Il Valore della Trasparenza nella Gestione dei Progetti
La trasparenza non è un argomento di cui i project manager parlano spesso. In realtà, potrebbe essere un tema che preferiscono evitare. Tuttavia, dovresti abbracciare la trasparenza nella gestione dei progetti, poiché i suoi numerosi vantaggi superano spesso gli svantaggi.
E sebbene sia utile condividere molte informazioni con il tuo team, ammettiamo che ci sono alcune cose (come finanze, contratti o questioni personali) che non devono essere condivise con tutti. Fornire un ampio livello di visibilità del progetto non solo renderà il tuo lavoro più semplice, ma potrà anche rendere il progetto più efficiente e aumentare la soddisfazione dei componenti del team.
Prima di entrare nei motivi e nei vantaggi della trasparenza, definiamo di cosa stiamo parlando. Un progetto gestito in modo trasparente è quello in cui ogni attività del progetto è visibile. Tutti possono vedere lo stato di ciascuna parte del progetto. La comunicazione e la motivazione delle decisioni riguardanti il progetto sono ben documentate e possono essere consultate da chiunque nel team.
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Perché i Project Manager dovrebbero dare priorità alla trasparenza
Prestazioni e responsabilità migliori
La gestione dei progetti diventa difficile quando le persone non lavorano come una squadra. Consentire la trasparenza aiuta i membri del team a lavorare meglio e ad assumersi la responsabilità delle proprie azioni. Inoltre, permette ai membri di comprendere i ruoli attesi gli uni dagli altri e come possono supportarsi a vicenda quando necessario.
I dipendenti possono motivarsi a vicenda a migliorare le proprie prestazioni perché comprendono come le proprie azioni influenzano il lavoro dei colleghi.
La trasparenza promuove la responsabilità rendendo chiaro a tutto il team cosa deve essere raggiunto. Se il tuo team non ha una comprensione chiara del problema, non sarà in grado di trovare una soluzione.
Elimina deragliamenti del progetto
Nel corso di un progetto, a volte possono verificarsi eventi o scoperte che lo fanno uscire dal percorso previsto.
I progetti hanno generalmente una data di consegna che può essere a rischio a causa di attività non completate. Questa dipendenza deve essere ben visibile a tutti i membri del team.
La trasparenza sullo stato delle attività permette al project manager e ai membri del team di identificare e segnalare facilmente qualsiasi problema che potrebbe influire sull'avanzamento del progetto. Consente inoltre a tutto il team di comprendere lo sviluppo e come le loro azioni possano ostacolarlo o migliorarlo.
È qui che entrano in gioco strumenti di project management come Allisian. Questi strumenti consentono di tracciare lo stato delle attività e dei componenti del team.
Migliorare il lavoro di squadra
La trasparenza aiuta manager e membri del team a comprendere le funzioni dell'intera squadra e la relazione tra i vari compiti. Questa comprensione migliora la comunicazione, l'impegno e la responsabilità del gruppo.
Grazie a una comunicazione efficace, diventa facile identificare e risolvere i problemi prima che incidano sui risultati del progetto. Tutti i membri sanno cosa devono fare ogni giorno e il perché delle proprie azioni.
Aree del tuo progetto su cui concentrarsi
Comunicazione nel progetto
La trasparenza nella comunicazione di progetto consente ai membri del team di vedere tutti gli aspetti e le decisioni di un progetto che potrebbero coinvolgerli o interessarli. I messaggi possono essere comunicati tramite forum pubblici come riunioni, email, oppure direttamente attraverso il tuo strumento di gestione del progetto preferito.
Per i team interessati ai metodi di comunicazione, consiglio vivamente di approfondire le metodologie Agile o Scrum. Il cuore dell'Agile sono le riunioni, come lo stand up, la riunione di pianificazione e la retrospettiva, che facilitano la comunicazione nel team e garantiscono trasparenza anche nella pianificazione di un progetto.
Budget di progetto
Anche se potrebbe non essere opportuno condividere tutti i dati finanziari con i membri del team, condividere le informazioni di budget può essere estremamente utile.
Far sapere ai componenti del team quanto tempo possono dedicare a un progetto è molto utile per permettergli di pianificare il lavoro quotidiano e valutare se sono in linea o fuori strada rispetto al completamento del progetto entro il budget.
Le informazioni di budget possono essere tradotte in tempo disponibile oltre che in fondi disponibili, così da evitare di trasmettere dati monetari.
Problemi che si presentano
Alcuni manager possono nascondere al resto della squadra problemi che emergono nel progetto, quando al contrario dovrebbero condividerli. Questo può avere serie conseguenze sul progetto e creare difficoltà all’interno del team.
Il project manager dovrebbe avere una chiara comprensione del progetto e la capacità di individuare i problemi quando si presentano, per poter intraprendere tempestivamente azioni correttive. Poiché i problemi in un progetto influenzano il lavoro degli altri membri del team, è consigliabile condividerli con il gruppo. Spesso, i membri del team possono fornire suggerimenti utili per risolvere le problematiche.
I project manager dovrebbero essere trasparenti con il resto del team quando affrontano sfide che non riescono a gestire da soli. Essere aperti incoraggia i collaboratori a condividere eventuali problemi che incontrano con i colleghi. Un team non sarà pienamente efficace a meno che non condivida i problemi che influenzano le prestazioni e non trovi soluzioni insieme.
Aprendosi con le persone che lavorano al tuo progetto, anche loro si apriranno con te.
Quando le cose cambiano
Nel corso della vita di un progetto, il manager potrebbe ritenere necessario apportare modifiche—in molti modi, la gestione del cambiamento su diversi livelli rappresenta gran parte del lavoro di un project manager. Il manager dovrebbe spiegare ai membri del team le modifiche previste e le motivazioni che le rendono necessarie.
Quando il team comprende le ragioni dei cambiamenti, contribuirà ad attuarli. Essere trasparenti non è una dimostrazione di debolezza, ma è un segno della volontà di raggiungere il successo con il progetto. La trasparenza non è richiesta solo ai project manager quando le cose vanno bene. Possono comunque ottenere la stima degli stakeholder anche se il progetto fallisce, a patto che abbiano sempre mantenuto sincerità e trasparenza.
Conclusione
Abbiamo illustrato alcuni chiari vantaggi che derivano dalla trasparenza nei progetti, insieme alle aree del project management in cui è possibile implementarla.
Se c’è un messaggio da portare a casa, è semplicemente quello di comunicare di più con il tuo team. Vari metodi di project management e strumenti di comunicazione per il team possono facilitare questo aspetto.
Cosa ne pensi?
Come promuovi la trasparenza nel tuo progetto? Quali vantaggi o svantaggi hai riscontrato?
