore dalle proposte assistite dall'IA:
- Alimenta la libreria dei contenuti con le proposte vinte in passato: Caricare proposte già concluse fornisce al sistema materiale comprovato da riutilizzare.
- Blocca ciò che non dovrebbe cambiare: Imposta autorizzazioni sui termini legali e sugli altri contenuti standard, così il team non potrà modificarli senza approvazione.
- Crea un modello per la società: Se tre delle tue dieci sezioni sono quasi sempre uguali, inseriscile nel modello.
- Trasforma direttamente le proposte vinte in progetti: Creare il progetto dalla proposta firmata mantiene coerenti i budget tra vendita e consegna.
2. Kea: un'interfaccia basata su agenti per la pianificazione delle risorse
La seconda modalità è Kea, l'agente di IA di Projectworks, che attualmente si manifesta soprattutto nella pianificazione delle risorse.
La schermata della gestione delle risorse offre una panoramica visiva dell'azienda: un grafico riepilogativo che confronta gli incarichi fatturabili con l'obiettivo di fatturazione dell'azienda e una mappa di calore che mostra chi è a capacità massima, chi è assegnato solo parzialmente e chi ha troppi incarichi. Kea aggiunge un'interfaccia basata su prompt agli stessi dati.
Durante la dimostrazione, una semplice domanda su chi avesse troppi incarichi in una determinata settimana ha restituito non solo gli eccessi di capacità, ma anche casi limite, come quello di un consulente con ore prenotate durante una vacanza programmata. Un prompt più complesso ha chiesto a Kea di gestire l'indisponibilità di un membro del team per due settimane; Kea ha proposto di ridistribuire le sue ore tra tre colleghi e ha atteso l'approvazione prima di apportare modifiche. In un altro esempio, la richiesta di un cliente di iniziare due settimane più tardi è stata gestita chiedendo a Kea di spostare l'intero progetto, invece di spostare ogni persona riga per riga.
"Stiamo cercando di venirti incontro nel modo che preferisci. Se vuoi lavorare nell'interfaccia visiva, lo faremo. Se vuoi lavorare nell'interfaccia basata su prompt, lo faremo."
— Mark Orttung, CEO, Projectworks
Oltre ai numeri, Orttung ha osservato che i modelli linguistici sono adatti anche ai segnali qualitativi, come il tono delle comunicazioni tra le persone, sui quali i responsabili delle risorse spesso fanno affidamento insieme ai dati sulla capacità.
Come iniziare a usare Kea:
- Fai le domande per cui normalmente dovresti cercare le risposte: sovraccarichi, lacune e conflitti possono essere individuati con un singolo prompt, invece di esaminare la mappa di calore.
- Usalo per ripianificare: assenze e modifiche alle date richieste dai clienti sono esattamente il tipo di adeguamenti che coinvolgono più persone e che Kea può proporre in un unico passaggio.
- Mantieni attive le approvazioni mentre acquisisci fiducia: Kea può essere configurato per agire senza approvazione, ma chiedere prima consente di verificare ogni modifica.
3. Connettore MCP: lavorare con Projectworks da Claude
La terza modalità porta Projectworks negli strumenti di IA che i team utilizzano già. Attraverso il suo connettore MCP, gli utenti possono leggere e gestire i dati di Projectworks da Claude.
Nella dimostrazione, Claude ha letto il riepilogo di una riunione di verifica del team (il tipo di risultato che la maggior parte degli strumenti di IA per prendere appunti genera già) e lo ha utilizzato per preparare le registrazioni del timesheet di due consulenti, basandosi su ciò che avevano detto riguardo alla loro settimana. Quando due codici orari avevano lo stesso nome, Claude ha chiesto quale dei due dovesse essere utilizzato. Come ha osservato Orttung, nelle riunioni le persone non fanno riferimento ai codici di progetto; descrivono il lavoro, quindi occasionalmente l'IA ha bisogno di aiuto per associare le due cose.
Aggiornando Projectworks, i timesheet risultavano compilati e pronti per essere verificati da ciascun consulente.
Ottenere il massimo dal connettore MCP:
- Integra gli strumenti che utilizzi già: invece di creare un proprio strumento per prendere appunti, Projectworks consente di integrare quello che il team preferisce.
- Imposta le autorizzazioni con attenzione: decidi separatamente quanta libertà concedere al modello linguistico di leggere i dati rispetto a quella di scriverli.
- Aspettati domande di chiarimento: l'ambiguità tra le descrizioni pronunciate e i record di sistema è normale, e risolverla rapidamente mantiene accurate le registrazioni.
4. Governance e controllo degli accessi
Man mano che l'IA assume un ruolo maggiore nelle attività operative, il controllo diventa la preoccupazione più evidente. La risposta di Projectworks è che l'IA non vede mai più di quanto possa vedere l'utente.
Quando qualcuno si collega tramite MCP, effettua l'accesso con il proprio account e si applicano tutte le autorizzazioni esistenti. Un responsabile di progetto che può vedere i timesheet del proprio team può chiedere a Claude di aggiornarli; un consulente individuale che opera nello stesso modo vedrebbe per lo più solo i propri dati. Le informazioni sensibili, come le tariffe di costo, spesso tra i dati più riservati di un'azienda, rimangono nascoste a chiunque non disponga dell'accesso necessario.
Gli amministratori gestiscono tutto questo tramite un sistema granulare di controllo degli accessi, dalle impostazioni generali di attivazione/disattivazione ai controlli avanzati dettagliati, e tali impostazioni si applicano all'IA nello stesso modo in cui si applicano all'interfaccia web. Le operazioni di scrittura richiedono quasi sempre un'approvazione esplicita e un suggerimento rifiutato può essere riesaminato in un secondo momento rieseguendo il prompt.
Mantenere il controllo mentre l'IA assume maggiori responsabilità:
- Affidati alle autorizzazioni esistenti: le regole di accesso configurate in Projectworks vengono applicate automaticamente a Kea e agli LLM collegati.
- Proteggi i dati sui costi: mantieni riservate le informazioni sensibili per i margini, limitandone l'accesso alle persone che ne hanno bisogno.
- Fermati in caso di dubbi: annulla una modifica proposta, verifica i dati sottostanti e torna ad approvarla quando avrai la certezza necessaria.
5. Il metodo Projectworks: competenze consulenziali quando servono
Ciò che distingue Kea da un assistente generico collegato a una serie di fogli di calcolo è il metodo Projectworks, una base di conoscenze costruita su oltre 150 anni di esperienza combinata nel settore della consulenza all'interno del team. Orttung, il cui primo lavoro consisteva nello sviluppo della metodologia di Accenture, lo ha descritto come un manuale operativo che Kea ha assimilato e che può applicare nel momento in cui serve.
6. Migrazione dei dati storici: utile dal primo giorno
Una domanda comune sugli strumenti di intelligenza artificiale riguarda la quantità di dati necessaria prima che sia possibile affidarsi alle loro raccomandazioni. Projectworks affronta questo aspetto durante l'onboarding importando la storia dell'azienda: progetti passati, clienti, fogli presenze e fatture, spesso da fogli di calcolo anziché da una piattaforma esistente. In questo modo Kea dispone di un contesto significativo fin dall'inizio, invece di dover imparare da zero.
Perché è importante: operazioni che favoriscono la crescita
Orttung osserva che le difficoltà operative si presentano in fasi prevedibili. Con ricavi tra 5 e 8 milioni di dollari, i fondatori diventano il collo di bottiglia e devono condividere le informazioni con un team più ampio. Tra i 25 e i 35 milioni di dollari, anche la leadership deve essere decentralizzata. Di solito, gli aspetti finanziari dei progetti sono i primi a risentirne, seguiti dalla gestione delle risorse quando l'unica persona che conosce le competenze di tutti non riesce più a tenere il passo.
I dati interni di Projectworks mostrano il valore di operazioni migliori. I clienti che pianificano le risorse con due mesi di anticipo registrano un tasso di utilizzo superiore di circa l'8%, ricavi per dipendente superiori di poco meno del 25% e una crescita più rapida di circa il 20-25% rispetto a quelli che non lo fanno. Gran parte di questo risultato deriva dall'allineamento delle date di inizio con il personale: un team di otto persone inattivo per tre settimane con un margine del 33% deve generare nove settimane fatturabili solo per raggiungere il pareggio.
Per le aziende che misurano il ROI dell'intelligenza artificiale, Orttung suggerisce di iniziare dal tempo risparmiato, in particolare sulle proposte, per le quali le persone senior trascorrono ore a cercare contenuti precedenti, monitorando poi il tasso di successo come beneficio di secondo livello.
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Le funzionalità di intelligenza artificiale di Projectworks a confronto con altri strumenti
L'approccio di Projectworks si basa sul collegamento dell'intero ciclo di vita del cliente, anziché sull'ottimizzazione di una sola parte di esso.
- Le aziende spesso utilizzano un CRM e un sistema separato per la gestione delle risorse che non sono ben integrati, quindi le ipotesi sulla pipeline e i piani di consegna finiscono per divergere.
- Gli LLM di uso generale possono analizzare fogli di calcolo esportati, ma non dispongono di una metodologia consulenziale incorporata né dei controlli di accesso attivi dell'azienda.
- Projectworks collega proposte, contratti, aspetti finanziari dei progetti, gestione delle risorse e fatturazione in un unico sistema, applicando l'intelligenza artificiale a questo contesto combinato.
Il risultato è un'intelligenza artificiale in grado di trasformare una proposta firmata in un progetto con un budget, contribuendo poi ad assegnare il personale, monitorarlo e fatturarlo, senza dover riconciliare i dati tra strumenti diversi.
Il futuro dell'intelligenza artificiale di Projectworks
Kea è nata con la pianificazione delle risorse e i fogli presenze e ora si sta espandendo a tutto il prodotto, più rapidamente di quanto il team avesse previsto, in parte perché Projectworks la sta utilizzando per svilupparlo.
Orttung descrive questa direzione come la combinazione di un sistema di registrazione con un sistema d'azione: Projectworks rimane la fonte di verità per ciò che è stato fatto e per stabilire se è stato redditizio, mentre Kea svolge sempre più direttamente il lavoro, dalla compilazione dei fogli presenze alla preparazione delle fatture, fino al supporto nelle proposte.
Siamo il luogo in cui possiamo essere la fonte di verità. E ora abbiamo quello che definiamo un sistema d’azione, con cui cercheremo di svolgere il lavoro al posto tuo.
Guardando più avanti, Orttung prevede che i fogli presenze saranno tra le prime attività che le persone smetteranno di svolgere manualmente, con l'intelligenza artificiale che preparerà le registrazioni a partire da ticket, calendari e riunioni di aggiornamento, lasciando ai consulenti il compito di verificarle. Anche il lavoro ripetitivo sulle proposte, come rintracciare chi ha realizzato cosa due settimane prima, dovrebbe essere automatizzato, consentendo ai team di concentrarsi sulla costruzione di una storia convincente.
Confronta il momento attuale con l'arrivo dell'elettricità nelle fabbriche. Il primo passo furono le lampadine; il successivo furono i motori condivisi; solo in seguito la catena di montaggio ripensò l'intero processo. Secondo lui, la maggior parte delle aziende è ancora alla fase delle lampadine con l'IA, e Projectworks mira ad aiutarle a riprogettare il modo in cui acquisiscono, realizzano e si fanno pagare il lavoro dall'inizio alla fine.
Per saperne di più su come Projectworks utilizza l'IA per potenziare le aziende di consulenza, scoprilo qui.
